Yleiskatsaus
Joskus käsin kirjoitettu allekirjoitus on välttämätön. Se voi johtua laista, vaatimustenmukaisuudesta, käytänteistä tai yksinkertaisesti siitä, että toinen tai molemmat osapuolista suosivat fyysisiä allekirjoituksia.
Adobe Acrobat Signin käsin kirjoitetun allekirjoituksen työnkulussa on mahdollista hankkia fyysisiä allekirjoituksia. Työnkulkuun sisältyvät käyttöoikeuksien valvonta, lopullisen dokumentin laadun ja selkeyden varmistaminen sekä sähköisen prosessoinnin ja valvonnan hyödyntäminen.
Sopimuksen lähettäminen allekirjoitettavaksi käsin
Käsin kirjoitettuun allekirjoitukseen soveltuvan dokumentin lähettäminen edellyttää ainoastaan, että lähettäjä valitsee Kirjoitettu-vaihtoehdon Allekirjoitustyyppi-osiossa Asetukset-paneelissa.
Huomaa, että tämä vaihtoehto on näkyvissä vain, kun sekä Elektroninen että Kirjoitettu allekirjoitustyyppi on otettu ryhmässä käyttöön. Muussa tapauksessa käytössä on aktivoitu allekirjoitustyyppi, eikä vaihtoehtoa sen muuttamiseksi näytetä.
Tilin tai ryhmän ylläpitäjät voivat asettaa oletusarvoksi Kirjoitettu, jos suurimman osan allekirjoituksista odotetaan olevan käsin kirjoitettuja. (Katso Määritysvaihtoehdot)
Sopimukset, joihin on valittu Kirjallinen-allekirjoitustyyppi, edellyttävät jokaiselta vastaanottajalta kirjallista allekirjoitusta.
Lähettäjä ei voi muuntaa sopimusta sähköisen allekirjoituksen työnkuluksi, kun sopimus on lähetetty. Vastaanottaja myöskään voi muuntaa allekirjoitustaan sähköiseksi allekirjoitustyypiksi.
Vastaanottajan näkökulmasta Kirjallisen allekirjoituksen työnkultu muistuttaa läheisesti Sähköistä työnkulkua siihen asti, kunnes heidän on tulostettava dokumentti allekirjoitusta varten:
- Vastaanottajalle lähetetään sähköpostitse ilmoitus, jossa on Avaa ja tulosta -linkki asiakirjaan.
- Kun linkki avataan, vastaanottajalle näytetään ensin kolmivaiheinen yhteenveto allekirjoitusprosessista:
- Vastaanottaja voi täyttää sähköisesti kaikki sopimuksessa pyydetyt ja edelletyt kentät.
- Kun vastaanottaja on valmis, hän napsauttaa sivun alareunassa olevaa Seuraava-painiketta ja siirtyy lataus-, tulostus- ja allekirjoitusohjeisiin:
- Vastaanottaja lataa dokumentin (sähköisesti täytettyine kenttäsisältöineen) napsauttamalla Lataa -painiketta.
- Vastaanottaja avaa ja tulostaa ladatun PDF-tiedoston.
- Vastaanottaja allekirjoittaa tulostetun sopimuksen käsin.
- Tämän jälkeen allekirjoitettu sopimus on skannattava takaisin sähköiseen muotoon.
- Allekirjoitetun tiedoston voi ladata Acrobat Signiin käyttämällä mitä tahansa yleistä tiedostomuotoa (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
- Acrobat Sign hyväksyy vain yhden tiedoston. Jos kuvia on useita, ne on yhdistettävä yhdeksi tiedostoksi.
- Vastaanottajalle lähetetään uusi sähköpostiviesti, jossa häntä pyydetään lataamaan allekirjoitettu dokumentti palvelimelle (sähköpostin aihe: Please upload {Agreement Name}). Linkki avaa Lataa lähetystä varten -käyttöliittymän.
- Vastaanottajat voivat myös napsauttaa alkuperäisessä Avaa ja tulosta -sähköpostissa olevaa linkkiä Lähetä-käyttöliittymän avatakseen.
- Kun vastaanottaja napsauttaa Lataa lähetystä varten -painiketta, avautuu selausikkuna, jossa hän voi etsiä ja valita paikallisesti tallennetun allekirjoitetun sopimustiedoston.
- Kun tiedosto on valittu, tiedosto ladataan Acrobat Signiin, ja vastaanottajan osuus on hoidettu.
- Jos vastaanottajia on useita, sopimus etenee seuraavaan. Muussa tapauksessa sopimus päättyy.
Mahdollistaa vastaanottajille allekirjoituksen muuntamisen sähköisestä allekirjoitustyypistä kirjalliseen allekirjoitustyyppiin
Asiakkaat, jotka eivät vaadi sähköistä allekirjoitustyyppiä ja jotka haluaisivat poistaa asiakkaiden epäilykset sähköistä muotoa kohtaan, voivat sallia vastaanottajien muuntaa allekirjoitustyypin sähköisestä kirjalliseen muotoon.
Kun tämä muunnos on käytössä, vastaanottajat näkevät vaihtoehdon, jolla voi Tulosta, allekirjoita ja lataa palvelimelle Vaihtoehdot -valikossa sähköisen allekirjoituksen sivulla.
Huomaa, että kun usean vastaanottajan sopimuksissa vastaanottaja vaihtaa allekirjoitustyypin kirjalliseen tyyliin, kaikki sopimuksen lomakekentät poistetaan. Seuraavilla allekirjoittajilla ei ole täytettäviä lomakekenttiä, paitsi heidän allekirjoituskenttänsä, jotka täytetään sivun alareunaan allekirjoituslohkon kenttänä.
Parhaat käytännöt ja harkittavat asiat
Tilit, joilla on Käyttäjiä useissa ryhmissä aktivoitu, suositellaan vahvasti tunnistamaan työnkulut, jotka vaativat kirjallista allekirjoitusta, ja eristämään ne omaan ryhmäänsä. Näin voidaan käyttää enemmän oletusarvoja, jotka rajoittavat konfiguroitavien vaihtoehtojen määrää Lähetys-sivulla, mikä tehostaa lähetysprosessia ja välttää konfigurointivirheitä.
Jos otat kirjalliset allekirjoitukset käyttöön minkä tahansa vaihtoehdon kautta, sinun kannattaa harkita Lataa allekirjoitettu dokumentti -asetuksen ottamista käyttöön, jos vastaanottaja lähettää dokumentin takaisin sinulle.
Kirjallisen allekirjoituksen vaihtoehdot ovat käytettävissä tili- ja ryhmätasolla Kun määrität kirjallisen allekirjoituksen asetuksia, pidä mielessä:
- Kaikki ryhmäasetukset periytyvät alun perin tilin asetuksista.
- Yksinomaan ryhmätasolle määritetyt asetukset ohittavat tilitason perityt asetukset.
- Kaikki sopimukset omaksuvat sen ryhmän ominaisuudet, josta ne lähetetään, kun ne luodaan.
Kirjoitetun allekirjoituksen vaihtoehdoissa on neljä asetusta, jotka on otettava huomioon:
- Salli Kirjoitettu allekirjoitustyyppi lähettäjille.
- Aseta oletusarvoiseksi allekirjoitustyypiksi Kirjoitettu, jos prosessi vaatii sitä.
- Ota käyttöön mahdollisuus, että vastaanottajat voivat muuntaa sähköiset allekirjoitukset kirjoitetuksi allekirjoitustyypiksi.
- Ota käyttöön kirjoitetut allekirjoitukset, kun Rajoitettu dokumentin näkyvyys on käytössä.
Salli Kirjoitettu allekirjoitustyyppi lähettäjille
Jos haluat, että lähettäjät voivat määrittää sopimuksia, joissa on kirjallinen allekirjoitustyyppi:
- Valitse Tilin asetukset > Lähetysasetukset.
- Vieritä alas Sallitut allekirjoitustyypit -kohtaan
- Valitse Anna lähettäjien lähettää dokumentteja käsin kirjoitettujen allekirjoitusten hankkimista varten -asetus.
- Tallenna muutos napsauttamalla Tallenna.
Määritä Kirjoitettu allekirjoitustyyppi uusien sopimusten oletusarvoksi
Jos allekirjoituksen oletustyypiksi on määritetty Kirjoitettu, kaikkiin ryhmään luotuihin uusiin sopimuksiin määritetään kirjallinen allekirjoitus.
Jos myös Sähköinen allekirjoitus -vaihtoehto on käytössä, lähettäjä voi muuttaa allekirjoitustyyppiä sopimusta määritettäessä.
Jos ryhmälle on otettu käyttöön vain yksi allekirjoitustyyppi, allekirjoitustyypin valintamahdollisuus on piilotettu Lähetä -sivulla. Molempien vaihtoehtojen on oltava käytössä, jotta vaihtoehto on näkyvissä ja valittavissa lähettäjille.
Mahdollistaa vastaanottajien muuntamisen kirjoitetuksi allekirjoitukseksi
Mahdollisuus allekirjoituksen muuntamiseen kirjalliseksi allekirjoittajan toimesta on hyödyllinen, jos allekirjoittajat suhtautuvat epäilevästi sähköiseen allekirjoitusprosessiin.
- Siirry kohtaan Tilin asetukset > Allekirjoitusasetukset.
- Vieritä kohtaan Lisäasetukset.
- Napsauta Anna allekirjoittajien tulostaa, lisätä käsin kirjoitetut allekirjoitukset ja lähettää sopimus takaisin Acrobat Signiin sen sähköisen allekirjoittamisen sijaan.
- Tallenna ottaaksesi muutokset käyttöön.
Vaihtoehto, joka sallii kirjalliseen allekirjoitukseen siirtymisen, ei ole riippuvainen vaihtoehdosta, joka sallii kirjalliset allekirjoitukset uusia sopimuksia lähetettäessä.
Ota käyttöön kirjalliset allekirjoitukset, kun rajoitettu dokumenttinäkymä on käytössä.
Jos käytät LDV-työnkulkuja (Limited Document Visibility) ja haluat käyttää kirjallisia allekirjoitustyyppejä, sinun on nimenomaisesti otettava käyttöön Kirjalliset allekirjoitukset LDV:n piirissä.
Jos et tee näin, vaihtoehto lähettää sopimuksia kirjallisella allekirjoitustyypillä on piilotettu Lähetä -sivulla eikä lähettäjä voi määrittää sitä.
- Siirry kohtaan Tilin asetukset > Globaaliasetukset (Ryhmäasetukset, kun määritetään ryhmän tasolla).
- Selaa alas kohtaan Asiakirjan rajoitettu näkyvyys.
- Valitse vaihtoehto Salli lähetys kirjoitettua allekirjoitusta varten. Vastaanottajat näkevät aina kaikki sivut, kun heidän on käytettävä kirjoitettua allekirjoitusta.
- Napauta Tallenna tallentaaksesi muutoksen.
Kuten asetus väittää, mikä tahansa sopimus, joka on lähetetty käyttämällä niin Rajoitettua dokumenttinäkyvyyttä ja myös kirjallisen allekirjoituksen tyyppiä, ohittaa LDV-työnkulun ja esittää koko dokumentin vastaanottajan katseltavaksi.
Kirjaudu sisään tiliisi