Prośba o podpisy od innych osób

Wybierz kartę Wyślij na górnym pasku nawigacyjnym.

Spowoduje to automatyczne uruchomienie pierwszego etapu procesu polegającego na zebraniu plików do umowy.

Wybierz właściwą grupę, z której ma zostać wysłana umowa (jeśli jest dostępna). Jeśli selektor grupy jest wyszarzony, masz dostęp tylko do jednej grupy.

Selektor grupy pozostaje aktywny przez cały proces konfigurowania umowy, więc zawsze można zmienić grupę. Jednakże:

• Zmiana grupy spowoduje odrzucenie wszystkich konfiguracji i konieczność rozpoczęcia od nowa.
• Zmiana grupy nie powoduje zmiany logo na ekranie nadawcy. Kolejne wiadomości e-mail i podpisywanie używają prawidłowego logo dla grupy, z której wysyłana jest umowa.

Przeciągnij i upuść plik z lokalnego systemu do polaDodaj plik lub kliknij łącze Wybierz pliki. Spowoduje to otwarcie selektora plików.

Wybierz plik, którego chcesz użyć w umowie, z systemu lokalnego, biblioteki szablonów lub dysku synchronizowanego Microsoft OneDrive.

• Wybranie pliku z systemu lokalnego powoduje natychmiastowe przejście do etapu drugiego.
• Korzystanie z szablonów umożliwia wybranie wielu plików.
  • Wybierz opcję Potwierdź, jeśli używasz szablonów, aby przejść do etapu drugiego.
• Przechowywanie w chmurze umożliwia wybranie wielu plików z połączonego konta OneDrive użytkownika.

Drugim etapem tworzenia umowy jest uzupełnienie lub weryfikacja szczegółów i ustawień umowy.

Zacznij od upewnienia się, że wszystkie pliki zostały dołączone do umowy w odpowiedniej kolejności.
Umowy z wieloma plikami łączą wszystkie pliki w jeden plik PDF. Kolejność wyświetlania plików na liście w polu plików określa kolejność, w jakie są wyświetlane w ostatecznym pliku PDF.

Jeśli trzeba dodać więcej plików, można je przeciągnąć i upuścić w polu Dodaj plik lubwybrać łącze Wybierz więcej plików, aby otworzyć selektor plików.

Zmień kolejność plików, klikając i przeciągając plik na właściwą pozycję na liście plików.

Zweryfikuj lub zaktualizuj pole Nazwa umowy.

W polu Nazwa umowy początkowo wprowadzana jest nazwa pierwszego pliku, który ma zostać dołączony do umowy.

Pole to można edytować, klikając je i wprowadzając dowolną wartość.  
Należy pamiętać, że nazwa umowy jest wstawiana do tematu wiadomości e-mail odbiorcy i jest najbardziej widocznym polem wyświetlanym na stronie Zarządzaj.

Zaktualizuj pole Wiadomość.

Pole wiadomości jest wprowadzane w treści wiadomości e-mail wysyłanej do wszystkich odbiorców. Powinna to być globalna wiadomość powitalna, zestaw instrukcji lub cokolwiek, co uważasz za najlepsze do przekazania wszystkim odbiorcom. 

• Maksymalna długość wiadomości wynosi 10 000 znaków.
• Poziomy przedsiębiorstwa i firmy zezwalają na używanie aktywnych łączy w tekście wiadomości. 
  • Aktywne łącza zawiera też tekst wiadomości widoczny na stronach Podpisy elektroniczne i Zarządzaj.
  • Formaty łączy, które są automatycznie konwertowane:
    • W pełni kwalifikowane adresy URL: https://adobe.com
    • Adresy URL zawierające tylko domenę: adobe.com
    • Adresy URL zawierające ścieżkę: adobe.com/foo
    • Adresy URL z parametrami kwerendy i hash: adobe.com/foo?bar=1#baz
      
    • Adresy e-mail: echosign@adobe.com
  • Łącza URL po wybraniu otwierają nową kartę przeglądarki dla odbiorcy.
  • Łącza do poczty e-mail otwierają nową wiadomość e-mail przy użyciu klienta poczty e-mail lokalnego systemu. W polu Do: automatycznie wprowadzany jest adres e-mail.

Skonfiguruj ustawienia umowy.

Etap trzeci — zrozumienie cyklu podpisów i dodanie odbiorców.

Sekcja odbiorcy definiuje cykl podpisywania, uczestników objętych umową, sposób interakcji z umową, jakiego się od nich oczekuje, oraz sposób ich reprezentacji w dzienniku audytu umowy. Jest to prostsze, niż się wydaje, ale wymaga zrozumienia oczekiwanego obiegu podpisów (np. podpis klienta > kontrasygnata wewnętrzna > zatwierdzenie wewnętrzne przez kierownika > certyfikowany odbiorca w ramach obsługi).

Po zrozumieniu obiegu podpisywania zacznij dodawać odbiorców.

Definiowanie obiegu podpisu — sekwencyjny lub równoległy.

Obieg podpisów dyktowany jest przez pole wyboru Odbiorcy muszą podpisywać w kolejności.

• Po zaznaczeniu przestrzegany jest obieg sekwencyjny. Odbiorcy są powiadamiani pojedynczo, w miarę przechodzenia umowy przez cykl podpisywania przez rekordy odbiorców. Umowa zostaje zakończona, gdy ostatni odbiorca kończy swoje działanie.
  
  • Obieg hybrydowy wymaga obiegu sekwencyjnego.
  • Użyj obiegu sekwencyjnego, jeśli nie masz pewności lub czujesz, że obieg hybrydowy może być potrzebny.
    
• Gdy pole nie jest zaznaczone, używany jest obieg równoległy. Wszyscy odbiorcy są powiadamiani jednocześnie, a umowa zostaje zakończona, gdy wszyscy odbiorcy złożą podpisy.

Zdefiniuj rekord odbiorcy.

Odbiorca jest zdefiniowany w jednym wierszu (rekordzie) zawierającym kilka opcji konfigurowalnych. Akceptowalne jest używanie wielu rekordów odbiorców (np. rodzina z trzema sygnatariuszami, ale dzieląca ten sam adres e-mail). Program Acrobat Sign traktuje każdy rekord odbiorcy jako unikatowego uczestnika.

Aby zdefiniować odbiorcę:

• Podaj adres e-mail odbiorcy.
  • Podczas wpisywania adresu e-mail rozwijana lista wyświetli adresy w książce adresowej, które pasują do wpisanego adresu. Możesz wybrać wiadomość e-mail z tej listy w dowolnym momencie, aby uzupełnić adres w polu odbiorcy.
• Przypisz mu rolę. Role zapewniają kontekst i jasność w instrukcjach dla odbiorcy i w raporcie z audytu. Niektóre role ograniczają aktywność odbiorcy (np. role Delegujący, które mogą tylko delegować).
• Wybierz metodę dostawy. Łącza do podpisu mogą być dostarczane za pośrednictwem poczty e-mail lub wiadomości SMS na smartfona, lub obu. Należy pamiętać, że dostawa w wiadomości SMS jest usługą premium i musi być opłacona z góry.
  • Jeśli wybrano SMS, nadawca musi podać numer telefonu odbiorcy.

Zdefiniuj Ustawienia odbiorcy.

Opcjonalnie można dodać dodatkowych odbiorców i dostosować ich kolejność.

Jeśli masz więcej niż jednego odbiorcę w swoim strumieniu podpisów, dodaj ich, wybierając ikonę plusa tuż pod listą odbiorców. 

Rekordy odbiorców można dodać jako:

• Ja — dodaje nadawcę jako następny rekord odbiorcy.
• Indywidualny — jeden osobny odbiorca zidentyfikowany na podstawie adresu e-mail.
• Grupa — grupa odbiorców lub grupa podpisu równoległego (używana do definiowania obiegów podpisu hybrydowego).
• Pieczęć elektroniczna — jeśli nadawca ma dostęp do umieszczenia pieczęci elektronicznych, opcja jest widoczna i może być umieszczona tak, jak odbiorca ludzki.
• CC — ta opcja dodaje użytkownika jako uczestnika CC. Strony firmy CC nie wchodzą w interakcje z umową; są one powiadamiane po jej zakończeniu.

Zdefiniuj każdy rekord odbiorcy z adresem e-mail, rolą, metodą uwierzytelniania i prywatną wiadomością zgodnie z potrzebami.

Rekord odbiorcy można usunąć, wybierając kosz po prawej stronie rekordu.

W razie potrzeby dostosuj kolejność podpisów.

Jeśli wybrano sekwencyjny obiegu podpisu, numeryczny indeks podpisywania jest widoczny tuż przed selektorem ról w rekordzie odbiorcy.

Aby dostosować rekord odbiorcy, użyj strzałek w górę i w dół, aby przesunąć rekord odbiorcy w górę lub w dół na liście odbiorców. Indeks podpisywania zostanie odpowiednio zaktualizowany.

Wyświetl podgląd umowy i dodaj pola podpisu.

Po dodaniu wszystkich odbiorców wybierz przycisk Wyświetl podgląd i dodaj pola, aby otworzyć środowisko tworzenia.

Jeśli korzystasz z szablonów dokumentów z już skonfigurowanymi polami i masz pewność, że rozmieszczenie pól jest prawidłowo mapowane na listę odbiorców, możesz wybrać opcję Wyślij teraz, aby natychmiast wysłać umowę.

Etap czwarty — tworzenie

Środowisko tworzenia typu „kliknij i umieść” automatycznie próbuje wykryć pola i inteligentnie je umieścić. Względny sukces tego procesu zależy od struktury dokumentu.

• Wszystkie umieszczone pola są domyślnie polami tekstowymi.
• Wszystkie umieszczone pola są domyślnie przypisane do pierwszego odbiorcy.
• Prawdopodobnie niektóre pola będą wymagały usunięcia, przeniesienia, zmiany rozmiaru, ponownego przypisania lub zmiany na nowy typ pola.

Zacznij od wyczyszczenia wszystkich automatycznie umieszczonych pól, a następnie umieść nowe pola w razie potrzeby.

Usuń niechciane pola.

1. Kliknij pole, aby uruchomić menu kontekstowe.
2. Wybierz ikonę usuwania.

Przesuń wszystkie pola, które wymagają zmiany położenia.

Najedź kursorem na pole, aż zobaczysz strzałkę z czterema punktami, a następnie kliknij i przeciągnij pole w odpowiednie miejsce.

W razie potrzeby zmień rozmiar pól.

Wybierz pole, najedź kursorem na dowolną krawędź lub narożnik, aż zobaczysz dwupunktową strzałkę, a następnie kliknij i przeciągnij krawędź pola do żądanego rozmiaru pola.

Zmień przypisanie odbiorcy pola (gdy istnieje wielu odbiorców).

System Adobe Sign musi wiedzieć, które pola udostępnić odbiorcom. Odbywa się to poprzez przypisanie każdego pola do odbiorcy (lub dowolnej osoby, ale musisz wyraźnie określić Każdy jako odbiorcę). Jak wspomniano, automatycznie wykrywane pola są przypisywane do pierwszego odbiorcy.

Zwróć uwagę, że pola dla każdego odbiorcy są oznaczone kolorami, co ułatwia ich identyfikację.

• Otwarcie listy odbiorców w lewym górnym rogu powoduje wyświetlenie wszystkich odbiorców z kolorową kropką obok ich adresu e-mail.
• Wybrane pole odbiorcy wyświetla jego kolor w ramce wokół nazwy/adresu e-mail odbiorcy.
• Pola wymienione w panelu po lewej stronie przybierają kolor (lekko wyblakły) wybranego odbiorcy.

W razie potrzeby zmień typ pola.

Biorąc pod uwagę, że wszystkie automatycznie wykrywane pola to pola tekstowe, może być konieczna zmiana niektórych pól na pola typu Podpis.

Umieść wszystkie pola, które są wymagane.

Upewnij się, że wszyscy odbiorcy, którzy muszą złożyć podpis na dokumencie, mają przypisane pole podpisu.

Aby umieścić pole:

1. Wybierz właściwego odbiorcę za pomocą selektora odbiorców.
2. Wybierz pole do umieszczenia z listy pól w panelu po lewej stronie. Podpis elektroniczny w tym przypadku.
3. Na dokumencie kliknij miejsce, w którym chcesz umieścić pole.
4. W razie potrzeby dostosuj położenie i rozmiar pola.
5. Wybierz następnego odbiorcę i powtarzaj proces, aż wszystkie pola zostaną umieszczone.

Zapisz lub Wyślij umowę.

Zapisanie umowy powoduje zapisanie całej konfiguracji pól i zapisanie umowy w stanie Wersja robocza na stronie Zarządzaj.

Wysłanie umowy rozpoczyna proces podpisu poprzez wysłanie e-maila do pierwszego odbiorcy (lub wszystkich odbiorców, jeśli wybrano równoległy obieg podpisu).