Tilin jakaminen toisen käyttäjän kanssa

Tilien jakamistoiminto on saatavilla pienyritysten, yritysten ja yhtiöiden palvelusopimuksilla.

Käyttäjäsisältöjen jakamisen yleiskatsaus

Adobe Signin oletustoimintatapana on suojata käyttäjän sisällöt kaikilta muilta käyttäjiltä, joita ei eksplisiittisesti ole kutsuttu tarkastelemaan tai käyttämään sisältöä.

Sopimukset sisältävät implisiittisesti kaikki vastaanottajat.  Kirjastodokumentit on eksplisiittisesti jaettu mallin ominaisuuksissa.

Useimmissa organisaatioissa on kuitenkin rooleja, jotka edellyttävät yleiskuvaa tapahtumista ilman, että tarkkailija osallistuu niihin suoraan, tai edustajaryhmiä, joiden on oltava yleisesti tietoisia kaikista ryhmänsä tapahtumista.

Käyttäjäsisältöjen jakaminen antaa yhdelle käyttäjälle tai ryhmälle mahdollisuuden jakaa sisältönsä minkä tahansa muun käyttäjän tai ryhmän kanssa.

Käyttäjäsisältöjen jakamisella on kaksi tyyppiä:

  • Perus – Vain käyttäjän näkymä
  • Edistyksellinen – Ryhmä- ja käyttäjänäkymä valinnaisella muokkaus- ja lähetystoiminnolla
    • Kun käyttäjä A jakaa sisältönsä käyttäjän X kanssa:
    • Ryhmäjako on käytössä.
      • Kun käyttäjä A jakaa sisältönsä ryhmän N kanssa:
        • Kaikki ryhmän N jäsenet voivat tarkastella kaikkia käyttäjän A Hallinta-sivulla olevia sisältöjä.
        • Kaikilla ryhmän N jäsenillä on oikeudet, jotka jako on myöntänyt käyttäjälle A (allekirjoitus, lähetys ja/tai muokkaus).
      • Kun ryhmä N jaetaan käyttäjän A kanssa:
        • Käyttäjä A näkee kaikkien ryhmän N käyttäjien sisällöt.
        • Käyttäjällä A on oikeudet allekirjoittaa, lähettää ja/tai muokata sopimuksia (määritysten mukaisesti) kaikkien ryhmän N jäsenten puolesta

Edistyksellinen jako on tällä hetkellä saatavilla vain yritystason tileillä. Järjestelmänvalvojen, jotka haluavat ottaa käyttöön edistyneen jakamisen, tulisi ottaa yhteyttä asiakastukeen tilinsä muuntamiseksi.

Varoitus:

Kun tili on muunnettu edistyksellistä jakoa tukevaksi, sitä ei ehkä voi palauttaa perusjakoa tukevaksi. Tämä on yksisuuntainen prosessi.


Saatavuus

Perusjako on saatavilla kaikissa pienyritysten, yritysten ja yhtiöiden paketeissa.

  • Perusjakoa käytettäessä voi olla enintään 100 ”muille jaettua” ja 100 ”itselleni jaettua” tiliä.

Edistynyt jako on saatavilla vain yhtiötason asiakkailla.

  • Edistyksellisen jaon oletusarvona on 500 tiliä, jotka voidaan ”jakaa muille”, ja 500 tiliä, jotka voidaan ”jakaa minulle”.
    • Jos tarvitset yli 500 jakoa kumpaan tahansa suuntaan, ota yhteyttä Success Manageriisi.

Tiimien Acrobat Pro ja kaikki yksittäisten käyttäjien paketit eivät tue käyttäjän tilin jakamista.


Käyttöliittymä

Perusjako

Perusjakomallin mukaiset käyttäjät voivat muodostaa, tarkastella ja peruuttaa jakonsa Henkilökohtaiset valinnat -osiossa. Kaikilla käyttäjillä (myös hallinnoijilla) on sama käyttökokemus.

Erillisiä sivuja on kaksi: yksi saapuville jaoille (Näytä muita tilejä) ja yksi lähteville jaoille (Jaa tilini):

Perusjaon käyttöliittymä

Käyttäjät voivat pyytää jakoja napsauttamalla pluskuvaketta ja antamalla sen käyttäjän sähköpostiosoitteen, jonka kanssa he haluavat muodostaa jaon.

Perusjako – tarkastelulupa

Kun jakoa on pyydetty, se siirtyy ”odottavaan” tilaan, kunnes pyydetty käyttäjä joko hyväksyy tai hylkää kutsun.

Peruskäyttöliittymä – odottavat pyynnöt


Edistynyt jakaminen (saatavilla vain yrityspalvelutasolla)

Kun tili on muunnettu tukemaan edistyksellistä jakoa, käyttöliittymä muuttuu kahdesta erillisestä sivusta yhdeksi Jakamistila-nimiseksi välilehdelliseksi sivuksi:

Edistyksellinen jako – siirtymisvalikko

Kaksi välilehteä vastaavat kahta sivua, joita käytetään perusjakosääntöjen mukaisesti:

  • Oma jaettu tilini = Jaa oma tilini
  • Jaettu kanssani = Näytä muita tilejä

Käyttäjät voivat muodostaa jakoja napsauttamalla pluskuvaketta. Tällöin näyttöön avautuu ponnahdusikkuna, jossa käyttäjä voi joko antaa sähköpostiosoitteen tai valita käyttäjiä tai ryhmiä nykyisen tilin käyttäjä- ja ryhmäobjektien luettelosta.

  • Ryhmän nimen oikealla puolella oleva nuoli laajentaa ryhmät niin, että käyttäjät tulevat näkyviin.
  • Pluskuvake lisää käyttäjän/ryhmän jakopyyntöön (ylimmäiseen syöttökenttään).
Edistyksellinen jako / ryhmäjako

 

Kun jaon käyttäjät/ryhmät on tunnistettu, pyytäjä voi määrittää jakoon sovellettavat käyttöoikeudet (olemassa olevien sopimusten allekirjoitus, lähetys ja/tai muokkaus):

Jaa oma tilini

Tilien hallinnoijilla on täydet oikeudet muodostaa jako käyttäjän ja minkä tahansa muun Adobe Sign -tilillä olevan käyttäjän kanssa ilman hyväksyntää.

Ryhmien hallinnoijilla on täydet oikeudet muodostaa jako käyttäjän ja minkä tahansa muun ryhmässään olevan käyttäjän kanssa ilman hyväksyntää.

Ryhmien hallinnoijat, jotka yrittävät muodostaa jaon oman ryhmänsä ulkopuolella olevan käyttäjän tai ryhmän kanssa, luovat ”odottavan” jaon.  Toisen käyttäjän on eksplisiittisesti hyväksyttävä jakopyyntö, jotta jako voidaan muodostaa.

  • Kun esitetään pyyntö jakaa sisältöjä ryhmän kanssa, ryhmän hallinnoijalle lähetetään sähköpostiviesti, joka hyväksyy tai hylkää odottavat jaot.

Käyttäjät, jotka eivät ole hallinnoijia, voivat pyytää (määritettyihin toimintoihin perustuvaa) jakoa, joka jää ”odottavaan” tilaan, kunnes toinen osapuoli hyväksyy tai hylkää jakopyynnön.

Edistyksellinen jako – odottava pyyntö


Ryhmien jakaminen

Hallinnoijat voivat (edistyksellisten jakosääntöjen mukaisesti) jakaa ryhmän, jonka hallinnoijia he ovat, ja hallinnoida ryhmään (toisin kuin käyttäjään) liitettyjä jakoja.

Ryhmäjako toimii mekaanisesti samalla tavalla kuin käyttäjien jaot, paitsi ryhmä on suurempi säilö, ja kun käyttäjä jakaa sisältöjä ryhmän kanssa, hän saa oikeudet kaikkien kyseiseen ryhmään kuuluvien käyttäjien sisältöjen käyttöön.

Jos käyttäjä poistetaan ryhmästä, kyseisen käyttäjän sisältö ei enää ole ryhmässä, joten sitä ei enää näy.

Voit käyttää ryhmätason jakoa ryhmän hallinnoijana seuraavasti:

  • Kirjaudu sisään ryhmän hallinnoijana:
  • Valitse Ryhmä > Käyttäjäryhmäni > Jakamistila.
Siirry Ryhmän jakamistila -kohtaan

Huomautus:

Ryhmä voidaan jakaa itsensä kanssa, jolloin kaikki ryhmän käyttäjät näkevät kaikki muut ryhmän käyttäjät, eikä yksittäisiä jakoja tarvitse määrittää.

Tilien hallinnoijat voivat hallita tilin kaikkien ryhmien jakoja ja voivat muodostaa jakoja ryhmien välillä ilman toisen käyttäjän hyväksyntää.

Voit käyttää ryhmäjakoa tilin hallinnoijana seuraavasti:

  • Valitse Tili > Ryhmät > {Valitse ryhmä, jonka haluat jakaa}
Valitse ryhmä

Kun Ryhmä-valikko on latautunut, valitse Jakamistila.

Ryhmäjako – ryhmäjakamisen tila


Muut tilien välisten jakojen hallintaan käytettävät toiminnot

Lähetä jakopyyntö uudelleen

”Odottavan” jaon alkuunpanija voi lähettää jakopyynnön kohdekäyttäjälle uudelleen

  • siirtymällä jakokäyttöliittymään
  • napsauttamalla jakoa, joka halutaan lähettää uudelleen
  • napsauttamalla Lähetä jakopyyntö uudelleen -linkkiä.
  • Kohdekäyttäjälle lähetetään automaattisesti sähköpostiviesti.
Lähetä jakopyyntö uudelleen

Jaon hyväksyminen tai hylkääminen

Kun käyttäjä pyytää jakoa, kohdekäyttäjä (tai ryhmien tapauksessa ryhmän hallinnoija) saa sähköpostiviestin, joka sisältää linkin jaon hyväksymistä varten:

Hyväksy tai hylkää jakopyyntösähköposti

Käyttäjä voi vaihtoehtoisesti hyväksyä tai hylätä pyynnön sovelluksessa

  • siirtymällä jakokäyttöliittymään
  • napsauttamalla hyväksyttävää tai hylättävää odottavaa pyyntöä kerran
  • valitsemalla Hyväksy tai Hylkää.
Hyväksy tai hylkää jakopyyntö

Jaon peruuttaminen

Molemmissa jakomalleissa kumpikin osapuoli voi peruuttaa jaon milloin tahansa

  • siirtymällä jakokäyttöliittymään
  • napsauttamalla jakoa, joka halutaan peruuttaa
  • napsauttamalla Peruuta jako -linkkiä.
Peruuta jako

Jaon käyttöoikeuksien muuttaminen (koskee vain edistyksellistä jakoa)

Voit muuttaa käyttäjien/ryhmien välisen jaon käyttöoikeuksia seuraavasti:

  • Siirry jakokäyttöliittymään.
  • Napsauta muokattavaa jakoa kerran, jolloin vaihtoehdot tulevat näkyviin luettelon alkuun.
  • Napsauta Muokkaa käyttöoikeuksia -linkkiä.
  • Muokkaa käyttöoikeuksia.
  • Valitse Tallenna.
Huomautus:

Jako-oikeuksien muokkaamisen ja näiden muutosten vaikutuksen näkemisen välillä on 30 minuutin viive.

Muokkaa jako-oikeuksia


Jaetun sisällön tarkastelu

Käyttäjän kanssa jaettu sisältö näkyy Hallinta-välilehdessä.

Hallintasivun vasemmassa yläkulmassa, Omat sopimukset -kohdan vieressä on avattavan valikon nuoli.

  • Napsauta nuolta, niin kanssasi jaettujen käyttäjien/ryhmien luettelo tulee näkyviin.
  • Valitse käyttäjä/ryhmä, jota haluat tarkastella.
  • Valittavissa on myös Kaikki jaetut sopimukset -vaihtoehto, joka palauttaa kaiken jaetun sisällön.
Valitse avattavan valikon nuoli hallintasivulta

Sivu päivittyy, ja näkyviin tulee valitun käyttäjän/ryhmän Hallinta-sivun sisältö:

Jaetun tilin otsikko

Huomautus:

Vasemmassa sivuvalikossa olevat suodattimet (Käsitellään, Valmis, Verkkolomakkeet) suodattavat sisältöä samalla tavalla kuin sisältöä tarkasteltaessa.


Edistykselliset jakotoiminnot

Jaetun sopimuksen muuttaminen (vain edistyksellinen jako)

Edistyksellinen jako antaa käyttäjälle mahdollisuuden muokata jaetun tilin sopimusten dokumentteja ja kenttiä (niin kauan kuin sopimus on oikeutettu tähän).

Voit muokata sopimusta seuraavasti:

  • Siirry Hallinta-sivulle.
  • Vaihda muokattavan sopimuksen omistavan käyttäjän näkymään.
  • Valitse sopimus napsauttamalla sitä kerran.
  • Laajenna vaihtoehdot, jolloin vaihtoehdot tulevat näkyviin.
  • Napsauta suoritettavaa toimintoa:
Muokkaa jaettua sopimusta

Lähettäminen jaetun käyttäjän puolesta (vain edistyksellinen jako)

Edistyksellinen jako antaa käyttäjälle mahdollisuuden lähettää sopimus jaetun käyttäjän puolesta.

Tämä sopimus on jaetun tilin omistuksessa, aivan kuin tilin omistaja olisi lähettänyt sen.

Vain historiasta ja valvontalokista käy ilmi, että toinen käyttäjä on lähettänyt sopimuksen jaetun tilin kautta.

Voit lähettää sopimuksen jaetulta tililtä seuraavasti:

  • Kirjaudu sisään käyttäjän tilille.
  • Napsauta nimeäsi näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse Vaihda tiliä.
  • Valitse käyttäjä, jonka puolesta haluat lähettää.
    • Valitse OK.
Edistyksellinen jako – Tilin vaihtaminen

Sivu päivittyy, ja näkyviin tulee rajoitettu käyttöliittymä.

Sivun yläosassa oleva banneri osoittaa, että olet jaetulla tilillä, ja siitä käy ilmi tilin käyttäjä.

Bannerin oikealla puolella on linkki, jolla voit palata tilillesi.

  • Napsauta Lähetä-välilehteä.
  • Määritä ja lähetä sopimus normaalisti.
Vaihdettu tiliä

Sopimuksen Toiminta-lokista käy selvästi ilmi, että sopimus on lähetetty käyttäjän puolesta:

Valvontaloki lähetettäessä toisen tilin puolesta

Allekirjoitus jaetun käyttäjän puolesta (vain edistyksellinen jako)

Edistyksellinen jako antaa käyttäjälle mahdollisuuden allekirjoittaa sopimus jaetun käyttäjän puolesta.

Ainoastaan tarkastusraportista käy ilmi, että toinen käyttäjä on allekirjoittanut sopimuksen tarkoitetun vastaanottajan puolesta.

Sopimuksen allekirjoittaminen jaetun käyttäjän puolesta:

  • Kirjaudu sisään käyttäjän tilille.
  • Napsauta nimeäsi näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse Vaihda tiliä.
  • Valitse käyttäjä, jonka puolesta haluat lähettää.
    • Valitse OK.
Edistyksellinen jako – Tilin vaihtaminen

Sivu päivittyy ja näyttää jaetun tilin sivut.

Sivun yläosassa oleva banneri osoittaa, että olet jaetulla tilillä, ja siitä käy ilmi tilin käyttäjä.

Bannerin oikealla puolella on linkki, jolla voit palata tilillesi.

  • Napsauta Hallinta-välilehteä päästäksesi sopimuksiin, jotka odottavat toimintaa
  • Valitse sopimus, jonka haluat allekirjoittaa, napsauttamalla sitä kerran. Oikealla oleva toimintapaneeli avautuu
  • Napsauta Tarkastele & Allekirjoita -painiketta
Näytä ja allekirjoita

Allekirjoita sopimus normaalisti:

Valvontaloki lähetettäessä toisen tilin puolesta

Allekirjoituskenttä, Toiminta-luettelo ja tarkastusraportti osoittavat, että sopimus on allekirjoitettu tarkoitetun vastaanottajan puolesta:

Tarkastusraportti


Ohjaimet

Käyttäjäjaon hallinnolliset valvontatoiminnot löytyvät kohdasta Tilin asetukset > Suojausasetukset > Tilin jakaminen.

  • Jakaminen voidaan määrittää tilitasolla, jolloin asetukset koskevat kaikkia ryhmiä.
  • Jakaminen voidaan määrittää myös ryhmätasolla, jolloin perityt tilitason asetukset ohitetaan.

Perusjaon toiminnot määrittävät, onko jakaminen sallittua, kuten myös sen, miten jakaminen aloitetaan:

  • Älä salli tilin jakamista – Tilin jakamisen käyttöliittymä poistetaan määritetyn tilin/ryhmän käyttöliittymästä.
  • Salli tilin jakamista koskeva pyyntö – Antaa määritetyn tilin/ryhmän käyttäjien tarkastella toisen käyttäjän sisältöjä.
  • Salli oman tilin jakaminen – Antaa määritetyn tilin/ryhmän käyttäjien jakaa tilinsä toisen käyttäjän kanssa.
  • Molemmat – Käyttäjä voi sekä pyytää että tarjota jakamista. 
Järjestelmänvalvojavalikon jakamisen hallinta

Edistyksellinen jako tuo käyttöön ylimääräisiä käyttöoikeuksia:

  • Ulkoisten tilien kanssa – Kun käytössä, käyttäjät voivat jakaa tilinsä sisältönäkymän muiden Adobe Sign -tilien käyttäjien kanssa
    • Jakaminen ulkoiselle tilille luo vain luku -suhteen
  • Sisäisten tilien kanssa – Kun käytössä, käyttäjät voivat jakaa sisältönsä muiden (saman) Adobe Sign -tilin käyttäjien kanssa
    • Jaon ottaminen käyttöön sisäisten tilien kanssa tarjoaa vielä kolme lisävaihtoehtoa:
      • Allekirjoitus/Hyväksyntä -Osapuoli, jolle sisältö "on jaettu", voi allekirjoittaa sopimuksia jakavan osapuolen puolesta
        • Tarkastusraportti osoittaa, että sopimus on allekirjoitettu jakavan osapuolen puolesta
      • Lähetys – Osapuoli, jolle sisältö "jaetaan", voi lähettää uusia sopimuksia jakavan osapuolen puolesta
        • Historiasta ja tarkastusraportista käy selvästi ilmi, että sopimuksen on lähettänyt osapuoli, jolle sisältö "on jaettu", jakavan osapuolen puolesta
        • Sopimuksen omistaa ja sen hallinnasta vastaa sen jakanut osapuoli, aivan kuin hän olisi lähettänyt sopimuksen itse.
      • Muokkaa nykyisiä tapahtumia – Antaa jaon myötä sopimuksen käyttöön oikeudet saaneen osapuolen muuttaa käsiteltävinä olevia sopimuksia.
Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi