Przypisywanie użytkowników do wielu grup

Zezwalając użytkownikom na wysyłanie umów z więcej niż jednej grupy, administratorzy mogą ściśle powiązać szablony biblioteki, uwierzytelnianie odbiorców i wymagania dotyczące podpisów z jedną grupą, dzięki czemu obieg pracy może definiować charakter grupy zamiast jej użytkowników.

Omówienie

Po utworzeniu umowy ustawienia na poziomie grupy w znacznym stopniu określają dostępne zasoby (szablony/obiegi pracy) oraz właściwości systemowe umowy (znakowanie, role odbiorców, sposoby uwierzytelniania, zabezpieczenia/przechowywanie plików PDF itp.).

Zamknięcie w jednej grupie oznacza, że każdy identyfikator użytkownika jest zablokowany w jednym zestawie wartości domyślnych, w jednym zestawie szablonów i obiegów pracy oraz w jednym zestawie zgodności podpisów.

Zezwolenie użytkownikom na dostęp do wielu grup pozwala administratorom myśleć o grupach jako o czymś więcej niż o zbiorze użytkowników. Grupy można traktować jako środowisko do określonych wymagań dotyczących podpisywania dokumentów, do których użytkownicy mają dostęp.

Na przykład, jedna grupa może być zaprojektowana na podstawie zestawu bardzo rygorystycznych reguł podpisywania i rozpowszechniania związanych ze zgodnością, a druga może być skonfigurowana dla wewnętrznych obiegów pracy i szablonów o niskim poziomie uwierzytelniania. Użytkownik przypisany do obu grup może uzyskać dostęp do wszystkich zasobów dla każdej grupy.

Administratorzy na poziomie grupy mogą również zarządzać więcej niż jedną grupą, co zwiększa użyteczność roli administratora na poziomie grupy.

Uwaga:

Niniejszy dokument ma na celu wyróżnienie zmian, jakie opcja UMG wprowadza w interfejsie/funkcji użytkowników, oraz wskazanie przyczyn migracji administratorów do UMG.


Wymagania wstępne

  • Tylko konta klasy Enterprise i Business mogą włączać funkcję użytkowników w wielu grupach
  • Upewnij się, że zabezpieczenia sieci wyraźnie zezwalają na dostęp, aby zezwolić na wyświetlanie punktów końcowych Adobe Sign
  • Dla konta musi być włączona najnowsza wersja interfejsu Niestandardowe obiegi pracy, Strona główna i Zarządzaj
    • Przełączenie konta w celu dopuszczenia użytkowników w wielu grupach automatycznie włącza nowe wersje stron (jeśli jeszcze nie są włączone) i wyłącza opcje powrotu do starszego interfejsu.  Obejmuje to łącza „Przełącznik”
      • Starsze strony Obieg pracy/Strona główna/Zarządzaj są niezgodne z użytkownikami w wielu grupach
      • Wycofanie opcji UMG nie resetuje Strony głównej/Zarządzaj
  • Przejrzyj wszystkie integracje obsługiwane przez aplikację Adobe Sign, niestandardowe metody tworzenia interfejsów API i/lub integracje innych firm na koncie programisty, aby zapewnić funkcjonalność


Grupa podstawowa

Wszystkim użytkownikom z regułami opcji UMG przypisywana jest „grupa podstawowa”.  Grupa podstawowa:

  • Domyślna grupa ładowana przez użytkownika po wejściu na stronę Wyślij
  • Grupa, która definiuje autoryzację/parametry podpisu identyfikatora użytkownika, jeśli umowa jest wysyłana na jego adres e-mail
  • Grupa, do której jest odwołanie, jeśli wymagane jest ustawienie na poziomie grupy, a źródło żądające nie obsługuje opcji UMG
    • Przykład: Integracje Adobe Sign mogą obejmować wiele wersji. Starsze wersje, które nie obsługują opcji UMG, wymagają domyślnego odwołania, którym byłaby grupa podstawowa

Obiekty i dziedziczenie (obiekty nadrzędne-podrzędne)

Termin „obiekt” oznacza zbiór właściwości reprezentujących jedną koncepcję. Konto jest typem obiektu, podobnie jak Użytkownik.

W aplikacjach takich jak Adobe Sign obiekty mogą być używane jako szablony do tworzenia innych obiektów, a gdy jeden obiekt jest utworzony z obiektu „szablonu”, takie dwa obiekty są uznawane za posiadające relację nadrzędny-podrzędny.

Ponieważ obiekt podrzędny jest bezpośrednią kopią obiektu nadrzędnego, ustawienia są identyczne.  Obiekt podrzędny dziedziczy wartości właściwości obiektu nadrzędnego. Zmiana wartości obiektu nadrzędnego jest również dziedziczona przez element podrzędny.

Jedno drzewo obiektów w usłudze Adobe Sign to grupa właściwości Konto > Grupa > Użytkownik.

  • Każda grupa dziedziczy naturalnie właściwości konta, ponieważ grupy są obiektami podrzędnymi konta
  • Każdy użytkownik dziedziczy właściwości grupy, w której się znajduje, ponieważ jest uznawany za obiekt podrzędny grupy

Obserwując łańcuch obiektów Konto > Grupa > Użytkownik, można łatwo zauważyć, jak przeniesienie jednego użytkownika do nowej grupy zmienia „domyślną” funkcjonalność użytkownika z powodu nowych parametrów odziedziczonych z grupy.

Zmiana wartości właściwości obiektu podrzędnego jest dozwolona i ta wyraźna zmiana na ogół przerywa dziedziczenie tej wartości właściwości z obiektu nadrzędnego. Jeśli obiekt nadrzędny zmieni wartość dla takiej właściwości, obiekt podrzędny nie odziedziczy nowej wartości, ponieważ wyraźnie ustawiona wartość ma pierwszeństwo.

Można to najlepiej zaobserwować, gdy administratorzy na poziomie grupy zastępują ustawienia na poziomie konta swojej grupy. Ponieważ użytkownicy w grupie są obiektami podrzędnymi grupy, w której się znajdują, sposób działania użytkownika zostaje odpowiednio zmieniony.

Użytkownicy, którzy mają dostęp do wielu grup, zmieniają swoje właściwości dziedziczone po zmianie grupy, w której się znajdują. Gdy użytkownik zmieni grupę na stronie Wyślij, strona odświeży się w miarę wczytywania nowych właściwości na poziomie grupy. Jest to szczególnie ważne, jeśli masz unikatowe logo w każdej grupie.

 

Obiekt Identyfikatory

Każdy obiekt ma niepowtarzalny numer identyfikacyjny.  Unikatowy identyfikator identyfikuje sposób, w jaki aplikacja rozróżnia obiekty tego samego typu i ustala relacje między nimi.

Konsekwencje stosowania identyfikatorów użytkowników i grup stają się bardziej widoczne w zasadach opcji UMG, zwłaszcza w odniesieniu do raportów. Gdy użytkownik tworzy zasób w systemie (umowa, szablon, formularz internetowy), identyfikator użytkownika autora oraz identyfikator grupy, w której utworzono zasób, są kodowane do zasobu.

Gdy użytkownik tworzy raport dla swoich umów, aplikacja zwraca dane powiązane z identyfikatorem użytkownika. Identyfikator grupy nie ma znaczenia dla wyszukiwania (chyba że zastosowano filtr).

Jednak gdy administrator grupy uruchamia raport dla grupy, aplikacja zwraca dane powiązane z identyfikatorem grupy (niezależnie od tego, który identyfikator użytkownika go utworzył)

Jeżeli użytkownicy mogli występować tylko w jednej grupie, nie było na ogół wyraźnej różnicy. Gdy użytkownicy tworzą zasoby w wielu grupach, zawartość jednego użytkownika może obejmować grupy więcej niż jednego administratora na poziomie grupy.

Administratorzy na poziomie grupy mogą uzyskiwać dostęp tylko do zawartości wygenerowanej w ramach identyfikatorów grup, w których mają uprawnienia (z wyjątkiem zawartości, którą sami tworzą). Jeśli administrator grupy zgłasza zawartość dla jednego identyfikatora użytkownika, zwrócony zestaw danych zawiera tylko treść (utworzoną przez identyfikator użytkownika) w grupach, w których jest administratorem.

Przynależność zasobów do grupy

Umowy, formularze internetowe i zdarzenia funkcji Wyślij zbiorczo utworzone przed włączeniem UMG są powiązane tylko z tworzeniem identyfikatora użytkownika.

Umowy, formularze internetowe i zdarzenia funkcji Wyślij zbiorczo utworzone po włączeniu UMG są powiązane z identyfikatorem grupy, w której zostały utworzone, a także z identyfikatorem użytkownika, który je utworzył.

W praktyce oznacza to, że zasoby utworzone przed włączeniem UMG zostaną przeniesione razem z użytkownikiem, jeśli zmienisz grupę podstawową użytkownika. Użytkownicy przeglądający grupę (poprzez udostępnianie konta) utracą widoczność tych zasobów, gdy użytkownik zostanie przeniesiony z grupy udostępnionej.

Zasoby utworzone po włączeniu UMG pozostaną powiązane z grupą. Użytkownicy przeglądający grupę będą nadal widzieć zasoby utworzone w grupie po przeniesieniu użytkownika, który je utworzył, do nowej grupy podstawowej.


Włączanie opcji użytkowników w wielu grupach

Włączenie lub wyłączenie UMG może być przeprowadzone wyłącznie przez administratora na poziomie konta. Aby uzyskać instrukcje aktualizacji konta, zapoznaj się z tym artykułem.

Przywracanie danych z UMG jest możliwe przy następujących istotnych efektach:

  • Wszystkie flagi administratora na poziomie grupy są wyczyszczone
    • Flagi administratora na poziomie konta nie zmieniają się
    • Administratorzy na poziomie grupy mogą otrzymać ponowne uprawnienia do swoich określonych grup
  • Wszyscy użytkownicy znajdują się wyłącznie w grupie głównej
Uwaga:

Użytkownik może mieć członkostwo w maksymalnie 100 grupach.


Różnice na poziomie użytkownika

Zmiany na poziomie użytkowników są powszechne. Wszyscy użytkownicy, którzy mogą zalogować się do usługi Adobe Sign, będą dostrzegać następujące zmiany:

Różnice:

Profil użytkownika w pełni przedstawia wszystkie grupy, do których należy użytkownik, a w szczególności oznakowuje grupę podstawową.

Z włączoną opcją UMG:

  • Na liście znajdują się wszystkie grupy, do których należy użytkownik
  • Pierwsza grupa na liście to zawsze Grupa podstawowa

Konfigurowanie profilu użytkownika

Mój profil

Różnice:

Ponieważ użytkownik ma dostęp do wielu grup, szablony i obiegi pracy dostępne dla użytkownika są pogrupowane według Grupy, z którą powiązany jest szablon/obieg pracy.

  • Szablony i obiegi pracy mogą być powiązane tylko z jedną grupą lub z całym kontem
  • Szablony/obiegi pracy na poziomie konta są również wyświetlane w ich własnych sekcjach u dołu listy grup
  • Gdy szablon/obieg pracy zostanie uruchomiony z tego menu, strona Wyślij (redagowanie) zostanie załadowana z powiązaną wartością Grupa automatycznie zastosowaną
    • Narzędzie wyboru Wyślij z jest zablokowane do wartości grupy, z którą jest powiązany szablon/obieg pracy
Uruchamianie szablonu lub obiegu pracy ze Strony głównej

Jeśli używany jest szablon na poziomie grupy, grupa zostaje wstawiona na stronie Wyślij, a opcja edycji grupy jest wyłączona:

Szablon na poziomie grupy

 

Jeśli używany jest szablon na poziomie konta, można wybrać grupę (z grup, do których należy użytkownik):

Szablon na poziomie konta

Różnice:

Na stronie Wyślij wprowadzono narzędzie wyboru rozwijane u góry strony: Wyślij z
To narzędzie wyboru umożliwia nadawcy wybranie grupy (i wszystkich powiązanych właściwości na poziomie grupy), która zarządza właściwościami i opcjami transakcji.

  • W polu rozwijanym Wyślij z użytkownik ma dostęp tylko do wybierania grup, do których został wyraźnie dodany i do których udzielono uprawnień wysyłania
  • Grupa podstawowa jest zawsze domyślną (załadowaną) wartością dla grupy, gdy użytkownik przechodzi na stronę Wyślij

 

Warto zwrócić uwagę:

Najpierw ustaw narzędzie wyboru Wyślij z.

  • Zmiana narzędzia wyboru powoduje zastosowanie ustawień na poziomie grupy, takich jak:
    • Branding
    • Dozwolone typy uwierzytelniania
    • Ograniczenia podpisu
    • Szablon udostępnionej biblioteki i opcje obiegu pracy
    • Szablony wiadomości
  • Zmiana narzędzia wyboru Wyślij z wymusza ponowne załadowanie strony przy użyciu nowych ustawień grupy, dlatego dodana zawartość na poziomie pola zostanie utracona po odświeżeniu.
  • Po wysłaniu umowy nie można zmienić grupy, z której została ona wysłana.
Wyślij z grupy

Różnice:

Podobnie jak w przypadku strony Wyślij, strona Podpis automatyczny zawiera rozwijane narzędzie wyboru u góry strony: Wybierz grupę

To narzędzie wyboru umożliwia nadawcy wybranie grupy (i wszystkich powiązanych właściwości na poziomie grupy), która zarządza właściwościami i opcjami transakcji. 

  • Użytkownik ma dostęp tylko do grup, do których został wyraźnie dodany
  • Grupa podstawowa jest zawsze domyślną (załadowaną) wartością dla grupy, gdy użytkownik przechodzi na stronę Wyślij

 

Warto zwrócić uwagę:

Najpierw ustaw narzędzie wyboru Wyślij przez.

  • Zmiana narzędzia wyboru powoduje zastosowanie ustawień na poziomie grupy, takich jak:
    • Branding
    • Dozwolone typy uwierzytelniania
    • Ograniczenia podpisu
    • Szablon udostępnionej biblioteki i opcje obiegu pracy
  • Zmiana narzędzia wyboru Wyślij przez wymusza ponowne załadowanie strony przy użyciu nowych ustawień grupy, dlatego dodana zawartość na poziomie pola zostanie utracona po odświeżeniu.
Podpis automatyczny

Różnice:

Etykieta identyfikująca została dodana do menu kontekstowego umowy w celu wskazania grupy, z której została wysłana umowa.

 

Warto zwrócić uwagę:

Niektóre funkcje są ściśle powiązane z grupą (np. parametry raportu i reguły przechowywania).

Wartość opcji Wysłane z w przypadku umowy

Różnice:

Do tabeli umów utworzonej na stronie Zarządzaj dodano kolumnę.

  • Nie można kliknąć w nagłówek Grupa w tabeli. Aby posortować zestaw danych, użyj filtru

 

Przynależność do grupy na stronie Zarządzaj

Różnice:

Dostępny jest nowy filtr umożliwiający filtrowanie zestawu danych strony Zarządzaj przez Grupę

  • Tylko jeden filtr Grupa może być aktywny w danym momencie
    • Podobnie jak w przypadku innych filtrów, mały znacznik jest umieszczany po lewej stronie przycisku Filtry, gdy filtr Grupa obowiązuje
    • Filtr Grupa zawiera szablony, które zostały udostępnione grupie
    • Wyraźnie określone filtry Grupa zawierają szablony udostępnione na poziomie konta
  • Użytkownicy mogą stosować filtry tylko dla grup, których są obecnie członkami
    • Opcja Wszystkie grupy jest jedynym „filtrem”, który zawiera umowy utworzone w grupach, do których użytkownik obecnie nie należy
Filtruj zawartość według grupy na stronie Zarządzaj

Różnice:

Tworząc szablon biblioteki, autor może ustawić właściwości dostępu do szablonu i udostępnić umowę dowolnej grupie, do której należy.

  • Szablony mogą być udostępniane tylko jednej grupie
  • Gdy szablon jest w ten sposób udostępniony grupie, tworzona jest silna relacja między szablonem a grupą. Znaczenie:
    • Administratorzy z dostępem do grupy mogą edytować szablon za pomocą karty udostępnionych bibliotek
    • Jeśli użytkownik zostanie usunięty z grupy, szablon pozostanie zasobem grupy (chyba że zostanie wyraźnie połączony ponownie z nową grupą)
    • Szablony udostępnione grupie mogą być używane tylko przez członków grupy (oraz autora szablonu)
      • Jeśli autor szablonu opuści grupę, w której szablon jest udostępniony:
        • Autor szablonu nadal ma dostęp do wysyłania umowy (jako właściciel szablonu), mimo że nie jest już powiązany z grupą
          • Autor szablonu zachowuje uprawnienia/dostęp do edytowania właściwości umowy na stronie Zarządzaj
        • Grupa nadal ma dostęp do szablonu
    • Jeśli użytkownik tworzący dokument zostanie usunięty z aplikacji (przez usunięcie RODO), umowy mogą zostać zachowane jako zasób grupy

 

Warto zwrócić uwagę:

Jeden użytkownik z dostępem do wszystkich grup może pełnić rolę centralnego administratora dokumentów.

Właściwości szablonu — wybierz grupę

Użytkownik uprawniony do tworzenia formularzy internetowych może powiązać swój formularz z dowolną grupą, do której należy.

  • Formularz internetowy może być powiązany tylko z jedną grupą
    • Nie można zmienić grupy powiązanej po utworzeniu formularza internetowego
  • Formularze internetowe nie znajdują się na karcie Biblioteki udostępnione
  • Jeśli autor utraci członkostwo w grupie, formularz internetowy zachowa relację grupy.
Tworzenie formularza internetowego

Różnice:

Do strony Raporty dodano filtr umożliwiający ograniczenie raportu do umów powiązanych z co najmniej jedną grupą.

  • Użytkownik musi mieć dostęp do grupy, aby zastosować filtr
Filtr raportów dla grup

 

Raport w formacie .csv nadal ma tę samą kolumnę Grupa nadawcy, która prawidłowo śledzi przechodzenie nadawcy między grupami:

Kolumna raportu dla grupy Nadawcy

Uwaga:

Jeśli użytkownik zostanie usunięty z grupy, z której wcześniej wysłał umowy, nie będzie mógł raportować tych transakcji. 


Różnice dotyczące administratorów na poziomie grupy

Zmiany w interfejsie są widoczne tylko dla administratorów konta (na co zezwalają elementy sterujące administratora na poziomie konta):

Znacznie zwiększono rolę administratora na poziomie grupy, ponieważ jeden użytkownik może być administratorem wielu grup i nie musi być administratorem wszystkich grup, do których należy.

Administratorzy na poziomie grupy w wielu grupach mogą lepiej zarządzać dokumentami i obiegami pracy dla większych zespołów oraz raportować zawartość wielu grup bez dostępu do pełnego zestawu danych dla konta.

Różnice:

Jeśli użytkownik jest administratorem więcej niż jednej grupy, wówczas Obiegi pracy i Biblioteki zostały przeniesione z najwyższego poziomu opcji menu administratora grupy, aby stanowić podmenu dla każdej grupy:

Menu Administratorzy na poziomie grupy

 

Gdy opcja UMG jest włączona, należy najpierw zaznaczyć grupę i otworzyć ustawienia grupy, aby uzyskać dostęp do elementów i ustawień określonych dla grupy:

Ustawienia grupy w opcji UMG

Różnice:

Jeśli administrator grupy ma uprawnienia administracyjne dotyczące więcej niż jednej grupy, administrator musi najpierw wybrać grupę, którą chce skonfigurować:

  • Wybierz Grupy z listy menu po lewej stronie.
  • Kliknij grupę, którą chcesz edytować (aby wyświetlić łącze Ustawienia grupy).
  • Kliknij łącze Ustawienia grupy.
Menu Grupa

Różnice:

Administrator na poziomie grupy nie ma już opcji wymuszania wyświetlania umów dla nowo utworzonych użytkowników.

  • Administratorzy konta nadal mają to uprawnienie
Opcja Pokaż ich umowy

Różnice:

Aby dodać użytkownika do konta, należy najpierw wybrać grupę w celu uzyskania dostępu do opcji menu Użytkownicy w grupie

Uwaga:

Podczas tworzenia poszczególnych użytkowników wybrana grupa definiuje grupę podstawową dla użytkownika.

Administratorzy na poziomie grupy nie mają uprawnień do edytowania grupy podstawowej po utworzeniu użytkownika.

Dostęp do użytkowników za pośrednictwem grup

Proces tworzenia jednego użytkownika jest taki sam, bez opcji wymuszania wyświetlenia udziału w umowach użytkownika (patrz wyżej).

 

Warto zwrócić uwagę:

Tworzenie użytkowników pojedynczo nie pozwala na uwzględnienie użytkownika w wielu grupach w procesie tworzenia.

Po utworzeniu użytkownika administrator grupy może edytować profil użytkownika, aby uwzględnić go w większej liczbie grup i edytować jego uprawnienia do wysyłania.

Różnice:

Uprawnienie do określenia, czy identyfikator użytkownika może podpisywać umowy, oraz możliwość zainstalowania automatycznej reguły delegowania dla identyfikatora użytkownika zostały usunięte z interfejsu administratora na poziomie grupy.

  • To uprawnienie istnieje tylko w przypadku administratorów na poziomie konta zgodnie z regułami opcji UMG
Elementy usunięte z opcji Edytowanie profilu użytkownika

Administratorzy na poziomie grupy mają uprawnienia do zezwalania lub odmowy członkostwa użytkownika dla każdej grupy administrowanej za pomocą profilu użytkownika.

  • Aby użytkownik był widoczny na liście użytkowników, musi być on udostępniany administratorowi grupy (poprzez uprawnienia do tworzenia lub administratora)

Aby dodać członkostwo w grupie:

  • Przejdź do strony [Grupa] > Użytkownicy w grupie.
  • Kliknij dwukrotnie użytkownika, aby otworzyć profil.
  • Kliknij ikonę plusa po prawej stronie nagłówka Członkostwo w grupie.
    • Zostanie otwarte okno dialogowe Dodaj członkostwo w grupie.
  • Wybierz grupę, do której chcesz dodać użytkownika.
    • Można wybrać tylko grupy, dla których dany administrator jest administratorem.
  • Kliknij przycisk Dodaj.
  • Powtórz proces dla wszystkich grup do dodania.
  • Na koniec kliknij przycisk Zapisz.
Dodaj członkostwo w grupie

Użytkownicy nowo umieszczeni w grupie przyjmują dwie wartości uprawnień:

  • Administrator grupy — czy identyfikator użytkownika ma uprawnienia administracyjne na poziomie grupy?
    • Domyślna wartość to „False”.
  • Możliwość wysyłania — czy identyfikator użytkownika ma uprawnienia do uzyskiwania dostępu do szablonów/obiegów pracy i wysyłania umów w ramach profilu właściwości grupy.
    • Domyślna wartość to „True”

W razie potrzeby zaznacz lub usuń zaznaczenie wartości dla grupy

  • Na koniec kliknij przycisk Zapisz.
Uwaga:

Administratorzy na poziomie grupy nie mają uprawnień do edytowania grupy podstawowej dla identyfikatora użytkownika, chyba że mają uprawnienia administracyjne zarówno w oryginalnej grupie podstawowej, jak i w nowej grupie.

Edytowane członkostwo użytkownika

Usuwanie członkostwa w grupie

Aby usunąć użytkownika z członkostwa w grupie:

  • Przejdź do strony [Grupa] > Użytkownicy w grupie.
  • Kliknij dwukrotnie użytkownika, aby otworzyć profil.
  • Kliknij grupę, którą chcesz usunąć, aby wyświetlić operację Usuń członkostwo w grupie.
  • Kliknij łącze Usuń.
  • Powtórz czynność dla wszystkich dodatkowych członkostw do usunięcia.
  • Kliknij przycisk Zapisz.
Uwaga:

Jeśli członkostwo w grupie użytkownika zostało cofnięte dla wszystkich grup:

  • Identyfikator użytkownika jest osadzony w grupie domyślnej
  • Grupa podstawowa dla użytkownika jest ustawiona jako grupa domyślna
Usuwanie członkostwa w grupie

Podczas ustawiania wartości pola Grupa administratorzy na poziomie grupy tworzący elementy webhook mogą wybrać dowolną grupę, której są administratorami:

Utwórz element webhook

Różnice:

Format przesłanego pliku .csv używanego do tworzenia/aktualizowania wielu użytkowników został zmieniony w celu uwzględnienia użytkowników z wieloma grupami i uprawnieniami specyficznymi dla grupy.  W tym celu w interfejsie opcji UMG usunięto trzy kolumny:

  • Nazwa Grupy — usunięto; zastąpiono kolumną Grupy
  • Jest administratorem grupy — usunięto; zastąpiono wartością stanu w kolumnie Grupy
  • Może Wysyłać — usunięto; zastąpiono wartością stanu w kolumnie Grupy
Szablon klasyczny do przesyłania użytkowników w formacie csv

Dodano jedną kolumnę: Grupy

Uwaga:

Administratorzy na poziomie grupy nie mają uprawnień do edytowania użytkowników za pomocą kolumny Grupy.

  • Tylko administratorzy na poziomie konta mają uprawnienia do korzystania z właściwości/dostępu między grupami za pośrednictwem funkcji Utwórz/prześlij użytkowników masowo.

Gdy administrator na poziomie grupy tworzy nowych użytkowników w trybie masowym:

  • Każdy użytkownik jest tworzony w grupie, z której administrator zainicjował proces
    • Grupa podstawowa dla użytkownika jest domyślnie grupą, w której użytkownik jest tworzony
  • Każdy użytkownik może złożyć podpis, niezależnie od ustawień grupy dla wartości domyślnej

 

Poniższa zawartość jest udostępniana w celu zwiększenia świadomości, ponieważ szablon wysyłania zawiera kolumnę Grupy.

Kolumna Grupy zawiera co najmniej jedną sekcję Definicje grup. Każda Definicja grupy zawiera nazwę jednej grupy, po której znajduje się co najmniej jedna wartość stanu w nawiasach kwadratowych. Np. Nazwa grupy[Stan]

  • Nazwa grupy jest literałem dopasowanym do rzeczywistej nazwy grupy, łącznie ze spacjami. Np. Grupa domyślna
  • W jednej definicji grupy (np. Nazwa grupy: Nazwa grupy[Stan1 Stan2] można uwzględnić wiele wartości stanu
    • Wartości stanu są ujęte w nawiasach kwadratowych
      • Nazwy grup mogą również zawierać nawiasy kwadratowe. W takim przypadku wartości stanu muszą być zawarte w ciągu w ostatnim nawiasie np. Sprzedaż [East Coast][Stan1 Stan2]
      • Między nazwą grupy a otwierającym nawiasem kwadratowym zawierającym wartości stanu nie ma spacji
    • Wartości stanu są rozdzielane pojedynczym odstępem między wartościami
  • Można dołączyć wiele Definicji grupy, używając średnika jako ogranicznika (bez spacji)
    • Np. Nazwa grupy[Stan];Niektóre inne grupy[Stan1 Stan2 Stan3];Ostatnia grupa[StanA StanB]
  • Dostępne wartości stanu dla definicji grupy:
    • Podstawowa — definiuje grupę jako podstawową grupę użytkownika
    • Wyślij — umożliwia użytkownikowi wysyłanie umów z grupy
    • Bez wysyłania — uniemożliwia użytkownikowi wysyłanie umów z grupy
    • Administrator — definiuje użytkownika jako administratora grupy
    • Usuń — usuwa użytkownika z grupy
      • Jeśli użytkownik zostanie usunięty ze wszystkich grup, będzie się znajdować w grupie Domyślnej
Nowy format CSV przesyłania w trybie masowym

W powyższym przykładzie:

  • John@here.com skonfigurowano przy użyciu dwóch definicji grup:
    • Grupa domyślna to grupa podstawowa , użytkownik jest administratorem na poziomie grupy i może wysyłać umowy
    • Grupa inżynieryjna definiuje go jako administratora na poziomie grupy i może wysyłać umowy
  • Fred@here.com jest również skonfigurowany za pomocą dwóch definicji grup:
    • Grupa Zaopatrzenie definiuje go jako administratora na poziomie grupy, ale wyłącza możliwość wysyłania umów
    • Fred również jest usuwany z grupy Sprzedaż

Różnice:

Operacja dezaktywacji identyfikatora użytkownika została ograniczona do administratorów na poziomie grupy, aby upewnić się, że nie wyłączą oni użytkowników w grupach, w których nie mają uprawnień.

Administratorzy grupy mogą dezaktywować tylko użytkownika, który ma członkostwo jedynie w grupach administratorów i/lub w grupie Domyślnej.

  • Jeśli użytkownik ma konto poza uprawnieniami administratora grupy, który próbuje je dezaktywować, opcja Dezaktywuj użytkownika nie będzie dostępna
Usunięto element — dezaktywuj użytkownika


Różnice dotyczące administratorów na poziomie konta

Dostęp do poniższych funkcji mają tylko administratorzy na poziomie konta:

Różnice:

Podczas tworzenia pojedynczego użytkownika nazwa pola Grupa użytkowników została zmieniona na Grupa podstawowa

Utwórz użytkownika — grupa podstawowa

Różnice:

Jak zauważono w sekcji Administrator na poziomie grupy, format przesłanego pliku .csv używanego do tworzenia/aktualizowania wielu użytkowników został zmieniony w celu uwzględnienia użytkowników z wieloma grupami i uprawnieniami specyficznymi dla grupy.  W tym celu w interfejsie opcji UMG usunięto trzy kolumny:

  • Nazwa Grupy — usunięto; zastąpiono kolumną Grupy
  • Jest administratorem grupy — usunięto; zastąpiono wartością stanu w kolumnie Grupy
  • Może Wysyłać — usunięto; zastąpiono wartością stanu w kolumnie Grupy
Szablon klasyczny do przesyłania użytkowników w formacie csv

Dodano jedną kolumnę: Grupy

Kolumna Grupy zawiera co najmniej jedną sekcję Definicje grup. Każda Definicja grupy zawiera nazwę jednej grupy, po której znajduje się co najmniej jedna wartość stanu w nawiasach kwadratowych. Np. Nazwa grupy[Stan]

  • Nazwa grupy jest literałem dopasowanym do rzeczywistej nazwy grupy, łącznie ze spacjami. Np. Grupa domyślna
  • W jednej definicji grupy (np. Nazwa grupy: Nazwa grupy[Stan1 Stan2] można uwzględnić wiele wartości stanu
    • Wartości stanu są ujęte w nawiasach kwadratowych
      • Między nazwą grupy a otwierającym nawiasem kwadratowym nie ma spacji
    • Wartości stanu są rozdzielane pojedynczym odstępem między wartościami
  • Można dołączyć wiele Definicji grupy, używając średnika jako ogranicznika (bez spacji)
    • Np. Nazwa grupy[Stan];Niektóre inne grupy[Stan1 Stan2 Stan3];Ostatnia grupa[StanA StanB]
  • Dostępne wartości stanu dla definicji grupy:
    • Podstawowa — definiuje grupę jako podstawową grupę użytkownika
    • Wyślij — umożliwia użytkownikowi wysyłanie umów z grupy
    • Bez wysyłania — uniemożliwia użytkownikowi wysyłanie umów z grupy
    • Administrator — definiuje użytkownika jako administratora grupy
    • Usuń — usuwa użytkownika z grupy
Nowy format CSV przesyłania w trybie masowym

W powyższym przykładzie:

  • John@here.com skonfigurowano przy użyciu dwóch definicji grup:
    • Grupa domyślna to grupa podstawowa , użytkownik jest administratorem na poziomie grupy i może wysyłać umowy
    • Grupa inżynieryjna definiuje go jako administratora na poziomie grupy i może wysyłać umowy
  • Fred@here.com jest również skonfigurowany za pomocą dwóch definicji grup:
    • Grupa Zaopatrzenie definiuje go jako administratora na poziomie grupy, ale wyłącza możliwość wysyłania umów
    • Fred również jest usuwany z grupy Sprzedaż

Różnice:

Uprawnienie przyznane administratorom na poziomie grupy (przez administratorów na poziomie konta) zwiększyło poziom szczegółowości w opcji UMG.

Poprzednia możliwość dodawania nowych użytkowników do grup została podzielona na dwie opcje:

  • Administratorzy grupy mogą dodawać nowych użytkowników do konta i przypisywać ich do grup — ta opcja umożliwia administratorowi grupy tworzenie nowych identyfikatorów użytkowników na koncie (i przypisywanie ich do grup)
  • Administratorzy grupy mogą przypisywać istniejących użytkowników do grup — ta opcja umożliwia tylko administratorom grupy przypisywanie użytkowników do grup. Nie mają uprawnień do tworzenia/dodawania nowego identyfikatora użytkownika do konta
    • To uprawnienie jest podzbiorem powyższego ustawienia Administratorzy grupy mogą dodawać nowych użytkowników.  Dlatego opcja ta jest wyszarzona, jeśli wybrano opcję tworzenia użytkowników
Grupuj ustawienia powiązane z administratorem


Różnice dotyczące administratorów danych osobowych

Narzędzia administratorów danych osobowych obecnie nie zmieniają się przez ustawienia opcji UMG.

Różnice między interfejsami API

Uwaga:

Tylko wersja 6 interfejsu API REST zostanie zaktualizowana w celu uwzględnienia opcji UMG.

Starszy interfejs API SOAP nie zostanie zaktualizowany w celu dostosowania go do opcji UMG.

Użycie interfejsów API protokołu SOAP lub REST w wersji 5 (i starszych) będzie działać bez rozpoznawania opcji UMG, a podstawowa grupa użytkownika będzie obowiązywać.

Punkty końcowe interfejsu API REST w wersji 6, które są wykonywane w kontekście określonej grupy, zostały rozszerzone o opcjonalny identyfikator groupId, który można przekazać do żądania jako parametr zapytania, nagłówek lub jako część treści żądania.

Ten parametr jest opcjonalny, a jeśli go pominięto, domyślnie przyjmowany jest kod grupy podstawowej użytkownika. 

Działania specyficzne dla grupy należą do dwóch kategorii:

  • Zarządzanie użytkownikami
  • Operacje CRUD na zasobach

Zmiana w opcji Zarządzanie użytkownikami obejmuje możliwość zarządzania wieloma członkostwami w grupach w jednym wywołaniu interfejsu API oraz rozszerzenie modelu zabezpieczeń, co ma wpływ na możliwości administratora grupy, tj. upewnia się, że administrator grupy nie spowoduje zmiany grupy poza zakresem uprawnień.

Zmiana w operacjach na zasobach jest dodatkowym parametrem identyfikator grupy do modeli żądań/odpowiedzi, zapewniając kontekst grupy dla umów, formularzy internetowych i zdarzeń funkcji Wyślij zbiorczo

Parametr identyfikator grupy jest dodawany tylko w interfejsie API REST w wersji 6. W wersjach starszych niż 6 REST korzysta z grupy podstawowej w celu zapewnienia zgodności z poprzednimi wersjami.


INVALID_GROUP_ID

Kod odpowiedzi na częsty błąd „INVALID_GROUP_ID” jest wywoływany, gdy:

  • Nie znaleziono zidentyfikowanej grupy
  • Zidentyfikowany użytkownik nie jest członkiem zidentyfikowanej grupy.
  • Funkcja jest wyłączona i identyfikator grupy nie jest zgodny z grupą podstawową użytkownika 

Jeśli opcja UMG nie jest włączona, wszystkie istniejące punkty końcowe zachowują się tak, jak wcześniej. Grupa podstawowa użytkownika jest używana jako jedyne prawidłowe członkostwo w grupie, a jeśli do punktu końcowego zostanie przekazany inny identyfikator grupy, zwracany jest element INVALID_GROUP_ID.


Dodawanie użytkowników do wielu grup

Dodawanie użytkownika do wielu grup odbywa się na jeden z dwóch sposobów:

Edytowanie pojedynczego użytkownika — odbywa się za pośrednictwem:

  • Menu Użytkownicy — tylko administratorzy na poziomie konta
  • Menu Użytkownicy w grupie — administratorzy na poziomie konta lub grupy
Edytuj użytkownika

Kliknij raz użytkownika, aby wyświetlić opcję Edytuj użytkownika; kliknij przycisk Edytuj użytkownika

Nakładka zarządzania grupą otworzy się, a administrator może dowolnie dodać użytkownika do dowolnej grupy (grup), w której ma uprawnienia administratora, klikając ikonę plusa.

Dodaj członkostwo w grupie

Po dodaniu członkostwa w grupie użytkownika administrator może włączyć/wyłączyć uprawnienia użytkownika w ramach grupy, zaznaczając/usuwając zaznaczenie pól nagłówków kolumn Administrator grupy i Może wysyłać.

Edytuj uprawnienie członkostwa

Korzystając z funkcji Utwórz/zaktualizuj wielu użytkowników, administratorzy konta mogą szybko zaktualizować wszystkie identyfikatory użytkowników na swoim koncie.

Uwaga:

Zbiorcze tworzenie i edytowanie użytkowników jest opcją dostępną dla administratorów na poziomie grupy, która umożliwia edytowanie takich funkcji, jak nazwa, firma, tytuł i podobne informacje.  Członkostwo w grupie nie jest wartością, którą administratorzy na poziomie grupy mogą modyfikować za pomocą przekazanej funkcji csv.

Przejdź do interfejsu tworzenia użytkownika

Uwaga:

Możesz kliknąć łącze pobierz przykładowy plik CSV, aby pobrać przykładowy plik CSV z różnymi dołączonymi właściwościami.

Format przesłanego pliku .csv używanego do tworzenia/aktualizowania wielu użytkowników został zmieniony w celu uwzględnienia użytkowników z wieloma grupami i uprawnieniami specyficznymi dla grupy.  W tym celu w interfejsie opcji UMG usunięto trzy kolumny:

  • Nazwa Grupy — usunięto; zastąpiono kolumną Grupy
  • Jest administratorem grupy — usunięto; zastąpiono wartością stanu w kolumnie Grupy
  • Może Wysyłać — usunięto; zastąpiono wartością stanu w kolumnie Grupy
Usunięte kolumny

Nowa kolumna Grupy

Kolumna Grupy zawiera co najmniej jedną kolumnę Definicje grup. Każda Definicja grupy zawiera nazwę jednej grupy, po której znajduje się co najmniej jedna wartość stanu w nawiasach kwadratowych. Np. Nazwa grupy[Stan]

  • Nazwa grupy jest literałem dopasowanym do rzeczywistej nazwy grupy, łącznie ze spacjami. Np. Grupa domyślna
  • W jednej definicji grupy (np. Nazwa grupy: Nazwa grupy[Stan1 Stan2] można uwzględnić wiele wartości stanu
    • Wartości stanu są ujęte w nawiasach kwadratowych
      • Między nazwą grupy a otwierającym nawiasem kwadratowym nie ma spacji
    • Wartości stanu są rozdzielane pojedynczym odstępem między wartościami
  • Można dołączyć wiele Definicji grupy, używając średnika jako ogranicznika (bez spacji)
    • Np. Nazwa grupy[Stan];Niektóre inne grupy[Stan1 Stan2 Stan3];Ostatnia grupa[StanA StanB]
  • Dostępne wartości stanu dla definicji grupy:
    • Podstawowa — definiuje grupę jako podstawową grupę użytkownika
    • Wyślij — umożliwia użytkownikowi wysyłanie umów z grupy
    • Bez wysyłania — uniemożliwia użytkownikowi wysyłanie umów z grupy
    • Administrator — definiuje użytkownika jako administratora grupy
    • Usuń — usuwa użytkownika z grupy
Przykład CSV

W powyższym przykładzie:

  • John@here.com skonfigurowano przy użyciu dwóch definicji grup:
    • Grupa domyślna to grupa podstawowa , użytkownik jest administratorem na poziomie grupy i może wysyłać umowy
    • Grupa inżynieryjna definiuje go jako administratora na poziomie grupy i może wysyłać umowy
  • Fred@here.com jest również skonfigurowany za pomocą dwóch definicji grup:
    • Grupa Zaopatrzenie definiuje go jako administratora na poziomie grupy, ale wyłącza możliwość wysyłania umów
    • Fred również jest usuwany z grupy Sprzedaż


Tworzenie umów

Z regułami opcji UMG można zapoznać się na samym początku procesu tworzenia nowej umowy.

Jeśli użytkownik rozpoczyna proces, wybierając szablon lub obieg pracy ze strony Strona główna > Zacznij od biblioteki, użytkownik musi najpierw rozwinąć grupę, z której wysyła szablon/obieg pracy, a następnie wybrać szablon/obieg pracy z opcji dostępnych w grupie.

Wybranie szablonu/obiegu pracy i kliknięcie przycisku Start powoduje otwarcie strony Wyślij, która jest gotowa do zakończenia konfiguracji przez użytkownika.

Uwaga:

Rozpoczynając umowę od szablonu na poziomie grupy lub obiegu pracy, wartość grupy jest wstawiana na stronie Wyślij, a opcja edycji grupy jest pomijana.

Jeśli zaznaczony jest obieg pracy/szablon na poziomie konta, nadawca może wybrać wartość grupy.

Rozpocznij umowę z szablonu lub obiegu pracy

 

Jeśli użytkownik rozpocznie proces od strony Wyślij, w polu rozwijanym Wyślij z zdefiniowana zostanie grupa, z którą jest powiązana umowa.

Zaznaczenie grupy ogranicza umowę do szablonów biblioteki dostępnych dla wybranej grupy.

Zmiana grupy powoduje zmianę właściwości zastosowanych do umowy.  Wymusza to odświeżenie strony i utratę wprowadzonej zawartości na poziomie pola.

Rozpoczynanie umowy od operacji Wyślij


Projektowanie niestandardowego obiegu pracy

Reguły opcji UMG nie mają dotychczas wpływu na tworzenie niestandardowych obiegów pracy i zarządzanie nimi:

  • Obiegi pracy przypisane do grupy mogą być edytowane tylko przez administratora (na poziomie grupy lub konta), który ma grupę podstawową ustawioną jako ta sama grupa , dla której wybrano obieg pracy
  • Obiegi pracy przypisane do poziomu konta mogą być edytowane tylko przez administratora konta (niezależnie od grupy podstawowej)

W przyszłych aktualizacjach administratorzy otrzymają opcje interfejsu umożliwiające powiązanie tworzonych obiegów pracy z poszczególnymi grupami, w których mają uprawnienia administracyjne, niezależnie od grupy głównej.


Tworzenie i zarządzanie szablonami biblioteki

Utworzenie szablonu biblioteki wielokrotnego użytku w ramach reguł opcji UMG ma jeden dodatkowy krok w celu przyznania uprawnień dostępu do szablonu na poziomie grupy:

Zdefiniuj grupę, z którą jest powiązany szablon biblioteki. 

  • Jest to wykonywane w podmenu po wybraniu uprawnienia Kto może używać tego szablonu:
Uwaga:

Oryginalny identyfikator użytkownika, który tworzy szablon, jest rozumiany jako „właściciel” tego szablonu. 

Właściciel szablonu zawsze ma dostęp do szablonu i opcji Wyślij lub Edytuj. Nie ma znaczenia, jaki poziom uprawnień ma identyfikator użytkownika będący właścicielem, ani czy właściciel jest powiązany z grupą, dla której szablon jest widoczny.

Tworzenie szablonu biblioteki


Zarządzanie istniejącymi szablonami biblioteki

Właściwości istniejących szablonów bibliotek można edytować na stronie Zarządzaj.

Otwórz szablon do edycji i jeśli szablon jest udostępniany Dowolnemu użytkownikowi w mojej grupie, edytor może zmienić powiązanie z grupą:

Edycja właściwości szablonu

Uwaga:

Zmiana powiązania z grupą nie ma wpływu na przynależność grupy dla już utworzonych umów.


Tworzenie formularzy internetowych i zarządzanie nimi

Utworzenie formularza internetowego zgodnie z regułami opcji UMG zawiera jeszcze jeden krok:

Zdefiniuj grupę, z którą jest powiązany formularz internetowy.  Wykonuje się to na samej górze strony.

  • Najpierw ustaw wartość grupy, ponieważ zmiana grupy resetuje stronę i czyści zawartość na poziomie pola
Tworzenie formularza internetowego

Uwaga:

Po utworzeniu formularza internetowego nie można edytować powiązanej grupy.


Zarządzanie istniejącymi formularzami internetowymi

Reguły opcji UMG nie wpływają na sposób zarządzania istniejącymi formularzami internetowymi (ponieważ powiązana grupa może nie być edytowana).

Raportowanie przy użyciu formularza internetowego wymaga od autora uruchomienia raportu lub od administratora z uprawnieniami zaraportowania danych w grupie.


Udostępnianie zawartości

Reguły opcji UMG nie mają wpływu na udostępnianie pojedynczej umowy lub szablonu umowy.

Reguły opcji UMG nie mają wpływu na konta używające standardowego udostępniania konta (tylko udostępnianie użytkownik użytkownikowi).

Zaawansowane udostępnianie konta umożliwia udostępnianie między użytkownikami, między grupami oraz między użytkownikami i grupami:

 

Udostępnianie użytkownik użytkownikowi nie zmienia się w ramach reguł opcji UMG:

  • Jeśli użytkownik A udostępnia swoje konto użytkownikowi B:
    • Użytkownik B ma dostęp do całej umowy/zawartości szablonu, którą utworzył użytkownik A lub której jest stroną
      • Wszystkie szablony należące do użytkownika A (przypisane do użytkownika/grupy/konta) są widoczne
    • Członkostwo w wielu grupach lub przeniesienie użytkownika A do innej grupy podstawowej nie ma wpływu na relację

Gdy użytkownika A jest udostępniony Grupie X:

  • Wszyscy członkowie Grupy X mogą wyświetlać całą treść umowy/szablonu, które utworzył użytkownik A lub których jest stroną
    • Wszystkie szablony należące do użytkownika A (przypisane do użytkownika/grupy/konta) są widoczne
  • Członkostwo w wielu grupach lub przeniesienie użytkownika A do innej grupy podstawowej nie ma wpływu na relację
  • Użytkownicy dodani do Grupy X uzyskają dostęp do treści umowy/szablonu użytkownika A
  • Użytkownicy usunięci z Grupy X tracą dostęp do treści umowy/szablonu udostępnionej przez użytkownika A

Gdy Grupa A jest udostępniona Użytkownikowi X:

  • Użytkownik X uzyskuje dostęp do wszystkich umów utworzonych/wysłanych z grupy A
    • Identyfikator wysyłającego użytkownika nie musi być bieżącym członkiem grupy A. Fakt, że umowa została utworzona za pośrednictwem grupy A, definiuje relację
  • Użytkownik X uzyskuje dostęp do wszystkich umów/szablonów dla wszystkich identyfikatorów użytkowników, dla których grupa A została zdefiniowana jako grupa podstawowa
    • np.: Zmiana grupy podstawowej Użytkownika M z Grupy A na Grupę B spowoduje usunięcie widoku Użytkownika X z zawartości Użytkownika M (z wyjątkiem umów wysłanych z grupy A zgodnie z powyższą regułą)

Gdy grupa A udostępnia dane w grupie B

  • Wszyscy członkowie grupy B mają dostęp do wszystkich umów wysłanych za pośrednictwem grupy A
    • Identyfikator wysyłającego użytkownika nie musi być bieżącym członkiem grupy A. Fakt, że umowa została utworzona za pośrednictwem grupy A, definiuje relację
  • Wszyscy członkowie grupy B mogą uzyskać dostęp do całej zawartości umowy/szablonu dla użytkowników, którzy mają grupę A zdefiniowaną jako grupa podstawowa
  • Dodanie nowego identyfikatora użytkownika do grupy B spowoduje przyznanie temu identyfikatorowi użytkownika dostępu do zawartości grupy A
    • Usunięcie identyfikatora użytkownika z grupy B spowoduje usunięcie dostępu do zawartości grupy A
  • Utworzenie/aktualizacja identyfikatora użytkownika, aby grupa A była grupą podstawową, powoduje wyświetlenie całej zawartości umowy/szablonu użytkownika w grupie B
    • Usunięcie identyfikatora użytkownika z grupy A powoduje usunięcie dostępu do zawartości użytkownika dla grupy B (z wyjątkiem umów utworzonych za pośrednictwem grupy A)


Przechowywanie dokumentów/RODO

Czy oczekuje się zmian w zestawie narzędzi RODO w odniesieniu do zmian opcji UMG.


Integracja

Wszystkie konta na poziomie Enterprise mogą włączyć opcję UMG, nawet jeśli skonfigurowano co najmniej jedną integrację.

Bieżące pakiety integracyjne Adobe Sign w żaden sposób nie uwzględniają opcji UMG.  W rezultacie wszyscy użytkownicy wysyłający umowy w ramach integracji są postrzegani jako znajdujący się tylko w grupie podstawowej, a parametry wysyłania są odpowiednio dopasowywane do ustawień grupy podstawowej.

 


API — REST w wersji 6

Wiele punktów końcowych interfejsu API REST w wersji 6 ma opcjonalny parametr dla identyfikatora grupy dodany do metody.

Obecnie oczekuje się, że każde istniejące wywołanie interfejsu API REST w wersji 6 będzie nadal działać niezależnie od tego, czy opcja UMG jest włączona, czy nie.

Poprzednie wersje interfejsu API (zarówno SOAP, jak i REST) będą nadal działać zgodnie z oczekiwaniami, traktując użytkownika tylko jako członka jego grupy podstawowej.

Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto