Zbiorcze generowanie wielu umów za pomocą formularza CSV

Zaloguj się jako użytkownik, który ma dostęp do funkcji Wyślij zbiorczo w grupie podstawowej i przejdź do strony głównej.

Wybierz kafelek Wyślij zbiorczo.

Jeśli kafelka nie ma, to znaczy, że grupa podstawowa użytkownika nie ma aktywnej opcji Wyślij zbiorczo.

Jeśli zostanie wygenerowany błąd z komunikatem, że nie masz wystarczających uprawnień dostępu, to znaczy, że grupa podstawowa użytkownika nie jest skonfigurowana tak, aby zezwalać na dostęp do funkcji Wyślij zbiorczo, ale użytkownik jest członkiem grupy z dostępem.

Po załadowaniu interfejsu Wyślij zbiorczo:

1. Wybierz grupę, z której mają być wysyłane umowy. Jeśli selektor grup nie jest interaktywny, masz dostęp tylko do jednej grupy. Grupa definiuje:
   • szablony dostępne dla transakcji
   • opcje i wymagania dotyczące podpisu
   • zabezpieczenia zastosowane do umów
2. Wybierz plik, który ma zostać użyty jako dokument bazowy dla umowy. Plik można wybrać z poziomu:
   • Mój komputer. Wybranie pliku z komputera natychmiast przyspiesza proces konfiguracji. Jeśli chcesz użyć wielu plików, możesz zaznaczyć więcej plików po odświeżeniu strony.
   • Biblioteka szablonów. Wybór opcji Szablon umożliwia wybranie wielu plików z biblioteki poprzez zaznaczenie pola na liście. Po zaznaczeniu wszystkich plików wybierz przycisk Potwierdź, aby dodać je do transakcji. Biblioteka szablonów ma dwie karty:
     • Szablony. Jest to lista wszystkich szablonów dostępnych dla użytkownika za pośrednictwem biblioteki szablonów grupy.
     • Ostatnie szablony. Jest to lista ostatnio używanych szablonów w bibliotece szablonów grupy.

A. Wyślij z (selektor grup) — jeśli użytkownik należy do więcej niż jednej grupy, lista rozwijana Wyślij z umożliwia nadawcy wybranie grupy, z której zostaną wysłane umowy podrzędne. Jeśli użytkownik jest członkiem tylko jednej grupy, pole ma kolor szary i jest nieaktywne.

B. Nazwa umowy — podana Nazwa umowy jest stosowana do wszystkich umów podrzędnych jako wartość domyślna. Jeżeli Nazwa umowy nie została podana jednoznacznie, nazwa pierwszego przesłanego pliku zostanie wprowadzona automatycznie.
Dla każdej umowy można podać unikalne nazwy, używając pliku CSV do nazwania umów. Korzystanie z rozpoznawalnej i unikatowej nazwy umowy ułatwia tworzenie raportów i eksportowanie danych dla transakcji Wyślij zbiorczo.

C. Dodaj plik — przesłano jeden lub więcej plików w celu zapewnienia podstawy umowy. Po dodaniu wielu plików wszystkie pliki zostaną połączone w jeden plik PDF, który odbiorca będzie mógł przejrzeć. Kolejność plików na liście (od góry do dołu) w interfejsie wiernie odzwierciedla kolejność łączenia plików.

D. Ustawienia umowy — grupa ustawień, które określają transakcje podrzędne poza samą umową. Wartości te są stosowane jako wartości domyślne dla wszystkich umów podrzędnych.
Każde z tych ustawień można jawnie zdefiniować dla każdej umowy podrzędnej w pliku CSV, a w przypadku zdefiniowania, zastąpi wartości domyślne.

• Termin sfinalizowania — data automatycznego wygaśnięcia umów podrzędnych.
• Częstotliwość przypomnień — przechodzą w cykl, w którym przypomnienia są wysyłane do aktualnie aktywnego odbiorcy.
• Hasło — definiuje hasło wymagane do wyświetlenia ostatecznego pliku PDF. Hasło jest osadzone w pliku PDF i nie jest widoczne w systemie Acrobat Sign.
• Język — definiuje ustawienia regionalne zastosowane do środowiska poczty e-mail i odbiorcy.

Strona zostanie odświeżona, aby pokazać Szczegóły umowy.

Istnieją trzy sekcje, które należy przejrzeć i edytować w razie potrzeby:

• Pliki umowy — wybrane pliki lub szablony są już załączone. Jeśli potrzebujesz więcej załączonych plików, wybierz przycisk Wybierz więcej plików i dodaj pliki z komputera lokalnego lub biblioteki szablonów.
  • W razie potrzeby można dodać pliki z obu źródeł.
  • Pliki wybrane z systemu lokalnego można dodawać tylko pojedynczo. Można wybrać wiele szablonów.
    
• Nazwa umowy — nazwa umowy pojawia się w temacie wiadomości e-mail odbiorcy i jest wyświetlana w widocznym miejscu na stronie Zarządzaj.
  • Domyślna nazwa umowy jest importowana z pierwszego załączonego pliku.
  • Nazwę umowy można edytować, klikając pole i wpisując ją.
• Wiadomość — pole wiadomości zawiera domyślną wiadomość, która jest wstawiana do treści wiadomości e-mail dla wszystkich odbiorców. Aby edytować pole wiadomości, kliknij je i zacznij pisać.

Zweryfikuj lub skonfiguruj Termin zakończenia.

W zależności od charakteru umowy termin jej zawarcia może, ale nie musi być określony. 
W przypadku użycia:

• Domyślny okres obowiązywania umów jest definiowany na poziomie grupy. Jeśli musisz często edytować tę wartość, porozmawiaj z administratorem, aby sprawdzić, czy można zmienić domyślną wartość. 
• Nadawca może zmienić ten termin podczas tworzenia umowy (jeśli pozwalają na to ustawienia grupy).
• Terminy mogą być modyfikowane na stronie Zarządzaj przez pierwotnego nadawcę (jeśli pozwalają na to ustawienia grupy).
  
• Wewnętrzni sygnatariusze mogą zostać wykluczeni z anulowania terminu (jeśli taka jest konfiguracja w ustawieniach grupy).
  
• Umowa automatycznie wygasa po przekroczeniu terminu i nie może zostać podpisana ani uzupełniona. Należy utworzyć nową umowę.

Edytuj Termin zakończenia, wybierając ikonę edycji Ustawienia umowy i wybierając nowy termin z kalendarza.

Sprawdź lub zmień Częstotliwość przypomnień.

Częstotliwość przypomnień definiuje cykl, w którym przypomnienia są wysyłane pocztą e-mail do aktualnie aktywnych odbiorców umowy. 

• Domyślna iteracja przypomnienia jest zdefiniowana w ustawieniach grupy.
• Domyślną wiadomość z przypomnieniem można skonfigurować w ustawieniach grupy.
• Domyślne przypomnienie można edytować podczas tworzenia umowy (jeśli zezwalają na to ustawienia grupy).
• Przypomnienia wywoływane codziennie mają 10-dniowy okres ważności. Wszystkie pozostałe przypomnienia mają 60-dniowy okres ważności. Długości ważności przypomnienia nie można zmienić.
• Wiadomości e-mail z przypomnieniem są wysyłane o tej samej porze dnia, o której umowa została pierwotnie wysłana. 
• Przypomnienia można skonfigurować na stronie Zarządzaj po wysłaniu umowy.
• Odbiorcy są powiadamiani tylko wtedy, gdy są aktywnymi uczestnikami umowy. Nie są oni powiadamiani ani przed, ani po zawarciu umowy (z wyjątkiem powiadomienia końcowego zawierającego wypełniony plik PDF z umową).

Edytuj Częstotliwość przypomnień, wybierając ikonę edycji Ustawienia umowy i wybierając nową częstotliwość z listy rozwijanej.

Dodaj hasło, aby wyświetlić ostateczny plik PDF.

Hasło wprowadzone w tym polu służy wyłącznie do wyświetlania pliku PDF.

• Hasło do wyświetlenia ostatecznego pliku PDF umowy można skonfigurować jako pole wymagane, opcjonalne lub takie, którego nie można użyć w ustawieniach grupy.
  
• Siła hasła (liczba znaków i złożoność) jest zdefiniowana w ustawieniach grupy.
• Nie można zdefiniować domyślnej wartości hasła. Musi ją podać nadawca podczas tworzenia umowy.
• Po dodaniu hasło to jest osadzane w pliku PDF jako parametr zabezpieczeń i nie można go usunąć bez podania hasła.
• Hasło nie jest przechowywane nigdzie w systemie Acrobat Sign i nie może go odzyskać pomoc techniczna.

Aby ustawić zabezpieczenie hasłem podczas przeglądania pliku PDF umowy, wybierz ikonę edycji Ustawienia umowy i wpisz hasło w polu.

Skonfiguruj Ochronę zawartości (jeśli jest dostępna).

Ochrona zawartości instaluje zabezpieczenia umożliwiające przeglądanie umowy po jej zakończeniu. Do wyświetlenia umowy wymagana będzie ta sama metoda uwierzytelniania, która została skonfigurowana do początkowego podpisania umowy.

Zweryfikuj lub wybierz nowy język lokalizacji dla wiadomości e-mail odbiorcy.

Wartość w polu Język wskazuje lokalizację wszystkich elementów szablonu Acrobat Sign, takich jak etykiety i instrukcje, w wiadomości e-mail od odbiorcy i na stronie podpisywania elektronicznego.

• Domyślna lokalizacja jest zdefiniowana w ustawieniach grupy. 
• Wartość domyślną można edytować (jeśli pozwalają na to ustawienia grupy).
• Język lokalizacji jest odrębnym ustawieniem od ustawień interfejsu użytkownika. Możliwe jest ustawienie języka interfejsu użytkownika grupy na amerykański angielski, a domyślnego języka podpisywania grupy na japoński.

Edytuj Język odbiorcy, wybierając ikonę edycji Ustawienia umowy i wybierając nowy język z listy rozwijanej.

Po skonfigurowaniu wszystkich szczegółów umowy i ustawień wybierz przycisk Dodaj odbiorców u dołu strony.

Skonfiguruj sekcję Dodaj odbiorców.

A. Łącze Lista odbiorców zbiorczych — przełącza łącze, które definiuje opcję wprowadzania odbiorcy wartości wejściowej Ręcznie lub Importuj plik CSV.

• Gdy wartość łącza to Importuj plik CSV, użytkownik konfiguruje działanie wprowadzania Ręcznego.
• Gdy wartość łącza to Wprowadź odbiorców ręcznie, użytkownik konfiguruje operację Importuj plik CSV.

Ponieważ w tym dokumencie opisano sposób korzystania z procesu CSV, wybierz łącze, aby wyświetlić pole Wprowadź odbiorców ręcznie.

B. Plik CSV — wybierz przycisk Wybierz pliki, aby przejść do pliku CSV skonfigurowanego dla tej transakcji.

C. Pobierz szablon CSV — pobierz przykład konfiguracji CSV.

D. Dodaj DW — dodaj adresy e-mail dla wszystkich podmiotów DW. Podmiot DW będzie otrzymywać wiadomości e-mail dotyczące wszystkich umów podrzędnych.

Napraw wszelkie zgłoszone błędy.

Plik CSV wymaga, aby dostarczone wartości były zgodne z oczekiwaną formą podczas definiowania wartości systemowych (takich jak lokalizacja i role). Jeśli w pliku CSV znajdują się wiersze z błędami, pojawi się czerwone łącze pokazujące liczbę błędów.

1. Wybierz łącze, aby uzyskać pełny raport zawierający informacje o tym, w których wierszach występują problemy i na czym one polegają.
2. Edytuj plik CSV, aby poprawić błędy.
3. Prześlij ponownie naprawiony plik CSV.

Wybierz opcję Wyślij teraz, gdy szablon Wyślij zbiorczo jest w pełni skonfigurowany i wszyscy odbiorcy zostali dodani.

Aplikacja Acrobat Sign natychmiast rozpoczyna proces zbiorczy w celu wygenerowania umów podrzędnych i powiadomienia odbiorców.

Jeśli zaznaczysz szablon nadrzędny na stronie Zarządzaj, może się pojawić status przetwarzania w podsumowaniu umów podczas generowania umów.