Omówienie
Klienci działający w środowiskach regulowanych mogą być zmuszeni do zapewnienia, że nazwa-wartość związana z ich odbiorcami pozostaje spójna przez cały cykl życia umowy. Może to być problematyczne, gdy podana jest wartość nazwy, która zmienia się podczas procesu podpisywania.
Na przykład nadawca może umieścić na swoim koncie odbiorcę, który jest również użytkownikiem programu Acrobat Sign. Włączenie odbiorcy wewnętrznego zapewnia profil, który jest znany systemowi Acrobat Sign, a w momencie wysyłania umowy nazwa profilu użytkownika jest importowana do rekordów audytu i na stronę zarządzania.
Gdy odbiorca wewnętrzny otwiera umowę, w polu podpisu zostaje wstępnie wypełniona nazwa jego profilu. Jeśli sygnatariusz nic nie zrobi, jego imię i nazwisko zostanie użyte jako podpis, a raport z audytu zostanie wygenerowany z jego wewnętrznie zdefiniowaną nazwą. Sygnatariusz może jednak zmienić swoje imię i nazwisko w bloku podpisu. Jeśli tak się stanie, nowa wartość nazwy będzie od tego momentu używana w całym raporcie kontroli oraz na stronie zarządzania.
Jeśli klient analizuje okresowy raport kontroli w celu ustalenia zgodności systemu z przepisami, zmiana z okresowego na końcowy raport kontroli może być postrzegana jako niezgodna z wymaganiami.
Aby temu zaradzić, administratorzy mogą skonfigurować swoje konta lub grupy tak, aby w ramach procesu konfiguracji umowy wymagały od nadawców podania wartości nazwy dla każdego odbiorcy. Wartość nazwy może być określona jako obowiązkowa lub nie, w zależności od wymagań dokumentu.
Ta funkcja ma zastosowanie tylko do umów i formularzy internetowych utworzonych za pomocą aplikacji internetowej Acrobat Sign.
Wysyłanie nowych umów
Gdy włączona jest opcja wymagania wartości nazwy odbiorcy, strona Wyślij zostaje zmodyfikowana w celu dodania dodatkowego pola Wprowadź imię i nazwisko nadawcy w sekcji konfiguracji odbiorcy. Gwiazdka jest dodawana do tekstu pola, gdy imię i nazwisko są obowiązkowe:
Gdy ta opcja jest włączona, wszyscy odbiorcy mają dostępne pole imienia i nazwiska odbiorcy. Gdy imię i nazwisko są obowiązkowe, wszyscy odbiorcy muszą mieć podaną wartość imienia i nazwiska.
W przypadku podania przez nadawcę wartości imienia i nazwiska podczas procesu podpisywania imię i nazwisko są przedstawiane jako pole tylko do odczytu, a odbiorca nie może ich zmieniać.
Dotyczy to wyłącznie odbiorców. Strony DW nie wymagają podania nazwy-wartości.
Obsługiwane funkcje
Aktualizowanie imienia i nazwiska odbiorcy
Pierwotny nadawca umowy może zmienić wartość imienia i nazwiska odbiorcy, otwierając umowę na swojej stronie zarządzania, wybierając odbiorcę i klikając łącze Edytuj:
W raporcie kontroli zmiana nazwy sygnalizowana jest jako zastąpienie sygnatariusza tą samą wartością adresu e-mail:
Opcja edycji nazwy odbiorcy jest dostępna tylko do momentu złożenia podpisu przez pierwszego odbiorcę. Po zakończeniu działań związanych z umową przez pierwszego odbiorcę wszystkie wartości nazw stają się niezmienne.
Zastępowanie odbiorcy
Zastąpienie aktualnego odbiorcy odbywa się w ten sam sposób, z tym wyjątkiem, że przy dodawaniu nowego odbiorcy wymagane jest podanie nazwy-wartości:
Raport kontroli wskazuje zastąpionego sygnatariusza nowymi wartościami imienia i nazwiska oraz adresu e-mail:
Odbiorca umowy może delegować swoje uprawnienia do umowy, klikając łącze Delegujw wiadomości e-mail „Sprawdź i podpisz” lub używając opcji Oddeleguj podpisanie do innej osoby na stronie podpisywania:
Raport kontroli wskazuje zastąpionego sygnatariusza nowymi wartościami imienia i nazwiska oraz adresu e-mail:
Bieżące ograniczenia
Niestandardowe obiegi pracy nie obsługują obecnie wymogu podania nazwy, gdy odbiorca jest wstępnie zdefiniowany.
Nadal można używać uwierzytelniania, które wymaga podania nazwy-wartości (np. uwierzytelnianie oparte na wiedzy):
Grupy odbiorców
Grupy odbiorców nie wymagają podawania wartości nazwa-wartość dla każdego odbiorcy w grupie:
Konfigurowanie formularzy internetowych
Gdy włączona jest opcja Wymagaj nazwy odbiorcy przy wysyłaniu, konfiguracja formularza internetowego pozwala również na stosowanie nazwy-wartości dla zdefiniowanych kontrsygnatariuszy:
Interfejs odbiorcy
Doświadczenia odbiorców nie różnią się znacząco, gdy stosowana jest wymagana wartość nazwy. Różnice praktyczne są następujące:
- Podpisy tekstowe automatycznie wypełniają zdefiniowaną nazwę-wartość i nie można ich edytować.
- Podpisy rysunkowe/obrazkowe zawierają pole nazwy w stanie tylko do odczytu.
Nazwa-wartość związana z raportem kontroli (i innymi powierzchniami, na których ujawniana jest nazwa) jest oddzielona od obrazu podpisu. Z tego powodu podpisy rysowane (w tym mobilne) i obrazkowe mogą wyświetlać inny obraz ciągu nazw niż nazwa-wartość, do której odwołuje się cały dokument i ścieżka kontroli.
Włączanie/wyłączanie
Aby włączyć lub wyłączyć wymóg podawania nazwy odbiorcy, przejdź do opcji Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Wymagaj nazwy odbiorcy podczas wysyłania z aplikacji internetowej Adobe Acrobat Sign.
Funkcję tę można skonfigurować na poziomie konta i grupy.
Ustawienie wymogu podawania nazw odbiorców jest wbudowane w transakcję podczas wysyłania umowy. Zmiana tego ustawienia ma natychmiastowe zastosowanie do nowo tworzonych umów, ale nie ma wpływu na umowy wysłane wcześniej.
Ustawienia powiązane
Sygnatariusze mogą zmieniać swoje imię i nazwisko lub inicjały
Włączanie opcji Sygnatariusze mogą zmieniać swoje imię i nazwisko lub inicjały umożliwia odbiorcy zmianę nazwy w momencie złożenia podpisu.
Jeśli to ustawienie zostanie wyłączone, wartość nazwy podana przez nadawcę będzie tylko do odczytu dla sygnatariusza.
Jeśli odbiorca zmieni wartość nazwy na inną niż podana przez nadawcę, w raporcie kontroli zostanie zarejestrowany rekord odzwierciedlający tę zmianę:
Metody uwierzytelniania, które blokują wartość nazwy
W menu Ustawienia wysyłania dostępne są metody uwierzytelniania z ustawieniami podrzędnymi wymagającymi podania nazwy sygnatariusza na stronie Wyślij (np. uwierzytelnianie oparte na wiedzy).
Gdy te ustawienia są włączone w połączeniu z ustawieniem Wymagaj nazwy odbiorcy przy wysyłaniu, nazwa dodana w rekordzie odbiorcy jest automatycznie importowana do pól nazwy uwierzytelniania.
Jeśli wartość nazwy zostanie zmieniona w metodzie uwierzytelniania, wartości nazwy w rekordzie odbiorcy są aktualizowane, aby je dopasować. Nie ma metody pozwalającej na uzyskanie różnych wartości w tych dwóch interfejsach.
W przypadku użytkowników, którzy są znani dla konta (istniejący użytkownicy Acrobat Sign na zaufanym koncie), wartość nazwy wyświetlana na stronie Zarządzaj może być inna niż nazwa wprowadzona przez nadawcę.
Wynika to z faktu, że nazwa zastosowana na stronie Zarządzaj jest pobierana z wartości profilu użytkownika podczas tworzenia tabeli umów. To zachowanie zostanie poprawione w przyszłej poprawce, aby nazwa była zgodna z nazwą wprowadzoną przez nadawcę.
Podana: wymagana nazwa odbiorcy jest włączona dla konta wysyłającego.
Gdy umowa jest wysyłana na adres e-mail użytkownika zarejestrowany dla użytkownika w systemie Acrobat, w raporcie kontroli dla zdarzeń Przypomnienie jest używana nazwa profilu odbiorcy (zamiast podanej nazwy odbiorcy).
