Omówienie
Czasem wymagane jest uzyskanie podpisu fizycznego. Może to być wymóg prawny lub rozwiązanie takie może być po prostu bezpieczniejsze dla obu stron.
Obieg podpisywania pisemnego Adobe Acrobat Sign pozwala na uzyskanie fizycznych podpisów, zapewnia prawidłową kontrolę dostępu, zachowuje jakość i przejrzystość dokumentu końcowego, a ponadto korzysta z dobrodziejstw elektronicznego przetwarzania i kontroli.
Wysyłanie umowy do podpisu pisemnego
Wysyłanie umowy w celu zebrania fizycznie napisanego podpisu wymaga, aby nadawca wybrał opcję Pisemny w sekcji Typ podpisu panelu Opcje.
Należy pamiętać, że ta opcja jest widoczna tylko wtedy, gdy dla grupy włączone są zarówno podpisy Elektroniczny, jak i Pisemny. W przeciwnym razie używany jest włączony typ podpisu, a opcja wyboru jest ukryta.
Administratorzy konta lub grupy mogą ustawić wartość domyślną Pisemny, jeśli przewidują, że dominować będzie podpis w formie pisemnej. (Zobacz Opcje konfiguracji)
Umowy wysyłane z podpisem Pisemny wymagają, aby wszyscy odbiorcy podpisywali się w formacie pisemnym.
Po wysłaniu umowy nadawca nie może przekonwertować umowy na obieg pracy z podpisem elektronicznym. Odbiorca nie ma również opcji konwersji podpisu na elektroniczny typ podpisu.
Dla odbiorcy obieg pracy z podpisami Pisemny przypomina obieg Elektroniczny z tym wyjątkiem, że muszą oni wydrukować dokument, aby złożyć podpis:
- Odbiorca zostanie powiadomiony pocztą e-mail z łączem Otwórz i wydrukuj do dokumentu.
- Po wybraniu łącza odbiorca otrzymuje najpierw trzyetapowe podsumowanie procesu podpisywania:
- Odbiorca może wypełnić wszelkie pola formularza, które są wymagane w umowie w środowisku elektronicznym.
- Po przygotowaniu odbiorca klika przycisk Dalej u dołu strony, aby przejść do instrukcji pobierania, drukowania i podpisywania:
- Odbiorca klika przycisk Pobierz, aby pobrać dokument (z wypełnionymi przez siebie elektronicznie polami).
- Odbiorca otwiera i drukuje pobrany plik PDF.
- Odbiorca fizycznie podpisuje wydrukowaną umowę.
- Następnie podpisana umowa musi zostać zeskanowana z powrotem do postaci cyfrowej.
- Aplikacja Acrobat Sign przyjmuje odesłany plik w każdym standardowym formacie (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
- Acrobat Sign akceptuje tylko jeden plik. Jeśli istnieje wiele obrazów, należy je połączyć w jeden plik.
- Do odbiorcy zostanie wysłana nowa wiadomość e-mail z prośbą o przesłanie podpisanego dokumentu (temat wiadomości e-mail: Przekaż umowę {Agreement Name}). Podane jest łącze umożliwiające otwarcie interfejsu Przekaż, aby przesłać.
- Odbiorcy mogą również kliknąć łącze w oryginalnej wiadomości e-mail Otwórz i wydrukuj, aby otworzyć interfejs Przekazywanie:
- Kliknięcie przycisku Przekaż, aby przesłać powoduje otwarcie okna przeglądania umożliwiającego sygnatariuszowi znalezienie i wybranie podpisanego pliku umowy w systemie lokalnym.
- Po wybraniu pliku zostanie on wysłany do usługi Acrobat Sign, co oznacza koniec działań odbiorcy.
- Jeśli istnieją kolejni odbiorcy, umowa przechodzi do następnego z nich. W przeciwnym razie umowa zostanie ukończona.
Zezwalanie odbiorcom na konwertowanie podpisu elektronicznego na typ podpisu pisemnego
Klienci, którzy nie wymagają podpisu elektronicznego i chcą rozwiać wszelkie wątpliwości klientów dotyczące formatu elektronicznego, mogą zezwolić odbiorcom na konwersję typu podpisu elektronicznego na styl pisemny.
Gdy ta konwersja jest włączona, odbiorcy widzą opcję Drukuj, podpisz i prześlij w menu Opcje na stronie podpisu elektronicznego.
Należy zauważyć, że w przypadku umów z wieloma odbiorcami, gdy odbiorca przekonwertuje swój typ podpisu na styl pisemny, wszystkie pola formularza w umowie zostaną usunięte. Kolejni sygnatariusze nie będą mieli pól formularza do wypełnienia, z wyjątkiem pól podpisu, które są wypełniane na dole strony jako pole bloku podpisu.
Najlepsze praktyki i uwagi
W przypadku kont, dla których włączono opcję Użytkownicy w wielu grupach , zdecydowanie zaleca się identyfikowanie obiegów pracy wymagających podpisu pisemnego i izolowanie ich we własnej grupie. Umożliwia to szersze stosowanie wartości domyślnych, które ograniczają liczbę konfigurowalnych opcji na stronie Wysyłanie , co usprawnia proces wysyłania i zapobiega błędom konfiguracji.
W przypadku włączenia podpisów pisemnych za pomocą dowolnej opcji należy rozważyć włączenie opcji Przekaż podpisany dokument w przypadku, gdy odbiorca prześle dokument ponownie do Ciebie.
Opcje podpisu pisemnego są dostępne na poziomie konta i grupy. Konfigurując opcje podpisu pisemnego, należy pamiętać o następujących kwestiach:
- Początkowo wszystkie ustawienia grupy są dziedziczone z ustawień konta.
- Jawnie skonfigurowane ustawienia na poziomie grupy zastępują ustawienia dziedziczone na poziomie konta.
- Wszystkie umowy przyjmują właściwości grupy, z której są wysyłane, w momencie ich utworzenia.
Istnieją cztery ustawienia, które należy uwzględnić w przypadku opcji podpisu odręcznego:
- Zezwalaj nadawcom na Pisemny typ podpisu.
- Ustaw domyślny typ podpisu na Pisemny, jeśli wymaga tego dany proces.
- Umożliwiaj odbiorcom konwertowanie podpisów elektronicznych na podpis Pisemny.
- Włącz podpisy Pisemny, gdy opcja Ograniczona widoczność dokumentu jest włączona.
Zezwalaj nadawcom na Pisemny typ podpisu
Aby umożliwić nadawcom konfigurowanie umów z typem podpisu pisemnego:
- Wybierz opcję Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania.
- Przewiń w dół do opcji Dopuszczalne typy podpisu.
- Zaznacz opcję Zezwalaj nadawcom na wysyłanie dokumentów do podpisu pisemnego.
- Kliknij przycisk Zapisz, aby zatwierdzić zmianę.
Zdefiniuj Pisemny typ podpisu jako domyślny dla nowych umów.
Jeśli domyślny typ podpisu jest zdefiniowany jako Pisemny, wszystkie nowe umowy utworzone w grupie są skonfigurowane do podpisywania pisemnego.
Jeśli opcja podpisu Elektroniczny jest również włączona, nadawca może zmienić typ podpisu podczas konfigurowania umowy.
Jeśli dla grupy jest włączony tylko jeden typ podpisu, opcja wyboru typu podpisu jest ukryta na stronie Wysyłanie. Obie opcje muszą być włączone, aby opcja była widoczna i dostępna do wyboru dla nadawców.
Zezwalaj odbiorcom na konwersję na podpis Pisemny
Opcja pozwalająca odbiorcom na konwersję na podpis pisemny jest przydatnym narzędziem w przypadku napotkania sceptycyzmu sygnatariusza wobec procesu podpisywania elektronicznego.
- Wybierz opcję Ustawienia konta > Preferencje dotyczące podpisu.
- Przewiń w dół do sekcji Dodatkowe ustawienia.
- Zaznacz opcję Zezwalaj sygnatariuszom na wydrukowanie umowy, złożenie na niej pisemnego podpisu i przekazanie jej do usługi Acrobat Sign. W ten sposób omija się składanie podpisu elektronicznego.
- Naciśnij przycisk Zapisz, aby zatwierdzić zmianę.
Opcja zezwalająca odbiorcom na konwersję na typ podpisu pisemnego nie jest zależna od opcji zezwalającej na podpisy pisemne podczas wysyłania nowych umów.
Włącz podpisy Pisemny, gdy opcja Ograniczona widoczność dokumentu jest włączona
Jeśli są używane obiegi pracy z ograniczoną widocznością dokumentów (LDV), a wymagane jest uwzględnienie opcji podpisów pisemnych, należy jawnie włączyć podpisy Pisemne w zakresie LDV.
Jeśli nie są, opcja wysyłania umów z podpisem Pisemny jest ukryta na stronie Wysyłanie i nie może zostać skonfigurowana przez nadawcę.
- Przejdź do opcji Ustawienia konta > Ustawienia globalne (Ustawienia grupy w przypadku konfiguracji na poziomie grupy).
- Przewiń w dół do opcji Ograniczona widoczność dokumentu.
- Zaznacz opcję Zezwalaj na wysyłanie do podpisu pisemnego. Odbiorcy będą zawsze widzieć wszystkie strony, jeśli wymagane jest użycie podpisu pisemnego
- Naciśnij przycisk Zapisz, aby zatwierdzić zmianę.
Zgodnie z ustawieniem każda umowa wysłana przy użyciu zarówno opcji Ograniczona widoczność dokumentu, jak i typ podpisu Pisemny ignoruje przepływ pracy LDV i prezentuje cały dokument do wyświetlenia przez odbiorcę.
Zaloguj się na swoje konto