Konfiguracja zewnętrznego archiwum


Konfiguracja zewnętrznego archiwum

Administratorzy mogą skonfigurować Archiwum zewnętrzne Adobe Acrobat Sign na automatyczne dostarczanie kopii wiadomość e-mail Podpisano i zarchiwizowano na dodatkowy adres e-mail dla każdej pomyślnie sfinalizowanej umowy. Ta automatyczna kopia zawsze zawiera podpisany dokument PDF umowy, raport kontroli w formacie PDF oraz plik CSV danych pól (jeśli istnieje), niezależnie od ustawień konta/grupy określających, czy i kiedy należy załączyć te dokumenty.

Archiwum zewnętrzne można skonfigurować w dwóch lokalizacjach dla ustawień zarówno na poziomie konta, jak i grupy:

  • Karta Archiwum zewnętrzne w menu administratora konta/grupy.
  • Konta Ustawienia ogólne na poziomie konta; karta Ustawienia grupy na poziomie grupy.

Oba interfejsy współużytkują te same wartości właściwości, dlatego edycja jednego z nich powoduje automatyczną aktualizację drugiego.

Ustawienia na poziomie grupy początkowo dziedziczą ustawienia na poziomie konta i można je skonfigurować w taki sposób, aby usuwały lub dodawały tę odziedziczoną właściwość. Konta wykorzystujące opcję Użytkownicy w wielu grupach mogą skutecznie używać konfiguracji na poziomie grupy, gdy grupy są używane do definiowania określonych obiegów pracy dla dokumentów. (Przykładowo zespół prawny może uwzględnić swój dział prawny we wszystkich sfinalizowanych umowach i usunąć dowolny adres archiwum ogólnego, który mógłby być skonfigurowany na poziomie konta).

Można użyć dowolnego prawidłowego adresu e-mail, w tym aplikacji innych firm akceptujących przychodzące wiadomości e-mail. 

Karta Archiwum zewnętrzne zawiera instrukcje dotyczące znajdowania adresu e-mail wiadomości przychodzącej dla aplikacji Box oraz Evernote. Każdy inny adres e-mail działa tak samo.

Dodawanie wiadomości e-mail do interfejsu archiwum zewnętrznego

Uwaga:

Poniższy proces przedstawia interfejs Ustawienia ogólne/grupy.  Interfejs Archiwum zewnętrzne działa dokładnie tak samo.

  1. Zaloguj się jako administrator i wybierz kolejno Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Wyślij dodatkową kopię każdej podpisanej umowy na następujące adresy e-mail

  2. Wybierz przycisk Dodaj adres e-mail.

    Przejdź do opcji archiwum zewnętrznego

  3. Zostanie otwarta nakładka do zaakceptowania adresu e-mail dla archiwum.

    Wprowadź adres e-mail dwukrotnie (aby zweryfikować poprawność wartości).

    Wprowadź adres e-mail archiwum

    Adres e-mail archiwum koniecznie musi być poprawny. Nie chcesz automatycznie wysyłać kopii każdej umowy do niewłaściwej osoby.

  4. Kliknij przycisk Zapisz.

  5. Adres e-mail jest przechowywany jako odrębny obiekt w polu e-mail.

    • Można zapisać wiele adresów.
    • Zaznaczenie pola X po prawej stronie adresu e-mail powoduje usunięcie adresu e-mail z pola.

    Dodaj wszystkie adresy e-mail, które mają automatycznie otrzymywać podpisaną dokumentację umowy.

    Skonfigurowany adres e-mail archiwum

  6. Po dodaniu wszystkich wiadomości e-mail wybierz opcję Zapisz w prawym dolnym rogu okna w celu zapisania konfiguracji.

    Zapisz konfigurację

Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto