Archiwizacja dokumentów Adobe Sign za pomocą usług eOriginal

Cyfrowo zarządzaj i chroń dokumenty.

Adobe Sign współpracuje z usługą eOriginal, aby zapewnić organizacjom zgodność z wymaganiami prawnymi poprzez archiwizację ważnych, podpisanych dokumentów w bezpiecznym cyfrowym archiwum. Po podpisaniu dokumentu usługa eOriginal może bezpiecznie go zarchiwizować, stosując najwyższe poziomy zabezpieczeń i zgodności w całkowicie cyfrowym środowisku. Organizacje mogą wybrać archiwizację wszystkich dokumentów na danym koncie, wszystkich dokumentów zainicjowanych przez daną grupę (lub podgrupę użytkowników) albo poszczególnych dokumentów.

Po utworzeniu dokumentu oryginalny dokument, który jest przesłany do usługi Adobe Sign, jest uznawany za autorytatywną kopię umowy. Autorytatywna kopia pozostaje na serwerach Adobe przez cały cykl podpisywania. Po zakończeniu cyklu podpisywania autorytatywna kopia jest archiwizowana w usłudze eOriginal i dokument staje się instrumentem prawnym. Kopia PDF dokumentu pozostaje w usłudze Adobe Sign, ale oznaczona jest znakiem wodnym „Copy of Original” (Kopia oryginału), aby zaznaczyć, że kopia archiwizowana w usłudze eOriginal jest jedyną autentyczną wersją dokumentu:

Jak to działa

Po zakończeniu cyklu podpisywania każda transakcja z włączoną opcją archiwizacji uruchamia usługę eOriginal, aby zainicjować transfer autorytatywnej kopii. Jest to asynchroniczny proces (wywołanie-i-odpowiedź), w którym usługa archiwizacji prosi o informacje od usługi Adobe Sign po otrzymaniu powiadomienia, a usługa Adobe dostarcza żądanych treści.

Te sekwencyjne żądania odbywają się niemal w czasie rzeczywistym i zapewniają przechowywanie autorytatywnej kopii w usłudze archiwizacji od momentu zakończenia procesu podpisywania.

Po złożeniu końcowego podpisu pojawią się następujące kroki w prezentowanej kolejności:

  1. Raport kontroli zostanie zaktualizowany o zdarzenie „Dokument gotowy do zarchiwizowania”.
    • Ponieważ raport kontroli musi zostać zakończony, gdy umowa osiąga stan końcowy, a proces archiwizacji występuje dopiero po zakończeniu procesu podpisywania, nie można uaktualnić raportu kontroli, aby wskazać ukończony proces archiwizacji. Zakończenie procesu archiwizacji wskazuje historia zdarzeń transakcji (przechowywana na serwerach Adobe Sign).
  2. Dokument i wszystkie powiązane obrazy są oznaczone znakiem wodnym. 
    • Jedna kopia bez znaku wodnego zostaje zachowana do ostatecznego przesłania do dostawcy usług archiwizacji elektronicznej.
    • Na tym etapie tylko dostawca usług archiwizacji elektronicznej może pobrać wersję bez znaku wodnego za pomocą zweryfikowanego tokena dostępu.
  3. Gdy dokument jest gotowy do archiwizacji, usługa archiwizacji otrzymuje stosowne powiadomienie w formie wywołania zwrotnego. 
    • Usługa Adobe Sign przesyła żądany identyfikator dokumentu, zwany Document Capability Key (Klucz zdolności dokumentu), do usługi archiwizacji.
  4. Usługa archiwizacji żąda rejestru kontrolnego dokumentu, aby utworzyć profil dokumentu.
  5. Usługa Adobe Sign udostępnia rejestr kontrolny
    • Rejestr kontrolny zawiera kompletny zapis zdarzeń procesu podpisywania, w tym tożsamość sygnatariuszy, datę i czas każdego zdarzenia, adres IP, lokalizację informacji (jeśli dostępne).
  6. Usługa archiwizacji żąda dokumentu bez znaku wodnego.
  7. Dokument pozbawiony znaku wodnego dla usługi archiwizacji dostarcza usługa Adobe Sign.
  8. Usługa archiwizacji potwierdza otrzymanie dokumentu, wysyłając powiadomienie do usługi Adobe Sign z informacją o zakończeniu procesu archiwizacji.
  9. Kopia ostatecznej wersji umowy bez znaku wodnego zostaje usunięta z systemu usługi Adobe Sign.

Uwaga:

Usługa archiwizacji obejmuje wyłącznie ostateczną (autorytatywną) kopię dokumentu oraz powiązane obrazy.

Tymczasowe wersje dokumentu (przed ostatnim podpisem) nie są częścią procesu archiwizacji.

Nieoficjalne wersje pozostają na serwerach Adobe Sign w stanie bez znaku wodnego, chyba że zostaną usunięte w wyniku innego procesu (np. zakończenia okresu przechowywania lub podjęcia działania w ramach RODO).

Diagram przedstawiający proces archiwizacji elektronicznej

Na tym etapie usługa Adobe Sign przechowuje tylko kopię gotowego dokumentu ze znakiem wodnym. Obrazy miniatur (wyświetlane w usłudze Adobe Sign) również są oznaczone znakami wodnymi, aby zapewnić, że usługa archiwizacji ma tylko jedną wersję bez znaku wodnego.

Po zarchiwizowaniu dokumentu firma Adobe nie przechowuje już żadnych kopii gotowego dokumentu bez znaku wodnego.

Pobierz

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online