Podręcznik użytkownika Anuluj

Dziennik aktywności umowy i raport kontroli

Szukaj

Ostatnia aktualizacja 12 sie 2024

Adobe Sign

Otwórz aplikację

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Przegląd Admin Console
Zarządzanie użytkownikami
1. Dodawanie użytkowników
2. Tworzenie użytkowników w oparciu o funkcje
  1. Konta techniczne — oparte na interfejsie API
  2. Konta usług — oparte na obsłudze ręcznej
3. Sprawdzanie pod kątem użytkowników z błędami obsługi
4. Zmiana nazwiska/adresu e-mail
5. Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie
6. Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie za pomocą interfejsu grupy
7. Awansowanie użytkownika do roli administratora
8. Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
9. Przełączanie tożsamości użytkownika
10. Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
11. Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
12. Profile produktowe
13. Funkcja logowania
Ustawienia konta/grupy
1. Przegląd ustawień
2. Ustawienia globalne
  1. Poziom i identyfikator konta
  2. Nowy interfejs odbiorcy
  3. Obiegi pracy samodzielnego podpisywania
  4. Wysyłka zbiorcza
  5. Formularze internetowe
  6. Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
  7. Obiegi pracy Power Automate
  8. Dokumenty w bibliotece
  9. Zbieranie danych formularzy za pomocą umów
  10. Ograniczona widoczność dokumentu
  11. Załączanie kopii PDF podpisanej umowy
  12. Dołączanie łączy do wiadomości e-mail
  13. Dołączanie obrazu do wiadomości e-mail
  14. Pliki dołączone do wiadomości e-mail będą nazwane jako:
  15. Załączanie raportu kontroli do dokumentów
  16. Scalanie wielu dokumentów w jeden
  17. Pobierz pojedyncze dokumenty
  18. Przekaż podpisany dokument
  19. Delegacje dla użytkowników w moim koncie
  20. Zezwalanie odbiorcom zewnętrznym na delegowanie
  21. Upoważnienie do podpisania
  22. Upoważnienie do wysyłania
  23. Uprawnienia do dodawania pieczęci elektronicznych
  24. Ustawianie domyślnej strefy czasowej
  25. Ustawianie domyślnego formatu daty
  26. Użytkownicy w wielu grupach (UMG)
    1. Uaktualnianie do użycia UMG
  27. Uprawnienia administratora grupy
  28. Zastępowanie odbiorcy
  29. Raport kontroli
    1. Omówienie
    2. Zezwalanie na nieuwierzytelniony dostęp na stronie weryfikacji transakcji
    3. Uwzględnianie przypomnień
    4. Uwzględnianie zdarzeń widoku
    5. Uwzględnianie stron umowy / liczby załączników
  30. W komunikatach w produkcie i wskazówkach
  31. Przystępne pliki PDF
  32. Nowy sposób tworzenia
  33. Klient z sektora opieki zdrowotnej
3. Konfiguracja konta
  1. Dodawanie logo
  2. Dostosowywanie nazwy hosta / adresu URL firmy
  3. Dodawanie nazwy firmy
  4. Przekierowanie adresu URL po umowie
4. Preferencje dotyczące podpisu
  1. Dobrze sformatowane podpisy
  2. Zezwalanie odbiorcom na podpisywanie przez
  3. Sygnatariusze mogą zmieniać imiona i nazwiska
  4. Zezwalanie odbiorcom na korzystanie z zapisanych podpisów
  5. Niestandardowe warunki użytkowania i warunki ujawnienia danych klienta
  6. Prowadzenie odbiorców między polami formularza
  7. Odmowa podpisania
  8. Zezwalanie na obiegi pracy stempli
  9. Wymaganie od sygnatariuszy podania stanowiska lub firmy
  10. Zezwalanie sygnatariuszom na wydrukowanie i złożenie podpisu pisemnego
  11. Pokazanie wiadomości podczas składania elektronicznego podpisu
  12. Wymaganie tworzenia przez sygnatariuszy podpisów za pomocą urządzenia mobilnego
  13. Prośba sygnatariuszy o adres IP
  14. Wykluczanie nazwy firmy i stanowiska w stemplach uczestnictwa
5. Podpisy cyfrowe
  1. Omówienie
  2. Pobieranie i podpisywanie za pomocą programu Acrobat
  3. Podpisywanie za pomocą podpisów opartych na chmurze
  4. Dołącz metadane dla dostawców tożsamości
  5. Dostawcy podpisów opartych na chmurze objęci ograniczeniami
6. Pieczęcie elektroniczne
7. Tożsamość cyfrowa
  1. Brama cyfrowej tożsamości
  2. Zasady sprawdzania tożsamości
8. Ustawienia raportu
  1. Nowy sposób raportowania
  2. Klasyczne ustawienia raportu
9. Ustawienia zabezpieczeń
  1. Ustawienia pojedynczego logowania
  2. Ustawienia opcji Pamiętaj mnie
  3. Zasady dotyczące hasła logowania
  4. Siła hasła logowania
  5. Czas trwania sesji internetowej
  6. Typ szyfrowania PDF
  7. API
  8. Dostęp do informacji o użytkowniku i grupie
  9. Dozwolone zakresy IP
  10. Udostępnianie konta
  11. Zezwolenia na udostępnianie konta
  12. Ustawienia udostępniania umów
  13. Weryfikacja tożsamości sygnatariusza
  14. Hasło podpisywania umowy
  15. Siła hasła dokumentu
  16. Blokowanie sygnatariuszy według geolokalizacji
  17. Uwierzytelnianie telefoniczne
  18. Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA)
  19. Zezwalanie na wyodrębnianie stron
  20. Wygaśnięcie łącza dokumentu
  21. Przesłanie certyfikatu klienta dla elementów webhook / wywołań zwrotnych
  22. Znacznik czasowy
10. Ustawienia wysyłania
  1. Wyświetlanie strony Wyślij po zalogowaniu
  2. Wymaganie nazwy odbiorcy przy wysyłaniu
  3. Blokowanie wartości nazw dla znanych użytkowników
  4. Dozwolone role odbiorcy
  5. Zezwól na e-osoby poświadczające
  6. Grupy odbiorców
  7. Wymagane pola
  8. Załączanie dokumentów
  9. Spłaszczenie pola
  10. Modyfikowanie umowy
  11. Nazwa umowy
  12. Języki
  13. Wiadomości prywatne
  14. Dopuszczalne typy podpisu
  15. Przypomnienia
  16. Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu
  17. Wyślij powiadomienie o umowie za pośrednictwem
  18. Opcje identyfikacji sygnatariusza
    1. Omówienie
    2. Hasło podpisywania
    3. Hasło jednorazowe w wiadomości e-mail
    4. Uwierzytelnianie Acrobat Sign
    5. Uwierzytelnianie telefoniczne
    6. Podpis cyfrowy oparty na chmurze
    7. Uwierzytelnianie oparte na wiedzy
    8. Dokument tożsamości
    9. Raporty tożsamości sygnatariusza
  19. Ochrona zawartości
  20. Włączanie transakcji Notarize
  21. Wygasanie dokumentu
  22. Wyświetlanie, ustawianie podpisów i dodawanie pól formularza
  23. Kolejność podpisywania
  24. Liquid Mode
  25. Niestandardowe elementy sterujące obiegiem pracy
  26. Opcje przesyłania na stronie podpisu elektronicznego
  27. Przekierowanie na inny adres URL potwierdzenia po podpisaniu
11. Szablony wiadomości
12. Ustawienia Bio-Pharma
  1. Omówienie
  2. Wymuszanie uwierzytelnienia tożsamości
  3. Powody podpisania
13. Integracja obiegu pracy
14. Ustawienia notarializacji
15. Integracja płatności
16. Wiadomości sygnatariusza
17. Ustawienia SAML
  1. Konfiguracja SAML
  2. Instalacja usługi federacyjnej Microsoft Active Directory
  3. Instalacja usługi Okta
  4. Instalacja usługi OneLogin
  5. Instalacja usługi Oracle Identity Federation
18. Zarządzanie danymi
19. Ustawienia znacznika czasowego
20. Archiwum zewnętrzne
21. Języki konta
22. Ustawienia poczty e-mail
  1. Obrazy nagłówka/stopki wiadomości e-mail
  2. Zezwalanie na stopki wiadomości e-mail poszczególnych użytkowników
  3. Dostosowywanie wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie
  4. Dostosowywanie pól Do i DW
  5. Włączanie powiadomień bez łączy
  6. Dostosowywanie szablonów wiadomości e-mail
23. Migracja z domeny echosign.com do adobesign.com
24. Konfiguracja opcji dla odbiorców
Wytyczne dotyczące wymogów regulacyjnych
1. Dostępność
2. HIPAA
3. RODO
4. 21 CFR część 11 i załącznik 11 EudraLex
5. Klienci z sektora opieki zdrowotnej
6. Obsługa IVES
7. Umowy „archiwizowane”
8. Kwestie do rozważenia w UE/Wielkiej Brytanii
Zbiorcze pobieranie umów
Przypisywanie domeny
Łącza zgłaszania nadużycia

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Opcje odbiorcy
1. Anulowanie przypomnienia e-mail
2. Opcje na stronie podpisu elektronicznego
Wysyłanie umów
Tworzenie pól w dokumentach
1. Środowisko tworzenia w aplikacji
2. Tworzenie formularzy ze znacznikami tekstowymi
3. Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat (AcroForm)
  1. Tworzenie formularzy AcroForm
  2. Tworzenie dostępnych dokumentów PDF
4. Pola
5. Tworzenie często zadawanych pytań
Podpisywanie umów
Zarządzaj umowami
Raport kontroli
Raportowanie i eksportowanie danych
1. Omówienie
2. Udzielanie użytkownikom dostępu do raportowania
3. Wykresy raportu
4. Eksport danych
5. Zmiana nazwy raportu/eksportu
6. Powielanie raportu/eksportu
7. Planowanie raportu/eksportu
8. Usuwanie raportu/eksportu
9. Sprawdzanie użycia transakcji

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Formularze internetowe
Szablony wielokrotnego użytku (Szablony biblioteki)
Przenoszenie własności formularzy internetowych i szablonów bibliotek
Obiegi pracy Power Automate
1. Przegląd integracji Power Automate i dołączonych uprawnień
2. Włączanie integracji usługi Power Automate
3. Akcje kontekstowe na stronie Zarządzaj
4. Śledzenie wykorzystania pakietu Power Automate
5. Tworzenie nowego obiegu (przykłady)
6. Aktywatory używane dla obiegów
7. Importowanie obiegów spoza Acrobat Sign
8. Zarządzanie obiegami
9. Edycja obiegów
10. Udostępnianie obiegów
11. Wyłączanie lub włączanie obiegów
12. Usuwanie obiegów
13. Przydatne szablony
  1. Tylko administrator
  2. Archiwizacja umowy
    1. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
    2. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
    3. Zapisywanie ukończonych dokumentów na Dysku Google
    4. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
    5. Zapisywanie ukończonych dokumentów w Box
  3. Archiwizacja umowy formularza internetowego
    1. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w bibliotece SharePoint
    2. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze OneDrive dla firm
    3. Zapisywanie ukończonych dokumentów na dysku Google
    4. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze Box
  4. Wyodrębnianie danych umowy
    1. Wyodrębnianie danych pól formularza z podpisanego dokumentu i aktualizowanie arkusza Excel
  5. Powiadomienia o umowach
    1. Wysyłanie niestandardowych powiadomień mailowych z zawartością umowy i podpisaną umową
    2. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w kanale usługi Teams
    3. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Slack
    4. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Webex
  6. Generowanie umów
    1. Wygenerowanie dokumentu z formularza Power App i szablonu Word, wysłanie do podpisu
    2. Wygenerowanie umowy z szablonu programu Word w usłudze OneDrive i uzyskanie podpisu
    3. Wygenerowanie umowy dla wybranego wiersza programu Excel, wysłanie do recenzji i podpisu
Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
Udostępnianie użytkowników i umów
1. Udostępnianie użytkownika
2. Udostępnianie umów

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Omówienie

Każda umowa w Acrobat Sign przechodzi przez serię „kamieni milowych”, które określają przebieg transakcji.

Te kamienie milowe mogą obejmować takie wydarzenia jak:

Tworzenie dokumentu
Modyfikacje wysłanej transakcji
Wysyłanie e-maili do odbiorców
Wyświetlanie e-maili przez odbiorców
Delegowanie uprawnień odbiorcy
Dodawanie do umów podpisów/zatwierdzeń
Zmiana statusu umowy na Ukończona/Odrzucona/Anulowana

Kamienie milowe są rejestrowane w dwóch formatach o podobnej zawartości, która jednak służy innym celom:

Lista Aktywność zawiera krótkie podsumowanie bieżącego statusu transakcji wyświetlane w aplikacji Acrobat Sign.

Lista aktywności zawiera minimalną ilość informacji określających zdarzenie, użytkownika/odbiorcę (identyfikowanego za pomocą adresu e-mail), który zarejestrował zdarzenie, oraz znacznik czasu/daty zdarzenia (dostosowany do strefy czasowej odbiorcy w oparciu o lokalne ustawienia systemu).
Każde zdarzenie, które zmienia dokument (np. modyfikacja, działanie odbiorcy) zawiera łącze, które prezentuje dokument bezpośrednio po tym zdarzeniu.
Zakres zdarzeń uwzględnianych na liście aktywności obejmuje całą transakcję. W rezultacie można zobaczyć informacje, które nie są zawarte w raporcie kontroli (który jest raczej ograniczony do interakcji z dokumentem).
- Gdy transakcja jest nadal „w realizacji”, na dole listy aktywności wyświetlana jest lista przewidywanych odbiorców pozostających w obiegu umowy.
- Przechowywanie i elektroniczna archiwizacja zdarzeń, które mają miejsce po ukończeniu dokumentu

Lista aktywności stanowi element umowy i ulega zniszczeniu pod wpływem konkretnych działań związanych z usuwaniem umów (np. związanych z RODO). Jeśli umowa zostanie usunięta z konta użytkownika z dowolnego powodu, zawartość historii w widoku tego elementu zostanie utracona i nie będzie można jej odzyskać.

Raporty kontroli zawierają te same punkty kontrolne umowy, co panel Historia, ale obejmują identyfikator transakcji autorytatywnego dokumentu na serwerze Acrobat Sign.

W razie potrzeby administratorzy mogą wybrać opcję włączenia zbierania adresów IP.

Raporty kontroli mają być autorytatywnymi dokumentami, które określają sposób manipulowania dokumentem od momentu jego utworzenia do momentu jego całkowitego ukończenia. Mogą być zapisywane jako pliki PDF lub drukowane na potrzeby wewnętrznych procesów.

Kluczową różnicą jest to, że raport kontroli pokazuje wszystkie zdarzenia znormalizowane do strefy czasowej GMT. Pozwala to uniknąć nieporozumień wśród audytorów dokonujących przeglądu transakcji użytkowników znajdujących się w wielu strefach czasowych.
- Lista Aktywność jest generowana dynamicznie dla osoby przeglądającej i odzwierciedla wszystkie zdarzenia w strefie czasowej lokalnego systemu użytkownika.
- Znacznik czasowy widocznego pola podpisu osadzonego w umowie odzwierciedla strefę czasową lokalnego sytemu sygnatariusza w momencie złożenia podpisu. Kod strefy czasowej jest dostarczany w celu zapewnienia kontekstu podczas przeglądania pliku PDF.
Format daty jest ustawiony na RRRR-MM-DD.
Raporty kontroli są przechowywane niezależnie od obiektów umowy wyświetlanych na karcie Zarządzaj w aplikacji internetowej. Usunięcie obiektu ze strony zarządzania nie powoduje usunięcia raportu kontroli.
- Użytkownik, który zna identyfikator transakcji umowy, może uzyskać dostęp do raportu kontroli dotyczącego tej transakcji na stronie internetowej: https://secure.echosign.com/verify (jeśli pozwalają na to ustawienia bezpieczeństwa).

Raport kontroli składa się z dwóch części:

Raport „okresowy” — opracowany w trakcie realizacji transakcji raport kontroli generowany na podstawie zdarzeń zarejestrowanych w związku z umową w momencie składania wniosku. Z założenia ten raport jest niekompletny i może ulec zmianie, gdy następny odbiorca zarejestruje zdarzenie.

Raporty okresowe są wyraźnie oznaczone na górze raportu, aby nie zostały błędnie zinterpretowane jako dokumenty końcowe po zapisaniu/wydrukowaniu.

Raport „końcowy” — gdy umowa osiągnie ostateczny stan (Podpisano, Anulowano, Odrzucono lub Wygasła), generowany jest ostateczny raport kontroli, który zostaje zapisany. Żadne dalsze zdarzenia, które mają miejsce w związku z transakcją (np. archiwizacja), nie mogą zostać dodane do raportu. Powstaje pełny raport z wydarzeń, które doprowadziły do podpisania dokumentu.

Po zalogowaniu wybierz kolejno Zarządzaj > Stan umowy, którą chcesz zobaczyć > Wybierz nazwę umowy,, a następnie w prawym panelu wybierz opcję Pobierz raport kontroli.

Zaloguj się w usłudze Acrobat Sign

Korzystanie

Listę Aktywność można wyświetlić na stronie Zarządzaj , klikając łącze Aktywność znajdujące się u dołu wśród opcji po prawej stronie.

Dostęp do raportu kontroli można uzyskać na karcie Zarządzaj.

Wybierz umowę i kliknij opcję Pobierz raport kontroli.

Konfiguracja

Dostępność:

Dziennik aktywności i raporty kontroli są dostępne dla wszystkich kont Acrobat Sign.

Zakres konfiguracji:

Dziennik aktywności i raporty kontroli są domyślnie włączone i nie można ich wyłączyć.

Wiele ustawień może mieć wpływ na zgłaszane zdarzenia (i stosowaną terminologię) w raportach kontroli. Jeśli istnieją zdarzenia, które Twoim zdaniem powinny zostać uwzględnione w raporcie kontroli, skontaktuj się z administratorem grupy lub konta, aby sprawdzić, czy można je dodać.

Istnieją cztery metody zapewniające użytkownikom dostęp do raportu kontroli:

Dołącz raport kontroli do wiadomości e-mail Podpisano i zarchiwizowano.
Załącz bieżący raport kontroli do dokumentów po pobraniu ze strony Zarządzaj.
Zezwalaj na dostęp do raportu kontroli za pośrednictwem strony weryfikacji transakcji.
Dołącz raport kontroli za pośrednictwem interfejsu API po wywołaniu funkcji getLatestDocument.