Använda eOriginal-valvtjänster

Hantera och skydda dokument digitalt.

Adobe Acrobat Sign samarbetar med eOriginal för att hjälpa organisationer att uppfylla efterlevnad och erforderliga krav genom att arkivera viktiga signerade dokument i ett säkert digitalt valv. När ett dokument har signerats kan eOriginal skydda det med de högsta skyddsnivåerna och de säkraste rutinerna i en helt digital miljö. Organisationer kan välja att arkivera alla dokument i ett visst konto, alla dokument som initierats av en viss grupp (eller vissa användare) eller enskilda dokument.

När ett dokument skapas anses originaldokumentet som laddas upp till Acrobat Sign vara den auktoritativa kopian av kontraktet. Den officiella kopian ligger kvar på Adobe-servrarna under hela signeringsprocessen. När signeringsprocessen är klar, arkiveras den officiella kopian i eOriginal-valvet och dokumentet blir ett juridiskt dokument. En PDF-kopia av dokumentet förblir i Acrobat Sign, men det får en vattenstämpel som säger ”Kopia av original” för att visa att det dokument som ligger skyddat i eOriginal-valvet är den enda äkta versionen:

Så här fungerar det

När signeringsprocessen är slutförd, kommer transaktioner avsedda att skydda dokument i eOriginals säkringstjänst att utlösa tjänsten för att starta överföringen av den officiella kopian. Det här är en asynkron anrops- och svarsprocess där valvtjänsten kräver informationen från Acrobat Sign efter att ha tagit emot ett meddelande och Acrobat Sign tillhandahåller det begärda innehållet.

Dessa sekventiella begäranden sker i realtid för att säkerställa att den officiella kopian lagras i valvtjänsten precis när signeringsprocessen är avslutad.

När den sista signaturen har infogats, sker följande steg i ordningen som visas:

1. Revideringsrapporten uppdateras med händelsen Dokument redo att lagras i valv
   
   • Eftersom revideringsrapporten måste slutföras när ett avtal når ett slutgiltigt läge och valvprocessen inträffar först efter att signeringsprocessen är klar, går det inte att uppdatera revideringsrapporten så att den visar en avslutad valvprocess. Historiken för transaktionshändelser (som lagras på Acrobat Sign-servrar) indikerar slutförandet av valvprocessen.
     
2. Dokumentet och alla relaterade bilder är vattenstämplade. 
   • En ostämplad kopia av det slutliga dokumentet lagras för eventuell uppladdning till eVaulting-leverantören.
     
   • Vid denna tidpunkt är det bara leverantören av eVaulting som kan hämta den ostämplade versionen med ett verifierat åtkomsttoken
3. Säkringstjänsten meddelas via ping till valvets återanrop att dokumentet är klart för valvlagring. 
   • Acrobat Sign skickar en unik identifierare för dokumentet, en s.k. dokumentfunktionsnyckel, till valvtjänsten.
     
4. Valvtjänsten begär att dokumentets revisionsspår skapar en profil för dokumentet.
5. Acrobat Sign tillhandahåller revisionsspåret
   
   • I granskningsspåret inkluderas allt som inträffat under signeringsprocessen, inklusive signerarnas identitet, datum och tid för varje händelse, IP-adressen och platsinformation (om informationen är tillgänglig).
     
6. Säkringstjänsten begär det ostämplade dokumentet.
7. Acrobat Sign tillhandahåller det ostämplade dokumentet till valvtjänsten.
   
8. Valvtjänsten bekräftar att dokumentet tagits emot och ett meddelande skickas till Acrobat Sign om att valvprocessen är klar.
   
9. Den ostämplade kopian av det slutliga avtalet rensas från Acrobat Sign-systemet.

Vid denna punkt lagrar Acrobat Sign endast en vattenstämplad kopia av det slutliga dokumentet. Miniatyrbilder (som visas i Acrobat Sign) är också vattenstämplade för att säkerställa att det bara finns en ostämplad version som är i valvtjänstens besittning.

När dokumentet valvlagrats har Adobe inte längre några ostämplade kopior av det slutliga dokumentet.