Obieg podpisywania pisemnego jest obecnie dostępny na wszystkich poziomach usługi.

Opis funkcji

Czasem wymagane jest uzyskanie podpisu fizycznego. Może to być wymóg prawny lub rozwiązanie takie może być po prostu bezpieczniejsze dla obu stron.

Obieg podpisywania pisemnego Adobe Sign pozwala na uzyskanie fizycznych podpisów, zapewnia prawidłową kontrolę dostępu, zachowuje jakość i przejrzystość dokumentu końcowego, a ponadto korzysta z dobrodziejstw elektronicznego przetwarzania i kontroli.

Tradycyjne rozwiązanie faksowe zależy od urządzeń biorących udział w procesie podpisywania.  Każdy dodatkowy podpis dodaje zakłócenia analogowe, a otrzymany dokument często charakteryzuje się znaczną utratą wierności.

Nowy obieg pisemny pozwala odbiorcy na wypełnienie dowolnego pola elektroniczne i dołączenie dodatkowych plików, a następnie wydrukowanie kompletnego dokumentu do podpisania.  Sygnatariusz skanuje podpisany dokument z powrotem do formatu elektronicznego i przesyła plik za pomocą łącza e-mail, z którego pochodził dokument. Skan lub zdjęcie podpisanego dokumentu pozwala na znaczne poprawienie jakości końcowej umowy.

Uwaga:

  • Obieg podpisywania pisemnego jest dostępny wyłącznie z nową funkcją wysyłania.  Użytkownicy klasycznej funkcji wysyłania wciąż będą korzystać z obiegu podpisywania z użyciem faksu.
  • Obieg podpisywania z użyciem faksu nie jest dostępny z nową funkcją wysyłania.
  • Obieg podpisywania pisemnego (przesyłania cyfrowego) ma całkowicie zastąpić obieg z użyciem faksu po odejściu od klasycznej strony wysyłania w czwartym kwartale 2017 roku.

Zmiany

Dla nadawców

Z perspektywy nadawców w obiegu pracy ani w szablonie dokumentu nie ma żadnych zmian. Jedyną zmianą jest wybieranie opcji „Pisemny” zamiast „Podpis faksu”.

Obieg podpisywania pisemnego zapewnia jednak rozszerzone opcje, takie jak:

  • Spersonalizowanie wiadomości dla odbiorców zawierające odrębne instrukcje
  • Weryfikacja sygnatariuszy
  • Wstępne wypełnienie pól przed wysłaniem dokumentu do podpisu
  • Zastępowanie bieżącego sygnatariusza
  • Modyfikowanie umowy po jej wysłaniu (ale przed podpisaniem)
  • Możliwość poproszenia pierwszego sygnatariusza o dołączenie dokumentów uzupełniających
  • Przypomnienia są zgodne z obiegiem pracy podpisów elektronicznych
  • Raportowanie danych pól wstępnie wypełnionych i zawartości pól formularza pierwszego sygnatariusza
  • Możliwość wymagania i sprawdzenia pól dla pierwszego sygnatariusza
  • Rozszerzona lista odbiorców, do której można dodać tyle samo sygnatariuszy, co do elektronicznego obiegu pracy
  • Pełne wsparcie wszystkich rodzajów odbiorców (osób zatwierdzających, osób wypełniających, osób akceptujących itp.)
    • W celu osiągnięcia najlepszych wyników zaleca się, aby nadawca umieścił siebie (lub wyznaczoną osobę) jako ostatniego odbiorcę z rolą osoby zatwierdzającej.  Umożliwia to sprawdzenie prawidłowości przesłanych dokumentów.

 

Dla sygnatariuszy

Dla sygnatariuszy obieg pracy z podpisami pisemnymi przypomina bardziej obieg elektroniczny z tym wyjątkiem, że muszą oni wydrukować dokument, aby złożyć podpis:

  • Odbiorca otrzymuje e-mail z łączem do dokumentu.
  • Odbiorca otwiera dokument elektronicznie i w pierwszej kolejności otrzymuje 3-etapowe podsumowanie procesu:

 

  • Odbiorca może wypełnić wszystkie pola, które są wymagane
  • Odbiorca klika przycisk Dalej, aby przejść do instrukcji pobierania:

 

  • Odbiorca klika przycisk Pobierz, aby pobrać dokument z wypełnionymi przez siebie polami.
  • Pojawia się okno z prośbą o otwarcie lub zapisanie pliku
  • Po otwarciu pliku PDF należy go wydrukować
  • Należy podpisać dokument
  • Na koniec należy zeskanować dokument z powrotem do formatu cyfrowego
    • Aplikacja Adobe Sign przyjmuje odesłany plik w każdym standardowym formacie (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Adobe Sign przyjmuje tylko jeden plik, dlatego aby przesłać więcej obrazów, należy zgromadzić je w jednym pliku.
  • Kliknięcie łącza w oryginalnym e-mailu z prośbą o podpisanie otwiera interfejs przesyłania pliku (lub ponownego jego pobrania w razie potrzeby)
 
  • Kliknięcie przycisku Przekaż, aby wysłać powoduje otwarcie okna umożliwiającego sygnatariuszowi znalezienie pliku, który chce przesłać do systemu lokalnego
  • Po przesłaniu pliku praca odbiorcy jest zakończona, a umowa zostaje przekazana do kolejnego sygnatariusza lub proces zostaje zakończony

 

Dla klientów korzystających z integracji/API

Dla klientów z nową stroną wysyłania włączoną/osadzoną w aplikacji obieg pracy z podpisem pisemnym będzie funkcją domyślną. 

Klienci odbierający dane lub pliki umów za pomocą API nie muszą niczego zmieniać w kodzie. Obieg pracy służący do podpisywania dokumentów nie ma wpływu na sposób dostępu do ukończonej umowy.

Z racji tego, że pola wstępnie wypełnione i pola sygnatariusza są zapisywane elektronicznie, dane z tych pól można zaimportować po określeniu mapowania danych.

 

Uwaga:

Klienci, którzy nadal korzystają z klasycznej strony wysyłania wciąż mogą korzystać z metody faksowej do czwartego kwartału 2017 roku, a więc do zakończenia jej obsługi.

Dlaczego wprowadzamy zmiany?

Umowy z wykorzystaniem faksu są bardzo skuteczne w zdobywaniu podpisów prawnych, jednak są narażone na wiele problemów spowodowanych głównie naturą wykorzystywanych urządzeń. Częste problemy:

  • Niska jakość końcowych dokumentów — czterokrotne przesyłanie dokumentu skutkuje powstaniem analogowych zakłóceń na dokumencie
  • Nieudane transakcje — w wyniku błędów dokumenty są bardzo często przesyłane niewłaściwą stroną. Otrzymany dokument jest wówczas pusty, a aplikacja Adobe Sign nie może skierować go do powiązanego dokumentu.
  • Nieodpowiednie zabezpieczenia — wysyłanie dokumentu faksem nie jest bezpieczne i nie gwarantuje jego dostarczenia do odpowiedniego odbiorcy
  • Ograniczenia dotyczące liczby sygnatariuszy — mechanika wykorzystywana do przekazywania stron wysłanych faksem do umowy jest oparta na kodach QR w narożnikach stron. Istnieją tylko cztery narożniki, więc liczba sygnatariuszy jest ograniczona do czterech.
  • Wstępne wypełnianie pól — obecny system ma celu zwykłe wysyłanie dokumentów do odpowiedniej osoby i nie umożliwia wstępnego wypełniania pól dokumentu.
  • Przechwytywanie danych — dokument przesłany faksem nie ma pól, które system może odczytać i zwrócić w formie raportu, przez co gromadzenie danych jest procesem bardziej manualnym.

Wysłanie na numer faksu

Wysyłanie na numer faksu nie jest obsługiwane w obiegu pracy z podpisami pisemnymi. Rozwiązanie problemów mechanicznych związanych z drukowaniem z faksu jest jedną z głównych zalet nowego rozwiązania. Dzięki eliminacji faksu jako źródło można:

  • Zapewnić jakość dokumentów — zakłócenia analogowe z faksu nie stanowią problemu
  • Usprawnić i zapisać udaną dostawę — raporty przesyłania faksem nie zawierają informacji o tym, czy została dostarczona czytelna kopia dokumentu, ani kto ją otrzymał
  • Zwiększyć bezpieczeństwo — wiele faksów znajduje się w publicznej przestrzeni, przez co każdy może uzyskać dostęp do wygenerowanej zawartości
  • Usprawnić uwierzytelnianie/komunikację z sygnatariuszem — wykorzystanie procesów podpisywania elektronicznego pozwala na wprowadzenie uwierzytelniania sygnatariusza i prywatnych wiadomości do obiegu umów, co umożliwia sprawdzanie i prowadzenie sygnatariuszy przez proces podpisywania

Włączenie opcji podpisu pisemnego

Aby nowa funkcja podpisu pisemnego była dostępna, konto musi korzystać z nowej funkcji wysyłania.

  1. Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania
  2. Przewiń w dół do opcji Dopuszczalne typy podpisu
  3. Zaznacz opcję Zezwalaj nadawcom na wysyłanie dokumentów do podpisu pisemnego
  4. Kliknij przycisk Zapisz, aby zatwierdzić zmianę

 

Po włączeniu funkcji pojawi się ona na stronie wysyłania

Uwaga:

Jeśli korzystasz z dokumentów z ograniczoną widocznością (Konto > Ustawienia konta > Ustawienia ogólne), musisz włączyć podpis pisemny w tych ustawieniach, aby opcja pisemnego podpisu pojawiła się na stronie wysyłania.

Wszystkie umowy wysyłane zarówno z opcją dokumentów z ograniczoną widocznością, jak i obiegiem pracy z podpisami pisemnymi będą ignorowały ustawienia widoczności dokumentów i przedstawiały cały dokument sygnatariuszowi.

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online