Ställ in påminnelser för avtalsmottagarna

Aktivera/inaktivera avtalspåminnelser

Alla tjänstenivåer har tillgång till:

• Skapa cykliska påminnelser
  • Under sändningsprocessen
  • Från sidan Hantera
• Skapa cykliska och engångspåminnelser på sidan Hantera

Påminnelsefunktionen kan inte automatiseras eller inaktiveras på tjänstnivåerna Individual och Team.

Alternativ på storföretag- och företagsnivå

På tjänstenivåerna Storföretag och Företag kan du välja att visa alternativet Påminnelse under sändningsprocessen eller aktivera automatisering på konto- eller gruppnivå.

Funktionen kan aktiveras/inaktiveras och konfigureras av:

• Logga in i Adobe Acrobat Sign som en administratör
• Navigera till Kontoinställningar > Skicka-inställningar

Granskningsrapporten

Konton på storföretags- och företagsnivåerna kan lägga till påminnelsehändelser i sina granskningsrapporter genom att gå till Kontoinställningar > Globala inställningar > Granskningsrapport och aktivera alternativet Inkludera påminnelser i granskningsrapport.

När det här alternativet är aktiverat loggas en post på granskningsrapporten för varje e-postpåminnelse som skickas (upp till högst 250 påminnelsehändelser).

Ställa in en påminnelse under sändningsprocessen

Användare som inte har en standardpåminnelse konfigurerad för sin grupp eller sitt konto kan definiera en påminnelse under sändningsprocessen.

Dessa påminnelser är alltid cykliska och gäller för alla mottagare av avtalet. Avsändaren måste ange hur påminnelsen ska upprepas. Det finns sex alternativ:

• Varje dag
• Varje vecka
• Varje arbetsdag
• Varannan dag
• Var tredje dag
• Var femte dag

När ett avtal med en påminnelse skickas för första gången, skickas e-postmeddelandet Signera till den första mottagaren. Det startar timern för den första påminnelsen.

Om påminnelsen till exempel är konfigurerad att skickas var tredje dag utlöses den första påminnelsen exakt 72 timmar efter att e-postmeddelandet Signera har skickats.

När mottagaren slutför sin åtgärd i avtalet avslutas påminnelseklockan för den mottagaren.

Om det finns flera mottagare får nästa mottagare i flödet e-postmeddelandet Signera direkt efter att den föregående mottagaren har utfört åtgärden. Påminnelseklockan startar beroende på när e-postmeddelandet Signera levereras till den nya mottagaren (inte den inledande tidsstämpeln).

Processen går igenom alla avtalsmottagare tills avtalet är klart.

Ställa in en påminnelse på sidan Hantera

Påminnelser som skapas efter sändningsprocessen konfigureras på sidan Hantera:

Gränssnittet för sidan Hantera har några fler alternativ som sidan Skicka inte har:

• Du kan välja vilka mottagare som ska ingå i påminnelsen. Du kan utforma påminnelsen för en, vissa eller alla mottagare.
• Du kan välja en cyklisk påminnelseprocess som på Skicka-sidan
  • Om en mottagare läggs till i en cyklisk påminnelse efter det att de har utfört åtgärden i avtalet kommer de inte att få påminnelser
• Du kan skapa en engångspåminnelse som skickas direkt eller på ett särskilt datum
  • Engångspåminnelser kan konfigureras för deltagare som har slutfört sin åtgärd i avtalet
  • Engångspåminnelser kan konfigureras efter att avtalet har signerats och stängts eller arkiverats
• Du måste skriva ett meddelande. Det här är ett obligatoriskt fält när du skapar en påminnelse på sidan Hantera

Om andra påminnelser redan är konfigurerade för avtalet visas listan med avtal i stället för gränssnittet Skapa påminnelse.

Du kan skapa en ny påminnelse genom att klicka på Lägg till påminnelse

Granska existerande påminnelser

Du kan granska alla påminnelser som har konfigurerats för ett avtal genom att:

Avbryta en påminnelse

Så här avbryter du en påminnelse:

Skapa anpassade e-postmallar

Enterprise-kunder kan skapa en anpassad e-postmall för påminnelser. 

Om du är intresserad av anpassade e-postmallar kan du läsa den här guiden.

Påminnelser och REST API

REST v6 API tillåter direktåtkomst till påminnelseobjekten via fyra åtgärder:

• POST /agreements/{agreementId}/reminders – skapar en påminnelse för de angivna deltagarna i det avtal som identifieras av agreementId i sökvägen.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders – hämtar påminnelser för avtalet som identifieras av agreementId i sökvägen.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – hämtar en specifik påminnelse kopplad till ett avtal.
• PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – uppdaterar en befintlig påminnelse för ett avtal.

Begränsa leverans av e-postpåminnelser

Som standard skickar alla konton som konfigurerar påminnelser automatiskt e-postpåminnelsen enligt schemat eller den explicita utlösaren.

Vissa branscher har krav på att hämta all e-postkommunikation (t.ex. finansiella tjänster) och dessa kunder kan välja att skicka sina påminnelser via en annan kanal, med hjälp av webhookar.

Konton på storföretagsnivå har möjlighet att begränsa leverans av e-postpåminnelser från Acrobat Sign-systemet på konto- och gruppnivå genom att skicka en begäran till supportteamet.

Observera att om påminnelsemeddelanden ignoreras visas inga händelser i aktivitetsloggen eller granskningsrapporten.

Webhookar som utlösts av påminnelser

Webhookar för påminnelser är uppdelade i händelser som gäller både metoden för att komponera (som ett enda avtal, eller via en Massutskicksprocess) och metoden för avisering (om Acrobat Sign skickar e-postmeddelandet eller inte).

Påminnelseinnehåll ingår i webhookens nyttolaster för följande händelser:

• Avtal alla händelser
• Avtalspåminnelse har skickats
• Avtalspåminnelse har påbörjats
• Massutskick alla händelser
• Påminnelse om massutskick har skickats
• Påminnelse om massutskick har påbörjats

När påminnelser utlöses normalt med aktiverad e-postavisering:

• Enskilda avtalshändelser är REMINDER_SENT och webhooken är AGREEMENT_REMINDER_SENT.
• Massutskick -transaktioner genererar en webhook med namnet MEGASIGN_REMINDER_SENT.

När påminnelser utlöses med inaktiverad e-postavisering:

• Enskilda avtalshändelser är REMINDER_INITIATED och webhooken är AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
• Massutskick -transaktioner genererar en webhook med namnet MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Massutskick-webhookar utlöses bara en gång för hela mallen. De utlöses inte per underordnat avtal.

Tänk på

• Livslängd för cykliska påminnelser:
  • Dagliga påminnelser förfaller efter tio dagar.
  • Alla andra cykliska påminnelser förfaller efter 60 dagar.
• Engångspåminnelser
  • Aktiveras endast en gång
  • Kan konfigureras att skicka en påminnelse till deltagare som redan har slutfört sin åtgärd i avtalet
  • Kan konfigureras efter det att avtalet har slutförts eller arkiverats
    • Påminnelser kan inte konfigureras för avtal som har avbrutits, avvisats eller gått ut
• Påminnelser aktiveras vid samma klockslag som när det ursprungliga e-postmeddelandet Signera skickades.
  • När en mottagare i ett arbetsflöde med flera mottagare slutför sin åtgärd och utlöser nästa mottagare, återställs påminnelsen till den tidpunkten.
  • Om du ersätter den aktuella signeraren via sidan Hantera återställs inte påminnelsetiden.
• Mottagaren kan avbryta påminnelsen. Det finns inget alternativ för att neka dem detta.
• Förfallodatum kan ändras på sidan Hantera när avtalet har skickats.
• Förfallodatum kan konfigureras så att de ignoreras för interna mottagare.