Uaktualnij konto, aby dopuścić użytkowników w wielu grupach (UMG)

Przegląd UMG (Użytkownicy w wielu grupach)

Użytkownicy w wielu grupach rozszerzają zakres praktycznego zastosowania struktury grupy poza zwykłe zawieranie listy użytkowników i dostępnych im zasobów.

Grupa to zasadniczo zestaw uprawnień, które określają opcje i ustawienia domyślne wyświetlane użytkownikowi podczas tworzenia umów lub zarządzania zasobami (raporty, szablony bibliotek itp.)

Zezwalając użytkownikowi na członkostwo w wielu grupach, administratorzy mogą tworzyć grupy z wyraźnie określonymi strumieniami pracy. Można zainstalować silne ustawienia domyślne i ograniczyć opcje konfiguracji, co zapewnia bardziej ograniczony przepływ i rozdzielczość dokumentu. Grupy dedykowane można na przykład tworzyć dla:

  • dokumentów wewnętrznych (dokumenty podatkowe, formularze wpłat automatycznych, wnioski o urlop)
  • dokumentów prawnych (umowa o zachowaniu poufności, protokół ustaleń)
  • przepływów podpisów z ograniczeniami dotyczącymi zgodności (CFR 21, część 11, PCI, HIPAA)
Strona Wyślij z włączoną obsługą UMG

Uwaga:

Zaleca się zarejestrowanie konta dewelopera, aby móc korzystać z różnych interfejsów i interakcji wprowadzonych przez UMG w bezpiecznym środowisku.

W przypadku klientów, którzy mają niestandardową integrację z interfejsem API lub korzystają z integracji innych firm, zdecydowanie zaleca się gruntowne przetestowanie kodu/integracji na koncie dewelopera przed aktualizacją.


Czynności do sprawdzenia/wykonania przed aktualizacją

Opcja UMG jest dostępna tylko dla poziomów usług Enterprise i Business.

  • Są to jedyne poziomy usługi, które umożliwiają obsługę wielu grup.

Konta deweloperów i wersji próbnych są oparte na poziomie usługi Enterprise.

Opcja UMG jest niezgodna z klasycznymi stronami Strona główna, Zarządzaj i Niestandardowe obiegi pracy.

Po włączeniu usługi UMG konto włączy najnowsze wersje stron Strona główna, Zarządzaj i Niestandardowe obiegi pracy (jeśli jeszcze nie zostały włączone), a następnie wyłączy łącza, aby przełączyć się z powrotem do klasycznego interfejsu.

Opcja interfejsu administratora umożliwiająca przywrócenie stron klasycznych zostanie wyłączona w menu administratora.

Jedynym sposobem przywrócenia klasycznych układów stron jest przywrócenie najpierw do użytkowników w pojedynczej grupie.

Uwaga:

Zalecane jest włączenie nowoczesnych wersji stron Strona główna, Zarządzaj, i Niestandardowe obiegi pracy kilka tygodni przed aktualizacją do UMG, aby umożliwić użytkownikom dostęp do układów strony podstawowej.

Jeśli nowsze wersje strony Strona główna i Zarządzaj są renderowane jako puste strony, należy skontaktować się z zespołem zabezpieczeń sieciowych, aby zezwolić na wyświetlanie punktów końcowych Adobe Sign.

UMG przetestowano pod kątem zgodności i oczekuje się, że będzie działać normalnie z następującymi integracjami partnerów Adobe Sign:

  • Aplikacje mobilne Adobe Sign (iOS i Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate / Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint OnPrem
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Należy pamiętać, że te integracje nie są jeszcze „rozpoznawane przez UMG”, dlatego ustawienia używane podczas wysyłania umów będą takie same jak ustawienia „grupy podstawowej” użytkownika.

Możliwość rozpoznawania nowych członków grup i pracy z nimi jest planowana w przyszłych wersjach tych integracji.

Jeśli niestandardowe integracje zostały utworzone przy użyciu interfejsów API Adobe Sign, zdecydowanie zalecamy przetestowanie ich na osobnym koncie dewelopera z obsługą UMG przed aktualizacją konta produkcyjnego.

  • Menedżer ds. sukcesów klienta (lub pomoc techniczna) może pomóc w skonfigurowaniu konta dewelopera z obsługą UMG.

Istniejące wywołanie interfejsu API REST v6 będzie nadal działać, niezależnie od tego, czy jest włączone czy nie.

W przypadku współpracy z integracjami innych firm, takimi jak:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • iCertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

Zdecydowanie zalecamy przetestowanie ich na koncie dewelopera z obsługą UMG przed włączeniem usługi UMG na koncie produkcyjnym.

Menedżer ds. sukcesów klienta (lub pomoc techniczna) może pomóc w skonfigurowaniu konta dewelopera z obsługą UMG.

Uwaga:

W przypadku wystąpienia problemu skontaktuj się z partnerem integracji, aby zgłosić ten problem i poprosić o jego rozwiązanie.

Uwaga:

Zachęca się wszystkich klientów do jak najszybszego wyrażenia zgody w celu umożliwienia rozwiązywania problemów.

Konta mogą być przełączone z powrotem, jeśli wystąpią problemy.


Aktualizacja konta do UMG

Po upewnieniu się, że konto jest gotowe do aktualizacji:

  1. Zaloguj się do usługi Adobe Sign jako administrator.

  2. Przejdź do karty Konto > Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Użytkownicy w wielu grupach.

  3. Kliknij przycisk Włącz teraz.

     

    Przejdź do ustawienia.

  4. Sprawdź listę kontrolną i zaznacz poszczególne pola wyboru, aby potwierdzić, że konto jest gotowe do włączenia.

    Kliknij przycisk OK.

    Lista kontrolna UMG

  5. Kliknij przycisk Zapisz.


Co się stanie w przypadku wyłączenia UMG

Jeśli konieczne jest powrócenie do użytkowników z ograniczeniem dostępu do pojedynczej grupy, należy pamiętać o następujących kwestiach:

  • Wszyscy użytkownicy będą ograniczeni do swojej grupy podstawowej

    • Użytkownik będzie miał dostęp tylko do szablonów / obiegów pracy skojarzonych z jego grupą podstawową
    • Użytkownicy będą mogli wysyłać umowy tylko z grupy podstawowej
  • Wszystkie członkostwa grupy użytkownika (inne niż grupa podstawowa) zostaną dezaktywowane

    • Jeśli użytkownik nie został przeniesiony do nowej grupy, gdy opcja UMG jest wyłączona, grupy użytkowników zostaną ponownie aktywowane po ponownym włączeniu UMG
    • Jeśli użytkownik jest przypisany do nowej grupy, a opcja UMG jest wyłączona, tabela group_membership użytkownika zostanie zapisana ponownie tylko z jedną (podstawową) grupą (wyłączając nieaktywne rekordy grupy). Użytkownik zachowuje tylko członkostwo grupy podstawowej po ponownym włączeniu UMG
  • Wszystkie strony z włączoną obsługą UMG powrócą do interfejsu/funkcji pojedynczej grupy

    • Strony Wysyłanie/Szablon usuną selektor grupy
    • Utworzenie zbiorczych użytkowników spowoduje przywrócenie poprzedniej składni
  • Opcje wersji strony zostaną przywrócone do poprzedniego stanu

    • Jeśli użytkownik nie skonfigurował konta do używania najnowszych wersji stron Strona główna, Zarządzaj i Niestandardowy obieg pracy przed aktualizacją, konto powróci do dokładnie tego samego zestawu konfiguracji stron istniejących przed aktualizacją
  • Użytkownicy zachowują dostęp do wszystkich utworzonych przez siebie zasobów (umów, szablonów bibliotek, formularzy internetowych)

    • Twórca dowolnego zasobu jest zawsze z nim skojarzony jako właściciel, niezależnie od powiązania grupy
  • Istniejące umowy pozostają niezmienione i zostaną sfinalizowane w normalny sposób

    • Zmiana statusu grupy właściciela nie ma żadnego wpływu na umowy bieżące
    • Właściciel umowy nie zmienia się, a parametry umowy są zablokowane w momencie wysłania umowy
  • Integracje będą działać tak, jak przed aktualizacją do UMG

    • Integracje z usługą Adobe Sign nie obsługują obecnie użytkowników w wielu grupach, dlatego powrót do usługi Adobe Sign dla pojedynczych użytkowników nie wiąże się ze świadomością integracji
    • Działanie użytkownika pozostaje niezakłócone
    • Bieżące umowy będą zawierane w normalny sposób
Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto