Upewnij się, że podpisane dokumenty pozostaną czytelne, dostępne i zgodne z prawem w przyszłości.
PDF/A to specjalistyczny format opracowany do długoterminowego przechowywania dokumentów. Ogranicza funkcje, takie jak szyfrowanie, zewnętrzne czcionki i nieobsługiwane multimedia, aby zapewnić samodzielność plików i ich dostępność z upływem czasu.
Korzystanie z plików PDF/A pomaga spełnić wymagania prawne, chronić integralność dokumentów i uniknąć przyszłych problemów z formatem plików. Acrobat Sign wymusza zgodność plików PDF/A w całym obiegu pracy umowy — od przesłania do podpisu po przechowywanie.
Obiegi pracy PDF/A są zwłaszcza przydatne dla organizacji z potrzebami archiwizacji długoterminowej, takich jak instytucje finansowe, placówki opieki zdrowotnej i agencje rządowe.
Zalety korzystania z obiegów pracy PDF/A
- Zgodność z przepisami dotyczącymi zgodności i przechowywania danych
- Utrzymanie czytelnego, stabilnego formatowania dokumentu
- Unikaj kosztów ponownego formatowania lub migracji archiwizowanych plików
- Zwiększanie zaufania do integralności podpisanych rekordów
Acrobat Sign obsługuje konwersję plików do formatów PDF/A-2B lub PDF/A-3B.
Konfiguracja
Dostępność:
- Acrobat Standard i Acrobat Pro: Wyłączone; Brak możliwości konfiguracji
- Acrobat Sign Solutions: obsługiwane
- Acrobat Sign dla instytucji rządowych: obsługiwane
Zakres konfiguracji:
Administratorzy mogą włączyć tę funkcję na poziomie konta i grupy.
Dostęp do tej funkcji można uzyskać, przechodząc w menu konfiguracji administratora do pozycji Ustawienia globalne > Obiegi pracy PDF/A.
Dostępne są następujące ustawienia:
Włączenie przepływów pracy PDF/A daje administratorom dostęp do kontroli PDF/A i kieruje produkt Acrobat Sign do walidacji i konwersji plików do formatu PDF/A.
Administratorzy muszą wybrać jeden z dwóch poziomów zgodności, do których produkt Acrobat Sign ma konwertować pliki, gdy normalizacja jest włączona. Jest to domyślny poziom każdej utworzonej umowy, jeśli normalizacja jest wyłączona:
| Poziom zgodności | Opis | Najlepszy dla |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Zachowuje wizualny wygląd dokumentu do długoterminowej archiwizacji. Zapewnia, że tekst, czcionki, obrazy i kolory pozostają spójne w czasie. Jest to najczęściej używany poziom dla zgodności. |
Ogólne potrzeby zgodności i standardowej archiwizacji. |
| PDF/A-3b | Zapewnia takie samo zachowanie wizualne jak 2b, ale pozwala również na osadzanie plików innych niż PDF/A (takich jak XML, CSV lub arkusze kalkulacyjne) wewnątrz pliku PDF dla dodatkowych potrzeb przechowywania rekordów. | Organizacje, które muszą przechowywać dane źródłowe lub pliki uzupełniające wraz z podpisanym plikiem PDF. |
Włącz normalizację PDF/A, aby aktywnie konwertować przesłane pliki do wybranego poziomu zgodności.
- Pliki PDF będą walidowane i konwertowane do wybranego poziomu zgodności. Przesłane pliki PDF o wybranym poziomie zgodności zostaną ocenione i w razie potrzeby naprawione.
- Jeśli przepływy pracy PDF/A są włączone, ale normalizacja nie jest włączona, produkt Acrobat Sign ocenia każdy przesłany plik i przyjmuje poziom zgodności pierwszego przesłanego pliku PDF/A z obsługiwanym standardem.
- Jeśli żaden z przesłanych dokumentów PDF nie jest w formacie PDF/A, umowa domyślnie przyjmuje poziom zgodności wybrany w ustawieniach kontroli.
Podczas konwersji plików do wybranego standardu i ich walidacji mogą wystąpić błędy. Te błędy mogą pochodzić z wielu źródeł i spowodują zatrzymanie procesu umowy.
Jeśli włączona jest opcja ignorowania błędów walidacji, Acrobat Sign zignoruje błędy i będzie kontynuować generowanie umowy. Te umowy mogą nie być w pełni zgodne z PDF/A i nie należy ich traktować jako takie z żadnego powodu.
W tej sytuacji użytkownik musi przeformatować swój oryginalny plik, aby nie powodował już błędów.
Najczęstsze błędy to sytuacje, gdy oryginalny dokument:
- Zawiera czcionki, których nie ma na liście obsługiwanych czcionek.
- Używa schematu kolorów innego niż sRGB.
Elementy sterowania administratora Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu zostają zmienione, aby wyłączyć wszelkie opcje umożliwiające stosowanie hasła zabezpieczającego:
W interfejsach Poproś o podpisy oraz Projektowanie obiegu pracy zostaje usunięta opcja dodawania hasła na poziomie użytkownika:
Usługa Acrobat Sign nie obsługuje edycji ani podpisywania cyfrowego dokumentów PDF/A.
Włączenie przepływów pracy PDF/A wyłącza opcję Pobierz i podpisz za pomocą Acrobat dla przepływów pracy podpisu cyfrowego. Umowy muszą być podpisane za pomocą podpisów opartych na chmurze.
Acrobat Sign nie obsługuje pobierania i fizycznego podpisywania umowy.
Włączenie funkcji Obiegi pracy PDF/A automatycznie wyłącza opcję Pobierz i podpisz za pomocą programu Acrobat dla obiegów pracy z podpisami cyfrowymi. Umowy muszą być podpisane za pomocą podpisów opartych na chmurze.
Korzystanie
Gdy ta opcja jest włączona, obieg pracy PDF/A obejmuje kroki weryfikacji w celu zapewnienia pełnej zgodności:
- Obsługiwana jest konwersja dokumentów programu Word. Dokumenty inne niż pdf są najpierw konwertowane na pdf, a następnie na wybrany poziom zgodności PDF/A.
- Dokumenty PDF są walidowane względem wybranego poziomu zgodności: PDF/A-2b lub PDF/A-3b.
- Pliki spełniające wymagania dotyczące plików PDF/A są akceptowane i zachowywane w trakcie procesu podpisywania.
- Jeśli uwierzytelnianie dokumentu nie powiedzie się, umowa zostanie zablokowana i zostanie wyświetlony komunikat o błędzie:
- {Nazwa pliku}: plik nie jest zgodny ze specyfikacją PDF/A — wskazuje, że przesłany plik nie spełnia wymagań PDF/A-2b.
- {Nazwa pliku}: pliku nie można przesłać — wskazuje, że ochrona hasłem lub szyfrowanie blokuje przesłanie pliku.
Podpisany dokument i jego raport kontroli zawierają znak zgodności identyfikujący stan PDF/A.
Raporty kontroli i dzienniki aktywności
W przypadku obiegów pracy PDF/A zostanie wygenerowane zdarzenie kontroli wskazujące, że umowa jest zgodna z normami PDF/A i poziomem zgodności z normami PDF/A.
- Raport z audytu jest również zgodny ze standardem PDF/A.
- Dziennik aktywności zawiera również adnotację wskazującą na zgodność z PDF/A.
Ważne kwestie
Zgodność z normami PDF/A wiąże się z ograniczeniami dotyczącymi niektórych funkcji Acrobat Sign:
- Ochrona hasłem jest wyłączona dla umów PDF/A.
- Opcja dodania Ochrona hasłem podpisanych dokumentów do umowy (za pośrednictwem ustawień umowy lub narzędzia do projektowania obiegu pracy) jest pomijana, aby uniemożliwić stosowanie hasła.
- Elementy sterujące w menu administratora do wymagania hasła podpisanego dokumentu zostają zmienione, aby usunąć wszystkie opcje zezwalające na używanie haseł.
- Szyfrowanie jest wyłączone, nawet jeśli szyfrowanie nie wymaga hasła do odszyfrowania dokumentu. Podpisane dokumenty PDF/A nie są szyfrowane po pobraniu.
- Schemat kolorów musi być sRGB. Konwersja może się nie powieść, jeśli oryginalny dokument określa schemat kolorów inny niż sRGB, np. CMYK.
- Osadzone czcionki - Dokumenty muszą zawierać wyłącznie osadzone czcionki. Jeśli użytkownik dostarczy dokument inny niż pdf, który Acrobat Sign może przekonwertować na pdf, dokument ten musi wykorzystywać wyłącznie obsługiwane czcionki.
- Acrobat Sign może osadzać tylko czcionki z zestawu czcionek używanych do modyfikowania dokumentów.
- Acrobat Sign nie może osadzać nielicencjonowanych czcionek.
Obsługiwane czcionki
Adobe Acrobat Sign obsługuje następujące kategorie czcionek dla PDF/A:
- Czcionki Microsoft Office - Obsługiwane są czcionki zazwyczaj dołączone do standardowej instalacji Microsoft Office.
Dodatkowe obsługiwane czcionki
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Script Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Script Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Czcionki japońskie
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
