Biblioteka szablonów Adobe Sign zawiera trzy amerykańskie dokumenty podatkowe, które stanowią przykłady możliwych do utworzenia formularzy. Są one całkowicie poprawne i dostępne do użytku, ale użytkownicy nie mogą ich edytować, ponieważ są one współdzielone przez wszystkie konta. Poniższy artykuł opisuje proces zapisywania szablonu Adobe Sign w osobistej bibliotece, co umożliwi edycję pól według własnego uznania i udostępnienie dokumentu do lokalnego konta. Ten proces jest oparty na szablonach pól formularza, dlatego jest on przydatny tylko w przypadku planów usługi na poziomie Team, Business i Enterprise.


Omówienie

Tworzenie kopii szablonu z biblioteki zajmuje około 2–3 minut i zapewni Ci wersję dokumentu, która będzie w pełni pod Twoją kontrolą.

Przed rozpoczęciem poniższego procesu przydatne może być uzyskanie wersji PDF formularza IRS przeznaczonego do powielenia ze strony internetowej IRS.gov.  Formularze te są regularnie zmieniane przez rząd, w związku z czym upewnij się, że masz najnowszą wersję.

Po uzyskaniu formularza w formacie PDF proces obejmuje dwa szybkie kroki:

  • Skopiuj szablon, wysyłając umowę
  • Uaktualnij właściwości szablonu, aby udostępnić dokument innym osobom (opcjonalnie)

Ponadto na dole tego artykułu opisane są czynności pozwalające przesłać nową wersję formularza bazowego, a następnie zastosować na niej nakładkę pól.

Uwaga:

W przypadku kont wykorzystujących interfejs API należy pamiętać, że każdy szablon ma inny identyfikator dokumentu, jeżeli zatem powielasz używany szablon z biblioteki Adobe Sign, musisz zaktualizować identyfikator dokumentu w wywołaniach API, aby móc korzystać z nowej kopii.


Kopiowanie szablonu

Aby skopiować szablon, należy wysłać umowę z wykorzystaniem istniejącego szablonu Adobe Sign w środowisku tworzenia dokumentów i zapisać kopię w trakcie procesu.

  1. Przejdź do strony Wyślij usługi Adobe Sign i rozpocznij umowę

  2. Skonfiguruj umowę dla dwóch odbiorców.

    • Odbiorcy nie muszą być prawidłowi, ponieważ umowa nie będzie podpisywana, a jedynie kopiowana
    • Umowa zostanie wysłana, więc dobrym pomysłem jest użycie znanego adresu e-mailowego będącego tzw. „czarną dziurą”
      • np.: noreply@mojaDomena.com

    Uwaga:

    Określeni są dwaj odbiorcy, ponieważ kopiowany szablon zawiera pola dla dwóch odbiorców. Jeżeli skonfigurujesz umowę tylko dla jednego odbiorcy, zaimportowane zostaną pola wyłącznie dla pierwszego odbiorcy.

  3. Dołącz szablon Adobe Sign, który chcesz skopiować.

    • Wybierz tylko jeden szablon na raz
    • Na poniższym przykładzie używamy I-9, ale wszystkie szablony działają w ten sam sposób
  4. Zaznacz pole obok opcji Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu, a następnie kliknij przycisk Dalej

    • Zostanie otwarte środowisko tworzenia wyświetlające formularz
    1send_page_configured
  5. Po otwarciu środowisku tworzenia:

    • Zaznacz pole Zapisz w bibliotece dokumentów
    • Kliknij przycisk Wyślij
    2authoring_page
  6. Wyświetlone zostanie okno z prośbą o podanie nazwy nowego szablonu zapisywanego w osobistej bibliotece dokumentów.

    • Możesz zachować tę samą nazwę lub dowolnie ją zmienić
    • Po ustawieniu nazwy szablonu kliknij przycisk Zapisz i wyślij
    3Rename
  7. Po kliknięciu przycisku Zapisz i wyślij dokument zostanie zapisany w Twojej osobistej bibliotece.

    • Umowa zostanie również wysłana do podpisania, co nie powinno mieć żadnego wpływu, jeśli wcześniej zdefiniowano „bezpieczny” adres e-mail
    4sent_agreement


Aktualizacja właściwości szablonu

Kopia formularza znajduje się już w osobistej bibliotece, ale by mogły go używać inne osoby, należy rozszerzyć zasięg dostępu.

  1. Kliknij łącze Zarządzaj w górnej części okna, aby otworzyć stronę Zarządzaj

    Na stronie zarządzania pojawią się dwa nowe wpisy:

    • Wysłana fikcyjna umowa w sekcji Wysłane do podpisania
    • Szablon dokumentu w sekcji Szablony biblioteki

    Uwaga:

    Na tym etapie zaleca się anulowanie i usunięcie fikcyjnej umowy, która była wykorzystana do skopiowania szablonu.

  2. Kliknij łącze Edytuj szablon dla szablonu dokumentu

    • Spowoduje to uruchomienie środowiska tworzenia
    Edytuj szablon na stronie Zarządzaj
  3. Po otwarciu środowiska tworzenia rozwiń sekcję Właściwości szablonu w prawym górnym rogu okna.

    Z tego miejsca możesz:

    • Zmienić nazwę szablonu
    • Zmienić TYP SZABLONU (zalecane jest wybranie opcji Oba)
    • Zmienić, w razie potrzeby, zakres dostępu (KTO MOŻE KORZYSTAĆ) na grupę lub całą organizację
    6template_properties
  4. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać dostosowane właściwości szablonu.

    • Po poprawnym zapisaniu szablonu zostanie otwarta strona z komunikatem o powodzeniu
    7Success

Gratulacje!  Szablon Adobe Sign został prawidłowo skopiowany do Twojego konta osobistego!


Tworzenie innej wersji dokumentu za pomocą istniejącej nakładki pól

W przypadku klientów, którzy chcą wysłać nową wersję formularza (które zmieniają się regularnie), możesz szybko utworzyć nowy szablon dokumentu i zastosować wypełnioną nakładkę z istniejącego szablonu.

Dwa kroki obejmują:

  • Przesłanie nowego formularza
  • Stosowanie nakładki pól

W tym celu potrzebujesz kopii tej wersji dokumentu, dla której chcesz zastosować nakładkę pól.  W przypadku dokumentów IRS możesz pobrać je ze strony internetowej IRS.gov.

Musisz również być właścicielem szablonu, który zostanie użyty jako nakładka pól dla nowego formularza.


Przesyłanie formularza

  1. Przejdź do strony głównej w usłudze Adobe Sign

  2. Kliknij przycisk Utwórz szablon wielokrotnego użytku

    • Spowoduje to otwarcie strony Utwórz szablon biblioteki
    Tworzenie szablonu wielokrotnego użytku
  3. Po otwarciu strony Utwórz szablon biblioteki:

    • Wpisz nazwę szablonu nowego szablonu.
      • Najlepiej, aby nazwa jednoznacznie identyfikowała szablon. Nazwę można później zmienić
    • Prześlij nowy plik, na podstawie którego tworzysz nowy szablon dokumentu
    • Kliknij przycisk Wyświetl podgląd i dodaj pola
      • Spowoduje to uruchomienie środowiska tworzenia
    9create_new_template


Stosowanie nakładki pól

  1. Po otwarciu środowisku tworzenia:

    • Kliknij listę rozwijaną Szablony pola znajdującą się w lewym górnym rogu ekranu
    • Wybierz szablon, który chcesz zastosować
    10select_field_template
  2. Po wybraniu szablonu kliknij przycisk Zastosuj

    11apply_tempalte

     

    Podczas stosowania nakładki pól dokument będzie przez krótki czas przetwarzany.

    Po zakończeniu pracy formularz zostanie odświeżony i wyświetlone zostaną zastosowane pola

    12applied_template
  3. Jeśli struktura strony była bardzo podobna (w przypadku formularzy IRS zwykle tak jest), rozmieszczenie pól powinno być bardzo wyrównywane.  

    Warto jednak poświęcić parę minut, aby przejrzeć szablon i upewnić się, że pola są prawidłowo ułożone.

    To dobry moment, aby dostosować pola i ich właściwości, tak aby lepiej spełniały Twoje wymagania.

    Po zakończeniu pracy kliknij przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu, aby zapisać szablon dokumentu.

    13Completed second form

     

    Po zapisaniu dokumentu nowy szablon pojawi się na stronie Zarządzaj w sekcji Szablony

    Szablony na stronie Zarządzaj
  4. Dokument należy przetestować wewnętrznie, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami.

    Jeśli masz pewność, że formularz jest poprawny:

    • Edytuj nowy szablon na stronie Zarządzaj
    • Wybierz ostateczną nazwę szablonu, która będzie wyświetlana
    • Zmień Właściwości szablonu, aby przyznać do niego dostęp Twojej grupie/organizacji

    Uwaga:

    Opcjonalnie zmień zakres dostępu we Właściwościach szablonu starszej wersji formularza na Tylko ja, zachowując go bez zmian, na wypadek gdyby konieczny okazał się powrót do starego szablonu