Toiminnon kuvaus

Adobe Sign tarjoaa mahdollisuuden lähettää tavallisia sähköpostimuistutuksia vastaanottajille, joiden odotetaan tällä hetkellä käsittelevän sopimuksiasi. Tuleville vastaanottajille ei ilmoiteta, ennen kuin he osallistuvat allekirjoitustyönkulkuun.

Muistutus sisältää dokumentin miniatyyrin, määrittämäsi viestin ja sopimuksen linkin.

Muistutukset voidaan määrittää lähetysprosessin aikana tai luoda Hallinta-sivulla sopimuksen lähettämisen jälkeen.

Konsernin ja yritysten palvelutasoilla voidaan määrittää oletusmuistutus ja -viesti tili- tai ryhmätasolla, jolloin lähettäjien ei tarvitse määrittää niitä itse.

Toistuvat muistutukset käynnistetään säännöllisesti, ja niitä toistetaan muistutuksen (jakson aikaan perustuvan) elinkaaren ajan tai kunnes vastaanottaja suorittaa toiminnon loppuun.

Usean vastaanottajan muistutukset käynnistävät uuden muistutusjakson/elinkaaren työnkulun jokaiselle vastaanottajalle, kun heistä tulee nykyinen aktiivinen vastaanottaja.

Tilapäisiä muistutuksia voidaan luoda vain Hallinta-sivulla, ja kertamuistutus voidaan lähettää kaikille sopimukseen liittyville osallistujille. Nämä kertamuistutukset voidaan määrittää jopa niin, että ne lähetetään sen jälkeen, kun vastaanottaja on suorittanut toiminnon loppuun tai kun sopimus on suoritettu onnistuneesti loppuun.

Käyttötapa

Muistutuksen asettaminen lähetysprosessin aikana

Käyttäjät, jotka eivät ole määrittäneet oletusmuistutusta ryhmälleen tai tililleen, voivat halutessaan määrittää muistutuksen lähetysprosessin aikana.

Nämä muistutukset ovat aina toistuvia, ja ne koskevat sopimuksen kaikkia vastaanottajia. Lähettäjän tarvitsee määrittää vain iterointi, jonka muistutus laukaisee. Vaihtoehtoja on kuusi:

  • Päivittäin
  • Joka viikko
  • Joka työpäivä
  • Joka toinen päivä
  • Joka kolmas päivä
  • Joka viides päivä
reminder_frequency

Kun muistutuksen sisältävä sopimus lähetetään ensimmäisen kerran, ensimmäiselle vastaanottajalle toimitetaan Allekirjoita-sähköpostiviesti. Tämä tapahtuma käynnistää ensimmäisen muistutuksen ajastimen.

Jos muistutus määritetään lähetettäväksi joka kolmas päivä (esimerkiksi), ensimmäinen muistutus laukaistaan täsmälleen 72 tuntia Allekirjoita-sähköpostiviestin toimittamisen jälkeen.

Kun vastaanottaja suorittaa sopimusta koskevan toiminnon loppuun, kyseisen vastaanottajan muistutuskello lopetetaan.

Jos vastaanottajia on useita, työnkulun seuraava vastaanottaja saa Allekirjoita-sähköpostiviestin välittömästi sen jälkeen, kun edellinen vastaanottaja on suorittanut toiminnon loppuun. Muistutuskello käynnistyy uudelle vastaanottajalle hänen oman Allekirjoita-sähköpostiviestinsä toimitusajan (ei alkuperäisen aikaleiman) mukaan.

Tämä prosessi toistetaan sopimuksen kaikkien vastaanottajien osalta, kunnes sopimus on suoritettu kokonaan.

Huomautus:

Kaikilla toistuvilla muistutuksilla on elinkaari, minkä jälkeen muistutukset lopettavat itsensä.

Joka päivä käynnistettävillä muistutuksilla on 10 päivän elinkaari.

Kaikilla muilla muistutuksilla on 60 päivän elinkaari.

 

Muistutuksen asettaminen Hallinta-sivulla

Lähetysprosessin jälkeen luodut muistutukset määritetään Hallinta-sivulla.

Hallinta-sivun käyttöliittymässä on muutamia toimintoja, jotka puuttuvat Lähetä-sivulta:

  • Voit valita, ketkä vastaanottajista haluat lisätä muistutukseen. Suunnittele muistutus yhdelle vastaanottajalle, joillekin vastaanottajille tai kaikille vastaanottajille.
  • Voit valita toistuvan muistutusprosessin, kuten Lähetä-sivulla.
    • Jos vastaanottaja lisätään toistuvaan muistutukseen sen jälkeen, kun hän on suorittanut sopimukseen liittyvän toiminnon loppuun, hän ei saa muistutuksia.
  • Voit luoda kertamuistutuksen (tilapäisen muistutuksen), joka lähetetään ”juuri nyt” tai ”tiettynä päivänä”.
    • Tilapäiset muistutukset voidaan määrittää käyttäjille, jotka ovat suorittaneet sopimukseen liittyvän toiminnon loppuun.
    • Tilapäiset muistutukset voidaan määrittää sopimuksen solmimisen ja allekirjoittamisen tai arkistoinnin jälkeen.
  • Sinun on lisättävä viesti. Tämä on pakollinen kenttä, kun luot muistutuksen Hallinta-sivulla.

 

reminder_from_themanagepage

 

Jos sopimusta varten on jo määritetty muita muistutuksia, Luo muistutus -käyttöliittymän sijaan näkyy sopimusten luettelo.

Voit avata Luo muistutus -käyttöliittymän napsauttamalla muistutusikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa Luo-linkkiä:

select_create_onthemanagepage

 

Muistutuksen tarkistaminen

Voit tarkistaa kaikki sopimusta varten määritetyt muistutukset seuraavasti:

  • Siirry Hallinta-sivulle.
  • Napsauta tarkistettavaa sopimusta kerran.
  • Napsauta oikeassa paneelissa olevaa Muistuta-välilehteä.
select_remind_onthemanagepage

Kun muistutukset on määritetty sopimusta varten, koko luettelo ilmestyy Muistuta-välilehteen.

Muistutukset järjestetään seuraavaksi käynnistettävän muistutuksen mukaan.

Kaikki peruutetut/vanhentuneet muistutukset luetellaan aktiivisten muistutusten alla.

canceled_reminderinthelist

 

Jos napsautat Näytä-linkkiä, näyttöön ilmestyy ponnahdusikkuna, jossa näkyy vastaanottajalle lähetetty viesti:

reminder_show_link

 

Muistutuksen peruuttaminen

Voit peruuttaa muistutuksen seuraavasti:

  • Kirjaudu sisään sopimuksen luoneena käyttäjänä.
  • Siirry Hallinta-sivulle.
  • Valitse asianmukainen sopimus napsauttamalla sitä kerran.
  • Napsauta oikeassa paneelissa olevaa Muistuta-välilehteä.
  • Etsi muistutus, jonka haluat peruuttaa, ja napsauta sitä kerran.
  • Napsauta poistokuvaketta (roskakoria).
select_delete_onthemanagepage

Huomautus:

Vastaanottajat voivat peruuttaa muistutukset muistutussähköpostiviestistä. Tämä on pakollinen toiminto, jota ei voi poistaa käytöstä.

 

Muistutukset ja REST-ohjelmointirajapinta

REST v6 -ohjelmointirajapinta mahdollistaa muistutusobjektien suoran käsittelyn neljällä tavalla:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – Luo muistutuksen sopimuksen tietyille osanottajille, jotka on merkitty polussa agreementId-määritteellä.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – Hakee sopimuksen muistutukset, jotka on merkitty polussa agreementId-määritteellä.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Hakee sopimukseen liittyvän tietyn muistutuksen.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Päivittää sopimuksen olemassa olevan muistutuksen.

 

 

Muistutukset ja Historia-välilehti / valvontaraportti

Muistutuksia ei kirjata Historia-välilehteen, kuten sopimuksen valvontaraporttiakaan.

Sekä historian että valvontaraportin odotetaan kirjaavan dokumentin allekirjoitusprosessin tärkeimmät vaiheet. Nämä sisältävät muun muassa ensimmäisen ilmoituksen vastaanottajalle (Allekirjoita), mutta eivät iterointipyyntöjä, jossa samaa vastaanottajaa kehotetaan allekirjoittamaan (muistutuksia).

Muistutusten historia voidaan hakea ohjelmointirajapinnan kautta (yritystason asiakkaiden käytettävissä).

 

Toiminnon ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

Kaikki palvelutasot voivat käyttää

  • luoda toistuvia muistutuksia
    • lähetysprosessin aikana
    • Hallinta-sivulta
  • luoda toistuvia ja tilapäisiä muistutuksia Hallinta-sivulta.

Yksityishenkilöiden ja työryhmien palvelutasoilla ei voi automatisoida muistutustoimintoa tai poistaa sitä käytöstä.

 

Konserni- ja yritystason toiminnot

Konsernien ja yritysten palvelutasoilla Muistutus-toiminto voidaan näyttää valikoivasti lähetysprosessin aikana tai muistutusiterointi ja -viesti voidaan automatisoida koko tilin tai ryhmän laajuisesti.

Nämä kaksi asetusta voidaan ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä seuraavasti:

  • Kirjaudu Adobe Signiin järjestelmänvalvojana.
  • Valitse Tili > Tilin asetukset > Lähetysasetukset > Muistutukset.

 

Sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

  • Anna lähettäjien asettaa muistutuksia lähetyssivulle – Kun toiminto on otettu käyttöön, muistutuksen asetusvaihtoehto näkyy lähetyssivulla. Kun toiminto on poistettu käytöstä, lähetyssivulla ei ole muistutusten määritysvaihtoehtoa.
  • Aseta oletusmuistutus sopimuksille, jotka tämän tilin käyttäjät luovat – Kun toiminto on käytössä, järjestelmänvalvoja voi määrittää muistutuksen oletusiteroinnin ja toimittaa oletusviestin kaikkien lähetettyjen sopimusten osalta. Tämä toiminto voidaan määrittää tili- ja/tai ryhmätasolla. (Ryhmätason asetukset ohittavat tilitason asetukset.)
navigate_to_the_remindersettings

Huomautus:

Jos Aseta oletusmuistutus sopimuksille, jotka tämän tilin käyttäjät luovat -toiminto otetaan käyttöön, Lähetä-sivulla ei voi asettaa muistutusta.

Muistutukset voidaan kuitenkin edelleen määrittää Hallinta-sivulla.

Määritysasetukset

Muistutusten määritettävissä olevat asetukset vaihtelevat muistutuksen luontiajankohdan mukaan.

Kun luot muistutuksen Lähetä-sivulla, voit määrittää ainoastaan muistutusten käynnistysajankohdan iteroinnin (joka päivä, joka toinen päivä jne.). Kaikki sopimukseen liitetyt vastaanottajat luovat muistutuksia valitun iteroinnin mukaan.

 

Kun luot muistutuksen Hallinta-sivulla, määritettävissä olevia elementtejä on kolme:

  • muistutusiterointi
  • muistutusviesti
  • vastaanottajat, jotka pitäisi sisällyttää muistutukseen.

 

Kun määrität oletusmuistutuksen tili- tai ryhmätasolla, vaihtoehtoja on kaksi:

  • muistutusiterointi
  • muistutusviesti.

Kaikki vastaanottajat sisällytetään muistutuksiin, jotka perustuvat tili- ja ryhmätason asetuksiin.


Mukautetut sähköpostimallit

Konserniasiakkaat voivat halutessaan luoda täysin mukautetun sähköpostimallin muistutuksiaan varten. 

Jos olet kiinnostunut mukautetuista sähköpostimalleista, perehdy tähän oppaaseen.

 

Muista seuraavat

  • Toistuvien muistutusten elinkaari:
    • Päivittäiset muistutukset vanhentuvat 30 päivän kuluttua.
    • Kaikki muut toistuvat muistutukset vanhentuvat 60 päivän kuluttua.
  • Tilapäiset muistutukset
    • Käynnistetään vain kerran.
    • Voidaan määrittää lähettämään muistutus osallistujille, jotka ovat jo suorittaneet sopimusta koskevan toiminnon.
    • Voidaan määrittää sopimuksen valmistumisen tai arkistoinnin jälkeen.
      • Muistutuksia ei voi määrittää peruutetuille, hylätyille tai vanhentuneille sopimuksille.
  • Muistutukset käynnistetään samaan vuorokaudenaikaan kuin milloin alkuperäinen Allekirjoita-sähköpostiviesti lähetettiin.
    • Usean vastaanottajan työnkulussa muistutuskello nollataan, kun vastaanottaja suorittaa toiminnon ja käynnistää vuorostaan seuraavan vastaanottajan.
    • Nykyisen allekirjoittajan vaihtaminen Hallinta-sivulla ei nollaa muistutusaikaa.
  • Vastaanottajilla on oikeus peruuttaa muistutus. Tätä oikeutta ei voi evätä heiltä.

 

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö