Nowości
Pierwsze kroki
- Skrócona instrukcja dla administratorów
- Skrócona instrukcja dla użytkowników
- Biblioteka samouczków wideo
- Często zadawane pytania
Administrowanie
- Przegląd Admin Console
-
Zarządzanie użytkownikami
- Dodawanie użytkowników
- Tworzenie użytkowników w oparciu o funkcje
- Sprawdzanie pod kątem użytkowników z błędami obsługi
- Zmiana nazwiska/adresu e-mail
- Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie
- Awansowanie użytkownika do roli administratora
- Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
- Przełączanie tożsamości użytkownika
- Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
- Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
- Profile produktowe
- Funkcja logowania
-
Wytyczne dotyczące wymogów regulacyjnych
- Dostępność
- HIPAA
- RODO
- 21 CFR część 11 i załącznik 11 EudraLex
- Klienci z sektora opieki zdrowotnej
- Obsługa IVES
- Umowy „archiwizowane”
- Kwestie do rozważenia w UE/Wielkiej Brytanii
- Przypisywanie domeny
- Łącza zgłaszania nadużycia
Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi
-
Opcje odbiorcy
- Anulowanie przypomnienia e-mail
-
Opcje na stronie podpisu elektronicznego
- Przegląd strony podpisu elektronicznego
- Otwieranie w celu przeczytania umowy bez pól
- Odmowa podpisania umowy
- Delegowanie uprawnienia do podpisywania
- Pobieranie pliku PDF umowy
- Wyświetlanie historii umowy
- Wyświetlanie wiadomości umowy
- Konwertowanie z podpisu elektronicznego na pisemny
- Konwertowanie z podpisu pisemnego na podpis elektroniczny
- Nawigowanie po polach formularza
- Czyszczenie danych z pól formularza
- Powiększenie strony podpisu elektronicznego i nawigacja po niej
- Zmiana języka używanego w narzędziach i informacjach dotyczących umowy
- Przegląd informacji prawnych
- Dostosowywanie preferencji plików cookie Acrobat Sign
- Wysyłanie umów
-
Tworzenie pól w dokumentach
-
Środowisko tworzenia w aplikacji
- Automatyczne wykrywanie pól
- Przeciąganie i upuszczanie pól za pomocą środowiska tworzenia
- Przypisywanie pól formularza do odbiorców
- Rola Wstępne wypełnianie
- Stosowanie pól z szablonem pola wielokrotnego użytku
- Przenoszenie pól do nowego szablonu biblioteki
- Zaktualizowano środowisko tworzenia podczas wysyłania umów
- Tworzenie formularzy ze znacznikami tekstowymi
- Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat (AcroForm)
- Pola
- Tworzenie często zadawanych pytań
-
Środowisko tworzenia w aplikacji
- Podpisywanie umów
-
Zarządzaj umowami
- Omówienie strony Zarządzaj
- Delegowanie umowy
- Zastępowanie odbiorców
- Ograniczona widoczność dokumentu
- Anulowanie umowy
- Tworzenie nowych przypomnień
- Przeglądanie przypomnień
- Anulowanie przypomnienia
- Dostęp do obiegów Power Automate
-
Więcej operacji…
- Działanie wyszukiwania
- Wyświetlanie umowy
- Tworzenie szablonu na podstawie umowy
- Ukrywanie/pokazywanie umów z widoku
- Przesyłanie podpisanej umowy
- Modyfikowanie plików i pól w wysłanych umowach
- Edytowanie sposobu uwierzytelniania odbiorcy
- Dodawanie lub modyfikacja daty wygaśnięcia
- Dodawanie uwagi do umowy
- Udostępnianie indywidualnej umowy
- Anulowanie udostępniania umowy
- Pobieranie poszczególnych umów
- Pobieranie pojedynczych plików umowy
- Pobieranie raportu kontroli dla umowy
- Pobieranie zawartości pola w umowie
- Raport kontroli
- Raportowanie i eksportowanie danych
Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy
-
Formularze internetowe
- Tworzenie formularza internetowego
- Edycja formularza internetowego
- Wyłączanie/włączanie formularza internetowego
- Ukrywanie/pokazywanie formularza internetowego
- Znajdowanie adresu URL lub kodu skryptu
- Wstępne wypełnianie pól formularza internetowego przy użyciu parametrów adresu URL
- Zapisywanie formularza internetowego do późniejszego wypełnienia
- Zmiana rozmiaru formularza internetowego
-
Szablony wielokrotnego użytku
- Amerykańskie formularze urzędowe w bibliotece Acrobat Sign
- Tworzenie szablonu biblioteki
- Zmiana nazwy szablonu biblioteki
- Zmiana typu szablonu biblioteki
- Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki
- Kopiowanie, edytowanie i zapisywanie udostępnionego szablonu
- Pobieranie zagregowanych danych pól szablonu biblioteki
- Przenoszenie własności formularzy internetowych i szablonów bibliotek
-
Obiegi pracy Power Automate
- Przegląd integracji Power Automate i dołączonych uprawnień
- Włączanie integracji usługi Power Automate
- Akcje kontekstowe na stronie Zarządzaj
- Śledzenie wykorzystania pakietu Power Automate
- Tworzenie nowego obiegu (przykłady)
- Aktywatory używane dla obiegów
- Importowanie obiegów spoza Acrobat Sign
- Zarządzanie obiegami
- Edycja obiegów
- Udostępnianie obiegów
- Wyłączanie lub włączanie obiegów
- Usuwanie obiegów
-
Przydatne szablony
-
Tylko administrator
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów na Dysku Google
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
- Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze Box
- Archiwizacja umowy
- Archiwizacja umowy formularza internetowego
- Wyodrębnianie danych umowy
- Powiadomienia o umowach
- Generowanie umów
-
Tylko administrator
- Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
- Udostępnianie użytkowników i umów
Integracja z innymi produktami
- Acrobat Sign dla Salesforce
- Acrobat Sign dla Microsoft
- Inne integracje
- Integracje zarządzane przez partnerów
- Jak uzyskać klucz integracji
Programista Acrobat Sign
- Interfejsy API REST
- Elementy webhook
Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów
Omówienie
Wiele umów (np. dokumenty podatkowe, księgi wieczyste, pełnomocnictwa, transfery aktywów itp.) wymaga, aby odbiorca podpisał umowę w obecności osoby poświadczającej. Osobą poświadczającą może być niemal każda osoba fizycznie obecna przy składaniu podpisu przeze sygnatariusza.
Program Acrobat Sign udostępnia wybieraną „rolę” w procesie konfiguracji, która wstawia odbiorcę „sygnatariusza” z powiązanym odbiorcą „osobą poświadczającą” do określenia przez sygnatariusza.
- Aby sygnatariusz mógł zapoznać się z umową, musi podać imię i nazwisko oraz adres e-mail osoby poświadczającej.
- Po zakończeniu procesu składania podpisu przez sygnatariusza osoba poświadczająca otrzymuje wiadomość e-mail z prośbą o poświadczenie procesu składania podpisu. Osoba poświadczająca jest proszona o sprawdzenie swojego imienia i nazwiska oraz adresu e-mail, zanim będzie mogła wejść w interakcję z umową.
- Do osoby poświadczającej można przypisać dodatkowe pola, aby przechwycić wszelkie informacje wymagane przez przepisy.
„Osoba poświadczająca” różni się od „notariusza”.
„Osobą poświadczającą” może być każda osoba, która jest:
- pełnoletnia;
- zdrowa na umyśle;
- niezależną osobą, która nie jest stroną umowy;
- fizycznie obecna w momencie złożenia podpisu przez sygnatariusza w umowie.
Osoby poświadczające nie mogą otrzymywać wynagrodzenia za udział w procesie składania podpisu.
„Notariusz” to zazwyczaj rodzaj osoby poświadczającej, który jest zlecany przez organ zarządzający (np. państwo). Proces notarialny jest zwykle znacznie bardziej formalny pod względem dokumentowania tożsamości osoby podpisującej i zwykle wymaga opłaty za przetwarzanie.
W usłudze Acrobat Sign usługi notarialne również są dostępne.
Skontaktuj się ze swoim działem prawnym, aby potwierdzić, czy do zapewnienia zgodności z przepisami wymagana jest osoba poświadczająca lub notariusz.
Dostępność
Rola e-osoby poświadczającej jest dostępna w różnych interfejsach na podstawie zakupionej usługi dla przedsiębiorstw.
Wybierz używaną wersję Acrobat Sign:
Konfigurowalne opcje to:
- Zezwalaj nadawcom na oznaczanie odbiorców jako sygnatariuszy z udziałem osób poświadczających – gdy ta opcja jest włączona, sygnatariusze mają możliwość wyboru roli Podpisz z udziałem osoby poświadczającej na stronie Wyślij i w kreatorze niestandardowych obiegów pracy.
- Gdy ta opcja jest wyłączona, rola nie jest dostępna na liście wyboru nadawcy dla roli odbiorcy.
- Zezwalaj sygnatariuszom na wzajemne poświadczanie podpisów – gdy ta opcja jest włączona, odbiorcy, którzy są sygnatariuszami umowy, mogą być również osobami poświadczającymi innych sygnatariuszy.
- Gdy ta opcja jest wyłączona, każdy uczestnik, który jest częścią umowy (zidentyfikowany na podstawie adresu e-mail), może nie być osobą poświadczającą dla innego odbiorcy w ramach tej jednej umowy.
Gdy element sterujący jest włączony, rola Podpisz z osobą poświadczającą jest widoczna na liście ról dostępnych dla nadawcy na stronie Redaguj i w narzędziu projektowania niestandardowego obiegu pracy wysyłania:
Po włączeniu nadawcy mogą znaleźć rolę Podpisz z osobą poświadczającą wymienioną w selektorze Rola na stronie Redaguj.
Gdy sygnatariusz wybierze rolę Podpisz z osobą poświadczającą, pod rekordem odbiorcy zostanie dodana dodatkowa właściwość konfigurowana w celu wskazania, że wymagana jest osoba poświadczająca i umożliwienia konfiguracji uwierzytelnienia oraz wiadomości prywatnej dla osoby poświadczającej.
Ze względu na charakter procesu obserwowania i sposób indeksowania świadków, obsługiwany jest tylko sekwencyjny obieg podpisów.
Uwierzytelnianie telefoniczne jest dostępne w przypadku, gdy wymagane jest drugie hasło jednorazowe (OTP) dla osoby poświadczającej (np. akty HMLR).
Uwierzytelnianie telefoniczne jest konfigurowane przez nadawcę podczas tworzenia umowy, ale nadawca nie jest proszony o podanie numeru telefonu osoby poświadczającej. Sygnatariusz podaje numer telefonu osoby poświadczającej podczas jego identyfikacji.
Osoba poświadczająca musi użyć telefonu komórkowego do uwierzytelnienia. Dostarczana jest wiadomość tekstowa (opcja połączenia telefonicznego jest wyłączona).
W przypadku użycia telefonu stacjonarnego, wyświetlany jest błąd informujący osobę poświadczającą, że musi użyć telefonu komórkowego.
Funkcja weryfikacji, czy telefon jest urządzeniem mobilnym, jest w fazie rozwoju i oczekuje się, że będzie dostępna w wydaniu z marca 2025 roku.
Uwierzytelnianie za pomocą drugiego hasła jednorazowego (OTP) jest opcjonalne w interfejsie nadawcy, ale może być wymagane do użytku biznesowego. Skontaktuj się ze swoim zespołem prawnym, aby poznać swoje obowiązki w zakresie zgodności z przepisami.
Możliwe jest również dodanie prywatnych wiadomości dla osoby poświadczającej:
Projektowanie niestandardowych obiegów pracy
Użytkownicy, którzy projektują niestandardowe obiegi pracy wysyłania, mogą znaleźć opcję Sygnatariusz z osobą poświadczającą podczas wybierania nowego odbiorcy na schemacie obiegu odbiorców.
Ustawienie roli Sygnatariusz z osobą poświadczającą instaluje zarówno obiekty sygnatariusza (odbiorcy), jak i osoby poświadczającej (odbiorcy-osoby poświadczającej).
Konfiguracja osób poświadczających powinna być dostępna w kreatorze obiegów pracy już w wersji z marca 2024 roku. Obecna wersja w ramach programu Insider Access nie obsługuje jeszcze tej funkcji.
Upewnij się, że na umowie znajdują się wymagane pola dla osoby poświadczającej
W dokumencie, w którym wymagany jest podpis osoby poświadczającej, muszą znajdować się odpowiednie pola. Jeśli pole podpisu dla osoby poświadczającej nie zostanie wstawione, zostanie ono automatycznie umieszczone na końcu dokumentu.
W niektórych przypadkach osoby poświadczające muszą podać dodatkowe informacje w celu ukończenia procesu. Wraz ze swoim zespołem prawnym ustal, jakie informacje są potrzebne. Dodaj pola, aby zarejestrować te dane, przypisz je do osoby poświadczającej i oznacz pola jako wymagane.
Zasady ograniczonej widoczności dokumentów mają zastosowanie do osób poświadczających jak do wszystkich innych uczestników. Można przeglądać tylko pliki zawierające pola dla osób poświadczających.
Redagowanie w aplikacji: przypisywanie pól do osoby poświadczającej
Środowisko redagowania w aplikacji identyfikuje osoby poświadczające w kolejności obiegu podpisu i zapewnia dla nich kolorowe identyfikatory na liście odbiorców.
Znaczniki tekstowe
W ramach indeksacji uczestników osoby poświadczające są odbiorcami. Jeśli masz dwóch odbiorców, z których każdy wymaga osoby poświadczającej, to:
- Pierwszym sygnatariuszem jest _es:signer1.
- Osoba poświadczająca dołączona do pierwszego sygnatariusza to _es:signer2.
- Drugim sygnatariuszem jest _es:signer3.
- Osoba poświadczająca dołączona do drugiego sygnatariusza to _es:signer4
Przypisanie identyfikatorów znaczników tekstowych jest zgodne z obiegiem podpisu umowy. Jednak indeksowanie na stronie redagowania nie uwzględnia osób poświadczających w interfejsie. (Osoby poświadczające są wskazywane poprzez zapis pomocniczy danego odbiorcy).
Poświęć czas na dokładne zaprojektowanie i przetestowanie formularzy, aby upewnić się, że obieg podpisów jest prawidłowo przetwarzany, a uczestnicy mają dostęp do właściwych pól.
Stan strony Zarządzaj
Umowa na stronie Zarządzaj odzwierciedla stan Wysłany do poświadczenia, gdy cykl podpisu oczekuje na poświadczenie.
Należy pamiętać, że odbiorcy, którzy nie są osobami poświadczającymi, nadal wyświetlają stan odpowiedni dla ich roli w umowie (Wysłany do podpisania, Wysłany do zatwierdzenia itd.).
Lista Aktywność zawiera te same zdarzenia z raportu kontroli w skróconym formacie. Aktywności osoby poświadczającej są wyraźnie określone, ale zdarzenie sygnatariusza nie obejmuje ich wymogu dotyczącego osoby poświadczającej.