Dela ett konto med en annan användare

Funktionen Kontodelning är tillgänglig påi serviceplanerna Small Business-, Business- eller Enterprise-serviceplan.

Översikt över delning av användarinnehåll

Adobe Signs standardnatur är att skydda en användares innehåll från alla andra användare som inte uttryckligen bjudits in att visa eller interagera med det innehållet.

Avtal inkluderar underförstått alla mottagare.  Biblioteksdokument delas uttryckligen i mallegenskaperna.

Det finns dock roller i de flesta organisationer som kräver övervakning av transaktioner utan att observatören är direkt involverad eller grupper av agenter som behöver ha en allmän kännedom om alla transaktioner inom gruppen.

Genom delning av användarinnehåll kan en användare eller grupp dela sitt innehåll med andra användare eller grupper.

Det finns två typer av delning av användarinnehåll:

  • Grundläggande – endast användarvy
  • Avancerad – Grupp- och användarvy med Ändra och Skicka (valfritt)
    • När Användare A delar sitt innehåll med Användare X:
    • Gruppdelning är aktiverat
      • När Användare A delar sitt innehåll med Grupp N:
        • Alla medlemmar i Grupp N kan visa allt innehåll på Användare A:s Hantera-sida
        • Alla medlemmar i GruppN har den behörighet som delningen upprättade (Skicka och/eller Ändra) för Användare A
      • När Grupp N delas med Användare A:
        • Användare A kan se allt innehåll för alla användare i Grupp N
        • AnvändareA har behörighet att signera, skicka och/eller ändra avtal (enligt konfiguration) för alla medlemmar i GruppN

Avancerad delning är för närvarande endast tillgängligt för konton på företagsnivå. Administratörer som vill aktivera avancerad delning bör kontakta kundsupport för att konvertera sitt konto.

Viktigt:

När ett konto har konverterats till avancerad delning kan det inte återställas till grundläggande delning. Detta är en envägsprocess.


Tillgänglighet

Grundläggande delning är tillgängligt för alla små företag, företag och företagspaket.

  • Grundläggande delning har en begränsning på 100 ”utdelade” konton och 100 ”delade med mig” konton

Avancerad delning är endast tillgängligt för företagskunder.

  • Avancerad delning har standardvärdet 500 konton som kan "delas ut" och 500 konton som kan "delas med mig"
    • Om du behöver fler än 500 delningar för endera alternativ kontaktar du din Success Manager

Acrobat Pro för team och alla enanvändarplaner har inte stöd för delning av ett användarkonto.


Användargränssnitt

Grundläggande delning

Användare som använder den grundläggande delningsmodellen kan skapa, granska och avbryta sina delningar i avsnittet Personliga inställningar. Alla användare (inklusive administratörer) har samma upplevelse.

Det finns två separata sidor, en för inkommande delningar (Visa andra konton) och en för utgående delningar (Dela mitt konto):

Användargränssnitt för grundläggande delning

Användare begär delningar genom att klicka på plusikonen och ange en e-postadress för den användare som de vill upprätta delningen med.

Grundläggande delning – begäran att visa

När delningen har begärts har den statusen "Väntande" tills den begärda användaren antingen accepterar eller avböjer inbjudan.

Grundläggande gränssnitt – väntande begäranden


Avancerad delning (endast tillgängligt med service på företagsnivå)

När ett konto konverteras till avancerad delning ändras användargränssnittet från två separata sidor till en sida med flikar med namnet Delningsstatus:

Avancerad delning – navigera till meny

De två flikarna justeras efter de två sidor som används under de grundläggande delningsreglerna:

  • Mitt konto har delats med = Dela mitt konto
  • Delas med mig = Visa andra konton

Användare skapar delningar genom att klicka på plusikonen, vilket öppnar ett popup-fönster där användaren kan ange en e-postadress eller välja användare eller grupper från en lista med den aktuella kontoanvändaren och de aktuella gruppobjekten.

  • Pilen till höger om gruppnamnet expanderar grupperna och listar användarna
  • Plusikonen lägger till användaren/gruppen i delningsbegäran (i det övre inmatningsfältet)
Avancerad delning – gruppdelning

 

När användarna/grupperna för delningen har identifierats kan begäraren definiera vilka behörigheter som ska gälla för delningen (Signera, skicka och/eller ändra befintliga avtal):

Dela mitt konto

Kontoadministratörer har behörighet att upprätta en fullständig delning mellan sina användare och andra användare inom sina Adobe Sign-konton utan godkännande.

Gruppadministratörer har behörighet att upprätta en fullständig delning mellan sina användare och användare inom sina grupper utan godkännande.

Gruppadministratörer som försöker upprätta en delning med en användare eller grupp utanför sin grupp kommer att skapa en "väntande" delning.  Den andra användaren måste uttryckligen godkänna (acceptera) delningsbegäran för att delningen ska upprättas.

  • Begäranden om delning med en grupp genererar ett e-postmeddelande till gruppadministratören, som accepterar eller avvisar väntande delningar.

Användare som inte är administratörer kan begära en delning (baserat på de konfigurerade kontrollerna) som förblir "väntande" tills den andra parten accepterar eller avvisar delningsbegäran.

Avancerad delning – väntande begäran


Gruppdelning

Administratörer (under de avancerade delningsreglerna) kan dela gruppen som de är administratör för och hantera de delningar som är kopplade till gruppen (till skillnad från deras användare).

Gruppdelning fungerar mekaniskt på samma sätt som användardelningar, förutom att gruppen är en större behållare, och genom att dela med en grupp får användaren tillgång till allt innehåll från alla användare i gruppen.

Om en användare tas bort från gruppen finns användarens innehåll inte längre i gruppen och syns därmed inte heller längre.

Så här får du åtkomst till delning på gruppnivå som gruppadministratör:

  • Logga in som gruppadministratör
  • Navigera till Grupp > Min användargrupp > Delningsstatus
Navigera till Gruppdelningsstatus

Obs!

En grupp kan delas med sig själv, vilket gör att alla användare i gruppen får en fullständig vy över alla andra användare i gruppen utan att behöva definiera individuella delningar.

Kontoadministratörer kan hantera delningar för alla grupper inom kontot och kan upprätta fullständiga delningar mellan grupper utan att någon annan användare behöver acceptera dem.

Så här får du åtkomst till gruppdelning som kontoadministratör:

  • Navigera till Konto > Grupper > {Markera gruppen som du vill dela}
Välj en grupp

Klicka på Delningsstatus när menyn Grupp visas

Gruppdelning – gruppdelningsstatus


Ytterligare kontroller för att hantera delningar mellan konton

Skicka om en delningsbegäran

Skaparen av en "väntande" delning kan skicka om delningsbegäran till målanvändaren genom att:

  • Navigera till delningsgränssnittet
  • Klicka på delningen som du vill skicka om
  • Klicka på länken Skicka om delningsbegäran
  • Ett e-postmeddelande skickas automatiskt till målanvändaren
Skicka om en delningsbegäran

Acceptera eller avvisa en delning

När en användare begär en delning får målanvändaren (eller gruppadministratören om det gäller grupper) ett e-postmeddelande med en länk för att godkänna delningen:

Acceptera eller avvisa en delningsbegäran via e-post

Alternativt kan en användare acceptera eller avvisa en begäran i programmet genom att:

  • Navigera till delningsgränssnittet
  • Klicka på den väntande begäran som du vill acceptera eller avvisa
  • Klicka på Acceptera eller Avvisa
Acceptera eller avvisa en delningsbegäran

Avbryta en delning

Båda delningsmodellerna tillåter att endera part när som helst avbryter en delning:

  • Navigera till delningsgränssnittet
  • Klicka på delningen som du vill avbryta
  • Klicka på länken Avbryt delning
Avbryta en delning

Ändra behörigheter för en delning (endast avancerad delning)

Behörigheterna för en etablerad delning mellan användare/grupper kan ändras genom att:

  • Navigera till delningsgränssnittet
  • Klicka på delningen som du vill redigera för att visa alternativen överst i listan
  • Klicka på länken Ändra behörigheter.
  • Redigera behörigheterna
  • Klicka på Spara
Obs!

Det finns en 30-minuters fördröjning mellan att ändra delningsbehörigheter och att se effekten av ändringarna.

Ändra delningsbehörigheter


Visa delat innehåll

Innehållet som delas med din användare visas på fliken Hantera.

Längst upp till vänster på hanteringssidan visas en nedrullningspil bredvid Dina avtal

  • Klicka på pilen för att visa listan över användare/grupper som delas med dig
  • Välj den användare/grupp som du vill visa
  • Det går även att välja Alla delade avtal, vilket returnerar allt delat innehåll
Välj nedrullningspilen på din hanteringssida

Sidan uppdateras för att visa Hantera-sidinnehållet för den valda användaren/gruppen:

Rubrik för delat konto

Obs!

Filtren i den vänstra listen (Pågående, Slutförda, Webbformulär) filtrerar innehållet på samma sätt som när du visar ditt innehåll.


Avancerade delningskontroller

Ändra ett delat avtal (endast avancerad delning)

Med avancerad delning kan användaren ändra dokument och fält i avtal för ett delat konto (förutsatt att avtalet fortfarande är giltigt).

Så här ändrar du ett avtal:

  • Navigera till sidan Hantera
  • Ändra vyn till den användare som äger avtalet som ska ändras
  • Klicka på avtalet för att välja det.
  • Expandera alternativen för att visa alternativen
  • Klicka på den åtgärd som du vill vidta:
Ändra ett delat avtal

Skicka för en delad användares räkning (endast avancerad delning)

Med avancerad delning kan en användare skicka ett avtal för en delad användares räkning.

Detta avtal ägs av det delade kontot som om kontoägaren hade skickat det.

Det är bara historiken och granskningsloggen som anger att avtalet skickades via det delade kontot av en annan användare.

Så här skickar du ett avtal från ett delat konto:

  • Logga in på ditt användarkonto
  • Klicka på ditt namn i skärmens övre högra hörn och välj Byt konto
  • Välj den användare för vars räkning du vill skicka
    • Klicka på OK.
Avancerad delning – Byta konton

Sidan uppdateras och visar ett begränsat gränssnitt.

En banderoll högst upp på sidan anger att du använder ett delat konto och identifierar användaren som kontot tillhör.

Till höger om banderollen finns en länk som tar dig tillbaka till ditt konto.

  • Klicka på fliken Skicka
  • Konfigurera och skicka avtalet som vanligt
Konto som växlas till

I aktivitetsloggen för avtalet anges tydligt att avtalet skickades för användarens räkning:

Granskningslogg vid skickande för ett annat kontos räkning

Signerar för en delad användares räkning (endast avancerad delning)

Med avancerad delning kan en användare signera ett avtal för en delad användares räkning.

Endast granskningsrapporten visar att avtalet signerades för den avsedda mottagarens räkning av en annan användare.

Så här signerar du ett avtal för en delad användare:

  • Logga in på ditt användarkonto
  • Klicka på ditt namn i skärmens övre högra hörn och välj Byt konto
  • Välj den användare för vars räkning du vill skicka
    • Klicka på OK.
Avancerad delning – byta konton

Sidan uppdateras för att visa sidorna för det delade kontot.

En banderoll högst upp på sidan anger att du använder ett delat konto och identifierar användaren som kontot tillhör.

Till höger om banderollen finns en länk som tar dig tillbaka till ditt konto.

  • Klicka på fliken Hantera för att få åtkomst till de avtal som Väntar på åtgärd
  • Markera avtalet som du vill signera genom att klicka på det. Åtgärdspanelen till höger öppnas
  • Klicka på knappen Visa och signera
Visa och signera

Konfigurera avtalet som vanligt:

Granskningslogg vid skickande för ett annat kontos räkning

Signaturfältet, AktivitetslistanErbjudandeaktivitet list och Granskningsrapporten visar tydligt att avtalet signerades för den avsedda mottagarens räkning:

Granskningsrapport


Kontroller

De administrativa kontrollerna för användardelning finns i Kontoinställningar > Skyddsinställningar > Kontodelning

  • Delning kan konfigureras på kontonivå och sprida inställningarna till alla grupper
  • Delning kan också konfigureras på gruppnivå och åsidosätta ärvda kontonivåvärden.

Grundläggande delningskontroller definierar om delning är tillåten och vilken metod som används för att starta delning:

  • Tillåt inte kontodelning – Gränssnittet för kontodelning tas bort från användargränssnittet för det konfigurerade kontot/den konfigurerade gruppen.
  • Tillåt begäran om kontodelning – Tillåter användare i det konfigurerade kontot/den konfigurerade gruppen att begära att få visa en annan användares innehåll
  • Tillåt delning av eget konto – Tillåter användare i det konfigurerade kontot/den konfigurerade gruppen att dela sitt konto med en annan användare
  • Båda – Användaren kan både begära och erbjuda delning 
Delningskontroller i Admin-menyn

Avancerad delning aktiverar ytterligare en uppsättning behörigheter:

  • Med externa konton – När det här alternativet är aktiverat kan användare dela sitt kontoinnehåll med användare på andra Adobe Sign-konton
    • När du delar till ett externt konto skapas en skrivskyddad relation
  • Med interna konton – När det här alternativet är aktiverat kan användare dela sitt innehåll med andra användare på sina (samma) Adobe Sign-konton
    • Om du aktiverar delning med interna konton kan du välja ytterligare tre alternativ:
      • Undertecknande/Godkännande – Tillåter att parten som "delas med" skickar nya avtal för den delande partens räkning
        • Granskningsrapporten visar tydligt att avtalet undertecknades på uppdrag av den part som delar avtalet
      • Skicka – Tillåter att parten som "delas med" skickar nya avtal för den delande partens räkning
        • Historiken och granskningsrapporten visar tydligt att avtalet skickades av parten som "delas med" för den delande partens räkning
        • Avtalet ägs och hanteras av den part som delar avtalet, som om de själva hade skickat det
      • Ändra befintliga transaktioner – Tillåter parten som "delas med" att ändra pågående avtal
Adobes logotyp

Logga in på ditt konto