Funktionerna för avtalshistorik och revideringsrapporter i Adobe Sign är tillgängliga för alla användare av systemet. Alla avtal som är kopplade till en användare har en historik och tillhörande revideringsrapport.

Funktionsbeskrivning

Alla avtal i Adobe Sign går igenom en serie av milstolpar som definierar transaktionens förlopp.

Dessa milstolpar kan inkludera händelser som:

  • Ett dokument skapas
  • Ändringar i transaktionen skickas
  • E-post skickas till mottagare
  • Mottagare visar e-postmeddelanden
  • Mottagaren delegerar ärendet
  • Signaturer/godkännanden läggs till i avtal
  • Status avslutat/avvisat/avbrutet

 

Milstolpar registreras i två format med liknande innehåll, men lite olika syften:

Historikpanelen är en översikt som visar var transaktionen befinner sig i processen och som du kan se i Adobe Sign.

  • Historikpanelen innehåller en minimal mängd information, endast händelsen, användaren/mottagaren (som identifieras av e-postadressen) som registrerade händelsen och tiden/datumstämpeln för händelsen (justerat efter användarens tidszon baserat på det lokala systemets inställningar)
  • Varje händelse som ändrar dokumentet (dvs. ändringar, åtgärder som mottagare utför) innehåller en länk som visar dokumentet omedelbart efter händelsen
  • Historikhändelserna omfattar hela transaktionen. Som ett resultat av det kan du se information som inte inkluderas i revideringsrapporten (som är mer inriktad på interaktion i dokumentet)
    • När transaktionen fortfarande bearbetas, visar den nedre delen av historiklistan en lista av förväntade mottagare som finns kvar i avtalsarbetsflödet
    • Kvarhållande och valvhändelser som äger rum efter det att dokumentet har slutförts
  • Historikpanelen är inbäddad i avtalsobjektet som visas på fliken Hantera i webbprogrammet. Om avtalet tas bort från användarkontot av någon anledning, går historikinnehållet förlorat och kan inte återställas
history_list

Revideringsrapporter innehåller samma avtalsmilstolpar som historikpanelen, men med mer information, bland annat:
  • IP-adressen för systemet som registrerar händelsen
  • Transaktions-ID för det auktoritativa dokumentet på Adobe Sign-servern
audit_report

Revideringsrapporter är avsedda att vara auktoritativa dokument som visar hur ett dokument har behandlats från det att det skapades tills det slutförts. De kan sparas som PDF-filer eller skrivas ut för intern bearbetning efter behov.

  • En viktig skillnad som bör observeras är att revideringsrapporten visar alla händelser enligt GMT-tidszonen (i stället för den lokala tiden som visas på Historik-fliken).  Det ser till att det inte uppstår förvirring bland de som granskar transaktioner från användare i olika tidszoner.
  • Formatet för datumstämpeln är satt till ÅÅÅÅ-MM-DD.
  • Revideringsrapporter lagras oberoende av avtalsobjekten som visas på fliken Hantera i webbprogrammet. Om ett objekt tas bort från sidan Hantera kommer revideringsrapporten inte att tas bort.

 

Revideringsrapporten har två etapper:

  • En mellanliggande rapport – när en transaktion bearbetas genereras en revideringsrapport med händelser som loggas för avtalet vid den tid som begäran görs. Denna rapport är ofullständig och kan ändras när nästa mottagare loggar en händelse.

Mellanliggande rapporter är tydligt markerade i början av rapporten för att se till att de inte kan missförstås som slutgiltiga dokument om de sparas/skrivs ut

interim_report
  • Den slutgiltiga rapporten – när avtalet når ett slutstadium (undertecknat, avbrutet, avvisat eller förfallet) genereras och lagras den slutgiltiga revideringsrapporten. Inga ytterligare händelser som loggas för transaktionen (t.ex. kvarhållande) kan läggas till i rapporten.  Detta skapar en fullständig rapport över händelserna som ledde till att dokumentet undertecknades och ingenting annat.
final_audit_report


Nyheter

Flera ändringar har gjorts i revideringsrapporterna i decemberversionen 2018:

  • Tidszonen som används för att logga händelserna i revideringsrapporten har standardiserats till GMT i stället för avsändarens tidszon
  • Formatet för datumstämpeln är ÅÅÅÅ-MM-DD
  • Miniatyrbilden för dokumentet har tagits bort
  • I revideringsrapporten anges mellanliggande status tydligt när avtalet fortfarande bearbetas
    • När avtalet har slutförts visas det tydligt att revideringsrapporten är den slutgiltiga versionen
paired_audit_reports


Så här fungerar det

Historikpanelen visas på sidan Hantera, längst ned till höger när du klickar på fliken Historik:

nav_to_history

 

Revideringsrapporten kan öppnas via fliken Historik.

Navigera till fliken Historik och klicka på länken Revideringsrapport överst till höger på panelen:

nav_to_audit_reportpairs


Aktivera och inaktivera

Historikpanelen och revideringsrapporterna är aktiverade som standard för alla användare och kan inte inaktiveras.

 


Konfigurationsalternativ

Revideringsrapporter har tre användarreglage som styr åtkomst till rapporten och en API-inställning:

  • Bifoga revideringsrapporten i e-postmeddelandet Signerat och arkiverat
  • Bifoga revideringsrapporten i dokument som laddas ned från sidan Hantera
  • Bevilja åtkomst till revideringsrapporten via sidan för verifiering av transaktioner
  • Bifoga revideringsrapporten via API när getLatestDocument anropas


Bifoga revideringsrapporten i e-postmeddelandet Signerat och arkiverat

Reglaget finns på sidan Globala inställningar (Gruppinställningar för justeringar på gruppnivå)

Detta alternativ är inställt på Alla som standard och kan konfigureras på konto- eller gruppnivån.

Frågan som bör ställas är vem som ska få revideringsrapporten med e-postmeddelandet Signerat och arkiverat?

Alternativen är:

  • Aldrig – ingen får revideringsrapporten
  • Endast för avsändare – endast avsändaren av avtalet får revideringsrapporten som bilaga
  • Alla (standard) – alla deltagare får revideringsrapporten

När den inkluderas är revideringsrapporten kopplad till avtalet i en bifogad PDF.


Bifoga revideringsrapporten i dokument som laddas ned från sidan Hantera

Detta alternativ är inaktiverat som standard och kan aktiveras/inaktiveras på konto- eller gruppnivå.

Reglaget finns på sidan Globala inställningar (Gruppinställningar för justeringar på gruppnivå)

När det är aktiverat kommer alla dokument som laddas ned av användaren från hanteringssidan att inkludera revideringsrapporten som en del av avtalets PDF-fil.

download_pdf_icon


Bevilja åtkomst till revideringsrapporten via sidan för verifiering av transaktioner

Detta alternativ är inaktiverat som standard och kan aktiveras/inaktiveras på konto- eller gruppnivå.

Reglaget finns på sidan Globala inställningar (Gruppinställningar för justeringar på gruppnivå)

När det är aktiverat kan revideringsrapporten öppnas på verifieringssidan av alla som har avtalets transaktions-ID.

viewable_audit_reportenabled


Bifoga revideringsrapporten via API när getLatestDocument anropas

Revideringsrapporten kan automatiskt bifogas alla dokument som hämtas med anropet getLatestDocument.

Detta alternativ är False som standard.

Inställningen måste aktiveras av en Success Manager och gäller alla instanser av anropet.

Dokument som fortfarande bearbetas får en mellanliggande rapport.

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy