Omówienie strony Wyślij

Przejrzyj elementy strony Wyślij, zwracając uwagę na wszystkie funkcje, które są dostępne w interfejsie podczas tworzenia umowy.

Omówienie

Strona Wyślij przedstawia procedurę, w której użytkownik jest prowadzony krok po kroku przez proces tworzenia kompozycji. Skonfigurowana umowa opisana w tym artykule jest najczęściej wykonywanym obiegiem pracy, zawierającym jednego odbiorcę i jeden dokument.

Opcjonalne funkcje są krótko opisane w miarę ich ujawniania, wraz z łączami do dedykowanych stron, które szczegółowo analizują te funkcje.

Redagowanie umowy

Krok pierwszy

Tworzenie nowej umowy rozpoczyna się od wybrania karty Wyślij na górnym pasku nawigacyjnym i wybrania pliku, który ma stanowić podstawę treści umowy.

Na tej stronie znajdują się dwa interaktywne elementy, które tworzą nakładkę:

A. Selektor grup — ta lista rozwijana jest dostępna dla kont, dla których włączono opcję Użytkownicy w wielu grupach. W przeciwnym razie menu rozwijane jest wyszarzone i niedostępne.
Selektor grup pozwala użytkownikowi wybrać grupę, z której zostanie wysłana umowa. Tylko grupy, których członkiem jest użytkownik, są wypełniane na liście rozwijanej.
Zmiana grupy odświeża proces budowania umowy, odrzucając wszelkie konfiguracje, więc najlepiej jest najpierw wybrać grupę. Opcja zmiany grupy pozostaje aktywna przez cały proces konfiguracji umowy.

B. Łącze Wybierz pliki — jest to po prostu łącze do otwierania nakładki selektora plików. Nie można przeciągać i upuszczać plików do tego pola. Wybierz łącze!

C. Nakładka selektora plików — selektor plików umożliwia użytkownikowi wybieranie plików z komputera lub z szablonów biblioteki w ramach uprawnień wybranej grupy.
Wybranie pliku z systemu lokalnego powoduje natychmiastowe przejście do następnego kroku.
Szablony oferują opcję korzystania z filtra najnowszych szablonów lub przeglądania całej biblioteki szablonów. Podczas korzystania z szablonów można wybrać wiele szablonów. 

Krok drugi: 

Po wybraniu plików strona zostanie automatycznie odświeżona, aby wyświetlić konfigurowalne elementy z zaimportowanymi wybranymi plikami.

Istnieją trzy Szczegóły umowy i cztery Ustawienia umowy, którymi można manipulować.

Szczegóły umowy — elementy te obejmują pliki użyte w umowie oraz informacje użyte do skonfigurowania wiadomości e-mail wysyłanej do odbiorców.

D. Wybierz więcej plików — to łącze pozwala użytkownikowi dodać więcej plików do umowy. Należy pamiętać, że końcowy dokument jest połączonym plikiem PDF wszystkich plików połączonych w kolejności, w jakiej są wyświetlane w polu plików. Pliki można przeciągać kliknięciem, aby zmienić ich kolejność.

E. Nazwa umowy — domyślnie pole Nazwa umowy przyjmuje nazwę pierwszego przesłanego pliku. Pole może być edytowane do dowolnej wartości wymaganej przez nadawcę.
Nazwa umowy jest umieszczana w temacie wiadomości e-mail dostarczanej klientom i jest jedną z widocznych wartości wyświetlanych na stronie Zarządzaj.

F. Komunikat — wartość Komunikat jest wstawiana do treści wiadomości e-mail dostarczanej do odbiorców. 

Ustawienia umowy — te ustawienia są opcjonalnymi elementami, które obsługują proces podpisu.

G. Termin zakończenia — wyświetlana data określa, kiedy umowa zostanie automatycznie anulowana. Wartość tę można wyłączyć, aby umowa nigdy nie była automatycznie anulowana, włączyć jako wartość domyślną, skonfigurować ręcznie podczas tworzenia umowy i zmodyfikować po wysłaniu umowy na stronie Zarządzaj.

H. Częstotliwość przypomnień — częstotliwość przypomnień można wyłączyć, nigdy nie wysyłać umowy, skonfigurować z domyślną iteracją na poziomie grupy, skonfigurować ręcznie podczas tworzenia umowy oraz usunąć lub rozszerzyć na stronie Zarządzaj po wysłaniu umowy.

I. Hasło — to hasło jest stosowane do ostatecznego podpisanego pliku PDF. Hasło można skonfigurować tak, aby było wymagane podczas tworzenia umowy, lub usunąć je z opcji na poziomie grupy. Należy pamiętać, że hasło to nie jest przechowywane w systemie Acrobat Sign. Użytkownicy muszą zachować wiedzę o haśle poprzez swój wewnętrzny proces.

J. Język — ta wartość określa, jaka lokalizacja jest stosowana do szablonu wiadomości e-mail dostarczanej do odbiorcy. Należy pamiętać, że lokalizowana jest tylko zawartość szablonu dostarczana przez system Acrobat Sign. Nazwa umowy, wartość Komunikat i zawartość załączonych plików nie są tłumaczone. Wartość domyślną można skonfigurować na poziomie grupy i dostosować podczas tworzenia nowej umowy.

Po skonfigurowaniu umowy wybierz przycisk Dodaj odbiorców , aby przejść dalej.

Krok trzeci:

Wybranie przycisku Dodaj odbiorców powoduje odświeżenie strony w celu dodania sekcji odbiorców.

Każdy wiersz identyfikuje jednego odbiorcę w procesie podpisu, a każdy odbiorca jest skonfigurowany jako unikalny podmiot dla swojej konkretnej akcji. Nie ma znaczenia, czy ten sam adres e-mail jest używany wielokrotnie; konfiguracja dla odbiorcy może być inna i ta konfiguracja jest stosowana na tym etapie cyklu podpisu.
Na przykład, jeśli skonfigurowano pięciu odbiorców, a pierwszy, trzeci i piąty odbiorca używają tego samego adresu e-mail, każdy z tych odbiorców może zostać skonfigurowany z różnymi rolami i metodami uwierzytelniania, które będą egzekwowane, gdy umowa wejdzie w pierwszy, trzeci i piąty krok cyklu podpisu.

W sekcji odbiorcy dostępne są trzy różne funkcje:

Obieg cyklu podpisu:

K. Kolejność podpisów odbiorców — gdy to pole jest zaznaczone, odbiorcy muszą składać podpisy w kolejności. Każdy odbiorca jest powiadamiany tylko wtedy, gdy nadejdzie jego kolej na dostęp do umowy, a umowa zostaje zakończona, gdy ostatni odbiorca zakończy swoje działanie.
Jeśli pole nie jest zaznaczone, używany jest równoległy cykl podpisu. Wszyscy odbiorcy są powiadamiani w tym samym czasie, a umowa zostaje zakończona, gdy wszyscy odbiorcy zakończą swoje działania.

Konfiguracja odbiorcy:

L. Indeks podpisywania — ta liczba jest widoczna tylko po wybraniu sekwencyjnego cyklu podpisywania. Liczba wskazuje kolejność, w jakiej odbiorcy uzyskają dostęp do umowy. Kolejność odbiorców można zmienić, wybierając strzałki w górę lub w dół obok liczby indeksu.

M. Rola — rola odbiorcy ma pewien wpływ na sposób, w jaki odbiorca może wchodzić w interakcje z umową, ale głównie wpływa na sposób, w jaki logowanie do systemu wyświetla to, czego oczekuje się od odbiorcy (podpisujący, zatwierdzający, wypełniający formularz itp.) Nie można zmienić ról po wysłaniu umowy.

N. Adres e-mail — adres e-mail jest kluczowym bitem danych do dostarczenia umowy do odbiorcy. Osobista książka adresowa przechowuje adresy e-mail z wcześniej wysłanych umów, a lista pasujących opcji e-mail zostanie wyświetlona, gdy nadawca zacznie wpisywać w polu. Błędny adres e-mail można zmienić, modyfikując odbiorcę na stronie Zarządzaj.

O. Metoda uwierzytelniania — domyślna wartość metody uwierzytelniania odbiorcy jest importowana z ustawień grupy i może być edytowana podczas kompozycji, jeśli pozwalają na to ustawienia grupy. Na liście rozwijanej wyświetlane są tylko metody uwierzytelniania włączone dla danej grupy. Metody uwierzytelniania można edytować na stronie Zarządzaj.

P. Prywatna wiadomość — widoczna tylko wtedy, gdy włączona jest opcja Prywatne wiadomości. Prywatna wiadomość jest dodawana do treści wiadomości e-mail dla tego indywidualnego odbiorcy i jest opcjonalnie dostępna dla niego w środowisku podpisywania elektronicznego.

Q. Usuń rekord odbiorcy — wybranie ikony usuwania usuwa rekord odbiorcy i zwija pozostałych odbiorców, zmieniając kolejność indeksu podpisywania.

Dodano uczestników, którzy nie są zaangażowani w cykl podpisów:

R. Dodaj DW — wybranie łącza Dodaj DW otwiera pole wprowadzania danych umożliwiające dodanie maksymalnie 11 adresów e-mail, które zostaną powiadomione po zakończeniu umowy.

Wybranie ikony plusa powoduje dodanie kolejnego odbiorcy w razie potrzeby.

Po dodaniu i skonfigurowaniu wszystkich odbiorców nadawca ma możliwość natychmiastowego wysłania umowy lub wyświetlenia jej podglądu w środowisku tworzenia. Środowisko tworzenia wbudowane w aplikacji umożliwia umieszczanie pól za pomocą metody „kliknij i umieść”. Ogólnie zaleca się umieszczenie co najmniej jednego pola podpisu dla każdego odbiorcy z rolą sygnatariusza.