Översikt
Kunder i reglerade miljöer kan behöva se till att namnvärdet som är kopplat till deras mottagare är konsekvent under hela avtalets livscykel. Detta kan bli problematiskt när ett namnvärde anges och namnet ändras under signeringsprocessen.
En avsändare kan till exempel inkludera en mottagare som också är en Acrobat Sign-användare i sitt konto. Om du inkluderar en intern mottagare visas en profil som är känd för Acrobat Sign-systemet, och när avtalet skickas importeras användarens profilnamn till granskningsposterna och sidan Hantera.
När den interna mottagaren öppnar avtalet är profilnamnet förifyllt i signaturfältet. Om signeraren inte gör någonting används namnet som signatur och granskningsrapporten skapas med det internt definierade namnet. Signeraren kan dock ändra sitt namn i signaturblocket. Om de gör det används det nya namnvärdet från och med den punkten i hela granskningsrapporten och på sidan Hantera.
Om en kund granskar delårsrapporten för att fastställa systemets överensstämmelse kan ändringen från delårsrapporten till den slutliga revisionsrapporten betraktas som bristande överensstämmelse.
För att lösa detta kan administratörer konfigurera sina konton eller grupper så att de uppmanar avsändaren att inkludera ett namnvärde för varje mottagare som en del av avtalskonfigurationsprocessen. Namnvärdet kan definieras som antingen obligatoriskt eller inte, beroende på dokumentets krav.
Den här funktionen gäller endast avtal och webbformulär som skapas via webbprogrammet Acrobat Sign.
Skicka nya avtal
När alternativet att kräva ett värde för mottagarnamn är aktiverat, ändras sidan Skicka för att infoga ytterligare ett Ange mottagarnamn-fält i avsnittet mottagarkonfiguration. En asterisk läggs till i fälttexten när namnet är obligatoriskt:
När det här alternativet är aktiverat har alla mottagare fältet Mottagarnamn tillgängligt. När namnet är obligatoriskt måste ett namnvärde anges för alla mottagare.
Om ett namnvärde tillhandahålls av avsändaren visas namnet som ett skrivskyddat fält under signeringsprocessen och mottagaren kan inte ändra det.
Endast mottagare påverkas. För Mottagare av kopia krävs inte att ett namnvärde inkluderas.
Funktioner som stöds
Uppdatera mottagarens namn
Den ursprungliga avsändaren av ett avtal kan ändra namnvärdet på en mottagare genom att öppna avtalet på sidan Hantera , markera mottagaren och klicka på länken Redigera:
Granskningsrapporten indikerar namnändringen som en ersatt signerare med samma e-postvärde:
Alternativet att redigera mottagarens namn är bara tillgängligt tills den första mottagaren signerar. När den första mottagaren har slutfört sina aktiviteter på avtalet blir alla namnvärden oföränderliga.
Ersätta mottagaren
Ersätta den aktuella mottagaren följer samma process, med det enda undantaget att ett namnvärde krävs när den nya mottagaren läggs till:
Granskningsrapporten visar den ersatta signeraren med nytt namn och nya e-postvärden:
Mottagaren av ett avtal kan delegera sin avtalsbehörighet genom att antingen klicka på delegera länken i e-postmeddelandet "Granska och signera" eller via Delegera signering till en annan på signeringssidan:
Granskningsrapporten visar den ersatta signeraren med nytt namn och nya e-postvärden:
Aktuella begränsningar
Anpassade arbetsflöden stöder för närvarande inte krav på namnet när en mottagare är fördefinierad.
Du kan fortfarande använda autentisering som kräver ett namnvärde (t.ex. kunskapsbaserad autentisering):
Mottagargrupper
Mottagargrupper kräver inte att namnvärdet inkluderas för varje mottagare i gruppen:
Konfigurera webbformulär
När Kräv mottagarnamn vid sändning är aktiverad tillåter även webbformulärskonfigurationen ett namnvärde för alla definierade motsignerare:
Mottagarupplevelsen
Mottagarupplevelsen skiljer sig inte dramatiskt när det obligatoriska namnvärdet tillämpas. De praktiska skillnaderna är följande:
- Angivna signaturer fyller automatiskt i namnvärdet enligt definitionen och kan inte redigeras.
- Ritade signaturer/bildsignaturer visar namnfältet i ett skrivskyddat läge.
Det namnvärde som är associerat med granskningsrapporten (och andra ytor där namnet visas) är separat från signaturbilden. Därför kan ritade (inklusive mobil) och bildsignaturer visa en annan bild av namnsträngen än namnvärdet som refereras i hela dokumentet och granskningsspåret.
Gör så här för att aktivera/inaktivera
Om du vill aktivera/inaktivera kravet på mottagarnamn går du till Kontoinställningar > Skicka-inställningar > Kräv mottagarnamn när du skickar från Adobe Acrobat Sign webbapplikation.
Funktionen kan konfigureras på konto- och gruppnivå.
Inställningen för att kräva mottagarnamn bäddas in i transaktionen när avtalet skickas. Om du ändrar inställningen börjar den gälla omedelbart för nya avtal, men påverkar inte tidigare skickade avtal.
Relaterade inställningar
Signerare kan inte ändra sina namn eller initialer
Genom att aktivera funktionen Signerare kan ändra sitt namn eller sina initialer kan mottagaren ändra sitt namn när han/hon signerar.
Om den här inställningen är inaktiverad är namnvärdet som tillhandahålls av avsändaren skrivskyddat för signeraren.
Om en mottagare ändrar sitt namnvärde från avsändarens angivna värde loggas en explicit post i granskningsrapporten för att visa ändringen:
Autentiseringsmetoder som låser namnvärdet
I dialogrutan Skicka-inställningar finns autentiseringsmetoder med underinställningar som kräver ett signerarnamn på sidan Skicka (t.ex. kunskapsbaserad autentisering).
När dessa inställningar är aktiverade i samband med Kräv mottagarnamn i Skicka -inställningar importeras namnet som läggs till i mottagarposten automatiskt till namnfält för autentisering.
Om namnvärdet ändras i autentiseringsmetoden uppdateras namnvärdena i mottagarposten så att de matchar. Det finns ingen metod för att ha olika värden i dessa två gränssnitt.
Användare som är kända för kontot (befintliga Acrobat Sign-användare med ett betrott konto) kan visa ett annat namnvärde på sidan Hantera än det namn som avsändaren angett.
Detta beror på att namnet som används på sidan Hantera hämtas från användarens profilvärde när du skapar avtalstabellen. Detta kommer att korrigeras för att säkerställa att det namn som används återspeglar det namn som anges av avsändaren i en framtida korrigering.
Givet: Obligatoriskt mottagarnamn är aktiverat för avsändarkontot.
När ett avtal skickas till en användares e-postadress som är registrerad för en användare i Acrobat-systemet används mottagarens profilnamn i granskningsrapporten för Påminnelsehändelser (i stället för det tillhandahållna mottagarnamnet).
