Podręcznik użytkownika Anuluj

Tworzenie kont usług w celu wysłania umów w ramach jednostki funkcjonalnej

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Konta usługi Adobe Acrobat Sign

Konta usługi są narzędziem umożliwiającym użytkownikom konta na poziomie Enterprise wysyłanie umów na podstawie identyfikatora użytkownika wygenerowanego w tym celu (w przeciwieństwie do korzystania z osobistego identyfikatora użytkownika).

Można na przykład utworzyć konto usługi w celu wysyłania dokumentów prawnych. Profil użytkownika można zaprojektować w taki sposób, aby zawierał funkcjonalną nazwę i adres e-mail, które identyfikują dział prawny, a nie pojedynczego nadawcę. Wszyscy użytkownicy, którzy muszą wysyłać umowy o zachowaniu poufności (na przykład), mogą przełączyć się na konto usługi prawnej i wysyłać dokumenty w ramach tego profilu, nadając transakcji bardziej spójny i autorytatywny wygląd. Dodatkowo umowy o specyficznym charakterze mogą być ograniczone do grupy konta usługi, ograniczając wszystkie umowy danego typu do tego jednego użytkownika, a nie do całej bazy użytkowników.

Konta usługi są dostępne dla klientów korporacyjnych, którzy włączyli zaawansowane udostępnianie i zarządzają swoimi kontami za pośrednictwem Adobe Admin Console.

Karty produktów konta technicznego

Uwaga:

Poniższy proces opisuje użycie kont usługi, do których użytkownicy uzyskują dostęp ręcznie ze środowiska Acrobat Sign. Organizacje, które chcą włączyć API do wysyłania umów w imieniu strony scentralizowanej, powinny zapoznać się z sekcją Konta techniczne dokumentacji API.

Wymagania wstępne

Aby włączyć konto usługi, konto Acrobat Sign musi:

  • posiadać usługę ETLA na poziomie Enterprise;
  • zarządzać użytkownikami w Adobe Admin Console*;
  • mieć włączoną funkcję Zaawansowanego udostępnianie konta z włączonymi uprawnieniami do wysyłania.
    • Użytkownicy w wielu grupach (zdecydowanie zalecane).

* Uwaga dotycząca Adobe Admin Console

Adobe Admin Console udostępnia strukturę do zarządzania użytkownikami i przydzielania licencji. Większość klientów ma tylko jedną konsolę Admin Console.

Jednak niektórzy klienci ze złożonymi wymaganiami dotyczącymi użytkowników i licencji mogą mieć wiele konsol Admin Console, co może stać się mylące w procesie takim jak tworzenie konta usługi, gdzie jedna konsola Admin Console może zarządzać sfederowanym zarządzaniem użytkownikami, a inna zarządza licencjonowaniem Acrobat Sign.

Jeśli wiesz, że posiadasz wiele kont lub nie masz pewności — przeczytaj poniższe informacje:

Omówienie

Tworzenie konta usługi to proces wieloetapowy, który wymaga dostępu na poziomie administratora do konsoli Adobe Acrobat oraz uprawnień administratora na poziomie konta w usłudze Acrobat Sign.

Administrator musi wykonać następujące czynności:

  1. (Opcjonalnie) Utworzenie nowej grupy w systemie Acrobat Sign.
    • Utworzenie dedykowanej grupy dla konta usługi umożliwia bardzo ścisłą konfigurację właściwości umowy, które mogą być zbyt rygorystyczne lub różnić się od innych konfiguracji grupy.
  2. Utworzenie nowego konta usługi w Adobe Admin Console.
    • Spowoduje to utworzenie konta usługi, na które inni użytkownicy mogą się przełączać (za pomocą zaawansowanego udostępniania konta) i wysyłać umowy.
  3. Udostępnienie konta usługi użytkownikom i grupom, które powinny mieć możliwość korzystania z konta usługi.
    • Udostępnienie konta usługi innym użytkownikom i grupom umożliwia tym użytkownikom przełączenie się na konto usługi i wygenerowanie nowych umów, które zostaną wysłane w ramach tego profilu identyfikatorów użytkownika.

Generowanie unikalnej grupy dla aplikacji w usłudze Acrobat Sign

Dodanie konta usługi do unikalnej grupy umożliwia funkcji konta usługi dyktowanie parametrów wysyłania i podpisywania grupy, a także dostępnych obiegów pracy, szablonów i funkcji raportowania.

W przykładzie konta usługi przeznaczonego dla transakcji prawnych grupa może zdefiniować domyślne wymagania uwierzytelniania, datę wygaśnięcia, automatyczne strony DW i reguły załączników PDF, które prawdopodobnie nie będą odpowiednie dla transakcji sprzedaży.

Ponadto ograniczenie określonych szablonów biblioteki do grupy konta usługi zapewnia, że wszystkie umowy korzystające z tego szablonu są powiązane tylko z kontem usługi i nie są rozpowszechniane w całej bazie użytkowników.

Aby utworzyć odrębną grupę:

  1. Zaloguj się do usługi Acrobat Sign jako administrator na poziomie konta.

  2. Przejdź do karty Grupy w menu administratora.

  3. Kliknij ikonę plusa, aby utworzyć nową grupę.

  4. Wprowadź intuicyjną nazwę grupy (tj. nazwę funkcji, dla której utworzono konto usługi).

  5. Zapisz grupę.

    Tworzenie grupy

  6. (Opcjonalnie) Otwórz nową grupę i skonfiguruj ustawienia domyślne wymagane dla typu wysyłanych umów.

    1. Wybierz nową grupę z listy grup, aby wyświetlić pasek operacji u góry listy.
    2. Wybierz akcję Ustawienia grupy, aby otworzyć konfigurację na poziomie grupy.
    Dostęp do ustawień poziomu grupy

Uwaga:

Jeśli Twoja organizacja

  • wykorzystuje narzędzie Synchronizacja użytkowników (UST) do automatycznej synchronizacji użytkowników między firmą Adobe a usługą Active Directory,
  • nie pozwala na ręczne dodawanie lub tworzenie użytkowników w Acrobat Sign,

należy utworzyć grupę wyjątków, która będzie grupą podstawową dla wszystkich identyfikatorów użytkowników konta usługi.

Nazwa grupy zostanie dodana do konfiguracji narzędzia UST, aby zagwarantować, że proces synchronizacji nie wpłynie na identyfikatory użytkowników, powodując ich dezaktywację lub usunięcie uprawnień.

Tworzenie nowego konta usługi

Uwaga:

Przed utworzeniem nowego konta usługi musisz określić adres e-mail, którego można użyć w przypadku odpowiedzi/pytań przychodzących od odbiorców. (np. umowy_prawne@moja_domena.pl)

Aby utworzyć nowe konto usługi:

  1. Zaloguj się do swojej konsoli Admin Console (sfederowana synchronizacja) jako administrator.

  2. Przejdź do sekcji: Ustawienia → Tożsamość

    Wybierz katalog, aby utworzyć nowego użytkownika.

    Domena aktywna

  3. Wybierz kartę Synchronizacja.

  4. Wybierz opcję Przejdź do ustawień.

    Ustawienia katalogu — karta Synchronizacja

  5. Wybierz opcję Włącz edytowanie.

    Gdy opcja edycji jest włączona, Adobe Admin Console umożliwia modyfikowanie danych użytkowników tylko w ramach niej samej. Edycja nie obejmuje aktualizacji usługi IdP.

    Konto techniczne

    Uwaga:

    Edycja pozostanie włączona tylko przez godzinę lub do momentu jej ręcznego wyłączenia.

  6. Zaloguj się do konsoli Admin Console licencjonowania (w przypadku pracy z wieloma konsolami Admin Console).

  7. Przejdź do: Użytkownicy → Dodaj użytkownika.

  8. Skonfiguruj nowe konto usługi przy użyciu następujących elementów:

    • Adres e-mail lub nazwa użytkownika: użyj adresu e-mail, na który chcesz otrzymywać wiadomości e-mail z odpowiedziami od odbiorców.
    • Typ identyfikatora: identyfikator sfederowany
    • Imię/nazwisko: ta wartość używana jest w systemie Acrobat Sign i jest odzwierciedlana w raporcie kontroli. Użyj wartości zapewniającej kontekst. np.: Dział prawny
    • Nazwa użytkownika SSO: użyj tej samej wartości adresu e-mail.
    • Kraj/region: wybierz odpowiedni kraj lub region dla firmy.
    • Wybierz profil produktowy Acrobat Sign.
    • Ustaw rolę użytkowników na Użytkownik.

    Na koniec kliknij przycisk Zapisz.

    Konto techniczne

  9. Zaloguj się ponownie do konsoli Admin Console sfederowanej synchronizacji, aby włączyć synchronizację danych IdP.

  10. Wróć do sekcji Ustawienia → Tożsamość → {Katalog} → Synchronizacja → Przejdź do ustawień.

    Kliknij Wyłącz edytowanie, aby ponownie włączyć synchronizację danych z usługą IdP.

  11. Nowe konto usługi zostanie automatycznie wygenerowane w systemie Acrobat Sign.

Udostępnianie konta usługi grupom lub użytkownikom uprawnionym do korzystania z niego

Utworzenie udziału w grupie ustanawia połączenie udostępniania ze wszystkimi użytkownikami w grupie, umożliwiając w ten sposób użytkownikom grupy przejście do interfejsu konta usługi i utworzenie umów.

Udostępnianie bezpośrednio jednemu użytkownikowi nawiązuje połączenie tylko z tym użytkownikiem.

  1. Zaloguj się do usługi Acrobat Sign jako administrator konta.

  2. Przejdź do sekcji Użytkownicy w menu administratora.

  3. Wybierz konto usługi z listy użytkowników, a następnie wybierz Edytuj szczegóły użytkownika z operacji na górze listy.

    Szczegóły użytkownika

  4. Wybierz Stan udostępniania w menu po lewej stronie.

    • Upewnij się, że zaznaczono kartę Konto użytkownika udostępnione.
    • Wybierz ikonę plusa , aby utworzyć nową relację udostępniania.
    Konto użytkownika udostępnione

  5. Wybierz grupę lub użytkownika, któremu ma zostać udostępnione konto usługi:

    1. Kliknij ikonę trzech linii po prawej stronie pola wyszukiwania.
    2. Kliknij ikonę plusa  obok grupy lub użytkownika.
      • Pojedynczych użytkowników można dodać, rozwijając grupę, a następnie wybierając pojedynczego użytkownika z tej grupy.
    3. Włącz Wysyłanie w opcjach Dodatkowe uprawnienie poza wyświetlaniem.
    4. Kliknij przycisk Zapisz.
    Konto techniczne

Testowanie nowego konta usługi

Aby sprawdzić, czy użytkownicy mogą uzyskać dostęp do konta usługi:

  1. Zaloguj się do dowolnego użytkownika, któremu konto usługi udostępniło swoje konto.

  2. Wybierz swoją nazwę w prawym górnym rogu, aby wyświetlić podmenu Użytkownicy.

  3. Wybierz z menu Przełącz konto.

    Nakładka wyświetla listę udostępnionych kont użytkowników.  Wybierz konto usługi i kliknij OK.

    Przełącz konto

  4. Widok użytkownika zostanie odświeżony, aby pokazać interfejs konta usługi.

    • Można to rozpoznać po niebieskim banerze.

    Przejdź do strony Wyślij i wyślij umowę do siebie.

    • Należy pamiętać, że wszelkie szablony przypisane bezpośrednio do grupy, w której znajduje się konto usługi, są dostępne do wysłania.
    Współdzielone konto użytkowników

  5. Otrzymana wiadomość e-mail zostanie prawidłowo sformatowana i będzie zawierać nazwę konta usługi oraz adres e-mail.

    Adres e-mail serwera proxy

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?