Podręcznik użytkownika Anuluj

Wysyłka zbiorcza za pomocą szablonu nadrzędnego

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Wysyłka zbiorcza za pomocą szablonu nadrzędnego 

Wysyłka zbiorcza to proces, który wykorzystuje szablon umowy „nadrzędnej” utworzony przez nadawcę w celu wygenerowania wielu umów „podrzędnych” dla jednego lub więcej odbiorców

Szablon nadrzędny jest konfigurowany w trzech etapach:

  • Definiowanie szczegółów umowy — nazwa, wiadomość globalna i pliki podstawowe umowy.
  • Definiowanie ustawień umowy — konfiguracje pomocnicze umowy, takie jak przypomnienie, data wygaśnięcia, hasło, lokalizacja itp. 
  • Dodaj odbiorców — lista odbiorców używana do generowania umów podrzędnych, wprowadzona: 
    • ręcznie, gdzie każdy odbiorca jest wpisany (lub wklejony) w polu tekstowym; 
    • przesłana za pomocą pliku CSV.

Metoda dodawania odbiorców

Definiowanie szczegółów umowy i ustawień to ten sam proces, niezależnie od sposobu dodawania odbiorców. Jednak sposób, w jaki zamierzasz dodać odbiorców, ma daleko idące konsekwencje dla zakresu i opcji stosowanych w umowach podrzędnych.
Przed rozpoczęciem konfigurowania szablonu nadrzędnego Wysyłka zbiorcza należy wiedzieć, której metody chcesz użyć, aby dodać odbiorców. Jeśli chcesz skorzystać z opcji importu CSV, zdefiniuj swój plik CSV przed rozpoczęciem tworzenia szablonu.

Interfejs ręcznego wprowadzania danych pozwala, aby:

  • Był tylko jeden odbiorca na umowę podrzędną, z opcjonalną kontrasygnatą nadawcy. Nie ma opcji dodania dodatkowych odbiorców zewnętrznych, przypisania innego kontrsygnatariusza ani przeniesienia kontrasygnaty do pozycji pierwszego podpisu.
  • Proces ręczny pozwala dodać do 50 indywidualnych odbiorców, generując maksymalnie 50 umów podrzędnych.

Ponadto wszystkie skonfigurowane szczegóły i ustawienia szablonu nadrzędnego mają zastosowanie do wszystkich umów podrzędnych. Są to:

  • rola odbiorcy;
  • metoda uwierzytelniania odbiorcy i wartość;
  • termin wygaśnięcia umów podrzędnych;
  • wiadomość globalna zawarta w powiadomieniu e-mail;
  • ustawienia regionalne służące dla obsługi odbiorcy.

Metoda importu CSV zapewnia kilka praktycznych ulepszeń w porównaniu z procesem ręcznym, np.:

  • Za pomocą jednej transakcji Wysyłki zbiorczej można skonfigurować maksymalnie 1000 umów podrzędnych.
  • Każda umowa podrzędna może obejmować do 100 odbiorców. Każdy odbiorca może mieć następujące elementy własne:
    • Rola
    • Typ uwierzytelniania (w tym e-mail (brak), uwierzytelnianie Acrobat Sign, telefon (SMS), hasło i uwierzytelnianie oparte na wiedzy)
    • Wartość uwierzytelniania
    • Prywatna wiadomość (do 1000 znaków)
  • Każda umowa podrzędna może być skonfigurowana tak, aby obejmowała: 
    • Niestandardową nazwę umowy
    • Niestandardową „wiadomość globalną” w wiadomości e-mail (do 1000 znaków)
    • Niestandardowe ustawienia regionalne
    • Niestandardową datę wygaśnięcia
    • Złożone struktury obiegu pracy (sekwencyjne, równoległe i hybrydowe obiegi podpisów)

Konfiguracja szablonu nadrzędnego

Zdefiniuj szczegóły umowy

  1. Zaloguj się jako użytkownik, który ma dostęp do funkcji Wyślij zbiorczo w grupie podstawowej i przejdź do strony głównej.

  2. Wybierz kafelek Wyślij zbiorczo.

    Jeśli kafelka nie ma, to znaczy, że grupa podstawowa użytkownika nie ma aktywnej opcji Wyślij zbiorczo.

    Strona główna z przykładem, gdy opcja Wyślij zbiorczo jest włączona lub wyłączona
    Skontaktuj się z administratorem usługi Acrobat Sign, aby zapewnić dostęp do funkcji Wyślij zbiorczo grupie podstawowej użytkownika.

    Jeśli zostanie wygenerowany błąd z komunikatem, że nie masz wystarczających uprawnień dostępu, grupa podstawowa użytkownika nie jest skonfigurowana tak, aby zezwalać na dostęp do funkcji Wyślij zbiorczo, ale użytkownik jest członkiem grupy z dostępem.

    Wyślij zbiorczo ręcznie
    Dostęp do interfejsu Wyślij zbiorczo wymaga włączenia tej funkcji w grupie podstawowej.

  3. Po załadowaniu interfejsu Wyślij zbiorczo:

    1. Wybierz grupę, z której mają być wysyłane umowy. Jeśli selektor grup nie jest dostępny, masz dostęp tylko do jednej grupy. Grupa definiuje:
      • szablony dostępne dla transakcji
      • opcje i wymagania dotyczące podpisu
      • zabezpieczenia zastosowane do umów
    2. Wybierz przycisk Wybierz plik, aby wybrać plik, który będzie używany jako dokument podstawowy umowy. Plik można wybrać z poziomu:
      • Mój komputer. Wybranie pliku z komputera natychmiast przyspiesza proces konfiguracji. Jeśli chcesz użyć wielu plików, możesz zaznaczyć więcej plików po odświeżeniu strony.
      • Biblioteka szablonów. Wybranie opcji Szablon pozwala wybrać wiele plików z biblioteki poprzez zaznaczenie pola na liście. Po zaznaczeniu wszystkich plików wybierz przycisk Potwierdź, aby dodać je do transakcji. Biblioteka szablonów ma dwie karty:
        • Szablony. Jest to lista wszystkich szablonów dostępnych dla użytkownika za pośrednictwem biblioteki szablonów grupy.
        • Ostatnie szablony. Jest to lista ostatnio używanych szablonów w bibliotece szablonów grupy.

     

    Sekcja szczegółów umowy w interfejsie Wyślij zbiorczo z podświetlonym selektorem plików
    W prawym górnym rogu okna może być włączone łącze, które umożliwia użytkownikom przejście do klasycznej wersji funkcji Wysyłka zbiorcza.

    Uwaga:

    Korzystając z szablonów, przed utworzeniem setek umów należy przetestować i zweryfikować, czy pola szablonu są prawidłowo przypisane i działają zgodnie z oczekiwaniami.

  4. Strona zostanie odświeżona, aby pokazać Szczegóły umowy.

    Istnieją trzy sekcje, które należy przejrzeć i edytować w razie potrzeby:

    • Pliki umowy — wybrane pliki lub szablony są już załączone. Jeśli potrzebujesz więcej załączonych plików, wybierz przycisk Wybierz więcej plików i dodaj pliki z komputera lokalnego lub biblioteki szablonów.
      • W razie potrzeby można dodać pliki z obu źródeł.
      • Pliki wybrane z systemu lokalnego można dodawać tylko pojedynczo. Można wybrać wiele szablonów.
    • Nazwa umowy — nazwa umowy pojawia się w temacie wiadomości e-mail odbiorcy i jest wyświetlana w widocznym miejscu na stronie Zarządzaj.
      • Domyślna nazwa umowy jest importowana z pierwszego załączonego pliku.
      • Nazwę umowy można edytować, klikając pole i wpisując ją.
    • Wiadomość — pole wiadomości zawiera domyślną wiadomość globalną wstawioną do treści wiadomości e-mail dla wszystkich odbiorców. Aby edytować pole wiadomości, kliknij je i zacznij pisać.
    Interfejs Wyślij zbiorczo pokazujący skonfigurowane szczegóły umowy


Skonfiguruj lub dostosuj Ustawienia umowy

Domyślne wartości Ustawień umowy są dziedziczone z ustawień grupy. Każde ustawienie można dostosować do celu szablonu.
W zależności od poziomu usług i ustawień na poziomie grupy mogą być dostępne różne opcje. Do najczęstszych należą:


Dodaj odbiorców

Jak już wcześniej wspomniano, sposób, w jaki spodziewasz się dodać swoich odbiorców, jest kluczem do uzyskania najlepszych wyników.
Proces ręczny jest domyślnie wyświetlany po zainicjowaniu konfiguracji szablonu.

Wybierz metodę, której chcesz użyć, aby dodać odbiorców:

Jakiej metody chcesz użyć, aby dodać odbiorców?

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?