Podręcznik użytkownika Anuluj

Zapisywanie ukończonych dokumentów na Dysku Google

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Utwórz przepływ Power Automate, który automatycznie zapisuje kopię wszystkich ukończonych umów dla użytkownika w wyznaczonym folderze Dysku Google.

Omówienie

Ten szablon automatyzuje proces zapisywania podpisanych umów z usługi Adobe Acrobat Sign do wybranego pliku Dysku Google. Za każdym razem, gdy cykl podpisywania umowy zostanie zakończony w programie Acrobat Sign, przepływ pobiera podpisany dokument PDF, tworzy nowy plik w usłudze Dysk Google i zapisuje plik PDF w określonej lokalizacji w usłudze Dysk Google.

Umowę uznaje się za kompletną, gdy wszyscy odbiorcy określeni w umowie wykonają wyznaczone czynności (podpiszą, zatwierdzą, wypełnią formularz itp.) w odniesieniu do umowy.

Przykłady

  • Generowanie formularzy zgody pacjenta dotyczących informacji o szczepionkach, zabiegach chirurgicznych, informacji o alergiach, upoważnień ubezpieczeniowych, zapisywanie faktur medycznych itp.
  • Generowanie formularzy zapisów studentów, formularzy zapisów na kursy i przedłużeń umów o pracę na terenie kampusu, formularzy zapisów do klubów lub uczestników badań.
  • Generowanie potwierdzeń dostarczenia i odbioru przesyłek, śledzenie poziomów zapasów i potwierdzeń kontroli jakości.

Wymagania wstępne

  • Wymaga prawidłowego konta online Dysku Google.
  • Folder docelowy podpisanych plików PDF musi istnieć w Dysku Google przed uruchomieniem obiegu.

Włącz obieg

  1. Przejdź do sekcji Obieg pracy > Power Automate > Utwórz obieg pracy.

    Kroki nawigacji do strony Utwórz obieg pracy Power Automate.

  2. Na stronie Co chcesz dzisiaj zautomatyzować? wpisz Google w pasku wyszukiwania.

  3. Wybierz obieg pracy, który chcesz włączyć.

    Strona Utwórz obieg pracy z wynikami wyszukiwania i podświetlonym przyciskiem Wybierz

  4. Zostanie wyświetlona strona Utwórz obieg:

    • Edytowalna Nazwa obiegu. Jest to ta sama nazwa, co oryginalny szablon, który można edytować.
    • Łączniki, które są wymagane do zakończenia obiegu.
      • Łącznik to opakowanie wokół kodu API, zapewniające przyjazny interfejs do zbierania informacji wymaganych do uwierzytelnienia każdej niezbędnej usługi i spersonalizowania przepływu dla konkretnych potrzeb użytkownika. Najpierw należy ustanowić uwierzytelnione połączenie. Zostaniesz poproszony o podanie wszelkich wymaganych informacji, których wymaga łącznik w następnym kroku.
      • Aby uwierzytelnić łącznik, wybierz trzy kropki obok pozycji Łącznik. Pojawi się panel uwierzytelniania usługi (aplikacji), w którym można wprowadzić dane uwierzytelniające użytkownika.
        Po pomyślnym uwierzytelnieniu nawiązywane jest trwałe połączenie między usługą a Power Automate.
        Zielone zaznaczenie obok trzech kropek oznacza, że istnieje uwierzytelnione połączenie.

    Uwierzytelnij każdy łącznik w sekcji Logowanie.

  5. Wybierz Dalej po uwierzytelnieniu wszystkich łączników.

    Power Automate między Acrobat Sign i Dyskiem Google z odsłoniętym panelem uwierzytelniania

  6. Strona zostanie odświeżona, aby wyświetlić wymagane pola z łączników.

    Ten obieg wymaga następujących elementów:

    • Ścieżka folderu Dysku Google: folder docelowy dla podpisanych plików PDF. Przykład: /Events/Attachments
    • Nazwa pliku Dysku Google: elementy umowy można dodać do pola Nazwa pliku, aby utworzyć nazwę pliku podczas zapisywania go w Dysku Google. Na przykład wartości Nazwa umowy i Data zdarzenia (data utworzenia pliku PDF) mogą zostać dodane w celu wygenerowania unikalnej nazwy pliku zawierającej te wartości. W tym przykładzie, jeśli Nazwa umowy to „Test”, a  Data zdarzenia to 2023-06-12 (w formie RRRR-MM-DD), plik zostanie zapisany jako „Test_2023-06-12.pdf” w Dysku Google. 
    Strona Utwórz obieg zawierająca pola wymagane do skonfigurowania łączników.

    Wybranie Edytuj w trybie zaawansowanym spowoduje otwarcie szczegółowego widoku łączników i wszystkich dostępnych pól, które można wykorzystać do precyzyjnego dostosowania obiegu.

    Tylko użytkownicy dobrze znający Power Automate powinni próbować zaawansowanej edycji.

    Widok zaawansowanej edycji pokazujący wszystkie łączniki

  7. Wybierz Utwórz obieg, gdy wszystkie wymagane wartości pól zostały podane.

    Tworzenie obiegu może potrwać kilka sekund.  Po zakończeniu zostanie wyświetlona strona zarządzania dla obiegu. 

    Strona zarządzania obiegiem.

    Uwaga:

    Obiegi są tworzone ze statusem „włączony”. Jeśli nie chcesz, aby Twój obieg był aktywny, wybierz opcję Wyłącz na górnym pasku akcji.

Korzystanie z szablonu

Ten szablon jest uruchamiany przez zdarzenie (gdy status umowy zostanie zaktualizowany do „ukończona”)

Po prawidłowym skonfigurowaniu i włączeniu obieg jest uruchamiany automatycznie za każdym razem, gdy wystąpi zdarzenie wyzwalające. Nie jest wymagana interakcja z użytkownikiem.

Obieg będzie działał do momentu wyłączenia, pod warunkiem, że na koncie Power Automate klienta dostępne są transakcje (za pośrednictwem uwzględnionych uprawnień dołączonych do integracji lub wolumenu zakupionego bezpośrednio od firmy Microsoft).

Testowanie szablonu

Po wprowadzeniu wymaganych szczegółów w szablonie obiegu należy wybrać przycisk Utwórz obieg, aby włączyć obieg do użytku. Po włączeniu obiegu można rozpocząć testowanie.

  1. Sprawdź folder Dysk Google, aby upewnić się, że podpisana umowa została do niego dodana.

Rozwiązywanie typowych błędów

  • Po ukończeniu umowy z obiegiem pracy obieg niekiedy nie jest uruchamiany.

    W takich przypadkach sprawdź, czy na stronie szczegółów znajdują się błędy wyzwalaczy (z komunikatami) i napraw je.

  • Konfiguracja łącznika: czasami, gdy istnieje więcej niż jedno konto Dysku Google, bieżąca sesja może być zalogowana przy użyciu innego konta. 

    W rezultacie plik nie będzie dostępny na rzeczywistym koncie.

    W takich przypadkach upewnij się, że zalogowano się na odpowiednie konto.

  • Podanie niepoprawnej ścieżki folderu może spowodować błędy obiegu.

    Na przykład, /Apps/TestFiles/ spowoduje błąd, jeśli folder TestFiles lub Apps nie istnieje.

    Zawsze bezpieczniej jest wybierać/poruszać się po ścieżce dostępnej w menu rozwijanym.

  • Uprawnienia: upewnij się, że Adobe Acrobat Sign ma prawidłowe uprawnienia dostępu do folderu Dysku Google.

    W przeciwnym razie dokument nie mógłby zostać zapisany we wspomnianej lokalizacji.

    Zazwyczaj zielona kontrolka po prawej stronie łącznika jest jednym z dobrych wskaźników, że łącznik jest skonfigurowany zgodnie z oczekiwaniami. Każdy błąd zostanie wyświetlony z wykrzyknikiem; kliknij go, aby uzyskać więcej informacji.

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?