Adobe Signin historia- ja auditointiraportointiominaisuudet ovat saatavana järjestelmän kaikille käyttäjille. Jokaisella käyttäjään liittyvällä sopimuksella on historia ja siihen liittyvä auditointiraportti.

Toiminnon kuvaus

Jokainen Adobe Sign -sopimus ohittaa tietyt tapahtumavirstanpylväät, jotka määrittävät, kuinka pitkällä menettely on.

Näihin virstanpylväisiin kuuluu sellaisia tapahtumia kuin:

  • Asiakirjan luominen
  • Lähetettyyn menettelyyn tehdyt muutostyöt
  • Sähköpostiviestien lähettäminen vastaanottajille
  • Vastaanottajat näkevät sähköpostiviestit
  • Vastaanottajavaltuuksien delegointi
  • Sopimuksiin merkityt allekirjoitukset/hyväksynnät
  • Sopimuksen tila (päättynyt/hylätty/peruutettu)

 

Virstanpylväät tallennetaan kahdessa muodossa, joiden sisältö on sama, mutta tarkoitukset hieman erilaiset:

Historia-paneeli on yleiskuvaustyyppinen tiivistelmä siitä, missä kohdassa menettelyä tapahtuma on, Adobe Sign -sovelluksen sisällä tarkasteltuna.

  • Historia-paneeli sisältää vähimmäismäärän tietoa: se näyttää vain tapahtuman, tapahtuman rekisteröineen käyttäjän/vastaanottajan (sähköpostiosoite) sekä tapahtuman kellonaika- ja päivämääräleiman (joka mukautuu katsojien aikavyöhyketietoihin paikallisten järjestelmäasetusten mukaan).
  • Jokainen asiakirjaa muuttava tapahtuma (esim. muutostyö tai vastaanottajan toimenpide) sisältää linkin, joka näyttää asiakirjan aivan tapahtuman jälkeisessä muodossaan.
  • Historiatapahtumien laajuuden piiriin kuuluu koko menettely. Siksi voit nähdä sellaista tietoa, joka ei sisälly auditointiraporttiin (joka on rajoitetumpi asiakirjavuorovaikutuksen suhteen).
    • Kun menettely on yhä käynnissä, historialistauksen lopussa näkyy luettelo tulevista vastaanottajista, jotka ovat yhä mukana sopimuksen työnkulussa.
    • Asiakirjan valmistumisen jälkeiset säilytys- ja e-holvaustapahtumat.
  • Historiapaneeli on upotettu sopimusobjektiin, joka näkyy verkkosovelluksen Hallinta-välilehdessä. Jos sopimus jostain syystä poistetaan käyttäjätililtä, historiasisältö menetetään kyseisen kohdenäkymän mukana, eikä sitä voida palauttaa.
history_list

Auditointiraportit sisältävät samat sopimuksen virstanpylväät kuin historiapaneelikin, mutta niissä on enemmän informaatiota, kuten:
  • Tapahtuman tallentavan järjestelmän IP-osoite
  • Adobe Sign -palvelimelle tallennetun voimassa olevan asiakirjan menettelytunniste
audit_report

Auditointiraportit on tarkoitettu voimassa oleviksi asiakirjoiksi, jotka ilmaisevat sen, miten asiakirja on muuttunut luomishetkestä lopulliseen päätökseen. Ne voidaan tallentaa PDF-tiedostoina tai tulostaa tarpeen mukaan sisäisiä menettelyjä varten.

  • Merkittävä ero on, että auditointiraportit näyttävät kaikki tapahtumat Greenwichin standardiajan mukaan (historiavälilehdessä käytetään paikallista aikaa).  Tämä varmistaa, ettei ilmene sekaannuksia, kun auditoijat tarkastelevat useiden eri aikavyöhykkeiden käyttäjien menettelyjä.
  • Aikaleiman formaatti on VVVV-KK-PP.
  • Auditointiraportit tallennetaan verkkosovelluksen hallintavälilehdessä tarkastelluista sopimusobjekteista riippumatta. Objektin poistaminen hallintasivulta ei poista auditointiraporttia.

 

Auditointiraporttiin kuuluu kaksi vaihetta:

  • Tilapäisraportti – Kun menettely on vielä kesken, auditointiraportti luodaan sopimukseen liittyvistä lokiin merkityistä tapahtumista sillä hetkellä kun raporttipyyntö tehdään. Tämä raportti on määritelmällisesti epätäydellinen ja muuttuu sitten kun seuraava vastaanottaja suorittaa lokiin merkittävän tapahtuman.

Väliaikaisraportit on selvästi merkitty sellaisiksi raportin yläreunaan, jotta niitä ei tallennettuina tai tulostettuina tulkita virheellisesti lopullisiksi asiakirjoiksi

interim_report
  • Loppuraportti – Kun sopimus tulee lopulliseen tilaansa (allekirjoitettu, peruutettu, hylätty tai vanhentunut), lopullinen auditointiraportti luodaan ja tallennetaan. Raporttiin ei voida lisätä enempiä menettelyyn lisääviä tapahtumia (esim. säilytys).  Näin luodaan kattava raportti asiakirjan allekirjoittamiseen johtaneista tapahtumista, ei muusta.
final_audit_report


Mikä on uutta

Joulukuun 2018 julkaisussa auditointiraporttiin on tehty useita muutoksia:

  • Auditointiraportin tapahtumalokimerkintöjen aikavyöhykkeeksi on standardisoitu Greenwichin aika lähettäjän aikavyöhykeasetuksen asemesta
  • Aikaleiman formaatti on VVVV-KK-PP
  • Asiakirjan pikkukuva on poistettu
  • Auditointiraportti ilmoittaa yksiselitteisesti raportin väliaikaisesta tilasta, jos sopimus on vielä keskeneräinen
    • Kun sopimus on viety loppuun, auditointiraportti vahvistaa sen yksiselitteisesti lopulliseksi versioksi

Huomautus:

Uusi auditointiraportti on saatavilla vain työryhmä-, henkilö-, ilmais-, kehittäjä- ja kokeiluversiotileille joulukuun versiossa.

Yritys- ja konsernitason tileillä nämä muutokset otetaan käyttöön helmikuun versiossa (suunniteltu julkaistavaksi 12. helmikuuta).

paired_audit_reports


Käyttötapa

Historiapaneeli näytetään hallintasivun oikeassa alakulmassa painettaessa Historia-välilehteä:

nav_to_history

 

Auditointiraporttia päästään käyttämään historiavälilehden kautta.

Siirry Historia-välilehteen ja napsauta Auditointiraportti-linkkiä paneelin oikeassa yläkulmassa:

nav_to_audit_reportpairs


Toiminnon ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Historiapaneeli ja auditointiraportit ovat oletuksena käytössä kaikilla käyttäjillä, eikä niitä voi poistaa käytöstä.

 


Määritysasetukset

Auditointiraporttien käyttöoikeuksia hallitaan kolmella käyttöliittymämäärityksellä ja yhdellä ohjelmointirajapinnan asetuksella.

  • Liitä auditointiraportti Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestiin,
  • Liitä auditointiraportti hallintasivulta ladattaviin asiakirjoihin
  • Anna käyttöoikeudet auditointiraporttiin menettelyn todentamissivulta
  • Liitä auditointiraportti ohjelmointirajapinnan kautta getLatestDocument-kutsun yhteydessä


Liitä auditointiraportti Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestiin,

Määritys löytyy Yleiset asetukset -sivulta (Ryhmäasetukset ryhmätason säädöille)

Tämä asetus on lähtökohtaisesti asennossa Kaikki, ja sitä voidaan mukauttaa tili- tai ryhmätasolta.

Kysyttävä kysymys on: ”Kenen pitäisi saada auditointiraportti yhdessä Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestin kanssa?”

Vaihtoehdot ovat seuraavat:

  • Ei koskaan – Kukaan ei saa auditointiraporttia
  • Vain lähettäjälle – Vain sopimuksen lähettäjä saa liitteenä auditointiraportin
  • Kaikki (perusasetus) – Kaikki osallistujat saavat auditointiraportin

Jos auditointiraportti sisältyy, se on ketjutettuna sopimuksen kanssa osana samaa PDF-tiedostoa.


Liitä auditointiraportti hallintasivulta ladattaviin asiakirjoihin

Tämä asetus on lähtökohtaisesti poissa käytöstä, ja se voidaan ottaa käyttöön tili- tai ryhmätasolta.

Määritys löytyy Yleiset asetukset -sivulta (Ryhmäasetukset ryhmätason säädöille)

Kun tämä asetus on käytössä, kaikki käyttäjän hallintasivulta lataamat asiakirjat sisältävät auditointiraportin osana sopimuksen PDF-tiedostoa.

download_pdf_icon


Anna käyttöoikeudet auditointiraporttiin menettelyn todentamissivulta

Tämä asetus on lähtökohtaisesti poissa käytöstä, ja se voidaan ottaa käyttöön tili- tai ryhmätasolta.

Määritys löytyy Yleiset asetukset -sivulta (Ryhmäasetukset ryhmätason säädöille)

Käyttöönotettuna auditointiraportti sen saa todennus sivulta käyttöönsä jokainen, jolla on sopimusmenettelytunniste.

viewable_audit_reportenabled


Liitä auditointiraportti ohjelmointirajapinnan kautta getLatestDocument-kutsun yhteydessä

Auditointiraportti voidaan liittää automaattisesti mihin tahansa getLatestDocument-kutsulla haettuun asiakirjaan.

Tämä vaihtoehto on lähtökohtaisesti Epätosi-asennossa.

Menestyspäällikkösi on sallittava tämä asetus, joka sitten on kyseisellä kutsulla aina voimassa.

Vielä käsittelyssä olevat asiakirjat saavat tilapäisraportin.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö