Wymaganie podania powodu podpisania

Funkcja „Powody podpisania” w aplikacji Adobe Acrobat Sign jest dostępna w przypadku usług na poziomie Enterprise i Business.

Funkcja Powody podpisania umożliwia sygnatariuszowi podanie powodu, dla którego podpisuje umowę. Ten typ informacji jest wymagany w niektórych procesach pracy (np.: Tytuł 21 CFR część 11).

  • Powody mogą być wymagane lub opcjonalne.
  • Pole Powód można zastosować do pól podpisu elektronicznego lub cyfrowego.
    • Pola inicjałów nie są uwzględniane.
  • Powody można wybrać ze wstępnie zdefiniowanej listy utworzonej przez administratora usługi Acrobat Sign lub wprowadzić w polu tekstu w dowolnej postaci. 


Korzystanie

Gdy funkcja Powody podpisania jest włączona, sygnatariusz jest proszony o podanie powodu zastosowania podpisu natychmiast po wpisaniu, narysowaniu lub przesłaniu obrazu podpisu. Podpis jest wyświetlany w nowym panelu zawierającym:

  • pole dowolnego tekstu, które umożliwia wpisanie niestandardowego powodu przez sygnatariusza;
Podawanie niestandardowego powodu

  • listę rozwijaną z dozwolonymi powodami (zdefiniowanymi w usłudze Acrobat Sign).
Wybieranie powodu z podanej listy

Uwaga:

Jeśli obie opcje są włączone, lista wyboru będzie zawierać element linii umożliwiający wprowadzenie niestandardowego poziomu (jak pokazano powyżej).

 

Po podaniu powodu sygnatariusz klika przycisk OK, a następnie proces wypełniania/podpisywania formularza jest kontynuowany w normalny sposób.

Obie opcje powodują utworzenie bloku podpisu przedstawiającego podpis wraz z powodem umieszczonym po prawej stronie:

Przykład niestandardowego powodu

Przykład powodu z listy

 

Obie opcje powodują umieszczenie powodu w raporcie CSV dla umowy:

Powód podpisania w pliku CSV raportu

Opcje konfiguracji

Istnieją cztery możliwe do wyboru opcje związane z rejestrowaniem powodu podpisania.

Pierwsze dwie opcje wskazują, czy powód powinien być dozwolony w procesie podpisywania. Podpisy elektroniczne i cyfrowe są włączane oddzielnie:

  • Zezwalaj sygnatariuszom na podawanie własnych powodów podpisania dla obiegów pracy podpisów elektronicznych — powoduje zastosowanie pola powodu do pól podpisu elektronicznego.
  • Zezwalaj sygnatariuszom na podawanie własnych powodów podpisania dla obiegów pracy podpisów cyfrowych opartych na chmurze — powoduje zastosowanie pola powodu do pól podpisu cyfrowego.

 

Zezwolenie na podpisanie nie wymaga podania powodu przez sygnatariusza.

Jeśli jednak zezwolisz na podawanie powodu podpisania, należy zdefiniować listę powodów lub umożliwić wprowadzanie niestandardowego powodu.

 

Dwa kolejne ustawienia zapewniają kontrolę nad zastosowanymi powodami:

  • Wymagaj od sygnatariuszy podania powodu podpisania — po włączeniu tej opcji wszyscy sygnatariusze (wewnętrzni i zewnętrzni) będą musieli podać powód.
  • Zezwalaj sygnatariuszom na podawanie własnych powodów podpisania — umożliwia sygnatariuszowi wprowadzenie własnego powodu w polu tekstowym.
    • Jeśli nie utworzono wstępnie zdefiniowanej listy powodów, to ustawienie musi być włączone, gdy powody podpisania są włączone.
Konfigurowalne opcje powodu podpisania

 

Poniżej opcji dostępnych do wyboru znajduje się lista zdefiniowanych powodów.

Jeśli niestandardowe powody nie są dozwolone, lista musi zawierać przynajmniej jeden wpis.

 

Aby dodać nowy powód, kliknij ikonę plusa.

Interfejs podawania powodu

 

W nakładce zostanie wyświetlone okno dialogowe Utwórz umożliwiające skonfigurowanie powodu.  Dostępne są trzy elementy dotyczące powodu:

  • Nazwa powodu podpisania — nominalna nazwa wpisu powodu.
    • Zapewniana w celu umożliwienia sortowania powodów obejmujących wiele języków.
  • Tekst powodu podpisania — rzeczywisty tekst wstawiany do podpisu i raportu inspekcji.
    • Długość tekstu powodu jest ograniczona do 128 znaków.
    • Sygnatariusz zobacz pełny tekst w oknie wyboru.
  • Język — jako opcje wyświetlane są tylko powody o wartości języka pasującej do środowiska sygnatariusza.  Jeśli wysyłane są umowy używające francuskiej lokalizacji, dostępne do wyboru będą tylko powody oznaczone dla języka francuskiego.
    • Jeżeli sygnatariusz używa lokalizacji bez pasującego wstępnie zdefiniowanego powodu, możliwe będzie wprowadzenie niestandardowego powodu.

 

Po prawidłowym skonfigurowaniu powodu kliknij przycisk Zapisz.

Powód natychmiast stanie się dostępny dla wszystkich sygnatariuszy.

Interfejs umożliwiający podanie szczegółów powodu

 

Aby edytować powód na liście lub go z niej usunąć, kliknij go jeden raz.

W lewym górnym rogu sekcji pojawią się opcje edytowania i usuwania:

Opcja Edytuj i Usuń po wybraniu powodu w interfejsie użytkownika

Włączanie i wyłączanie

Funkcja Powody podpisania może zostać włączona na poziomie konta przez administratora konta Acrobat Sign.

Ustawienia na poziomie grupy są dozwolone i zastępują ustawienia na poziomie konta.

 

Aby uzyskać dostęp do opcji, wybierz kolejno: Ustawienia konta > Ustawienia Bio-Pharma

Przejdź do karty Bio-Pharma, aby znaleźć elementy sterujące funkcji Powody podpisania

Kwestie, o których należy pamiętać...

  • Powody podpisania działają z polami podpisów elektronicznych i cyfrowych.
    • Każdy sygnatariusz może mieć tylko jedno pole podpisu cyfrowego i wiele pól podpisu elektronicznego.
  • Powody podpisania nie są stosowane, gdy jako podpis używany jest tylko stempel.
Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto