Funkcja programu Adobe Sign do usuwania informacji o użytkowniku jest dostępna dla administratora danych osobowych dysponującego wieloma licencjami.

Opis ogólny

Adobe Sign umożliwia całkowite usunięcie z systemu Adobe Sign wszystkich informacji zapisanych w identyfikatorze użytkownika (zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO)). Ta operacja usuwania, jeśli zostanie rozpoczęta, jest kompletna i nieodwracalna.

Dostęp do narzędzi mają wyłącznie administratorzy kont z włączoną opcją Administrator danych osobowych.

Wyłącznie administratorzy danych osobowych są upoważnieni do usuwania identyfikatorów użytkowników znajdujących się w obrębie ich konta (zwykle pracowników ich firmy).


Korzystanie

Usunięcie użytkownika z serwera Adobe Sign wymaga najpierw posiadania uprawnień kontroli nad tym identyfikatorem użytkownika. Jeśli użytkownik nie znajduje się na Twoim koncie, nie masz uprawnień, aby go usunąć.

 

Aby określić, czy masz uprawnienia kontroli nad danym użytkownikiem:

  • Przejdź do interfejsu użytkownika: Konto > Użytkownik
  • Kliknij ikonę Opcje (trzy linie przy prawej krawędzi ekranu)
  • Wybierz pozycję Pokaż wszystkich użytkowników
  • Wyszukaj adres e-mail użytkownika
navigate_to_users

 

Jeśli adresu e-mail nie można znaleźć na koncie, na ekranie zostanie wyświetlony komunikat Brak dostępnych użytkowników używających obecnego filtra.

user_not_found

 

Jeśli użytkownik istnieje, wyświetlona zostanie tylko jedna pozycja (ponieważ adresy e-mail są unikatowe).

 

Aby usunąć użytkownika:

  • Upewnij się, czy adres e-mail jest prawidłowy i usuwany jest odpowiedni identyfikator użytkownika
  • Kliknij rekord użytkownika raz, aby go zaznaczyć. Spowoduje to wyświetlenie łączy akcji nad rekordem użytkownika
  • Jeśli użytkownik ma dowolny status inny niż Nieaktywny, kliknij łącze Dezaktywuj użytkownika
    • Usuwać można wyłącznie Nieaktywnych użytkowników
  • Kliknij łącze Usuń informacje o użytkowniku
delete_the_user

 

Otworzy się okienko Usuń użytkownika wskazujące, jakie konsekwencje będzie miała wykonana czynność.

Usunięcie użytkownika spowoduje:

  • anulowanie wszystkich umów zainicjowanych przez tego użytkownika, będących obecnie w toku initiated by this user
  • odrzucenie wszystkich umów będących obecnie w toku , których ten użytkownik jest odbiorcą
  • wyłączenie aktywnych formularzy internetowych utworzonych przez tego użytkownika
  • zapobiegnięcie dokonywaniu jakichkolwiek wywołań API przez integracje powiązane z tym użytkownikiem
  • usunięcie wszystkich zapisanych Szablonów biblioteki utworzonych przez tego użytkownika
  • usunięcie wszystkich udostępnień kont dla i przez tego użytkownika

 

Tuż pod tymi ostrzeżeniami dostępne są trzy opcje:

  • Zachowaj zainicjowane przez użytkownika umowy, ale usuń informacje o użytkowniku, włącznie z powyższymi zasobami
    • Zaznacz tę opcję, jeśli użytkownik utworzył umowy, które są wciąż istotne dla firmy
      • Umowy są automatycznie udostępniane kontu administratora usuwającego użytkownika (Patrz uwaga poniżej)
    • Dotyczy tylko wypełnionych umów
    • W razie potrzeby umowy te można usunąć później
  • Usuń informacje o użytkowniku, włącznie z powyższymi zasobami oraz wszystkimi umowami zainicjowanymi przez użytkownika
    • Wszystko zostanie usunięte
  • Nie usuwaj teraz informacji o użytkowniku 
    • Domyślna opcja

Uwaga:

Po zaznaczeniu opcji Zachowaj umowy:

  • Cała uzupełniona zawartość utworzona przez identyfikator użytkownika zostanie udostępniona administratorowi kont, który usunął tego użytkownika
  • Adres e-mail usuniętego identyfikatora użytkownika zostanie zachowany, tak aby można było tworzyć do niego prawidłowe odniesienia w raporcie historycznym/kontroli
  • Ponieważ adres e-mail jest zachowywany, nie można utworzyć nowego użytkownika o takim samym adresie e-mail
  • Jeśli konieczne jest utworzenie nowego identyfikatora użytkownika przy użyciu zachowanego adresu e-mail, należy najpierw usunąć całą udostępnioną zawartość, w przeciwnym wypadku nie będzie można utworzyć takiego użytkownika (z powodu powielonego adresu e-mail w systemie).

Wybierz opcję odpowiednią dla danej sytuacji i kliknij Usuń informacje o użytkowniku (lub przycisk Anuluj)

delete_user_challenge

 

Zostanie wyświetlony jeden ostatni monit z prośbą o potwierdzenie:

  • Jeśli dane na pewno mają zostać usunięte, kliknij przycisk Usuń informacje o użytkowniku
    • W przeciwnym wypadku kliknij przycisk Anuluj
delete_user_challenge-part2

 

Wyświetlony zostanie komunikat o powodzeniu operacji, informujący o usunięciu identyfikatora użytkownika z bazy danych.

  • Nie ma czego żałować… kliknij OK
delete_user_success


Opcje konfiguracji

Nie są dostępne żadne inne opcje poza włączaniem/wyłączaniem tej funkcji.


Włączanie i wyłączanie

Dostęp do funkcji usuwania informacji o użytkowniku mają wyłącznie administratorzy danych osobowych.

Dostęp uzyskają tylko użytkownicy oznaczeni jako administratorzy danych osobowych.

Aby włączyć rolę administratora danych osobowych:

  • Zaloguj się jako administrator konta
  • Przejdź do pozycji Konto > Użytkownicy
  • Kliknij użytkownika, którego chcesz awansować na administratora danych osobowych
  • Wybierz opcję Edytuj z menu nad listą użytkowników
navigate_to_users

 

Po otworzeniu panelu użytkownika:

  • Zaznacz pole wyboru na dole panelu obok opcji Użytkownik jest administratorem danych osobowych
  • Kliknij przycisk Zapisz

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online