Omówienie

Znaczniki tekstowe Adobe Sign mogą być stosowane w połączeniu z polami formularzy programu Acrobat, aby definiować określone właściwości pola. Podczas gdy znaczniki tekstowe są dodawane bezpośrednio do dokumentu wraz z jego treścią, znaczniki PDF są używane do nazywania pól, definiowania reguł i walidacji fizycznie rozmieszczonych pól. Pola formularza programu Acrobat łączą w sobie prostotę obsługi metody przeciągnij i upuść środowiska tworzenia dokumentu oraz wszechstronność znaczników tekstowych.

Kiedy dokument jest przesyłany do Biblioteki dokumentów Adobe Sign lub wysyłany do podpisania, pola formularza programu Acrobat zostają przetworzone przez system i przekształcone w pola formularza aplikacji Adobe Sign. System przede wszystkim odczytuje nazwę otrzymaną przez pole i sprawdza, czy został zdefiniowany znacznik Adobe Sign. Następnie tworzy pole formularza Adobe Sign, nadając mu zdefiniowane przez użytkownika właściwości.

Znaczniki pozwalają określić konkretne właściwości tych pól. Za pomocą narzędzia do rozmieszczania pól formularza programu Acrobat można tworzyć w pełni funkcjonalne dokumenty o profesjonalnym wyglądzie.

Wersja znaczników tekstowych

W tym dokumencie opisano aktualną składnię znaczników tekstowych Adobe Sign w wersji 2.0. Należy stosować tę składnię we wszystkich nowych dokumentach, a także podczas aktualizacji już istniejących dokumentów. Aby dowiedzieć się więcej na temat znaczników tekstowych Adobe Sign, zobacz temat Dokumentacja znaczników tekstowych.

Tworzenie formularzy dla Adobe Sign

Program Acrobat pozwala na wprowadzanie pól formularzy bezpośrednio na stronach dokumentu. W tej sekcji omówiono sposób dodawania pól formularzy, jak również opcje pozwalające uzyskać ujednolicony wygląd wprowadzanych do dokumentu pól.


Przygotowywanie formularza

  1. W programie Acrobat otwórz dokument PDF, który zamierzasz przekształcić w formularz Adobe Sign.

  2. Wybierz polecenie Narzędzia > Przygotuj formularz.

    Kliknij przycisk Przygotuj formularz
  3. Kliknij przycisk Start. Program Acrobat DC utworzy formularz i otworzy go w trybie Edycji formularza. Panel po prawej stronie zawiera opcje edycji formularza. Pasek narzędziowy zawiera narzędzia obsługi pól formularza służące do wstawiania dodatkowych pól.

    Kliknij przycisk Start

    Program Acrobat przeszukuje dokument w poszukiwaniu fragmentów tekstu (miejsca podkreślone lub puste ramki), które można przekształcić w pola formularza i próbuje utworzyć odpowiednie pola w tych miejscach. 

    Uwaga:

    Jeśli dokument nie zawiera miejsc ani pól, które nadają się do przekształcenia, zostanie wyświetlone okno dialogowe z informacją, że program nie wykrył żadnych pól formularza. Kliknij przycisk OK, aby kontynuować.

  4. W panelu po prawej stronie kliknij opcję Więcej, a następnie wybierz polecenie Konwertuj na formularz Adobe Sign

  5. Jeśli wyświetlone zostanie ostrzeżenie, że program Acrobat usunie pola formularzy, które nie są obsługiwane przez aplikację Adobe Sign, kliknij przycisk Dalej.

    Ostrzeżenie o konwersji
  6. Jeśli wyświetlony zostanie kolejny komunikat, kliknij przycisk OK.

    Ostrzeżenie dotyczące pola

Poprawianie automatycznie rozmieszczonych pól

Podczas tworzenia pól formularza program Acrobat wyszukuje charakterystyczne miejsca, takie jak podkreślniki, ramki i okręgi, które mogą oznaczać pola, pola wyboru i przyciski opcji. Ponadto znajdujący się obok tekst jest oceniany pod kątem ustalenia odpowiedniej nazwy dla tworzonego pola.  Jednak jest bardzo prawdopodobne, że niektóre z pól zostaną nazwane lub rozmieszczone niewłaściwie i będą wymagały ręcznej korekty.

Rozmieszczanie pól w programie Acrobat

 

 Przejrzyj formularz, usuń wszystkie niepotrzebne pola i zmień położenie tych, które zostały rozmieszczone nieprawidłowo.

Poprawione rozmieszczenie pól

Uwaga:

Wszystkie automatycznie rozmieszczone pola mają unikatowe nazwy, które niekiedy mogą być dość niejasne (np. fill_3). 

Warto teraz poświęcić trochę czasu i nadać wszystkim polom zrozumiałe nazwy, gdyby w przyszłości zaszła potrzeba wygenerowania raportów z dokumentu i przeanalizowania danych z pól formularza.

Aby zmienić nazwę pola, kliknij to pole dwukrotnie (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu polecenie Właściwości). Nazwa pola będzie widoczna na górze okna właściwości.

Właściwości pola tekstowego


Ręczne rozmieszczanie pól formularza

Jeśli w ramach automatycznego rozmieszczania pól nie odnaleziono wszystkich niezbędnych pól, trzeba będzie dodać je ręcznie. Jest to nieskomplikowany proces wymagający kilku kliknięć na pasku narzędzi u góry okna programu Acrobat.

  1. Aby dodać pole do formularza, wybierz i kliknij na pasku narzędzi ikonę, która odpowiada polu, jakie zamierzasz dodać.

    Pasek narzędzi programu Acrobat dla Adobe Sign

    Zaczynając od lewej, na pasku narzędzi znajdują się następujące pola:

    • Zaznacz obiekt – zwalnia kursor, umożliwiając zaznaczenie dowolnego obiektu na stronie.
    • Pole tekstowe – standardowe pole do wprowadzania tekstu. Pole najczęściej używane w większości formularzy.
    • Pole wyboru – używane do przedstawienia listy pozycji, spośród których użytkownik może wybrać wiele opcji.
    • Przycisk opcji – używany do prezentacji szeregu opcji, z których użytkownik może wybrać tylko jedną.
    • Lista rozwijana – lista wybranych elementów, z których użytkownik może wybrać jeden.
    • Pole podpisu – pojedyncze pole podpisu.
    • Blok podpisu – szereg pól podpisu, zawierający co najmniej pole podpisu i pole adresu e-mail, ale opcjonalnie może również zawierać pole stanowiska sygnatariusza i/lub nazwę firmy, w zależności od ustawień konta Adobe Sign używanego do wysłania dokumentu.
    • Inicjały – pojedyncze pole inicjałów, które może zawierać do czterech znaków.
    • Stanowisko – wymagane pole, w którym odbiorca musi wpisać zajmowane stanowisko.
    • Firma – wymagane pole, w którym odbiorca musi wpisać nazwę firmy.
    • Imię i nazwisko – pole tylko do odczytu, które wyświetla tekstem drukowanym treść wpisaną w polu podpisu.
    • E-mail – pole tylko do odczytu, które zwraca adres e-mail odbiorcy.
    • Data – pole tylko do odczytu, które zwraca wartość znacznika określającego czas otwarcia umowy przez odbiorcę.
    • Pozostaw narzędzie zaznaczone – kliknij tę ikonę, aby włączyć lub wyłączyć funkcję umieszczenia wielu pól.  Kiedy funkcja ta jest wyłączona, to po umieszczeniu pola kursor ponownie zmieni się we wskazująca strzałkę. Gdy funkcja jest włączona, kursor pozostaje cyfrowym śladem pola, dzięki czemu można umieszczać wiele pól bez konieczności ponownego wybierania tej ikony.

    Uwaga:

    Wyłącznie pola wymagane i pola tylko do odczytu są powiązane z konkretnym odbiorcą, co oznacza, że będą one gromadzić jedynie informacje dotyczące odbiorcy, do którego zostały przypisane. Jeśli zachodzi potrzeba uzyskania innych treści niż osobiste informacje dotyczące odbiorcy, użyj pola tekstowego. Na przykład jeśli chcesz uzyskać jakąkolwiek datę, która nie jest datą podpisania umowy, użyj pola tekstowego i dokonaj jego walidacji tak, aby było sformatowane jako data.

  2. Kursor zmieni się w cyfrowy ślad wybranego pola. Kliknij, aby umieścić to pole w wybranym miejscu. 

    Cyfrowy ślad pola
  3. Jeśli pole umieszczane jest na stronie po raz pierwszy, pojawi się niewielkie okno, gdzie można zmienić nazwę pola, a także zdefiniować rolę danego uczestnika. Warto wprowadzić czytelną nazwę pola, jednak rolę uczestnika wprowadzaj tylko wówczas, gdy dobrze rozumiesz proces podpisywania dokumentu oraz odpowiednie role, czyli możliwe do wprowadzenia rodzaje uczestnictwa.

    Właściwości pola umieszczonego w dokumencie
  4. Kliknij i przeciągnij jeden z niebieskich obszarów (uchwytów) na ramce pola, aby zmienić jego rozmiar.

    Zmiana rozmiaru pola


Wyrównywanie pól i ujednolicenie ich rozmiarów

Po wstępnym rozmieszczeniu pól w dokumencie można użyć narzędzi programu Acrobat, które pomogą w konsekwentnym ustaleniu rozmiarów oraz wyrównaniu pól formularza, pozwalając uzyskać dopracowany i profesjonalny wygląd dokumentu.

Uwaga:

Aby wybrać kilka pól, możesz albo przytrzymać klawisz Ctrl/Cmd i wybierać pojedynczo kolejne pola, albo kliknąć w treści dokumentu PDF, a następnie przeciągnąć kursor, zaznaczając określony obszar. Wszystkie pola, które choćby częściowo znajdą się w tak zaznaczonym obszarze, zostaną wybrane. Kliknij w dowolnym miejscu dokumentu PDF, aby cofnąć zaznaczenie wybranych pól.

  1. Pierwszym krokiem w procesie wyrównywania pól jest ustalenie pola, które zostało umieszczone prawidłowo. W poniższym przykładzie rozmiar pola adresu ustalono prawidłowo za pomocą ręcznej procedury kliknij i przeciągnij.

    Wstępne umieszczanie pól formularza

    Gołym okiem widać, że pole Kontakt po prawej stronie ma tę samą wysokość, natomiast pola Telefon, Faks i Numer zamówienia mają tę samą szerokość. 

  2. Wybierz dwa pola: Adres i Kontakt. Zauważysz, że obramowania tych pól będą miały odmienny kolor niż obramowania pozostałych pól, co oznacza, że zostały one zaznaczone.

    Zaznaczone pola

    Uwaga:

    • W polu „szablonu” wyświetlane są niebieskie „uchwyty”. Stosując narzędzia wyrównania lub ustalania rozmiaru pól, wszystkie pola zostaną wyrównane i dopasowane rozmiarem do pola szablonu.
    • Po zaznaczeniu wszystkich pól możesz dowolnie wybrać pole, które ma służyć jako szablon, klikając je prawym przyciskiem myszy.
    • Aby cofnąć zaznaczenie wszystkich zaznaczonych pól, kliknij dowolne miejsce w dokumencie znajdujące się poza obszarem tych pól.

  3. Na górze po prawej stronie okna programu Acrobat znajdują się narzędzia wyrównania. Kliknij ikonę Dopasuj szerokość i wysokość.

    Narzędzie Dopasuj szerokość i wysokość

    Pole Kontakt dopasuje swój rozmiar do rozmiaru pola Adres:

    Wyrównanie szerokości i wysokości pól
  4. Podczas gdy oba pola pozostają zaznaczone, kliknij ikonę Wyrównaj do góry, aby spowodować wyrównanie górnych krawędzi tych pól.

  5. Kliknij lewym przyciskiem pole Kontakt, aby tylko ono pozostało zaznaczone, a następnie używając uchwytów po lewej i prawej stronie, dopasuj je do tego miejsca.

    Ręcznie dostosuj odpowiednio szerokość pola
  6. Następnie zaznacz wszystkie pola w kolumnie. Upewnij się, że pole szablonu jest prawidłowe.

    Zaznacz wszystkie pola w kolumnie
  7. Kliknij ikonę Dopasuj szerokość, aby wszystkie pola uzyskały tę samą szerokość.

    Pola o takiej samej szerokości
  8. Podczas gdy wszystkie pola nadal są zaznaczone, kliknij ikonę Wyrównaj do lewej.

    Pola wyrównane do lewej
  9. Wyrównaj pola do prawidłowej wysokości  W razie potrzeby można to zrobić ręcznie dla poszczególnych pól albo odpowiednio ustawić jedno pole, a następnie zaznaczyć pozostałe i dopasować je wszystkie do tej samej wysokości.

    Pola wyrównane pod kątem wysokości
  10. Precyzyjne dopasowanie pól można wykonać za pomocą klawiszy strzałek na klawiaturze.  Zaznacz co najmniej jedno pole, a następnie użyj strzałek, aby przesuwać pola na bardzo małych odcinkach.

    Wszystkie pola o odpowiednim rozmiarze

    Uwaga:

    Pamiętaj, że możesz powiększać widok dokumentu PDF tak, aby obiekty w nim zawarte były większe i aby można je było dopasować z większą precyzją

  11. Postępuj według tych samych reguł, dopasowując pozostałe pola do odpowiednich szablonów:

    W następującym przykładzie:

    • Wybierz pola Kontakt, E-mail i Strona internetowa, a następnie dopasuj je do tej samej szerokości
    • Wyrównaj pola do lewej
    • Wybierz pola w tym samym wierszu (Telefon i E-mail) i dopasuj je do tej samej wysokości
    • Następnie użyj narzędzia Wyrównaj do góry, aby wyrównać te pola
    • To samo wykonaj w wierszu zawierającym pola Faks i Strona internetowa
    Wszystkie pola mają odpowiedni rozmiar i są poprawnie rozmieszczone

    Kiedy wszystkie pola znajdują się na swoich miejscach, zostały spełnione minimalne warunki, aby wysłać dokument za pomocą aplikacji Adobe Sign.

    Wszystkie pola mają identyfikujące je nazwy, ale żadne z nich nie zostało przypisane do odbiorcy, a ich zawartość nie podlega żadnym regułom walidacji.

    Aby dołączyć właściwości pola, takie jak identyfikowanie odbiorcy, walidacja zawartości, warunkowy wygląd czy obliczenia, uzupełnij nazwę pola odpowiednimi argumentami, tak jak ma to miejsce w przypadku znaczników tekstowych.

     

Używanie znaczników w rozmieszczonych polach formularza

W miarę dodawania kolejnych pól formularza w zakładce po prawej stronie okna programu Acrobat pojawia się lista z nazwami pól. Dzięki tej liście można łatwo odnaleźć każde pole formularza bez konieczności przechodzenia do strony, na której się ono znajduje, łatwo też można ustalić, czy pole o danej nazwie występuje w więcej niż jednym miejscu, ponieważ za nazwą zostaje wyświetlona odpowiednia wartość #1, określająca liczbę wystąpień.

Uwaga:

Unikatowe nazwy pól mogą zawierać unikatową zawartość. Pola o tej samej nazwie będą zawierać taką samą zawartość.  Wprowadzając treść do jednego pola, ta sama treść jest automatycznie powielana we wszystkich innych polach o tej samej nazwie. Jest to przydatne w przypadku formularzy, które proszą o podanie tej samej informacji w wielu miejscach dokumentu.

Jeśli korzystasz z pól automatycznie rozmieszczanych przez program Acrobat, wówczas ich nazwy będą prostymi, opisowymi ciągami znaków (jeśli te nazwy są niejasne, najlepiej je zmienić, aby dało się zrozumieć ich znaczenie).

Nazwy pól bez argumentów

 

Pola umieszczone z paska narzędzi mogą mieć dłuższe nazwy, zawierające argumenty takie same jak w przypadku formatu znaczników tekstowych. 

Nazwy pól z dodanymi argumentami


Nazywanie pól formularza

Zmiana nazwy pola formularza na znacznik Adobe Sign pozwala zastosować wszystkie właściwości rozpoznawane przez aplikację Adobe Sign, a jednocześnie uniknąć zajmowania miejsca w dokumencie, jak w przypadku znaczników tekstowych.

Aby otworzyć menu właściwości dla pola formularza, dwukrotnie kliknij to pole albo kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję Właściwości.

Karta Ogólne w oknie właściwości zawiera Nazwę, Podpowiedzi, Typ pola, Rolę uczestnika oraz

Właściwości wspólne tego pola.

Właściwości pola tekstowego
  • Nazwa – gdzie zostanie dodany znacznik dla tego pola formularza
  • Podpowiedź – okienko z informacją, które pojawi się, gdy nad polem zostanie umieszczony wskaźnik myszy
  • Typ pola – wskazuje typ pola, na przykład pole tekstowe, podpisu, daty itp.
  • Rola uczestnika – określa, która z osób podpisujących dokument powinna wypełnić to pole, na przykład nadawca, sygnatariusz, osoba przygotowująca tekst itp.
  • Tylko do odczytu – sprawia, że pole pozostaje niedostępne i nie można go edytować, zazwyczaj jest wypełniane automatycznie w ramach scalenia dokumentów lub z pliku CSV
  • Wymagane – oznacza pole, które musi zostać wypełnione, aby umożliwić ukończenie procedury podpisywania dokumentu

Podczas gdy aplikacja Adobe Sign w ramach metody przeciągnij i upuść środowiska tworzenia dokumentu nie obsługuje (albo nie oferuje opcji) pól wielowierszowych, możesz przygotować takie pole w programie Acrobat i sprawić, że będzie ono funkcjonować w aplikacji Adobe Sign. Opcja ta nosi nazwę Pole wielowierszowe i znajduje się na karcie Opcje.

Patrz Dokumentacja znaczników tekstowych, aby uzyskać informacje o znacznikach, które można wykorzystać w polach formularza dokumentu.

Uwaga:

W Dokumentacji znaczników tekstowych wszystkie znaczniki zostały ujęte w nawiasy klamrowe „{{}}”, jest to bowiem konieczne do ich prawidłowego przetwarzania. Te „nawiasy klamrowe” nie są jednak potrzebne podczas tworzenia pól w programie Acrobat i wówczas należy je pominąć.

Umieszczanie innych obiektów

Oprócz standardowych pól tekstowych program Acrobat oferuje również pola wyboru, przyciski opcji i menu rozwijane, które będą działać w aplikacji Adobe Sign. Opcje dla tych obiektów można stosować za pomocą odpowiednich argumentów w znaczniku lub poprzez właściwości obiektu w programie Acrobat.

Jeśli wybierzesz właściwości obiektu w programie Acrobat, upewnij się, że wprowadzony jest podstawowy znacznik do nazwy tego obiektu. Na przykład, jeśli masz pole wyboru i wszystkie jego ustawienia zostały wprowadzone w oknie Właściwości, to nazwij to pole np. CB1_es_:signer1. Pozwoli to zapewnić nazwę dla obiektu i przypisać go do konkretnego odbiorcy.


Pola wyboru

Wybór „Pola wyboru” na pasku „Wybierz obiekt” zmienia wygląd kursora i umożliwia umieszczenia w dokumencie pola wyboru. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Ręczne rozmieszczanie pól formularza.

Aby otworzyć menu właściwości dla pola wyboru, dwukrotnie kliknij to pole albo kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję Właściwości.

Pod pozycją Opcje dostępne ustawienia to Styl pola wyboru, Wartość eksportowana oraz Pole wyboru, które jest zaznaczone jako opcja domyślna. Zmiana stylu pola wyboru nie ma żadnego wpływu na sposób, w jaki jest ono wyświetlane w programie Adobe Sign, ale docelowy dokument PDF będzie zawierać wybrany styl.

Właściwości pola wyboru


Przyciski opcji

Wybór „Przycisku opcji” na pasku narzędzi „Wybierz obiekt” zmienia wygląd kursora i umożliwia umieszczenia w dokumencie pola przycisku opcji. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Ręczne rozmieszczanie pól formularza.

Po umieszczeniu przycisku opcji otwiera się okno dialogowe podstawowych właściwości i wyświetla się komunikat informujący o konieczności dodania dwóch przycisków opcji w danej grupie, ponieważ przyciski opcji działają na zasadzie „wybierz tę albo tę opcję”.

Kolejny przycisk opcji można dodać, klikając łącze „Dodaj kolejny przycisk” albo ponownie wybierając „Przycisk opcji” z paska narzędzi „Wybierz obiekt”, umieszczając ten obiekt w dokumencie i zmieniając jego nazwę na tę samą Nazwę grupy.

Komunikat dotyczący przycisku opcji

Aby otworzyć menu właściwości dla przycisku opcji, dwukrotnie kliknij to pole albo kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję „Właściwości”.

Właściwości pola przycisku opcji

Pod pozycją Opcje dostępne ustawienia to Styl przycisków, Wybór przycisku opcji oraz dodatkowe dwie opcje: Domyślnie przycisk jest zaznaczony i Przyciski o tej samej nazwie i opcji do wyboru wybierane są zgodnie, co oznacza, że wszystkie przyciski o tej samej nazwie zostają połączone. Nazwa przycisku opcji determinuje jego przynależność do danej grupy, więc jeżeli tworzysz szereg możliwych do wybrania przycisków opcji, muszą one nosić identyczne nazwy, aby zostały przydzielone do tej samej grupy.


Menu rozwijane

Wybór „Menu rozwijane” na pasku narzędzi „Wybierz obiekt” zmienia wygląd kursora i daje możliwość umieszczenia w dokumencie menu rozwijanego. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Ręczne rozmieszczanie pól formularza.

Aby otworzyć menu właściwości dla listy rozwijanej, dwukrotnie kliknij to pole albo kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję „Właściwości”.

Właściwości pola listy rozwijanej

Pod pozycją Opcje dostępne ustawienia to Element, Wartość eksportowana, Lista elementów, Sortowanie elementów, Pozwól użytkownikowi wprowadzić własny tekst, Sprawdź pisownię oraz Zatwierdź wybraną wartość natychmiast.

Wpisz nazwę opcji w polu „Element”. Zaleca się dodatkowo wprowadzenie wartości eksportowanej. Na przykład, jeśli dany element to „Red”, wartością eksportowaną może być „R”. Wówczas właśnie ta wartość będzie eksportowana w ramach procesu podpisywania dokumentu.

Po wybraniu opcji rozwijanego menu kliknij przycisk Dodaj. Spowoduje to przejście do pozycji Lista elementów, gdzie można sortować elementy i nimi zarządzać.

Opcje pola listy rozwijanej


Wersja do pobrania

Pobierz

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online