Översikt

Använd arbetsflödesdesignern när du vill skapa arbetsflöden för anpassade signeringsprocesser som passar dina specifika företagsbehov. Med det här nya verktyget kan administratörer enkelt utforma och hantera arbetsflödesmallar med en intuitiv dra och släpp-redigerare. Det är enkelt att ange vilka dokument som ska inkluderas i ett avtal, deltagarnas egenskaper, bland annat fördefinierade namn, roller och dirigering, formulärfält som ska fyllas i av avsändaren i förväg, e-postmeddelanden som ska skickas till deltagarna, avtalets förfallodatum och lösenord samt mycket annat.

Med arbetsflöden kan du förenkla sändningsprocessen så att användarna alltid utför stegen på samma sätt. Avsändare som använder en arbetsflödesmall vägleds genom sändningsprocessen med anpassade instruktioner och fält som gör sändningsprocessen enklare och förhindrar att fel uppstår.

Nyheter

December 2018-version

Med december 2018-versionen tillfogas tre nya element till arbetsflödesupplevelsen:

  • Malldefinierad fälttilldelning
  • Ändringsbar användarnivååtkomst till den moderna Skicka-upplevelsen
  • Förbättrad felrapportering för vanliga arbetsflödesproblem

 

Malldefinierad fälttilldelning

Detta nya alternativ relaterar starkt mottagarlistan, såsom definieras i arbetsflödesdesignern, till lämpliga fälttilldelningar på dina redigerade formulär.

Exemplet använder fallet:

  • En (kund) signerare ska signera först
    • Eventuellt kan en medsignerare vara sekundär signerare
  • En intern motsignatur tillämpas av en försäljningsrepresentant

Traditionellt skulle detta kräva två formulär på grund av hur mottagarna indexerades på sidan Skicka:

  • En för det enskilda signerarscenariot, med tilldelning av den interna motsignaturen som sekundärt signerarindex
  • En för medsignerarscenariot, där medsigneraren är sekundärt signerarindex och motsignaturen tredje

Under den ”malldefinierade” regelstrukturen konstruerar du ett fullt aktiverat formulär med alla möjliga mottagarfält definierade.

Mottagarsignerarindexet (såsom definieras i arbetsflödesdesignern) tillämpas starkt och bortser från eventuella fält som tilldelas till utelämnade (valfritt) mottagare när avtalet skickas.

Så i tillämpningen ovan är medsigneraren alltid signerarindex 2, men om medsigneraren inte är inkluderad när avtalet skickas ignoreras fälten för signerare 2 och motsigneraren (signerarindex 3) kommer fortfarande bara att ha åtkomst till fälten för signerare 3.

 

Aktivera denna nya funktion genom att navigera till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar > Anpassade arbetsflödeskontroller > Aktivera malldefinierad signaturplacering

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

Obs!

När du aktiverar mallfunktionen för placering av signaturer inaktiveras alternativet att ändra avtalet under överföringsprocessen.

Varje mottagare som är involverad i ett avtal tilldelas ett signerarindexnummer. Detta indexnummer krävs för att associera mottagare med de fält som de har behörighet att lägga till innehåll i (till exempel ett signaturfält).

Mottagare får sitt indexnummer baserat på stapelordningen på sidan Skicka. Mottagaren i toppen av stapeln är 1, nästa mottagare är 2, och så vidare. Detta indexnummer kan ses när avtalet är konfigurerat till ”Slutför i ordning”, men är fortfarande närvarande när arbetsflödet är ”Slutför i valfri ordning”. 

signing_index

 

När du skapar ett mottagarflöde i arbetsflödesdesignern tilldelas signerarindexet enligt följande regler:

  • Upiifrån och ned
    • Från vänster till höger

I exemplet nedan är signeraren och medsigneraren högst upp i stapeln.

  • ”Signeraren” är mottagaren längst till vänster i toppen, så den tilldelas index 1
  • ”Medsigneraren” är också i toppen, men till höger om signeraren, så den tilldelas index 2

I den här tillämpningen spelar det ingen roll vem som signerar först, så de infogas i ett parallellt signeringsflöde. Signaturindexet tillämpas dock starkt för att säkerställa att signeraren tillämpar sitt innehåll i rätt fält för ”signerare”, och att medsigneraren endast har åtkomst till sina tilldelade fält för ”medsignerare”.

four_recipients_-workflowdesignerflow

”Försäljningsrepresentant” signerar som trea, efter både signeraren och medsigneraren.

”Chefsgodkännande” begärs som fjärde steg, när försäljningsrepresentantens motsignatur är på plats.

Obs!

Mottagarnamnen ”Signerare”, ”Medsignerare”, ”Försäljningsrepresentant” osv. har ingen påverkan på fälttilldelningen. Dessa är endast administratörsdefinierade etiketter som används för användartydlighet i arbetsflödesmallen. 

 

Det ovannämnda designermottagarflödet kommer att producera en Skicka-sidmall som ser ut som nedan.

(På sidan Skicka är stapelordningen tydligare, även om indexnumren inte exponeras.)

four_recipient_workflowsendscreen

 

När du redigerar ett formulär med fält, tilldelas varje fält till ett signeringsindex (ignorera fälten ”Vem som helst” för tillfället).

I Adobe Sign-redigeringsmiljön görs detta genom att en deltagare väljs och att fält för deltagaren placeras.

Varje deltagare är färgkodad för att hålla en visuell skillnad mellan vilka fält som tilldelas vardera deltagare.

authoring_four_recipients

 

Om du använder textetiketter tillhandahåller etiketten i sig ett argument (t.ex. :Signer1) som designerar fältet till signerarindexet.

text_tag_four_recipients

 

Ändringsbar användarnivååtkomst till den moderna Skicka-upplevelsen

Användare som laddar det ”klassiska” arbetsflödesgränssnittet som standard har nu en länk i det övre högra hörnet av skärmen med texten ”Prova den moderna upplevelsen”.

Obs!

Konton som har aktiverat den nya sändningsupplevelsen för kundarbetsflöden (se juniversion nedan) kan inte se den här länken.

classic_experience

 

Genom att klicka på den här länken växlar användaren till det nya gränssnittet för den aktuella transaktionen.

Det finns en länk i det övre högra hörnet för att växla tillbaka till den klassiska upplevelsen om så önskas.

modern_experience

Obs!

Denna växlingslänk kan ignoreras på begäran genom att du kontaktar din Success Manager.

 

Förbättrad felrapportering för vanliga arbetsflödesproblem

Som ett resultat av förbättrad kontroll och säkerhet för arbetsflödesprocessen kommer vissa element av äldre arbetsflöden att producera fel under det nya gränssnittet. Ytterligare felhantering har implementerats för att bättre kunna exponera och förklara dessa fel när de uppstår.

Om kontot är konfigurerat att använda den moderna sändningsupplevelsen och ett problematiskt arbetsflöde startas, kommer användaren att se en röd banderoll som indikerar felet:

v3_error_message

 

Om kontot fortfarande är konfigurerat att som standard använda den klassiska upplevelsen kan arbetsflödet komma att fortsätta fungera under dessa regler. 

Länken Prova den moderna upplevelsen kommer dock att visa ett frågetecken i en cirkel, vilket indikerar att ett fel har upptäckts. 

När du klickar på frågetecknet visas felmeddelandet:

v2_error_message

 

I fall där fler än ett problem hittas kommer alla upptäckta fel att listas.

För att göra arbetsflödet giltigt under regeluppsättningen för det nya gränssnittet, måste en administratör redigera arbetsflödet och rätta till upptäckta problem:

InvalidEmails

Under den klassiska regeluppsättningen kunde e-poststrängar vara deformerade, eller felaktigt avgränsade (t.ex. med mellanrum kontra kommatecken).

När detta fel uppstår bör administratören kontrollera:

  • Om CC-meddelanden avgränsas korrekt
    • Den moderna upplevelsen accepterar kommatecken eller semikolon
  • Valfri definierad e-poststräng för mottagare för att säkerställa att den är korrekt konstruerad
    • (t.ex. name@domain.tld)

DuplicateDocumentTitles

Den moderna upplevelsen kräver unika värden för alla dokumenttitlar på sidan Dokument i arbetsflödesdesignern.

Mer information om det här felet finns här

InAccessibleLibraryDocuments

Vid utformandet av ett arbetsflöde är det möjligt för en administratör att bifoga en dokumentmall som har en begränsad åtkomstomfattning.

När en användare som inte omfattas försöker ladda arbetsflödet kan dokumentet inte bifogas och en säkerhetsöverträdelse utlöses.

Till exempel kan en administratör skapa en ny dokumentmall med egenskaper som begränsar åtkomst till endast användaren. Administratören kan bifoga dokumentet till arbetsflödet, eftersom hen är ägaren. 

Andra användare av systemet är inte ägaren och därmed utanför omfattningen för dokumentet.

När det här felet visas kommer administratören att behöva justera egenskaperna för den bifogade dokumentmallen.

Steg för att granska och justera mallegenskaper kan ses här



Juni 2018-version

Med juni 2018-versionen har flera ändringar tillämpats på arbetsflödesdesignern, vilket bringar den närmare funktionaliteten i den manuella sändningsprocessen.

De nya funktionerna inkluderar möjligheten att:

  • Använda digitala signaturer för en eller flera av dina mottagare
  • Konfigurera mottagare till att använda telefonbaserad (SMS) mottagarautentisering
  • Konfigurera mottagargrupper under sändningsprocessen
  • Bifoga dokument från alla aktiva källor under sändningsprocessen

 

Alla funktioner ovan är aktiverade när du väljer den nya sändningsprocessen för anpassade arbetsflöden.

Den nya Skicka-processen visas på en ny, omformningsbar sida som är mycket lik sidan Skicka och kan aktiveras genom navigering till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-Inställningar > Anpassade arbetsflödeskontroller

ui_controls_for_v3sendpage

I arbetsflödesdesignern visas alla aktiva autentiseringsmetoder i mottagarobjektet.

Autentiseringsmetoderna har uppdaterats för att visas som kryssrutor, vilket gör det möjligt för arbetsflödesdesignern att tillåta alternativ för avsändaren. 

Om flera alternativ är markerade i designern kommer dessa alternativ att vara tillgängliga för avsändaren under sändningsprocessen.

Den här versionen innehåller även telefon (SMS) som ett alternativ i designern.

workflow_phone_authentication

Mottagargrupperna i designern kan nu markeras som mottagarklasser. Detta gör det möjligt för avsändaren att konfigurera en mängd e-postadresser som är tillåtna att signera fördetsigneringssteget.

Om du t.ex. vill att en av fem managers ska kontrasignera kan du lista alla fem e-postadresserna, men endast en behöver applicera en signatur.

workflow_recipientgrouppair

Obs!

Mottagare i arbetsflödesdesignern kan identifieras som en mottagargrupp, men de konfigureras inte arbetsflödesdesignen.

Mottagargruppen kan bara konfigureras under överföringsprocessen.

Under sändningsprocessen kan dokument nu bifogas från valfri aktiv Adobe Sign-källa.

workflow_librarypair

 

Användargränssnittet för arbetsflödets sändningsupplevelse har uppdaterats till en modern, omformningsbar design, som sidan Skicka.

Instruktionerna som tidigare fanns till höger om mottagarlistan har flyttats högst upp på sidan i ett komprimerbart fönster.

new_workflow_sendexperience

Skapa ett anpassat arbetsflöde

Endast administratörer kan skapa arbetsflöden. Kontoadministratörer kan skapa arbetsflöden för hela kontot eller speciella grupper på kontot. Gruppadministratörer kan se alla arbetsflöden, men kan bara redigera de i sin egen grupp.

Du skapar ett arbetsflöde genom att ange följande information:

  • Arbetsflödesinformation – Definiera arbetsflödet och ge det ett namn, skriv anpassade instruktioner för avsändarna och tilldela behörigheter för arbetsflödet.
  • Avtalsinformation – Definiera och anpassa avtalsinformationen som visas på sidan Skicka.
  • Mottagare – Skapa en dirigeringsordning genom att lägga till mottagare (signerare och godkännare) i den ordning de ska signera.
  • E-post – Skriv e-postmeddelanden som ska skickas till olika deltagare under de olika stegen i signeringsprocessen.
  • Dokument – Ange vilka dokument som ska tas med i arbetsflödet
  • Indatafält för avsändare – Definiera fält som avsändare kan använda för att mata in information när avtalet skickas. Den inmatade avsändarinformationen sammanfogas med avtalet innan det skickas till signerarna och godkännarna.

Obligatoriska fält identifieras med en röd asterisk.
Vissa fältetiketter kan redigeras vilket anges med pennikonen, till exempel Avtalsnamn:

editable label

Klicka på pennikonen när du vill ange en anpassad etikett. Den här etiketten visas på sändningssidan när arbetsflödet används för att skicka ett dokument. Klicka på återställningsikonen om du vill återgå till den ursprungliga etiketten.

1. Logga in som kontoadministratör och gå till: Konto > Arbetsflöden 

2. Nav to Workflow

2. Öppna arbetsflödesdesignern genom att klicka på knappen Skapa ett nytt arbetsflöde

Create New

Arbetsflödesdesignern öppnas och panelen Arbetsflödesinformation visas:

workflow_-_workflowinfo

Banderollen i Arbetsflödesdesigner visar arbetsflödets standardnamn (t.ex. Nytt arbetsflöde).

Punkten bredvid arbetsflödets namn anger om arbetsflödet är ett utkast/inaktivt (grå punkt) eller aktivt (grön punkt).

Följande reglage finns till höger:

  • Stäng Klicka för att stänga arbetsflödet
  • Spara – Klicka för att spara dina ändringar
  • Aktivera/Inaktivera – Klicka för att aktivera (eller inaktivera) arbetsflödet för den markerade gruppen

 

1. Ange följande uppgifter på sidan Arbetsflödesinformation:

  • Arbetsflödets namn – Ange ett namn för arbetsflödet. Det här namnet visas på banderollen i arbetsflödesdesignern, i listrutan Använda ett arbetsflöde i kontrollpanelen och överst på sändningssidan när arbetsflödet används för att skicka ett avtal. 
  • Instruktion för avsändare – Skriv instruktioner hur arbetsflödet används. Dessa instruktioner visas högst upp på sidan Skicka när arbetsflödet används för att skicka ett avtal.

Obs!

Instruktioner kan läggas till med HTML-taggar. Följande html-taggar och deras attribut kan användas i instruktionsavsnittet: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="giltig sökväg"> och <a href="giltig sökväg">.

Om du tänker använda sökvägarna src eller href måste sökvägarna vitlistas. Skicka webbadresserna till din Customer Success Manager

  • Aktivera för – Ange vilka som kan använda arbetsflödet. Alternativen är Alla grupper eller grupperna på ditt konto.

 

Nedan finns ett exempel på Arbetsflödesinformation

Workflow Info

1. Klicka på Avtalsinformation i den vänstra listen

workflow_-_agreementinfo

2. Definiera avtalsinformationen som ska visas för avsändaren på sidan Skicka i avsnittet Avtalsinformation:

  • Avtalsnamn – Ange avtalets namn. Det här namnet visas på sidan Skicka när arbetsflödet används för att skicka ett avtal och i e-postrubriken Signera/Godkänn. Det här fältet är obligatoriskt och etiketten är redigerbar.
  • Meddelande – Skriv ett meddelande till mottagarna. Det här meddelandet visas på sidan Skicka när arbetsflödet används för att skicka ett avtal. Det här fältet är obligatoriskt och etiketten är redigerbar.
  • Kopia – Om det behövs anger du e-postadresser till personer som ska få kopior. E-postadresser måste separeras med antingen kommatecken eller semikolon
    • Minimal – Ange det minsta antalet e-postadresser som kan inkluderas för kopior.
    • Största antal – Ange det maximala antalet e-postadresser som kan inkluderas för kopior.
    • Redigerbar – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att användare kan redigera arbetsflödets kopieadresser på sidan Skicka.
  • Mottagarens språk – Avsändaren kan använda detta för att ange mottagarens språk. Den här inställningen anger om språkväljaren visas på sidan Skicka och i så fall vilket standardspråk som visas.
  • Sändningsalternativ
    • Ange lösenord för att öppna hämtad PDF – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avsändare kan ange ett lösenord för en hämtad PDF.
      • När det här alternativet anges, ställs verifieringsmetoden för signatur in på Lösenord och samma lösenord används.
      • Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om du alltid vill att ett lösenord ska användas för hämtade PDF-filer. Om det här alternativet är aktiverat kan avsändarna inte inaktivera det på sidan Skicka och ett lösenord måste alltid anges.
    • Tidsgräns för slutförande – Aktivera det här alternativet om du tillåta att en tidsgräns för slutförande kan anges på sidan Skicka.
      • dagar för att slutföra avtalet – Välj antal dagar som mottagarna har på sig för att slutföra signeringsprocessen som standard. Det angivna antalet dagar kan alltid redigeras på sidan Skicka.
    • Tillåt redigering av dokument före sändning – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avsändare kan ändra dokumentets formulärfält i redigeringsmiljön med förhandsvisningsalternativet på sidan Skicka.
      • Aktivera redigering som standard – Aktivera det här alternativet om du automatiskt vill aktivera alternativet Förhandsgranska på sidan Skicka.

 

Nedan finns ett exempel på Avtalsinformation:

Agreement Info

1. Klicka på Mottagare i den vänstra listen när du vill öppna avsnittet Mottagarrouting

workflow_-_recipients

2. I avsnittet Mottagarrouting kan du ange mottagarna och routingordningen efter behov. Du kan skapa mycket komplicerade arbetsflöden med seriell, parallell, blandad eller kapslad och blandad dirigeringsordning. Instruktionerna som följer visar funktionerna som finns för mottagarrouting.

  • Så här lägger du till en annan mottagare före eller efter en befintlig mottagare:
    • Klicka på ikonen Lägg till
    • Markera rollen (alla roller som är aktiverade för kontot ska vara tillgängliga) som du vill infoga
recip1

 

  • Klicka på ikonen Lägg till ovanför en mottagare om du vill ange parallella grenar och välj Parallella grenar
Recip2

 

  • Om du vill ta bort en mottagare placerar du markören över mottagarbubblan och klickar på ikonen Ta bort
Recip4

 

  • Om du vill anpassa en mottagare placerar du markören över mottagarbubblan och klickar på ikonen Redigera
recipient_properties

När du redigerar en mottagare kan du konfigurera följande:

  • Mottagaretikett – Du kan anpassa mottagarens etikett. Du kan till exempel ändra standardetiketten Mottagare till Köpare. 
    • Etiketterna för mottagarna måste vara unika i arbetsflödet
  • E-postadress – Ange mottagarens vanliga e-postadress
  • Mottagaren är avsändare – När denna är markerad infogas avsändaren som mottagare
  • Markera som mottagargrupp – När denna är markerad visas mottagaren som en tom mottagargrupp för avsändaren under sändningsprocessen. Avsändaren måste konfigurera e-postadresserna för mottagargruppen
  • Roll – Uppdatera mottagarens roll (signerare eller godkännare)
  • Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om en signatur från mottagaren krävs
  • Redigerbar – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avsändaren kan uppdatera mottagarens e-postadress på sidan Skicka
  • ID-verifiering – Välj vilken typ av ID-verifiering som krävs för signeraren.
    • Ingen, Adobe Sign, telefon, KBA, lösenord och webbidentitet är de möjliga alternativen
    • Endast de alternativ som har aktiverats för Adobe Sign-kontot kommer att vara synliga

Obs!

Om Lösenord anges som identitetsverifiering kommer samma lösenord att läggas till i dokumentskyddet vilket förhindrar att PDF-filen visas tills lösenordet anges.

Kom ihåg att klicka på Spara när du vill spara mottagarkonfigurationen.

 

Nedan visas ett exempel på mottagarinformation och en routning där etiketterna för de båda signerarna (Buyer och Sales Director) och godkännaren (VP Sales) har anpassats. 

Recip Example

1. Klicka på E-post i den vänstra listen när du vill gå till avsnittet E-post

I avsnittet E-post kan du bestämma vilka e-postmeddelanden som skickas under signerings- och godkännandeprocessen baserat på olika händelser. 

Du kan till exempel ange att aviseringar ska skickas till mottagarna och kopiemottagarna när ett avtal har annullerats. 

2. Markera rutorna för de händelser som ska aktivera ett e-postmeddelande

workflows_-_emails

Obs!

Vissa e-posthändelser kan inte redigeras:

  • ”Alltid” innebär att e-postmeddelanden alltid skickas för händelsen och e-postmottagarna
  • ”-” innebär att kombinationen av händelse och e-postmottagare inte är giltig och att inga e-postmeddelanden skickas

1.  Klicka på Dokument i den vänstra listen när du vill gå till avsnittet Dokument

workflows_-_documents

 

2. I avsnittet Dokument kan du konfigurera följande

  • Dokumenttitel – Ange dokumentets titel. Titeln visas i området Dokument på sidan Skicka när du skickar med arbetsflödet
  • Filer – Klicka på ikonen Lägg till fil när du vill bifoga ett dokument från ditt Adobe Sign-bibliotek. Dokumentet bifogas automatiskt när du skickar med det här arbetsflödet
    • Om en fil inte är markerad kan avsändaren välja en fil när avtalet skickas
    • Om ett dokument flaggas som Obligatoriskt kommer det att bifogas automatiskt till avtalet när arbetsflödet initieras
    • Ta bort fil – Om du bifogar fel fil kan du klicka på ikonen Ta bort (X) intill filnamnet för att ta bort den
  • Dokumentnamn – Ange ett beskrivande namn som identifierar dokumentet för avsändaren. Namnet på det överförda biblioteksdokumentet används som standard, men kan skrivas över
  • Obligatoriskt – Anger om dokumentet är obligatoriskt
  • Lägg till dokumentet – Klicka på knappen Lägg till dokument när du vill lägga till rader för ytterligare dokument
    •  Dokumenttitlar måste vara unika värden
  • Ta bort rad – Klicka på ikonen Ta bort rad (X) om du vill ta bort en hel rad

Obs!

Endast filer som överförts till Adobe Sign-biblioteket kan bifogas i arbetsflöden i designern.

När du bifogar en fil till ett arbetsflöde, se till att mallegenskaperna är inställda på att bevilja avsändaren åtkomst.

Under sändningsprocessen kan avsändare bifoga filer från valfri källa som är aktiverad i Adobe Sign-inställningarna.

 

Nedan visas ett exempel på ett konfigurerat dokumentavsnitt:

Document Info

1. Klicka på Indatafält för avsändare i den vänstra listen när du vill öppna avsnittet Indatafält för avsändare.

Dessa inmatningsfält mappas till formulärfält som definierats i det bifogade dokumentet (antingen som en del av arbetsflödet eller som en fil som överförs av avsändaren).

Avsändaren kan använda dessa fält för att fylla i innehåll innan avtalet skickas till mottagaren.

workflow_-_senderinputfield

2. På panelen Indatafält för avsändare klickar du på Lägg till fält

input firld record

För varje rad som läggs till kan du konfigurera följande:

  • Fälttitel – Skriv fältets titel. Det här värdet visas på sidan Skicka som referens för avsändaren
  • Fältnamn i dokument – Ange fältnamnet för ett fält i det bifogade biblioteksdokumentet
    • Fältnamnet som anges här måste matcha namnet på formulärfältet i dokumentet
  • Standardvärde – Ange ett standardvärde, om något.
  • Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om ett värde måste anges för fältet innan avtalet skickas
  • Redigerbar – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avtalets avsändare kan ändra standardvärdet
  • Klicka på ikonen Ta bort rad (X) om du vill ta bort en hel rad

 

Nedan visas ett exempel på Indatafält för avsändare

Sendere Input fields

När arbetsflödet har konfigurerats klickar du på Spara överst på sidan.

Om du vill aktivera arbetsflödet direkt klickar du på Aktivera. Arbetsflödet kan redigeras när som helst.

Skicka med ett anpassat arbetsflöde

Du kan skicka ett avtal med ett arbetsflöde. När du väljer ett arbetsflöde, visas de anpassade fälten som definierats på sidan Skicka, inklusive anpassade instruktioner, standardmottagare och så vidare.

1. I Kontrollpanelen väljer du ett arbetsflöde via listrutan Använda ett arbetsflöde och klickar på Starta

workflow_menu_onthedashboardpage

 

På sidan Skicka visas:

whole_workflow_pagebysection

I exemplet på sidan Skicka ovan visas följande anpassningar:

A. I avsnittet Arbetsflödesinformation:

○ Arbetsflödesnamnet (GlobalCorp-serviceavtal <50 000) högst upp

○ Instruktioner för avsändaren (Arbetsflödet används för kontrakt på under 50 000...)

B. I avsnittet Avtalsinformation:

○ Namn på anpassat avtal (GlobalCorp-serviceavtal för 2018)

○ Meddelandet (Vänligen se bifogat serviceavtal...)

○ Lösenordsskydda det signerade dokumentet (tillåtet, men ej definierat)

C. I avsnittet Mottagare:

○ De anpassade etiketterna för mottagarna (Signerare och Motsignerare) och för de certifierade mottagarna (Juridisk avdelning) visas

○ E-postadressernaärdolda när avsändaren är en av signerarna, istället listas ”Jag själv”

○ E-postadresserna för mottagargruppen (Juridisk avdelning) anges av avsändaren

D. I avsnittet Dokument:

○ Namnet på det på förhand bifogade avtalet (Serviceavtal) visas i området Dokument

○ Namnet på filen som avsändaren måste ladda upp, hänvisningsdokumentet, visas också

E. I avsnittet Indatafält för avsändare:

○ Fälten som definierats visas i området Fält

○ Standardvärdet importeras, men kan ändras

 

2. Fyll i de fält som krävs i arbetsflödet.

I exemplet ovan skulle det vara:

  • Den juridiska avdelningens e-postadress
  • Eventuella e-postadresser för kopior (valfritt)
  • Ladda upp hänvisningsdokumentfilen 
  • Information om obligatoriska fält (Produkt och total kostnad)
  • Lösenordetskyddardet signerade dokumentet och Förhandsgranska, placera signaturer eller lägg till formulärfält, vilka är valfria i det här arbetsflödet.

3. Klicka på Skicka.

4. Gör ändringar i fälten efter behov i redigeringsmiljön och klicka sedan på Skicka

Signera och godkänna ett arbetsflödesavtal

Arbetsflödesavtal skickas i den ordning som anges i routningen. Signerarna och godkännarna kan underteckna med hjälp av länken i e-postmeddelandet Signera/Godkänn eller via sidorna Hantera om de är registrerade Adobe Sign-användare. Det här fungerar på samma sätt som den vanliga sändningsprocessen.

Historiken och granskningsrapporten för arbetsflödesavtalet kan öppnas via sidan Hantera. När avtalet bearbetas, kan du lägga till påminnelser och utföra andra åtgärder.

Redigera ett anpassat arbetsflöde

1. Logga in som kontoadministratör och gå till: Konto > Arbetsflöden

24. Nav to Workflow

2. Välj ett arbetsflöde i listan Arbetsflöden genom att klicka på det

workflows

 

3. På snabbmenyn klickar du på Öppna. Arbetsflödesdesignern visas

När arbetsflödesdesignern är öppen kan arbetsflödet redigeras. Alla avsnitt kan ändras efter behov men inga ändringar sparas förrän du klickar på knappen Uppdatera.

 

I arbetsflödesdesignern kan du göra följande ändringar:

workflow_header

 

A) Klona arbetsflöde – När du väljer den här ikonen uppmanas du att ange ett nytt arbetsflödesnamn och sedan sparas en exakt kopia med det nya namnet

B) Ta bort arbetsflöde – Det här alternativet frågar om du vill ta bort arbetsflödet och arbetsflödet tas bort permanent om du väljer att göra det

C) Stäng – Detta stänger arbetsflödesdesignern utan att spara ändringarna

D) Uppdatera – Om du gör några ändringar i arbetsflödet klickar du på den här knappen när du vill spara ändringarna

E) Inaktivera – Den här knappen ändrar arbetsflödets status från Aktivt till Utkast. Utkastarbetsflöden är inte tillgängliga för användarna.

 

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy