Podręcznik użytkownika Anuluj

Dziennik aktywności umowy i raport kontroli

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Omówienie

Każda umowa w Acrobat Sign przechodzi przez serię „kamieni milowych”, które określają przebieg transakcji.

Te kamienie milowe mogą obejmować takie wydarzenia jak:

  • Tworzenie dokumentu
  • Modyfikacje wysłanej transakcji
  • Wysyłanie e-maili do odbiorców
  • Wyświetlanie e-maili przez odbiorców
  • Delegowanie uprawnień odbiorcy
  • Dodawanie do umów podpisów/zatwierdzeń
  • Zmiana statusu umowy na Ukończona/Odrzucona/Anulowana

 

Kamienie milowe są rejestrowane w dwóch formatach o podobnej zawartości, która jednak służy innym celom:

Lista Aktywność

Lista Aktywność zawiera krótkie podsumowanie bieżącego statusu transakcji wyświetlane w aplikacji Acrobat Sign.

  • Lista aktywności zawiera minimalną ilość informacji określających zdarzenie, użytkownika/odbiorcę (identyfikowanego za pomocą adresu e-mail), który zarejestrował zdarzenie, oraz znacznik czasu/daty zdarzenia (dostosowany do strefy czasowej odbiorcy w oparciu o lokalne ustawienia systemu).
  • Każde zdarzenie, które zmienia dokument (np. modyfikacja, działanie odbiorcy) zawiera łącze, które prezentuje dokument bezpośrednio po tym zdarzeniu.
  • Zakres zdarzeń uwzględnianych na liście aktywności obejmuje całą transakcję. W rezultacie można zobaczyć informacje, które nie są zawarte w raporcie kontroli (który jest raczej ograniczony do interakcji z dokumentem).
    • Gdy transakcja jest nadal „w realizacji”, na dole listy aktywności wyświetlana jest lista przewidywanych odbiorców pozostających w obiegu umowy.
    • Przechowywanie i elektroniczna archiwizacja zdarzeń, które mają miejsce po ukończeniu dokumentu
  • Lista aktywności stanowi element umowy i ulega zniszczeniu pod wpływem konkretnych działań związanych z usuwaniem umów (np. związanych z RODO). Jeśli umowa zostanie usunięta z konta użytkownika z dowolnego powodu, zawartość historii w widoku tego elementu zostanie utracona i nie będzie można jej odzyskać.

Raporty kontroli zawierają te same punkty kontrolne umowy, co panel Historia, ale obejmują identyfikator transakcji autorytatywnego dokumentu na serwerze Acrobat Sign.

W razie potrzeby administratorzy mogą wybrać opcję włączenia zbierania adresów IP.

Raport kontroli

Raporty kontroli mają być autorytatywnymi dokumentami, które określają sposób manipulowania dokumentem od momentu jego utworzenia do momentu jego całkowitego ukończenia. Mogą być zapisywane jako pliki PDF lub drukowane na potrzeby wewnętrznych procesów.

  • Kluczową różnicą jest to, że raport kontroli pokazuje wszystkie zdarzenia znormalizowane do strefy czasowej GMT. Pozwala to uniknąć nieporozumień wśród audytorów dokonujących przeglądu transakcji użytkowników znajdujących się w wielu strefach czasowych.
    • Lista Aktywność jest generowana dynamicznie dla osoby przeglądającej i odzwierciedla wszystkie zdarzenia w strefie czasowej lokalnego systemu użytkownika.
    • Znacznik czasowy widocznego pola podpisu osadzonego w umowie odzwierciedla strefę czasową lokalnego sytemu sygnatariusza w momencie złożenia podpisu. Kod strefy czasowej jest dostarczany w celu zapewnienia kontekstu podczas przeglądania pliku PDF.
  • Format daty jest ustawiony na RRRR-MM-DD.
  • Raporty kontroli są przechowywane niezależnie od obiektów umowy wyświetlanych na karcie Zarządzaj w aplikacji internetowej. Usunięcie obiektu ze strony zarządzania nie powoduje usunięcia raportu kontroli.

 

Raport kontroli składa się z dwóch części:

  • Raport „okresowy” — opracowany w trakcie realizacji transakcji raport kontroli generowany na podstawie zdarzeń zarejestrowanych w związku z umową w momencie składania wniosku. Z założenia ten raport jest niekompletny i może ulec zmianie, gdy następny odbiorca zarejestruje zdarzenie.

Raporty okresowe są wyraźnie oznaczone na górze raportu, aby nie zostały błędnie zinterpretowane jako dokumenty końcowe po zapisaniu/wydrukowaniu.

  • Raport „końcowy” — gdy umowa osiągnie ostateczny stan (Podpisano, Anulowano, Odrzucono lub Wygasła), generowany jest ostateczny raport kontroli, który zostaje zapisany. Żadne dalsze zdarzenia, które mają miejsce w związku z transakcją (np. archiwizacja), nie mogą zostać dodane do raportu.  Powstaje pełny raport z wydarzeń, które doprowadziły do podpisania dokumentu.

Po zalogowaniu wybierz kolejno Zarządzaj > Stan umowy, którą chcesz zobaczyć > Wybierz nazwę umowy,, a następnie w prawym panelu wybierz opcję Pobierz raport kontroli.

Korzystanie

Listę Aktywność można wyświetlić na stronie Zarządzaj , klikając łącze Aktywność znajdujące się u dołu wśród opcji po prawej stronie.

Aktywność

 

Dostęp do raportu kontroli można uzyskać na karcie Zarządzaj.

Wybierz umowę i kliknij opcję Pobierz raport kontroli.

Pobierz raport kontroli

Konfiguracja

Dostępność:

Dziennik aktywności i raporty kontroli dostępne dla wszystkich kont Acrobat Sign.

Zakres konfiguracji:

Dziennik aktywności i raporty kontroli są domyślnie włączone i nie można ich wyłączyć.

Wiele ustawień może mieć wpływ na zgłaszane zdarzenia (i stosowaną terminologię) w raportach kontroli. Jeśli istnieją zdarzenia, które Twoim zdaniem powinny zostać uwzględnione w raporcie kontroli, skontaktuj się z administratorem grupy lub konta, aby sprawdzić, czy można je dodać.

Istnieją cztery metody zapewniające użytkownikom dostęp do raportu kontroli:

  • Dołącz raport kontroli do wiadomości e-mail Podpisano i zarchiwizowano.
  • Załącz bieżący raport kontroli do dokumentów po pobraniu ze strony Zarządzaj.
  • Zezwalaj na dostęp do raportu kontroli za pośrednictwem strony weryfikacji transakcji.
  • Dołącz raport kontroli za pośrednictwem interfejsu API po wywołaniu funkcji getLatestDocument.

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?