Podręcznik użytkownika Anuluj

Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w bibliotece SharePoint

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Utwórz obieg Power Automate, który automatycznie zapisuje kopię wszystkich ukończonych formularzy internetowych do wyznaczonego folderu programu SharePoint.

Omówienie

Ten szablon automatyzuje proces zapisywania podpisanych umów wygenerowanych z formularzy internetowych do wybranego pliku SharePoint. Za każdym razem, gdy cykl podpisywania formularza internetowego zostanie zakończony w programie Acrobat Sign, przepływ pobiera podpisany dokument PDF, tworzy nowy plik w usłudze SharePoint i zapisuje plik PDF w określonej lokalizacji w usłudze SharePoint.

Formularz internetowy uznaje się za kompletny, gdy wszyscy odbiorcy określeni w umowie wykonają wyznaczone czynności (podpiszą, zatwierdzą, wypełnią formularz itp.) dla formularza internetowego.

Przykłady

  • Produkcja — zapisywanie wypełnionych ankiet od klientów, dzięki czemu zespół obsługi klienta może śledzić opinie klientów i wykorzystywać je do ulepszania produktów i usług firmy.
  • Uniwersytet — zapisywanie wypełnionych ankiet od studentów, aby uczelnia mogła pracować nad ulepszeniem obiektów, reorganizacją wydziału itp.
  • Zdrowie — zapisywanie wypełnionych ankiet od pacjentów, aby kliniki i centra medyczne mogły poprawić swoje usługi.

Wymagania wstępne

  • Wymagane jest ważne konto usługi SharePoint Online.
  • Folder docelowy podpisanych plików PDF musi istnieć w SharePoint przed uruchomieniem obiegu.

Włącz obieg

  1. Przejdź do sekcji Obieg pracy > Power Automate > Utwórz obieg pracy.

    Kroki nawigacji do strony Utwórz obieg pracy Power Automate.

  2. Na stronie Co chcesz dzisiaj zautomatyzować?Na stronie wpisz SharePoint w pasku wyszukiwania.

  3. Wybierz obieg pracy, który chcesz włączyć.

    Strona Utwórz obieg pracy z wynikami wyszukiwania i podświetlonym przyciskiem Wybierz

  4. Zostanie wyświetlona strona Utwórz obieg:

    • Edytowalna Nazwa obiegu. Jest to ta sama nazwa, co oryginalny szablon, który można edytować.
    • Łączniki, które są wymagane do zakończenia obiegu.
      • Łącznik to opakowanie wokół kodu API, zapewniające przyjazny interfejs do zbierania informacji wymaganych do uwierzytelnienia każdej niezbędnej usługi i spersonalizowania przepływu dla konkretnych potrzeb użytkownika. Najpierw należy ustanowić uwierzytelnione połączenie. Zostaniesz poproszony o podanie wszelkich wymaganych informacji, których wymaga łącznik w następnym kroku.
      • Aby uwierzytelnić łącznik, wybierz trzy kropki obok pozycji Łącznik. Pojawi się panel uwierzytelniania usługi (aplikacji), w którym można wprowadzić dane uwierzytelniające użytkownika.
        Po pomyślnym uwierzytelnieniu nawiązywane jest trwałe połączenie między usługą a Power Automate.
        Zielone zaznaczenie obok trzech kropek oznacza, że istnieje uwierzytelnione połączenie.

    Uwierzytelnij każdy łącznik w sekcji Logowanie.

  5. Wybierz Dalej po uwierzytelnieniu wszystkich łączników.

    Power Automate między Acrobat Sign i SharePoint z odsłoniętym panelem uwierzytelniania

  6. Strona zostanie odświeżona, aby wyświetlić wymagane pola z łączników.

    Ten obieg wymaga następujących elementów:

    • Nazwa/identyfikator formularza internetowego Acrobat Sign: lista rozwijana formularzy internetowych dostępnych dla użytkownika uwierzytelnionego w usłudze Acrobat Sign. Wybierz formularz internetowy z listy rozwijanej. 
    • Adres witryny programu SharePoint: adres URL witryny programu SharePoint. Przykład:https://example.com/sites/sitename
    • Ścieżka folderu SharePoint: ścieżka do folderu docelowego, w którym mają zostać zapisane umowy

     

    Strona Utwórz obieg zawierająca pola wymagane do skonfigurowania łączników.

    Wybranie Edytuj w trybie zaawansowanym spowoduje otwarcie szczegółowego widoku łączników i wszystkich dostępnych pól, które można wykorzystać do precyzyjnego dostosowania obiegu.

    Tylko użytkownicy dobrze znający Power Automate powinni próbować zaawansowanej edycji.

    Widok zaawansowanej edycji z trzema łącznikami

  7. Wybierz Utwórz obieg, gdy wszystkie wymagane wartości pól zostały podane.

    Tworzenie obiegu może potrwać kilka sekund.  Po zakończeniu zostanie wyświetlona strona zarządzania dla obiegu. 

    Strona zarządzania obiegiem.

    Uwaga:

    Obiegi są tworzone ze statusem „włączony”. Jeśli nie chcesz, aby Twój obieg był aktywny, wybierz opcję Wyłącz na górnym pasku akcji.

Korzystanie z szablonu

Ten szablon jest uruchamiany przez zdarzenie (gdy status umowy formularza internetowego zostanie zaktualizowany do „ukończona”)

Po prawidłowym skonfigurowaniu i włączeniu obieg jest uruchamiany automatycznie za każdym razem, gdy wystąpi zdarzenie wyzwalające. Nie jest wymagana interakcja z użytkownikiem.

Obieg będzie działał do momentu wyłączenia, pod warunkiem, że na koncie Power Automate klienta dostępne są transakcje (za pośrednictwem uwzględnionych uprawnień dołączonych do integracji lub wolumenu zakupionego bezpośrednio od firmy Microsoft).

Testowanie szablonu

Po wprowadzeniu wymaganych szczegółów w szablonie obiegu należy wybrać przycisk Utwórz obieg, aby włączyć obieg do użytku. Po włączeniu obiegu można rozpocząć testowanie.

  1. Sprawdź folder usługi SharePoint, aby upewnić się, że podpisana umowa została do niego dodana.

Rozwiązywanie typowych błędów

  • Po ukończeniu umowy z obiegiem pracy obieg niekiedy nie jest uruchamiany.

    W takich przypadkach sprawdź, czy na stronie szczegółów znajdują się błędy wyzwalaczy (z komunikatami) i napraw je.

  • Konfiguracja łącznika: czasami, gdy istnieje więcej niż jedno konto usługi SharePoint, bieżąca sesja może być zalogowana przy użyciu innego konta.

    W rezultacie plik nie będzie dostępny na rzeczywistym koncie. W takich przypadkach upewnij się, że zalogowano się na odpowiednie konto.

  • Podanie niepoprawnej ścieżki folderu może spowodować błędy obiegu.

    Na przykład, /Apps/TestFiles/ spowoduje błąd, jeśli folder TestFiles lub Apps nie istnieje.

    Zawsze bezpieczniej jest wybierać/poruszać się po ścieżce dostępnej w menu rozwijanym.

  • Uprawnienia: upewnij się, że Adobe Acrobat Sign ma prawidłowe uprawnienia dostępu do folderu SharePoint. W przeciwnym razie dokument nie mógłby zostać zapisany we wspomnianej lokalizacji.

    Zazwyczaj zielona kontrolka po prawej stronie łącznika jest jednym z dobrych wskaźników, że łącznik jest skonfigurowany zgodnie z oczekiwaniami. Każdy błąd zostanie wyświetlony z wykrzyknikiem; kliknij go, aby uzyskać więcej informacji.

  • Jeśli szukany formularz internetowy nie znajduje się na liście w polu Formularz internetowy

    Przywróć połączenie Acrobat Sign, wybierając trzy kropki obok łącznika Acrobat Sign i wybierając rolę bieżącego użytkownika w wyskakującym oknie (Administrator, Administrator grupy lub Użytkownik).

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?