Upewnij się, że podpisane dokumenty pozostaną czytelne, dostępne i zgodne z prawem w przyszłości.
PDF/A to specjalistyczny format opracowany do długoterminowego przechowywania dokumentów. Ogranicza funkcje, takie jak szyfrowanie, zewnętrzne czcionki i nieobsługiwane multimedia, aby zapewnić samodzielność plików i ich dostępność z upływem czasu.
Korzystanie z plików PDF/A pomaga spełnić wymagania prawne, chronić integralność dokumentów i uniknąć przyszłych problemów z formatem plików. Acrobat Sign wymusza zgodność plików PDF/A w całym obiegu pracy umowy — od przesłania do podpisu po przechowywanie.
Obiegi pracy PDF/A są zwłaszcza przydatne dla organizacji z potrzebami archiwizacji długoterminowej, takich jak instytucje finansowe, placówki opieki zdrowotnej i agencje rządowe.
Zalety korzystania z obiegów pracy PDF/A
- Zgodność z przepisami dotyczącymi zgodności i przechowywania danych
- Utrzymanie czytelnego, stabilnego formatowania dokumentu
- Unikaj kosztów ponownego formatowania lub migracji archiwizowanych plików
- Zwiększanie zaufania do integralności podpisanych rekordów
Ta opcja obecnie dotyczy tylko plików PDF/A-2B.
Oczekuje się, że zakres obsługiwanych formatów zwiększy się w kolejnych wersjach.
Konfiguracja
Dostępność:
- Acrobat Standard i Acrobat Pro: niekonfigurowalne
- Acrobat Sign Solutions: obsługiwane
- Acrobat Sign dla instytucji rządowych: obsługiwane
Zakres konfiguracji:
Administratorzy mogą włączyć tę funkcję na poziomie konta i grupy.
Dostęp do tej funkcji można uzyskać, przechodząc w menu konfiguracji administratora do pozycji Ustawienia globalne > Obiegi pracy PDF/A.
Dostępne są następujące ustawienia:
Włączenie tego ustawienia wymaga, aby wszystkie przesłane dokumenty były zgodne z formatem PDF/A-2b. Obejmuje to oryginalne dokumenty źródłowe, załączone dokumenty biblioteki oraz załączniki dodane przez nadawcę lub sygnatariuszy (przez pole Załączniki pliku).
- Pliki PDF, które nie są zgodne ze standardem PDF/A, są odrzucane.
- Wszystkie inne formaty plików, które nie są plikami PDF, są odrzucane.
Włączenie tej funkcji całkowicie ogranicza wszystkie przesłane pliki do formatu PDF.
Umożliwia przesłanie i używanie plików PDF, które nie są zgodne ze standardem PDF/A, jako dokumentów źródłowych, szablonów bibliotek i załączników plików. Nadawca nie widzi żadnego błędu
Wszystkie inne formaty plików, które nie są plikami PDF, są odrzucane.
Utworzone pola hiperłączy nie mają opcji korzystania z łącza zewnętrznego. Dozwolone są tylko łącza na stronach umowy.
Elementy sterowania administratora Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu zostają zmienione, aby wyłączyć wszelkie opcje umożliwiające stosowanie hasła zabezpieczającego:
W interfejsach Poproś o podpisy oraz Projektowanie obiegu pracy zostaje usunięta opcja dodawania hasła na poziomie użytkownika:
Usługa Acrobat Sign nie obsługuje edycji ani podpisywania cyfrowego dokumentów PDF/A.
Włączenie funkcji Obiegi pracy PDF/A automatycznie wyłącza opcję Pobierz i podpisz za pomocą programu Acrobat dla obiegów pracy z podpisami cyfrowymi. Umowy muszą być podpisane za pomocą podpisów opartych na chmurze.
Korzystanie
Gdy ta opcja jest włączona, obieg pracy PDF/A obejmuje kroki weryfikacji w celu zapewnienia pełnej zgodności:
- Dokumenty PDF są sprawdzane zgodnie ze standardem PDF/A-2b.
- Pliki spełniające wymagania dotyczące plików PDF/A są akceptowane i zachowywane w trakcie procesu podpisywania.
- Jeśli uwierzytelnianie dokumentu nie powiedzie się, umowa zostanie zablokowana i zostanie wyświetlony komunikat o błędzie:
- {Nazwa pliku}: plik nie jest zgodny ze specyfikacją PDF/A — wskazuje, że przesłany plik nie spełnia wymagań PDF/A-2b.
- {Nazwa pliku}: pliku nie można przesłać — wskazuje, że ochrona hasłem lub szyfrowanie blokuje przesłanie pliku.
Podpisany dokument i jego raport kontroli zawierają znak zgodności identyfikujący stan PDF/A.
Działanie interfejsu API
Gdy obiegi pracy PDF/A są włączone, powiązane interfejsy API wymuszają te same ograniczenia:
- W polach hiperłączy typu ZEWNĘTRZNE zwracany jest błąd INVALID_HYPERLINK_TYPE.
- Opcje zabezpieczeń chronione hasłem zwracają błąd PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED.
- Prośby API dotyczące plików innych niż PDF/A są odrzucane, chyba że jest włączone ustawienie Ignorowanie błędów PDF/A.
Ważne kwestie
Zgodność z normami PDF/A wiąże się z ograniczeniami dotyczącymi niektórych funkcji Acrobat Sign:
- Ochrona hasłem jest wyłączona dla umów PDF/A.
- Opcja dodania Ochrona hasłem podpisanych dokumentów do umowy (za pośrednictwem ustawień umowy lub narzędzia do projektowania obiegu pracy) jest pomijana, aby uniemożliwić stosowanie hasła.
- Elementy sterujące w menu administratora do wymagania hasła podpisanego dokumentu zostają zmienione, aby usunąć wszystkie opcje zezwalające na używanie haseł.
- Hiperłącza zewnętrzne nie są dozwolone. Pola hiperłącza są ograniczone do łączy opartych na stronie w dokumencie.
- Podczas tworzenia pól w umowie typ pola hiperłącza usuwa opcję dołączania zewnętrznego hiperłącza.
- Szyfrowanie jest wyłączone, nawet jeśli szyfrowanie nie wymaga hasła do odszyfrowania dokumentu. Podpisane dokumenty PDF/A nie są szyfrowane po pobraniu.
- Niezgodne załączniki są odrzucane. Przesłane załączniki (w tym od odbiorców) również muszą być zgodne z normą PDF/A-2b.
Obsługiwane czcionki
Adobe Acrobat Sign obsługuje następujące kategorie czcionek dla PDF/A:
- Czcionki Microsoft Office - Obsługiwane są czcionki zazwyczaj dołączone do standardowej instalacji Microsoft Office.
Dodatkowe obsługiwane czcionki
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Script Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Script Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Czcionki japońskie
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
