Adobe Acrobat Signin todennusmenetelmä: Allekirjoitussalasana

Allekirjoitussalasana-todennusmenetelmä edellyttää, että vastaanottaja antaa sopimuksen lähettäjältä saamansa salasanan. Vastaanottajat, jotka saattavat pitää monimutkaisempia todennusmenetelmiä hankalina, ymmärtävät salasanat suojausmenetelmänä hyvin ja ottavat ne helposti käyttöön.

Lähettäjä määrittää allekirjoitussalasanan sopimusta tehtäessä, ja se on välitettävä vastaanottajalle jollakin kaistan ulkopuolisella prosessilla (puhelun, sähköpostin tai tekstiviestin välityksellä).

Oletustodennusprosessissa vastaanottajaa pyydetään vahvistamaan henkilöllisyytensä kirjoittamalla sopimuksen allekirjoitussalasana tekstikenttään.

• Vastaanottaja saa linkin, jota napsauttamalla hän voi ottaa yhteyttä lähettäjään, jos hän tarvitsee salasanan:

Todennuksen suorittamisen jälkeen vastaanottaja voi tarkastella ja käsitellä sopimusta.

Jos vastaanottaja sulkee sopimusikkunan jostakin syystä ennen toimintonsa suorittamista, hänen on todennettava itsensä uudelleen ennen jatkamista.

Salasana-tunnistautumisen määrittäminen uutta sopimusta laadittaessa

Kun Salasanatodennus on käytössä, lähettäjä voi valita sen vastaanottajan sähköpostiosoitteen oikealla puolella olevasta avattavasta Todennus-valikosta.

Valvontaraportti

Valvontaraportista käy selvästi ilmi, että vastaanottaja on antanut kelvollisen salasanan:

Jos sopimus peruutetaan sen vuoksi, että vastaanottaja ei pysty suorittamaan todennusta, syy mainitaan erikseen:

Parhaat käytännöt ja harkittavat asiat

• Satojen sopimusten salasanoista voi olla vaikeaa pitää kirjaa. Siksi kannattaa luoda purettavissa olevien salasanojen sisäinen käytäntö, jotta vastaanottajia ei lukita sopimuksistaan ulos salasanan unohtuessa.
• Prosessin sisäisten sopimusten salasanoja voidaan muuttaa vain muokkaamalla todennustyyppiä lähettäjän hallintasivulla.
• Salasanat on toimitettava vastaanottajalle kaistan ulkopuolisella menetelmällä (esim. puhelimitse). Älä sisällytä salasanaa sopimusviestiin.
  

Määritysasetukset

Allekirjoitussalasana-todennuksella on kaksi asetusjoukkoa, jotka voidaan määrittää tilin ja ryhmän tasoilla:

• Lähetysasetukset, jotka määrittävät lähettäjän oikeuden salasanatoiminnon käyttöön
  
• Suojausasetukset, jotka ohjaavat vastaanottajan käyttökokemusta.

Todennusmenetelmien käyttöönotto Lähetysasetukset-kohdassa

Mahdollisuus käyttää Allekirjoitussalasana-todennusta voidaan ottaa lähettäjillä käyttöön siirtymällä kohtaan Lähetysasetukset > Henkilötietojen todennusmenetelmät.

• Allekirjoitussalasana-valintaruutu – Kun se on valittuna, Salasana-vaihtoehto on käytettävissä ryhmälle luoduille sopimuksille.
• (Valinnainen) Käytä salasanaa, kun sopimusta tarkastellaan sen allekirjoittamisen jälkeen – Kun tämä toiminto on käytössä, linkin kautta Adobe Acrobat Signiin tallennettua verkkosopimusta avattaessa pyydetään antamaan sama salasana, jota käytettiin vastaanottajan henkilöllisyyden vahvistamiseen (katso alla)
  
  • Huomautus: Tätä todennusta käytetään vain silloin, kun alkuperäinen sopimus avataan napsauttamalla linkkiä, ja se on eri asia kuin salasanasuojaus sopimuksen PDF-tiedoston tarkastelemiseksi.
    
• (Valinnainen) Käytä oletusarvoisesti seuraavaa menetelmää – Kun allekirjoitussalasanat on otettu käyttöön, Allekirjoitussalasana voidaan ottaa käyttöön oletusarvoisena todennusmenetelmänä.

Todennuksen vaatiminen alkuperäisen allekirjoitetun sopimuksen tarkastelemiseksi verkkolinkin kautta

Samoin kuin vastaanottajan allekirjoittamisen jälkeiset vahvistukset, myös sähköpostimallit voivat sisältää linkin Acrobat Sign -palvelimilla olevaan alkuperäiseen sopimukseen:

Kun Käytä salasanaa, kun sopimusta tarkastellaan sen allekirjoittamisen jälkeen -asetus otetaan käyttöön, vastaanottajaa pyydetään antamaan henkilöllisyytensä vahvistamiseen käytettävä salasana, kun sopimus yritetään avata linkin kautta.

Tämä asetus upotetaan sopimukseen sopimusta luotaessa. Asetuksen muuttaminen ei vaikuta jo tekeillä olevien sopimusten käyttökokemukseen.

Jos vastaanottajan henkilöllisyyden vahvistamiseen käytettävää salasanaa muutetaan, sopimuksen linkin kautta tapahtuvaa tarkastelua varten suoritetussa todennuksessa käytetään odotusten mukaisesti uutta salasanaa.

Pyyntöprosessi vastaa täysin alkuperäisen vastaanottajan todennusprosessia:

Sopimus avautuu tarkasteltavaksi vasta sen jälkeen, kun henkilöllisyyden vahvistava salasana on annettu oikein.

Salasanatodennusta ei voi muokata tai poistaa käytöstä, kun vastaanottaja on allekirjoittanut sopimuksen ja suorittanut hänelle määritetyn toiminnon.

Tietoturva-asetusten
määrittäminen

Järjestelmänvalvoja voi määrittää sopimuksen allekirjoitussalasanalle kolme asetusta Suojausasetukset-sivun Sopimuksen allekirjoitussalasana -osiossa:

• Rajoita yritysten määrää – Oletuksena käytössä. Jos tämä on pois käytöstä, vastaanottaja voi yrittää kirjoittaa salasanan lukemattoman monta kertaa. 
  • Myönnä allekirjoittajalle XX yritystä syöttää sopimuksen salasana ennen sopimuksen peruuttamista – Järjestelmänvalvoja voi rajoittaa vastaanottajan todennusyritysten määrää. Kun yritysyrityskertojen määrä ylittyy, sopimus perutaan automaattisesti, ja lähettäjälle ilmoitetaan tästä.
• Dokumentin salasanan vahvuus – Tämä asetus määrittää pyydettyjen salasanojen vähimmäisvahvuuden:
  • Vastaanottajan todennus sopimuksen käyttöä varten
    
  • Allekirjoitetun sopimuksen salaus (ladatut PDF-sopimustiedostot)
    
  • Allekirjoittajan henkilötietoraportit (henkilöllisyystodistukseen perustuvaan raportointiin liittyen)

Asetusten arvot ovat seuraavat:

► Ei mitään – Edellyttää, että salasanassa on vähintään yksi muu merkki kuin välilyönti.

► Normaali – Edellyttää, että salasanassa on vähintään kuusi merkkiä.

► Keskivahva – Edellyttää, että salasanassa on vähintään seitsemän merkkiä.

► Vahva – Edellyttää, että salasanassa on vähintään kahdeksan merkkiä.

Sopimuksen automaattinen peruutus, kun vastaanottaja ei suorita todennusta

Jos asetukset rajoittavat salasanaan perustuvien todennusyritysten määrää ja vastaanottaja ei suorita todennusta tämän kiintiön rajoissa, sopimus peruutetaan automaattisesti.

Sopimuksen tekijälle lähetetään sähköpostiviesti, jossa ilmoitetaan peruutuksesta, ja viestiin lisätään huomautus, että vastaanottaja ei suorittanut todennusta.

Muille osapuolille ei lähetetä ilmoitusta.