Tervetuloa käyttämään Adobe Signin pika-asennusopasta!

Tässä oppaassa on suositellut ensimmäiset toimet, joilla voit määrittää Adobe Signin valmiiksi lähettämään tapahtumia.

Alla on kaksi välilehteä, toinen järjestelmän käyttäjille ja toinen tilin ylläpitäjille. Kummassakin välilehdessä on määritettäviä ominaisuuksia ja ominaisuuden nimen oikealla puolella ovat palvelutasot, joita ne koskevat.

Suosittelemme, että kaikki käyttäjät määrittävät ensin oman käyttäjätunnuksensa ja sitten, jos kyseessä on myös tilin ylläpitäjä, siirtyvät Ylläpitäjä-välilehteen ja määrittävät tilin asetukset.

Huomautus:

Pro-tilit ovat yhden käyttöoikeuden tilejä, joten yksittäinen käyttäjä on oletusarvoisesti myös tilin ylläpitäjä.

Käyttäjät

Profiilitietojen määritys – kaikki käyttäjät

Kun kirjaudut Adobe Signiin ensimmäisen kerran, tarkista henkilökohtaiset käyttäjätietosi. Näitä tietoja käytetään useissa malleissa, joten on tärkeää varmistaa, että ne on annettu oikein.

  • Avaa valikko siirtymällä oikeassa yläkulmassa olevan nimesi päälle ja valitse Oma profiilini.

Profiilisivulla näkyvät arvot, joita Adobe Sign käyttää tapahtumiasi mukautettaessa. Niistä tärkeimmät ovat seuraavat:

  • Koko nimesi – Käytetään sähköpostiviesteissä ja oletusarvoisessa painetussa allekirjoituksessa.
  • Työnimikkeesi – Täytetään automaattisesti, jos Työnimike-kenttä on joskus täytettävä.
  • Yrityksesi nimi – Näkyy sähköpostiviesteissä, pitää olla yrityksen täydellinen juridinen nimi.
  • Aikavyöhyke – Aika/päivämäärä-leimoissa käytetään raportteja ajettaessa selkeyden vuoksi omaa aikavyöhykettäsi.

Jos sinun on muutettava sisältöä, napsauta Muokkaus-painiketta, tee tarvittavat muutokset ja Tallenna muutokset.

Allekirjoituksen määrittäminen – kaikki käyttäjät

Adobe Sign mahdollistaa kolme allekirjoitustyyliä henkilökohtaisten vaatimusten tai yritysvaatimusten mukaan:

  • Komentosarjamainen fontti: oletusarvo ja tällä hetkellä suosituin tyyli. Nimeesi käytetään fonttia, joka saa sen vaikuttamaan käsinkirjoitetulta allekirjoitukselta.

Jos valitset tämän asetuksen, mitään muuta ei tarvitse tehdä!

 

  • Biometrinen: piirrä allekirjoituksesi hiirellä, kynällä tai sormellasi!  Saat parhaan tuloksen piirtämällä allekirjoituksesi sormella tabletilla.

Jos valitset tämän asetuksen, allekirjoita tapahtuma piirtämällä nimesi ja tallentamalla se. Biometrisia allekirjoituksia voi tallentaa vain allekirjoitustapahtuman aikana, joten sinun kannattaa avata allekirjoitustapahtuma käyttämällä aloitusvälilehden Vain minä allekirjoitan -toimintoa.

Kun luot biometrista allekirjoitusta, muista valita oikean yläkulman Tallenna allekirjoitus -valintaruutu, kun saat hyvännäköisen version.

 

  • Allekirjoituskuva: Jos sinulla on kuva allekirjoituksestasi, voit ladata sen järjestelmään, niin Adobe Sign käyttää kuvaa allekirjoituksenasi, kun allekirjoitat. Lataa kuva allekirjoituksestasi kirjautumalla Adobe Signiin ja valitsemalla Henkilökohtaiset valinnat > Allekirjoitukseni.

Huomautus:

Jos käytät allekirjoituksena biometrista allekirjoitusta tai kuvaa, muista myös määrittää nimikirjaimesi!

Henkilökohtaisten tapahtumien/hälytysten määrittäminen – Enterprise Premium

Tehokäyttäjille, jotka haluavat pysyä tapahtumiensa tasalla. Team-käyttäjät voivat määrittää tapahtumailmoituksia, Enterprise-käyttäjät voivat määrittää sekä tapahtumia että hälytyksiä. 

Siirry Tapahtumat/hälytykset-sivulle valitsemalla Henkilökohtaiset valinnat > Tapahtumiani/hälytyksiäni.

 

Joitakin määrityksiä:

Tapahtumat: Toimet, jotka tapahtuvat tapahtumalle (lähettäminen, tarkasteleminen, allekirjoittaminen ja niin edelleen).

Hälytykset: Odotetut toimet, jotka eivät tapahdu tiettynä ajanjaksona (ei tarkasteltu kahdeksan tunnin sisällä, tarkasteltu mutta ei allekirjoitettu kolmen tunnin sisällä ja niin edelleen).

Sekä tapahtumat että hälytykset voidaan määrittää ilmoitettavaksi kahdella tavalla. Voit valita ei kumpaakaan, toisen tai kummatkin valitsemalla määritysasetukset. Vaihtoehdot ovat:

Sähköposti: Tämän asetuksen valitseminen lähettää sinulle sähköpostiviestin, kun tapahtuma tai hälytys tapahtuu. Määrän mukaan tämä asetus voi luoda paljon sähköpostia, joten käytä tätä asetusta sähköpostin määrää silmällä pitäen.

Tapahtuma: Tapahtumat on merkitty näkymään aloitusvälilehdessä (Tapahtumat/hälytykset-osassa) ja ne näkyvät Tapahtumat/hälytykset-sivulla luoduissa raporteissa.

Huomaa, että näille tapahtumille/hälytyksille on kaksi välilehteä.

Tapahtumiani/hälytyksiäni tarkoittaa tapahtumia, joissa sinä olet lähettäjä.

Raportointi voidaan määrittää sivun alalaidassa lähettämään sinulle yhteenveto valitsemistasi tapahtumista, ja raportti voidaan lähettää kerran viikossa, joka arkipäivä tai joka viikonpäivä valintasi mukaan. 

 

Jaetut tapahtumat/hälytykset ovat sellaisen muun käyttäjätunnuksen asetuksia, joka on jakanut tilinsä kanssasi. Voit määrittää Jaetut tapahtumat/hälytykset -toiminnon asetukset valitsemalla Henkilökohtaiset valinnat > Jaetut tapahtumat/hälytykset.

Mukautetun alatunnisteen määritys – Enterprise Premium

Enterprise-tason tileissä käyttäjät voivat mahdollisesti luoda mukautetun alatunnisteen, kuten sähköpostin allekirjoitustiedoston.

Jos tilisi ylläpitäjä on ottanut asetuksen käyttöön, voit määrittää sen kohdassa Henkilökohtaiset valinnat > Sähköpostini alatunniste.

Jos asetusta ei näy, tilisi ylläpitäjä voi ottaa sen käyttöön tilitasolla.

Alatunniste sijoitetaan tapahtumasähköpostiviestien alaosaan mahdollisten tilitason alatunnisteiden yläpuolelle.

Ylläpitäjät

Tervetuloa ylläpitäjät!

Toivottavasti henkilökohtaisen käyttäjätunnuksesi määritys on sujunut hyvin, ja olet valmis suurempiin tilinlaajuisiin päätöksiin.

Alla olevat kuvaukset ovat suhteellisen pitkiä, mutta tilin määrittäminen oikein varmistaa, että lähettäjät ja allekirjoittajat omaksuvat prosessisi sulavasti, mikä vähentää käyttöönoton aiheuttaman muutoksen jälkeisten kysymysten määrää.

Huomautus: Kaikkia saatavilla olevia asetuksia ei ole täysin käsitelty tässä, joten ota yhteyttä tukeen, jos sinulla on kysyttävää.

Ulkoisen arkiston määrittäminen – kaikki jäsenyydet

Samalla tavalla kuin tietokone tai puhelin kannattaa varmuuskopioida, myös allekirjoitetuista sopimuksista kannattaa säilyttää kopiot. Sopimuksia ei tarvitse ladata Hallinta-sivulta yksi kerrallaan, vaan Ulkoinen arkisto pystyy lähettämään allekirjoitetuista sopimuksista kopion vaihtoehtoiseen sähköpostiosoitteeseen, Evernote-tilille tai Box-tilille.

Käyttöönotto

Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja valitse Tili > Tilin asetukset > Ulkoinen arkisto.

Jos haluat lähettää tililläsi olevista sopimuksista kopiot vaihtoehtoiseen sähköpostiosoitteeseen, kirjoita kyseinen sähköpostiosoite Lähetä näihin… -kenttään ja napsauta Tallenna muutokset -painiketta.

Huomautus:

Ulkoinen arkisto -kentän merkkirajoitus on 255 merkkiä. Jos sinun on lähetettävä sähköposti useammalle henkilölle kuin kenttään mahtuu, käytä jakelulistaa.

Jos haluat lähettää kopion Evernoteen tai Boxiin, napsauta vastaavaa Napsauta tästä -linkkiä, niin ohjeet ilmestyvät uuteen ikkunaan.

Määritä Allekirjoitus-valinnat – kaikki jäsenyydet

Allekirjoitus-valinnat!

Näissä asetuksissa on useita vaihtoehtoja, joita ottaa huomioon, joten käydään niiden kimppuun!

Siirry kohtaan Tili > Allekirjoitus-valinnat

Ensimmäiset kaksi asetusta määrittävät allekirjoitusrivin automaattisen muotoilun ja viivan alle lisättävät allekirjoitustiedot:

  • Käytä hyvin muotoiltuja allekirjoituksia ja nimikirjaimia
    • Jos tämä asetus otetaan käyttöön, viiva ja allekirjoitussisältö sijoitetaan allekirjoituksen alle.
    • Jos tämä asetus poistetaan käytöstä, vain allekirjoitus lisätään merkitsemättä sitä, että allekirjoitus on sähköinen.

  • Sovita allekirjoituksen ja nimikirjainten alla oleva viiva dynaamisesti 
    • Jos tämä asetus otetaan käyttöön, allekirjoituksen alla olevaa viivaa säädetään dynaamisesti niin, että se on vain muutaman pikselin verran itse allekirjoitusta tai nimikirjaimia pidempi.
    • Jos tämä asetus poistetaan käytöstä, tulostetaan koko rivi, joka on alkuperäisen allekirjoituskentän pituinen.


Anna vastaanottajien allekirjoittaa ja käyttää nimikirjaimia

Seuraavassa osassa hallitaan sitä, miten vastaanottajat voivat lisätä allekirjoituksensa. Jos sinulla ei ole erityistä liiketoiminnallista syytä rajoittaa vaihtoehtoja, suosittelemme yleensä, että annat vastaanottajien lisätä allekirjoituksena haluamallaan tavalla.

Valittavissa on kolme vaihtoehtoa:

  • Nimen ja nimikirjoitusten kirjoittaminen – Useimmille allekirjoittajille on helpointa lisätä oma nimensä, sillä se ei vaadi ylimääräisiä toimenpiteitä. Vastaanottaja kirjoittaa nimensä, ja käytetään kaunokirjoituksen tapaista kirjasinta.
    • Valitse allekirjoitusfontti dynaamisesti – Adobe Sign -järjestelmässä on käytettävissä useita kaunokirjoituksen tapaisia kirjasimia. Niitä käytetään oletusarvoisesti kiinteässä järjestyksessä.  Jos tämä asetus otetaan käyttöön, käytetyn kirjasimen aloituskohta valitaan sattumanvaraisesti.
  • Käsinkirjoitetun allekirjoituksen ja nimikirjainten piirtäminen näyttöön hiirellä, piirtokynällä tai sormella – Jos tämä asetus otetaan käyttöön, vastaanottajat voivat halutessaan piirtää allekirjoituksensa fyysisesti.
  • Kuvan lähettäminen heidän allekirjoituksestaan ja nimikirjaimistaan – Jos tämä asetus otetaan käyttöön, vastaanottajat voivat lähettää allekirjoituksestaan kuvan paikallisesta järjestelmästä.


Anna vastaanottajien käyttää tallennettua allekirjoitustaan

Tässä asetusten osassa määritetään, voivatko vastaanottajat käyttää olemassa olevaa tallennettua allekirjoitusta (biometriset ja kuvapohjaiset allekirjoitukset tallennetaan).  Jos päätät kieltää tallennettujen allekirjoitusten käytön, vastaanottajan on kirjoitettava, piirrettävä tai lähetettävä allekirjoituksensa sen mukaan, minkä tyyppiset allekirjoitukset sallit.

Vaihtoehdot ovat seuraavat:

  • Kaikki vastaanottajat – Jos valitset tämän vaihtoehdon, kaikki vastaanottajat voivat käyttää tallennettua allekirjoitustaan.
  • Sisäiset vastaanottajat – Tätä vaihtoehtoa käytettäessä tallennettua allekirjoitustaan voivat käyttää vain sellaiset käyttäjät, jotka on lisätty käyttäjinä myös Adobe Sign -tilillesi.
  • Ei kenellekään – Estää tallennetun allekirjoituksen käytön kaikilta vastaanottajilta.

 

Tässä osassa on ylimääräinen valintaruutu:

  • Anna tililläni olevien käyttäjien lähettää kuva ja tallentaa se profiiliinsa allekirjoituksenaan ja nimikirjaiminaan – Jos tämä asetus otetaan käyttöön, Adobe Sign -tililläsi olevat käyttäjät voivat lähettää allekirjoituksestaan kuvan Henkilökohtaiset valinnat -osassa.

Yrityksen ja isäntänimen määritys – kaikki jäsenyydet

Yrityksesi tietojen lisääminen on erinomainen tapa mukauttaa Adobe Sign tilisi käyttäjiä ja allekirjoittajia varten.

Yrityksen nimi ja URL-isäntänimi

Tässä osassa määritetään yrityksen nimi ja isäntänimi tiliäsi varten. Ne voivat näyttää perustavanlaatuisilta, mutta ne tekevät tilistäsi yksilöllisen. 

Nämä kaksi asetusta ovat koko tilin laajuisia, eikä niitä voi muuttaa ryhmän tasolla.

Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja valitse Tili > Tilin asetukset > Tilin asetusten määritys.

Yhtiön nimi

Tähän kenttään kirjoittamasi arvo näkyy kaikissa Adobe Signista lähetetyissä sähköpostiviesteissä. Tämä arvo täytetään myös automaattisesti käyttäjien Yhtiön nimi -kenttään, kun käyttäjien on allekirjoitettava jokin asiakirja.

Oletusarvoisesti Adobe Sign antaa käyttäjien määrittää omat asetuksensa, ja tämä koskee myös yksittäisten käyttäjien Yhtiön nimi -arvoa.  Jos haluat kuitenkin määrittää kaikille käyttäjille Yhtiön nimi -arvon, jota ei voi muuttaa, voit valita Määritä yrityksen nimi kaikille tilin käyttäjille -valintaruudun.

 

Isäntänimi

Jos muutat tilisi isäntänimen, myös käyttäjien URL-kirjautumisosoite ja allekirjoittajille tarkoitettujen sopimusten ylläpitoon käytetty URL-osoite muuttuvat.

Tuloksena on isäntänimeesi perustuva mukautettu URL-osoite.

Lähetä logosi – Team, Business ja Enterprise

Brändäys on tärkeää! Asiakkaasi haluavat nähdä logosi lähettämissäsi tapahtumissa, ja lataamalla logosi brändäät kaikki sähköpostiviestit, joita Adobe Sign lähettää tapahtumistasi.

JPEG-, GIF- ja PNG-kuvat ovat tuettuja. PNG tuottaa yleensä parhaan tuloksen.

Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja valitse Tili > Tilin asetukset > Tilin asetusten määritys > Logon lataaminen.

Napsauta Lataa -painiketta ja siirry käytettävään kuvaan. Muista, että parhaiten toimivat annetun kokoiset kuvat (korkeus 60 pikseliä ja leveys 200 pikseliä).

Kun olet valinnut kuvan, logo ilmestyy Lataa-painikkeen oikealle puolelle:

Jos haluat muuttaa logoa, napsauta Tyhjää-painiketta, niin logo katoaa.

Globaaliasetusten määrittäminen

Tili-välilehden Globaaliasetukset-osa sisältää paljon ominaisuuksia, ja kaikki asetukset ovat käyttötapauskohtaisia.

Seuraavassa kuvataan kukin asetus lyhyesti ja selitetään suositus, mutta käyttötapauksesi voi erota yleisimmästä käytöstä.

Valitse: Tili > Tilin asetukset > Globaaliasetukset.

  • Liitä kaavaketiedot sisältävä CSV-tiedosto lähettäjän allekirjoittamat sopimukset sisältäviin sähköpostiviesteihin
    Jos käytät lomakkeita ja haluat saada CSV-tiedoston jokaisen allekirjoitetun dokumentin kenttien tiedoista, valitse tämä valintaruutu. Yksittäinen CSV-tiedosto jokaisesta tapahtumasta voi kuitenkin olla aika hankalaa.

    Jos sinun on kerättävä tietoja tai vietävä tietoja CRM-järjestelmääsi, API-ratkaisun luominen voi olla järkevämpää.

  • Asiakirjan rajoitettu näkyvyys
    Tällä asetuksella paljastat vain tapahtumasi määritetyt tiedostot eri allekirjoittajille. Asiakirjan rajoitetun näkyvyyden hyödyntäminen edellyttää, että ymmärrät allekirjoituksen kulun lähettämiisi dokumentteihin liittyen sekä sen, kuinka liität nämä dokumentit.

    Jos uskot, että haluat lähettää suuria usean tiedoston tapahtumia useille allekirjoittajille ja haluat piilottaa dokumentin osia joiltakin allekirjoittajilta, käytä tätä asetusta.  Tässä on lyhyt video, jos haluat lisää tietoja.

  • Asiakirjojen varmistettu kopio
    Tämän asetuksen ottaminen käyttöön vahvistaa, että kaikki Adobe Signista toimitetut tai ladatut PDF-dokumentit sisältävät Adobe CDS -varmenteen. CDS:llä varustetut dokumentit toimittavat näkyvän osoituksen siitä, ettei dokumenttia ole peukaloitu.
    Voit lisätä CDS:n sisäisille edustajille, ulkoisille allekirjoittajille, kaikille tai ei kenellekään toimitettuihin kopioihin.

Huomautus:

CDS estää sinua poistamasta lopullisen PDF-tiedoston suojauksen, joten jos sinun on muokattava lopullisen dokumentin kopioita (jaettava ne tiedostoihin, lisättävä käsittelyleima ja niin edelleen), poista CDS sisäisiltä vastaanottajilta.

  • Liitä allekirjoitetun asiakirjan kopio PDF-tiedostona sähköpostiviesteihin
    Kun tapahtuma on valmis, jokainen osallinen saa kopion oletusarvoisesti. Tällä asetuksella voit muuttaa tätä, jolloin kopiot lähetetään vain sisäisille, vain ulkoisille, kummallekin tai ei kummallekaan.

    Tämän asetuksen käyttötapa riippuu pitkälti dokumenttien luonteesta. Jos keräät luottamuksellisia tietoa, voi olla suositeltavaa olla lähettämättä allekirjoitettuja kopioita. Tämä on parasta tietoturvan kannalta, muta tällöin asiakkaat voivat ottaa yhteyttä ja pyytää dokumentin kopiota. Tässä tapauksessa suosittelemme, että allekirjoittaja rekisteröi ilmaisen Adobe Sign -tilin ja hakee kopion suoraan Adobe Signista.

  • Liitä tapahtumahistorian jäljittämisraportti valmiiksi käsiteltyihin asiakirjoihin
    Jos sinun on liitettävä auditointiraportit sinulle lähetetyn allekirjoitetun sopimuksen kopioon, ota tämä käyttöön ainakin lähettäjälle.

  • Yhdistä useita allekirjoitettuja asiakirjoja yhdeksi asiakirjaksi
    Kun lataat useita tiedostoja yhdelle tapahtumalle, Adobe Sign yhdistää nämä tiedostot yhdeksi PDF-tiedostoksi ennen allekirjoitettavaksi lähettämistä.

    Tämä asetus määrittää, sisältääkö allekirjoitettu ja arkistoitu sähköposti tämän suuren PDF-tiedoston vai jaetaanko dokumentti takaisin useaksi tiedostoksi.

Huomautus:

Tämä asetus koskee ainoastaan Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiin liitettyä kopiota. Adobe Signista myöhemmin ladattavat kopiot ovat aina yksittäisiä kaikenkattavia PDF-tiedostoja.

  • Lähetä näihin sähköpostiosoitteisiin ylimääräinen kopio jokaisesta allekirjoitetusta sopimuksesta

Kyseessä on taas Ulkoinen arkisto, mutta tämä asetus voidaan määrittää ryhmän tasolla (yritysasiakkailla), joten voit siirtää valmiit myyntisopimukset kirjanpito-osastolle tai valmiit salassapitosopimukset lakiosastolle (nämä ovat esimerkkejä).


  • Lataa allekirjoitettu asiakirja
    Jos sallit allekirjoittajien tulostaa dokumentin, allekirjoittaa sen ja faksata sen takaisin, ota tämä asetus käyttöön. Joskus joku tulostaa dokumentin ja postittaa sen sinulle ja, jos tämä asetus ei ole valittuna, et voi sulkea tapahtumaa Adobe Signissa.

  • Twitter:in integrointi
    Anna ihmisten julkaista menestystään! Lähetä Twitter-ilmoitus aina, kun suoritat tapahtuman.

  • Delegointi tilini käyttäjille
    Tässä tapauksessa delegointi tarkoittaa sitä, että toinen allekirjoittaja (sähköpostiosoite) voi allekirjoittaa dokumentin sinun asemestasi. Delegointi ei poista alkuperäisen osapuolen käyttöoikeutta, se vain myöntää toiselle käyttäjälle oikeuden allekirjoittaa.

    Suosittelemme yleisesti allekirjoittamisen helpottamista, mikä tarkoittaa delegoinnin sallimista. Joissakin käyttötapauksissa on kuitenkin voimakas tarve sille, että vain osoitettu osapuoli saa allekirjoittaa.

Huomautus:

Muista, että asetus viittaa Adobe Sign -tilisi käyttäjiin (ei kaikkiin yrityksesi henkilöihin). Allekirjoittajillasi ei ehkä ole Adobe Signin käyttäjätunnusta tilissäsi, joten he eivät kuuluisi tämän asetuksen piiriin.

  • Allekirjoitusvaltuutus
    Tämä asetus sanelee, mikä dokumentin allekirjoituksen oletusarvoinen käyttöoikeus on käyttäjille, jotka ovat Adobe Sign -tilissäsi.

    Suosittelemme sallimaan kaikkien allekirjoittaminen oletusarvoisesti. Jos aiot käyttää Adobe Signia henkilöstöresurssityyppiseen tarkoitukseen, sinun on annettava kaikkien allekirjoittaa.
    Jos aiot estää kaikkien allekirjoitusluvan oletusarvoisesti, sinun on nimenomaisesti sallittava niiden allekirjoittajien allekirjoitus, joiden on allekirjoitettava.

    Vihje!: Ylläpitäjänä et saa automaattisesti allekirjoittajan roolia. Jos sinun on siis allekirjoitettava dokumentteja ja estät allekirjoittamisen oletusarvoisesti, seuraavaksi sinun on avattava Käyttäjät ja ryhmät, napsautettava sähköpostiosoitettasi ja otettava allekirjoitusoikeutesi käyttöön.

  • Delegointi tilini ulkopuolisille käyttäjille
    Samanlainen kuin edellinen asetus, mutta tämä ominaisuus koskee käyttäjiä, jotka eivät ole Adobe Sign -tilissäsi.

  • Aseta aikavyöhyke sopimuksille, jotka tämän tilin käyttäjät luovat
    Tämä määrittää tapahtuman aikaleimojen aikavyöhykkeen.

  • Ryhmän ylläpitäjään liittyvät asetukset
    Enterprise-asiakkailla voi olla ryhmiä ja, jos sinulla on ryhmiä, voit halutessasi määrittää ylläpitäjiä vain kyseisille ryhmille.

    Näillä kahdella asetuksella voit sallia (tai estää) ryhmän ylläpitäjien lisätä uusia käyttäjiä tai muuttaa ryhmätason asetuksia (jotka ovat pitkälti samanlaiset asetukset kuin Globaaliasetukset-osassa).

Huomautus:

Adobe Sign käyttää päätaso-alitaso-suhdemallia, ja ryhmät ovat tilin aliobjekteja. Tämä tarkoittaa, että uusi ryhmä perii tilin ominaisuudet. Tämä tarkoittaa myös, että ryhmätasolla tehdyt muutokset ohittavat tilitason asetukset.

Lähetyksen määrityssivu

Lähetysasetukset ovat toimintoja, jotka näkyvät lähettäville edustajillesi Lähetä-välilehdessä. Tämä osa on omistettu kaikille kyseisellä sivulla saatavilla oleville kokoonpanoille.

Samoin kuin Globaaliasetukset, nämä ovat hyvin käyttötapauskohtaisia.

Se on myös aika pitkä, joten nappaa juotavaa ja siirry kohtaan Tili > Tilin asetukset > Lähetä asetukset.

  • Uusi lähetystoiminto
    Tämä asetus ottaa uuden lähetystoiminnon käyttöön. Voit myös antaa käyttäjien vaihtaa uuden ja perinteisen lähetystoiminnon välillä.

  • Näytä Lähetä-sivu sisäänkirjautumisen jälkeen
    Tämä asetus ohjaa käyttäjät Lähetä-välilehteen, kun he kirjautuvat Adobe Signiin (aloitusvälilehden asemesta).

    Jos kohtaat ärsyttävän viiveen kirjautumisen jälkeen, syynä todennäköisesti on aloitusvälilehden komentosarjat, joilla luodaan hienot raporttimittarit, jotka näyttävät oikeita tietoja. Jos käyttäjäsi haluavat mieluummin päästä heti lähettämään eivätkä halua katsella aloitusvälilehden tietoja, tämä toiminto on sinua varten!

  • Lähetä asiakirjoja hyväksyttäväksi
    Edellyttääkö työnkulkusi vähintään yhden ihmisen hyväksynnän, mutta ei hänen allekirjoitustaan? Jos näin on, ota tämä ominaisuus käyttöön.

Huomautus:

Lomakkeet voidaan suunnitella edellyttämään hyväksyjä täyttämään kenttätietoja ja silti olemaan allekirjoittamatta dokumenttia.

  • Asiakirjat liitetään
    Tämä asetus ottaa käyttöön kaikki kanavat, jotka sallivat käyttäjän liittävän dokumentin. Jos dokumenttien versionhallinnan on oltava tiukka, poista kaikkien muiden kohtien kuin sen kirjaston valinta, jossa lomakkeiden nykyiset versiot ovat.

  • Täytä asiakirjan nimi automaattisesti
    Dokumentin nimen automaattinen täyttäminen säästää aikaa, mutta muista, että dokumentti ottaa ensimmäisen liitetyn tiedoston nimen. Jos siis haluat ottaa tämän käyttöön, salli myös lähettäjän dokumentin nimen muokkaaminen. Ihan vain varmuuden vuoksi.
  • Kielet
    Tällä asetuksella käyttäjät voivat määrittää ulkoisten allekirjoittajien allekirjoituskielen Lähetä-sivulla.
  • Viestimallit
    Mahtava ajansäästäjä suuren volyymin edustajille. Viestimallien avulla voit määrittää uuden oletusviestin ja määrittää useita muita mukautettuja viestimalleja. Jos huomaat lähettäväsi samoja dokumentteja samalla viestillä useita kertoja päivässä, käytä hetki tämän määrittämiseen.

  • Yksityisiä viestejä vastaanottajille
    Tällä toiminnolla jokaiselle vastaanottajalle voidaan lähettää yksityinen viesti.

  • Sallitut allekirjoitustyypit
    Oletusarvoisesti vain sähköinen allekirjoitus on käytössä. Maailmassa on kuitenkin yhä useita, jotka haluavat tulostaa ja faksata dokumenttinsa takaisin. Jos uskot, että jotkut asiakkaasi ovat tällä kannalla, ota Allekirjoituksen faksaaminen -asetus käyttöön.

  • Lähettäjän allekirjoitusasetukset
    Tämä asetukset on suunniteltu käyttötapaukseen, jossa lähettäjä on dokumentin vasta-allekirjoittaja. Jos annat lähettäjien vasta-allekirjoittaa, kannattaa määrittää työnkulun mukaiset oletusarvot, jolloin minimoit määrää, jonka lähettäjien on säädettävä tapahtumaa kohden.

  • Muistutukset
    Jos prosessi edellyttää, että määrität muistutuksia, tällä asetuksella voit määrittää muistutuksen toiston ja viestin, mikä lyhentää lähettäjien sykliaikaa.

  • Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus
    Kun tämä asetus on käytössä, käyttäjän on annettava salasana, ennen kuin hän voi avata allekirjoitetun PDF-tiedoston tai tarkastella sitä verkossa.

    Se aiheuttaa hiukan vaivaa, mutta suojaa hyvin.

  • Allekirjoittajien henkilöllisyyden varmistusmenetelmät tililläni
    Adobe Signin avulla voit käyttää useita toisen tekijän allekirjoittajan todennusmenetelmiä. Käyttötapauksen mukaan voit sallia yhden tai useita näistä vaihtoehdoista ja voit sallia tai estää lähettäjiä valitsemasta menetelmää.

Huomautus:

Mikä tahansa tai kaikki voidaan valita, mutta jos haluat ottaa Puhelintodennuksen käyttöön, sinun on ensin otettava Salli lähettäjien määrittää allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistusasetukset vastaanottajakohtaisesti käyttöön.

  • Asiakirjan voimassaolo
    Jos käyttötapauksessa on ”tilaisuusikkunoita”, kuten erikoishinta, joka on saatavilla vain XX seuraavan päivän ajan, voit määrittää tämän ikkunan ja pakottaa dokumentin vanhentumaan, jos sitä ei allekirjoiteta vaaditussa ajassa.

    Jos otat tämän asetuksen käyttöön, on suositeltavaa ottaa käyttöön asetus Salli voimassaoloasetusten muokkaaminen dokumentin lähettämisen jälkeen. Sinun ei tarvitse jatkaa määräpäivää, mutta se mahdollisuus on hyvä olla olemassa.

  • Uusi esikatselu- ja sisällönluontielämys
    Tällä asetuksella voidaan ottaa uusi sisällönluontitoiminto käyttöön. Sillä voit antaa myös käyttäjien vaihtaa uuden ja perinteisen sisällönluontitoiminnon välillä.

  • Tarkista, aseta allekirjoitukset tai lisää lomakekentät
    Jos lisäät kenttiä dokumentteihin käytön aikana, ota vedä ja pudota -työkalu oletusarvoisesti käyttöön. Jos käytät versiohallittuja dokumentteja, poista käyttäjien mahdollisuus säätää kenttiä.

  • Allekirjoitusjärjestys
    Useimmat (näkemämme) dokumentit allekirjoitetaan peräkkäin, ja tämä on oletusarvo. Jos useimmin käyttämäsi työnkulku hyödyntää rinnakkaista allekirjoitusprosessia, jossa kaikkia pyydetään allekirjoittamaan yhtä aikaa, voit määrittää sen tässä.

    Voit myös antaa lähettäjän valita, mikä työnkulku parhaiten sopii hänen tapahtumalleen, jos käytät kumpaakin menetelmää.

Sähköpostin ylä-/alatunnisteen lataaminen

Lisää brändäystä!

Kohdassa Tili > Sähköpostin asetukset on seuraavat:

S-postiviestin alatunniste – Tämä on koko tilin laajuinen asetus, joka sijoittaa tekstiviestin sähköpostiviestien alaosaan. Tämä on loistava paikka sijoittaa markkinointitietoja tai lakisääteisiä ilmoituksia.

Salli käyttäjille henkilökohtaiset alatunnisteet – Tämä asetus sallii yksittäisen käyttäjän määrittää oman allekirjoituksensa sisällön

Ylä- ja alatunnisteen kuvat – Sähköpostiviestin ylä- ja alatunnisteet ovat logojen kaltaisia, mutta suurempia. Tämä tuo brändäyksesi esille sähköpostiviesteissäsi, jolloin asiakkaasi tietävät, keneltä sähköpostiviestit ovat peräisin.

Samoin kuin logoissa, JPEG-, GIF- ja PNG-kuvia tuetaan.  

Käytä kuvaa, joka on 200 pikseliä korkea ja enintään 600 pikseliä leveä.

Kunkin asetuksen linkki on kohdassa Lataa uusi kuva. Tällöin voit selata kuvaa paikallisessa järjestelmässä. Valitse Tallenna.

 

Suojausasetusten määrittäminen

Adobe Signin suojausasetukset vastaavat yleistä salasanasuojausasetusta, joka on sovelluksissa, joita olet hallinnut ja joissa on muutamia outoja dokumenttiasetuksia.

Määritä suojaus valitsemalla Tili > Tilin asetukset > Suojausasetukset.

  • Kertakirjausasetukset
    Todentavatko käyttäjät joko Adobe- tai Google-käyttäjäkannasta? Jos näin on, ota vastaava asetus käyttöön ja poista ne asetukset käytöstä, joita et odota käytettävän.

  • Muista minut -asetukset
    Tämä toiminto muistaa käyttäjän kirjautumistiedot määrätyn ajan. Valitse aika avattavasta luettelosta.

  • Kirjautumisen salasanan käytäntö
    Tämä asetus määrittää, kuinka usein salasana on palautettava ja kuinka monta aiempaa salasanaa Adobe Sign muistaa, jotta toistuvia salasanoja ei käytetä.

  • Kirjautumisen salasanan vahvuus
    Salasanan vaadittava vahvuus on tärkeä tilin suojauksen varmistamiseksi, joten tämä arvo kannattaa säätää niin korkeaksi kuin käyttäjät kestävät.

  • PDF-salaustyyppi
    PDF-salaustasoissa on tiedettävä, mitä Readerin versiota allekirjoittajat todennäköisimmin käyttävät. Kehittyneemmät salaukset edellyttävät Readerin uudempia versioita.

    Jos kohdeallekirjoittaja on jotakuinkin tekniikkaa osaava, voit aika turvallisesti määrittää tämän arvoksi 128-bittisen AESin. Acrobat 7 julkaistiin vuoden 2005 alussa, ja useimmat ihmiset ovat päivittäneet sen jälkeen.

  • API
    Tällä asetuksella voit antaa sertifioimattomille sovelluksille luvan käyttää tällä tilillä olevia tietoja. Sen avulla voit antaa myös sellaisten käyttäjien kehittää Adobe Sign API -sovellusliittymää käyttäviä sovelluksia, jotka eivät ole tilin järjestelmänvalvojia.

  • Sallitut IP-alueet
    Jos epäilet, että ulkoiset osapuolet yrittävät käyttää käyttäjiäsi, IP-alueen rajoittaminen on erinomainen puolustustoimi. Varmista vain, ettei kenenkään tarvitse työskennellä kotoa tai mobiililaitteella omistamiesi verkkojen ulkopuolella.

  • Tilin jakaminen
    Tilin jakaminen on erinomainen toiminto alaisuudessasi olevien edustajien hallintaan, mutta voi olla viisasta hallita, keille he jakavat tilinsä. Useat ylläpitäjät luovat vain tilien jakamisia vain uusia käyttäjiä luotaessa ja poistavat tilinlaajuisen asetuksen käytöstä.

  • Allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistus
    Onko käyttäjien kirjauduttava ennen dokumentin allekirjoittamista? Käyttötapauksen mukaan tämä voi olla hyvä turvallisuustarkistus.

  • Sopimuksen allekirjoitussalasana
    Tällä asetuksella voit soveltaa salasanakäytäntöä, kun haluat suojata dokumentin allekirjoittamista tai tarkastelemista.

  • Sopimuksen allekirjoittamisen salasanan vahvuus
    Määritä salasanan vahvuus.

  • Knowledge Based Authentication (KBA)
    Voit rajoittaa, kuinka monta kertaa allekirjoittajat voivat yrittää vahvistaa henkilöllisyytensä ennen sopimuksen peruuttamista.

APIn käyttöönotto tarvittaessa – vain Enterprise

Aiotko käyttää API-rajapintaa? Jos käytössäsi on kehittäjä ja haluat integroida Adobe Signin nykyiseen CRM-järjestelmääsi (tai muuhun APIa käyttävään järjestelmään), harkitse tätä vaihtoehtoa.

Adobe Sign tukee kahdenlaista APIa, jotka ovat SOAP ja REST.

Valitse Tili > Adobe Sign API.

Adobe Document Cloud -sovellusliittymien käyttämiseen käyttäjätietojen käsittelyssä tarvitaan OAuth-tunnukset.

Voit luoda integrointiavaimen, jos käytössäsi on aiempi sovellus, joka ei tue OAuth-avainta.

Jos et näe integrointiavaimen luomislinkkiä, ota yhteyttä tukeen.

Tämän sivun muu sisältö

Kun API on otettu käyttöön, vasemmalla on Sovellusliittymän pyyntöloki -linkki. Tämä loki näyttää API-kutsujesi saapuvan XML-koodin, mikä voi olla korvaamattoman arvokasta vianmäärityksessä, jos kohtaat koodipohjaisia ongelmia.

 

REST API on saatavilla API-sovellukset-asetuksella.

Kun olet sivulla, napsauta Luo uusi sovellus -linkkiä, anna sovellukselle nimi ja napsauta Luo sovellus -painiketta.

Uusi sovellustunnus ja salaisuus luodaan heti, ja ne tulevat näyttöön.

Ryhmien määritys – Business ja Enterprise

Käyttäjien jakaminen toiminnallisiin ryhmiin voi olla hyödyllistä, erityisesti jos sinulla on erilaisia allekirjoitusvaatimuksia tai noudatettavia raportointirakenteita.

Adobe Signissa ryhmän luonti on ällistyttävän yksinkertaista. Valitse
Tili > Käyttäjät tai Tili > Ryhmät.

 

Kun olet Ryhmä-sivulla, napsauta sivun oikeassa yläkulmassa olevaa +-painiketta ja kirjoita uusi ryhmän nimi kenttään.

Käytettävissä on myös linkki ryhmän asetusten määrittämistä varten – näet Ryhmän asetukset -linkin napsauttamalla riviä. Nämä asetukset ovat lähes samat kuin Globaaliasetukset, jotka on määritetty tilitasolla, mutta koska ryhmät ovat tilin aliobjekti, ryhmän asetukset ohittavat tilin asetukset.

Huomaat myös, että ryhmän nimi on aina päivitettävissä, joten jos sinun on muutettava ryhmän nimeä, se ei ole ongelma.

Käyttäjien lisäys – Team, Business ja Enterprise

Viimeinkin on aika lisätä käyttäjiä!

Voit luoda uusia käyttäjiä Adobe Signissa kahdella tavalla:

Yksi kerrallaan

tai

massaluontina CSV-tiedoston avulla.

Yhden käyttäjän menetelmä on hyvin yksinkertainen. Valitse
Tili > Käyttäjät ja napsauta hakuruudun vieressä olevassa työkalupalkissa olevaa +-painiketta. Luo-valintaikkuna tulee näyttöön.

 

Täytä Sähköpostiosoite-, Etunimi- ja Sukunimi-kentät ja valitse ryhmä, johon käyttäjä määritetään (jos se on tarpeen).

Näytössä on myös Näytä heidän sopimuksensa -valintaruutu. Tämä asetus luo tilin jakamisen uudesta käyttäjästä ylläpitäjäkäyttäjääsi. Jos sinun on valvottava uuden edustajasi tapahtumia, valitse tämä valintaruutu.

Jos et tee näin, voit edelleen luoda jakamisen, sinun on vain käytettävä tilin jakamisominaisuutta.

Kun luot käyttäjän, antamaasi osoitteeseen lähetetään sähköpostiviesti, jossa pyydetään antamaan salasana, ja kun salasana on määritetty, käyttäjä on aktiivinen ja valmis lähettämään ensimmäisen dokumenttinsa!

Eräluontimenetelmä on täällä: valitse Tili > Käyttäjät ja napsauta hakuruudun vieressä olevassa työkalupalkissa olevaa +-painiketta. Valitse Luo-valintaikkunasta Luo joukko käyttäjiä.

 

Prosessissa luodaan CSV-tiedosto, jossa on ainakin sähköpostiosoite- ja etu-/sukunimisarakkeet. Tarkan muodon voit katsoa CSV-mallitiedostosta – napsauta Lataa CSV-mallitiedosto -linkkiä. Valmistele tiedosto määritetyssä muodossa. Kun tiedosto on valmis, napsauta Selaa-painiketta ja valitse tiedosto.

Tämän prosessin ainoa huono puoli on se, ettet voi jakoa käyttäjästä ylläpitäjätiliisi.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö