Kräv en anledning till signering

Med funktionen Anledning till signering kan användaren ange varför avtalet signeras. Den här typen av information krävs i vissa arbetsprocesser (t.ex.: Avdelning 21 CFR del 11).

• Anledningen kan vara obligatorisk eller valfri.
• Anledningsfältet kan användas i fälten Elektroniska och Digitala signaturer.
  
  • Initialfält inkluderas inte.
• Anledningar kan väljas i en fördefinierad lista som skapas av Acrobat Sign-administratören eller matas in i ett textfält i fritt format. 

Så här fungerar det

När Anledning till signering är aktiverad uppmanas signatören att ange en anledning till signerandet direkt efter det att denne har skrivit, ritat eller laddat upp en signaturbild. Signaturen visas i en ny panel med antingen:

• Ett öppet textfält där signeraren kan skriva en anledning

• En rullgardinsmeny med godtagbara anledningar (som definieras i Acrobat Sign)

När en anledning har angetts kan du klicka på OK, då fortsätter ifyllnings-/signeringsprocessen som vanligt.

Båda alternativen skapar ett signaturblock som visar signaturen tillsammans med anledningen till höger:

Båda alternativen visar anledningen i CSV-rapporten för avtalet:

Konfigurationsalternativ

Det finns fyra alternativ som kan väljas för att ange anledningen till undertecknandet.

De första två anger om en anledning ska tillåtas i signeringsprocessen. Elektroniska och Digitala signaturer aktiveras individuellt:

• Tillåt att signerare anger en anledning till signering i e-signaturarbetsflöden – Aktiverar anledningsfältet för elektroniska signaturer
• Tillåt att signerare anger en anledning till signering för molnbaserade digitala signaturarbetsflöden – Aktiverar anledningsfältet för digitala signaturer

När en signatur tillåts innebär det inte att signatören måste ange en anledning.

Om du aktiverar funktionen Anledning till signering måste du ange en lista över anledningar eller tillåta att en anpassad anledning anges.

De övriga två inställningarna styr anledningarna som anges:

• Kräv att signerare anger en anledning till signering – När det är aktiverat måste alla signerare ange en anledning (både interna och externa signerare)
• Tillåt att signerare anger en anpassad anledning till signering – Signerare kan ange en egen anledning till signerandet i ett textfält
  • Om ingen fördefinierad lista över anledningar skapas måste den här inställningen aktiveras när anledningar till signering tillåts

Under alternativen som kan väljas finns en lista med definierade orsaker.

Om anpassade anledningar inte tillåts måste minst en post finnas i listan.

Klicka på plusikonen när du vill lägga till en ny anledning till signering 

En överlagrad ruta visas där du kan ange en anledning.  Tre delar kan anges:

• Namn på anledning till signering – Det nominella namnet på anledningen till signeringen. 
  • Anges för att underlätta sortering av anledningar på flera språk
• Text för anledningen till signering – Detta är texten som infogas i signaturen och granskningsrapporten. 
  • Texten till anledningen kan innehålla högst 128 tecken
  • Signerare ser den fullständiga texten i fönstret
• Språk – Endast anledningar med ett språkvärde som matchar signerarens miljö visas.  Om du skickar avtal där franska har valts kommer bara anledningar på franska att vara valbara.
  • En anpassad anledning tillåts om det inte finns en förvald anledning på lämpligt språk

När anledningen är korrekt konfigurerad klickar du på Spara.

Anledningen är omedelbart tillgänglig för alla signerare.

Om du vill redigera eller ta bort en anledning från listan kan du markera den genom att klicka på den.

Alternativen som ska redigeras eller tas bort visas överst till vänster:

Så aktiverar och inaktiverar du

Funktionen Anledningar till signering kan aktiveras på kontonivå av kontoadministratören för Acrobat Sign.

Inställningar på gruppnivå tillåts och åsidosätter värdena på kontonivå. 

Gå till: Kontoinställningar > Bioläkemedelsinställningar när du vill komma åt alternativen

Saker att tänka på ...

• Anledningar till signering kan användas med digitala och elektroniska signaturfält.
  • Varje signatör kan ha ett fält för digitala signaturer och flera fält för elektroniska signaturer.
• Anledningar till signering gäller inte när endast en stämpel används som signatur.