Archiwizacja dokumentów Adobe Sign za pomocą usług eOriginal

Cyfrowo zarządzaj i chroń dokumenty.

Adobe Sign współpracuje z usługą eOriginal, aby zapewnić organizacjom zgodność z wymaganiami prawnymi poprzez archiwizację ważnych, podpisanych dokumentów w bezpiecznym cyfrowym archiwum. Po podpisaniu dokumentu usługa eOriginal może bezpiecznie go zarchiwizować, stosując najwyższe poziomy zabezpieczeń i zgodności w całkowicie cyfrowym środowisku. Organizacje mogą wybrać archiwizację wszystkich dokumentów na danym koncie, wszystkich dokumentów zainicjowanych przez daną grupę (lub podgrupę użytkowników) albo poszczególnych dokumentów.

Po utworzeniu dokumentu oryginalny dokument, który jest przesłany do usługi Adobe Sign, jest uznawany za autorytatywną kopię umowy. Autorytatywna kopia pozostaje na serwerach Adobe przez cały cykl podpisywania. Po zakończeniu cyklu podpisywania autorytatywna kopia jest archiwizowana w usłudze eOriginal i dokument staje się instrumentem prawnym. Kopia PDF dokumentu pozostaje w usłudze Adobe Sign, ale oznaczona jest znakiem wodnym „Copy of Original” (Kopia oryginału), aby zaznaczyć, że kopia archiwizowana w usłudze eOriginal jest jedyną autentyczną wersją dokumentu:

Jak to działa

Po zakończeniu cyklu podpisywania każda transakcja z włączoną opcją archiwizacji uruchamia usługę eOriginal, aby zainicjować transfer autorytatywnej kopii. Jest to asynchroniczny proces (wywołanie-i-odpowiedź), w którym usługa archiwizacji prosi o informacje od usługi Adobe Sign po otrzymaniu powiadomienia, a usługa Adobe dostarcza żądanych treści.

Te sekwencyjne żądania odbywają się niemal w czasie rzeczywistym i zapewniają przechowywanie autorytatywnej kopii w usłudze archiwizacji od momentu zakończenia procesu podpisywania.

Po złożeniu ostatniego podpisu:

  1. Usługa archiwizacji eOriginal otrzymuje powiadomienie, że proces podpisywania dokumentu z włączoną opcją archiwizacji został zakończony. Usługa Adobe Sign przesyła żądany identyfikator dokumentu, zwany Document Capability Key (Klucz zdolności dokumentu), do usługi archiwizacji.
  2. Usługa archiwizacji żąda tokena dostępu dla podpisanego dokumentu.
  3. Usługa Adobe Sign sprawdza, czy aplikacja archiwizacyjna ma uprawnienia do żądania tokena dostępu dla tego dokumentu. Dzięki temu tylko ta aplikacja archiwizacyjna otrzymuje autorytatywną kopię dokumentu. Usługa Adobe Sign generuje unikatowe, jednorazowe tokeny dostępu.
  4. Usługa archiwizacji następnie żąda rejestru kontrolnego dokumentu, aby utworzyć profil dokumentu.
  5. Usługa Adobe Sign dostarcza rejestr kontrolny, który zawiera kompletny zapis zdarzeń procesu podpisywania, w tym tożsamość sygnatariuszy, datę i czas każdego zdarzenia, adres IP, lokalizację informacji (jeśli dostępne).
  6. Usługa archiwizacji następnie żąda pozbawionej znaku wodnego wersji podpisanego dokumentu, wykorzystując jednorazowy token dostępu.
  7. Usługa Adobe Sign uwierzytelnia jednorazowy token dostępu i dostarcza usłudze archiwizacji pozbawioną znaku wodnego kopię dokumentu.
  8. Usługa archiwizacji potwierdza otrzymanie dokumentu, wysyłając powiadomienie do usługi Adobe Sign, z informacją, że proces archiwizacji został zakończony.
  9. Usługa Adobe Sign aktualizuje rejestr kontrolny, aby odzwierciedlać aktualny status dokumentu (zarchiwizowany).
  10. Wszystkie wersje dokumentu utworzone w procesie podpisywania zostają oznaczone znakiem wodnym, a kopie bez znaku wodnego zostają wyczyszczone.
Diagram przedstawiający proces archiwizacji elektronicznej

Na tym etapie usługa Adobe Sign przechowuje wyłącznie kopie dokumentu ze znakiem wodnym, w tym kopie PDF (wszystkich kroków), przechowywane w historii cyklu procesu podpisywania. Obrazy miniaturek nie są oznaczane znakiem wodnym, ponieważ są to tylko obrazy i nie stanowią dokumentów prawnych.

Dokumenty bez znaku wodnego można uzyskać tylko poprzez usługę archiwizacji po zarchiwizowaniu dokumentu.

Pobierz

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online