Witamy w przewodniku szybkiej konfiguracji usługi Adobe Sign!

W przewodniku tym można znaleźć zalecane pierwsze kroki związane z konfiguracją konta Adobe Sign oraz przygotowaniem do wysyłania transakcji.

Poniżej znajdują się dwie karty — jedna dla użytkowników systemu, a druga dla administratorów konta. Na każdej karcie znajduje się lista funkcji koniecznych do skonfigurowania, a po prawej stronie nazwy każdej z funkcji widoczny jest poziom usługi, do którego się odnoszą.

Zaleca się, aby najpierw wszyscy użytkownicy skonfigurowali swoje osobiste identyfikatory użytkownika. Następnie, jeśli jesteś administratorem konta, przejdź do karty Administrator i skonfiguruj ustawienia konta.

Uwaga:

Konta indywidualne są kontami z pojedynczą licencją, dlatego domyślnie użytkownik jest również administratorem konta.

Użytkownicy

Sprawdzanie informacji w profilu — Wszyscy użytkownicy

Przy pierwszym logowaniu w usłudze Adobe Sign poświęć chwilę na sprawdzenie swoich danych osobowych. Informacje te są wykorzystywane w różnych szablonach, dlatego ważne jest, aby sprawdzić, czy są prawidłowe.

  • Umieść wskaźnik myszy na nazwie użytkownika w prawym górnym rogu, aby otworzyć menu, i kliknij pozycję Mój profil
profile_drop-down

Strona profilu wyświetla określone wartości, które usługa Adobe Sign będzie wykorzystywać do personalizowania Twoich transakcji. Szczególną uwagę należy zwrócić na pozycje:

  • Imię i nazwisko – wykorzystywane w wiadomościach e-mail i do domyślnego podpisu wykorzystującego czcionkę.
  • Nazwa stanowiska – automatycznie uzupełniana, jeśli pole Tytuł zostało wcześniej wypełnione.
  • Nazwa firmy – uwzględniana w wiadomości e-mail, musi to być pełna, prawnie obowiązująca nazwa firmy.
  • Strefa czasowa – datownik będzie wystawiany w ustalonej strefie czasowej dla większej przejrzystości przepływu raportów.

Jeśli konieczna jest edycja zawartości, kliknij przycisk Edytuj profil, dokonaj koniecznych zmian, a następnie je Zapisz.

Definiowanie swojego podpisu — Wszyscy użytkownicy

Usługa Adobe Sign umożliwia konfigurację trzech stylów podpisów, w zależności od wymagań biznesowych lub osobistych preferencji.

  • Czcionka imitująca pismo: domyślna wartość i obecnie najczęściej wykorzystywany styl. Do imienia i nazwiska zostanie zastosowana czcionka w celu uzyskania wyglądu odręcznego podpisu.

W przypadku wybrania tej opcji nie jest wymagana żadna konfiguracja

Script like sig

Podpisy niestandardowe

Utwórz swój unikatowy podpis, przechodząc do opcji Preferencje osobiste > Mój podpis

Kliknij przycisk Utwórz, aby otworzyć panel podpisu i wybierz metodę tworzenia podpisu:

  • Biometryczny: narysuj swój podpis za pomocą myszki, rysika lub palca.  Narysowanie podpisu palcem na tablecie daje najlepszy efekt
    • Opcja Mobilny umożliwia przesłanie opcji podpisu z obecnie używanego urządzenia do telefonu dotykowego
  • Obraz podpisu: jeśli dysponujesz obrazem swojego podpisu, możesz przesłać go do systemu, a usługa Adobe Sign zastosuje go jako podpis podczas podpisywania dokumentów

Po utworzeniu odpowiedniego podpisu kliknij przycisk Zastosuj.

create_signature

Konfiguracja osobistych zdarzeń/alarmów – usługi na poziomie Team, Business i Enterprise

W przypadku zaawansowanych użytkowników, którzy potrzebują większej kontroli nad transakcjami możesz określić punkty czasowe, w których wiadomości e-mail będą wyzwalane i przesyłane do skrzynki odbiorczej, lub alarm, który może zostać dostarczony w raporcie.

Aby wyświetlić stronę Zdarzenia/Alarmy, wybierz kolejno Preferencje osobiste > Moje zdarzenia/alarmy

my_events_and_alerts

Niektóre z definicji:

  • Zdarzenia: działania wykonywane na transakcji (wysyłanie, wyświetlanie, podpisywanie itp.).
  • Alarmy: oczekiwane działanie, które nie wydarzą się w określonych ramach czasowych (nie wyświetlono przez 8 godzin; wyświetlono, ale nie podpisano przez 3 godziny itp.).

Zarówno zdarzenia, jak i alarmy można skonfigurować na dwa sposoby. Użytkownik może nie wybierać żadnej opcji albo wybrać jedną lub obie z nich, zaznaczając opcje konfiguracji. Opcje te są następujące:

  • E-mail: wybranie tej opcji powoduje wysłanie wiadomości e-mail za każdym razem, gdy ma miejsce zdarzenie lub alarm. W zależności od ilości transakcji opcja ta może generować nadmierne ilości wiadomości, dlatego konfigurując tę opcję, należy mieć na uwadze potencjalną liczbę wiadomości e-mail.
  • Zdarzenie: zdarzenia są oznaczane w celu wyświetlenia na stronie głównej (w sekcji Zdarzenia/Alarmy) i będą widoczne w raportach tworzonych na stronie Zdarzenia/Alarmy.

Należy zauważyć, że dostępne są dwie karty dla zdarzeń/alarmów.

  • Karta Moje zdarzenia/alarmy to zestaw opcji dotyczących transakcji, w których pełnisz rolę nadawcy.
  • Karta Udostępnione zdarzenia/alarmy zawiera ustawienia dla innych identyfikatorów użytkowników, których konta zostały Ci udostępnione. Aby skonfigurować stronę Udostępnione zdarzenia/alarmy, wybierz kolejno Preferencje osobiste > Udostępnione zdarzenia/alarmy.

 

Na dole strony można skonfigurować raportowanie pozwalające na otrzymywanie podsumowania zaznaczonych zdarzeń. Można również skonfigurować, czy raporty będą wysyłane raz na tydzień, każdego dnia roboczego, czy też każdego dnia tygodnia. 

Definiowanie spersonalizowanej stopki – usługi na poziomie Business i Enterprise

Usługi na poziomie Business i Enterprise pozwalają użytkownikom tworzyć spersonalizowane stopki, jak np. plik podpisu w wiadomości e-mail.

Jeśli opcja ta została włączona przez administratora konta, możesz ustawić ją, wybierając kolejno: Preferencje osobiste > Moja stopka wiadomości e-mail

  • Jeżeli opcja ta jest niewidoczna, administrator może włączyć ją z poziomu konta lub grupy.

Stopka ta jest umieszczana w pobliżu dolnej części wiadomości e-mail związanych z transakcjami, ale ponad wszelkimi stopkami na poziomie konta:

email_footer
Branded Email2

Wybór preferencji językowych

Dostępne są dwie domyślne opcje językowe:

  • Moje preferencje językowe – określa domyślny język przychodzących wiadomości e-mail, a także język używany do poruszania się po ekranie.
  • Język podpisywania – określa domyślny język wiadomości e-mail i instrukcji wyświetlanych na ekranie dla odbiorców spoza konta Adobe Sign.
my_lanaguage_preferences

Administratorzy

Witajcie, administratorzy!

Jeżeli konfiguracja osobistego identyfikatora użytkownika przebiegła pomyślnie, można teraz przejść do ważniejszych decyzji mających wpływ na całe konto.

Poniższe opisy są stosunkowo długie, ale poprawna konfiguracja konta zapewni nadawcom i sygnatariuszom możliwie bezproblemową adaptację procesów podpisywania oraz zmniejszy ilość pytań związanych ze zmianami wprowadzonymi po wdrożeniu usługi.

Uwaga: nie wszystkie dostępne opcje zostały w pełni opisane, dlatego w razie pytań należy skontaktować się z obsługą techniczną.

Konfiguracja zewnętrznego archiwum — Wszystkie plany usługi

Tak jak w przypadku korzystania z telefonu lub komputera, dobrym pomysłem jest zachowanie kopii podpisanych umów. Zamiast pobierać umowy pojedynczo ze strony zarządzania, Archiwum zewnętrzne może wysyłać kopię podpisanych umów na alternatywny adres e-mail, konto Evernote lub konto Box.

Sposób konfiguracji

Zaloguj się jako Administrator konta i wybierz kolejno: Konto > Ustawienia konta > Archiwum zewnętrzne

Archive

Aby kopie umów z Twojego konta były wysyłane na alternatywny adres e-mail, wpisz ten adres e-mail w polu Wyślij dodatkową kopię... i kliknij przycisk Zapisz zmiany.

External Archive Field

Uwaga:

Pole Archiwum zewnętrzne może zawierać maksymalnie 255 znaków. Jeżeli chcesz wysłać kopie do większej liczby osób, niż można pomieścić w polu, spróbuj skorzystać z listy dystrybucji.

Aby kopia została wysyłana na konto Evernote lub Box, kliknij odpowiednie łącze kliknij tutaj, a w nowym oknie wyświetlone zostaną dokładne instrukcje.

Box

Konfiguracja preferencji dotyczących podpisu — Wszystkie plany usługi

Preferencje dotyczące podpisu!

Dostępnych jest wiele opcji, dlatego warto się z nimi zapoznać.

Wybierz kolejno Konto > Preferencje dotyczące podpisu

signature_preferences

Pierwsze dwa ustawienia odpowiadają za automatyczne formatowanie linii, na której znajduje się podpis oraz datę podpisu, wstawianą pod linię:

  • Użyj dobrze sformatowanych podpisów i inicjałów
    • Włączenie tej opcji spowoduje umieszczenie linii oraz treści podpisu pod nią.
    • Wyłączenie tej opcji spowoduje usunięcie oznaczeń wskazujących, że podpis jest elektroniczny

  • Dostosuj dynamicznie linię pod podpisem i inicjałami 
    • Włączenie tej opcji spowoduje dynamiczne dostosowanie linii pod podpisem, tak aby była tylko o kilka pikseli dłuższa niż faktyczny podpis/inicjały
    • Włączenie tej opcji spowoduje drukowanie pełnej linii o długości oryginalnego pola podpisu


Zezwalaj odbiorcom na podpisywanie i umieszczanie inicjałów przez:

Następna sekcji określa, w jaki sposób odbiorcy mogą stosować swój podpis. Zazwyczaj, o ile nie masz wyraźnego celu biznesowego w ograniczeniu tych opcji, zaleca się zezwalanie użytkownikom na stosowanie swojego podpisu w dowolny sposób.

Dostępne są trzy opcje:

  • Wpisywanie imienia i nazwiska oraz inicjałów – wpisanie nazwiska to najłatwiejszy proces dla większości sygnatariuszy, ponieważ nie wymaga dodatkowych operacji. Odbiorca wpisuje swoje nazwisko, a następnie zastosowana zostaje czcionka przypominająca pismo odręczne
    • Wybierz dynamicznie czcionkę podpisywania – w systemie Adobe Sign dostępnych jest wiele czcionek przypominających pismo odręczne. Domyślnie są one stosowane w ustalonej kolejności.  Jeśli ta opcja jest włączona, punkt początkowy dla listy czcionek jest ustalany losowo
  • Rysowanie podpisu odręcznego i inicjałów na ekranie za pomocą myszy, rysika lub palca – jeśli ta opcja jest włączona, odbiorcy będą mieli opcję fizycznego narysowania swojego podpisu.
  • Przesyłanie obrazu podpisu i inicjałów – jeśli ta opcja jest włączona, odbiorcy mogą przesłać obraz podpisu ze swojego lokalnego systemu.


Zezwalaj odbiorcom na korzystanie z zapisanych podpisów

Ta sekcja opcji określa, czy odbiorcy mogą wykorzystać istniejący zapisany podpis (zapisywane są podpisy biometryczne i oparte na obrazie).  Jeśli nie zezwolisz na używanie zapisanych podpisów, odbiorca musi wpisać, narysować lub przesłać swój podpis w zależności od dozwolonego typu podpisu.

Dostępne są następujące opcje:

  • Wszyscy odbiorcy – po wybraniu tej opcji wszyscy odbiorcy będą mogli używać swoich zapisanych podpisów.
  • Odbiorcy wewnętrzni – ta opcja zezwoli na używanie zapisanych podpisów wyłącznie odbiorcom, którzy istnieją również jako użytkownicy na Twoim koncie Adobe Sign.
  • Nikt – ta opcja uniemożliwia używanie zapisanego podpisu wszystkim odbiorcom.

 

W tej sekcji znajduje się dodatkowe pole wyboru:

  • Zezwalaj użytkownikom na moim koncie na przesyłanie i zapisywanie obrazu w swoich profilach jako podpisu i inicjałów – włączenie tej opcji zezwala użytkownikom na Twoim koncie Adobe Sign na przesłanie obrazu podpisu w sekcji Preferencje osobiste.

Konfiguracja nazwy firmy i hosta – Wszystkie plany

Dodanie znaku firmowego to wygodny sposób na spersonalizowanie usługi Adobe Sign dla użytkowników na Twoim koncie, a także dla sygnatariuszy.

Nazwa firmy i adres URL nazwy hosta

W tej sekcji można określić nazwę firmy oraz hosta dla Twojego konta. Są to podstawowe dane, ale personalizują Twoje konto. 

Te dwa ustawienia mają zastosowanie dla całego Konta i nie można ich dostosować na poziomie Grupy

Zaloguj się jako administrator konta i wybierz kolejno: Konto > Ustawienia konta > Konfiguracja konta

account_setup

Nazwa firmy

Wartość wprowadzona w tym polu będzie wyświetlana we wszystkich wiadomościach e-mail w usłudze Adobe Sign. Jest ona również automatycznie wstawiana do pól Nazwy firmy dla Twoich użytkowników, kiedy będą musieli podpisać dokument.

Company Name Field

Domyślnie usługa Adobe Sign umożliwia użytkownikom edytowanie własnych ustawień, które obejmują wartość Nazwa firmy dla poszczególnych użytkowników.  Jeśli chcesz zainstalować jedną stałą nazwę firmy dla wszystkich użytkowników, możesz zaznaczyć pole wyboru Ustaw nazwę firmy dla wszystkich użytkowników konta.

 

Nazwa hosta

Ustawienie nazwy hosta dla Twojego konta powoduje zmianę adresu URL, na który logują się Twoi użytkownicy oraz adresu URL, pod którym są przechowywane umowy dla sygnatariuszy.

Hostname Field

Rezultatem jest niestandardowy adres URL z nazwą hosta.

Hostname URL

Przesyłanie logo – usługi na poziomie Team, Business i Enterprise

Liczy się branding! Klienci lubią widzieć logo firmy na wysyłanych transakcjach, dlatego, przesyłając swoje logo, możesz dodać je do wszystkich wiadomości e-mail związanych z transakcjami wysyłanych przez usługę Adobe Sign.

Obsługiwane typy plików to JPEG, GIF i PNG. Pliki PNG zazwyczaj zapewniają najlepszy efekt.

Zaloguj się jako administrator konta i wybierz kolejno: Konto > Ustawienia konta > Konfiguracja konta > Przekaż logo.

account_setup2

Kliknij przycisk Przekaż i przejdź do obrazu, którego chcesz użyć. Należy pamiętać, że najlepiej sprawdzają się obrazy o ustalonych wymiarach (60 pikseli wysokości i 200 pikseli szerokości).

Po wybraniu obrazu logo zostanie wyświetlone po prawej stronie przycisku Przekaż:

Logo Installed

W dowolnym momencie, jeśli chcesz zmienić logo, kliknij przycisk Wyczyść, a logo zostanie usunięte.

Konfiguracja ustawień ogólnych

Sekcja Ustawienia ogólne na karcie Konto jest jedną z bardziej rozbudowanych sekcji, a wszystkie zawarte w niej ustawienia zależą od przypadku ich wykorzystania.

Poniżej zawarto krótki opis każdej z opcji oraz rady dotyczące ich wykorzystania. Prawdopodobne jest jednak, że indywidualne zastosowanie funkcji różnić się będzie od najpopularniejszego sposobu jej wykorzystania.

Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia ogólne.

  • Załącz plik CSV z danymi formularza do wiadomości e-mail z podpisanymi umowami nadawcy
    Jeżeli korzystasz z formularzy i chcesz otrzymywać plik CSV z danymi pól dla każdego podpisanego dokumentu, zaznacz to pole wyboru. Należy jednak zauważyć, że osobne pliki CSV dla każdej z transakcji mogą być nieporęczne.

    Jeśli konieczne jest zebranie danych lub przesłanie danych do systemu CRM, lepszą jakość obsługi można uzyskać, tworząc rozwiązanie API.

  • Ograniczona widoczność dokumentu
    Ta funkcja umożliwia ujawnianie różnym sygnatariuszom wskazanych plików transakcji. Pełne wykorzystanie funkcji ograniczonej widoczności dokumentów wymaga dobrego zrozumienia procedury składania podpisu w stosunku do wysyłanych dokumentów oraz sposobu załączania dokumentów.

    Jest to dobre rozwiązanie, jeżeli pragniesz przesyłać duże transakcje składające się z wielu plików do wielu sygnatariuszy i chcesz ukryć część dokumentów przed jednym lub kilkoma sygnatariuszami. Oto krótki film, który może pomóc w podjęciu decyzji.
  • Załącz kopię PDF podpisanego dokumentu w wysyłanych wiadomościach e-mail
    Po zakończeniu transakcji każda ze stron otrzymuje domyślnie kopię dokumentów. Ustawienie to pozwala ustawić, do kogo zostaną wysłane kopie dokumentów: odbiorcy wewnętrzni, zewnętrzni, jedni i drudzy lub nikt.

    Sposób konfiguracji tego ustawienia zależeć będzie od rodzaju dokumentów. Jeżeli gromadzone są poufne informacje, warto sprawić, by kopie podpisanych dokumentów nie były rozsyłane. Jest to najbezpieczniejsza opcja, jednak może ona sprawić, że klienci będą prosić o kopie dokumentów. W takim przypadku zaleca się rejestrację darmowego konta sygnatariusza w usłudze Adobe Sign i pobranie kopii dokumentów bezpośrednio z usługi.

  • Załącz raport inspekcji do gotowych dokumentów
    Jeżeli chcesz otrzymywać raporty kontroli załączone do kopii podpisanego dokumentu przesyłanej w wiadomości e-mail, włącz tę opcję przynajmniej dla nadawcy.

  • Scal kilka dokumentów w jeden dokument po podpisaniu
    Gdy przesyłasz wiele plików do jednej transakcji, usługa Adobe Sign łączy te pliki do postaci jednego pliku PDF przed wysłaniem ich do podpisania.

    To ustawienie pozwala określić, czy wiadomość e-mail o podpisaniu i zarchiwizowaniu dokumentów będzie zawierała jeden plik PDF, czy też dokument zostanie podzielony z powrotem na kilka plików.

Uwaga:

Ustawienie to ma zastosowanie wyłącznie do kopii załączonej w wiadomości e-mail o podpisaniu i zarchiwizowaniu dokumentów. Kopie pobierane później z usługi Adobe Sign zawsze będą miały postać jednego pliku PDF.

  • Wyślij dodatkową kopię każdej podpisanej umowy na te adresy e-mail

Jest to ponownie Archiwum zewnętrzne, jednak to ustawienie można skonfigurować z poziomu grupy (dla klientów usługi na poziomach Business i Enterprise), co pozwala na przekierowanie wypełnionych kontraktów sprzedaży do działu księgowości lub umów dotyczących poufności do działu prawnego (na przykład).


  • Przekaż podpisany dokument
    Jeśli chcesz umożliwić sygnatariuszowi wydrukowanie dokumentu, podpisanie i przefaksowanie go z powrotem, należy włączyć tę opcję. Jeżeli kiedykolwiek ktoś wydrukuje dokument i odeśle go z powrotem w wiadomości e-mail, a opcja ta będzie wyłączona, zamknięcie transakcji w usłudze Adobe Sign będzie niemożliwe.

  • Integracja z Twitterem
    Pozwól pracownikom obwieszczać swoje sukcesy. Wyślij powiadomienie za pośrednictwem portalu Twitter za każdym razem, gdy kończysz transakcję.

  • Delegacje dla użytkowników w moim koncie
    Delegacja oznacza w tym przypadku zezwolenie innemu sygnatariuszowi (adres e-mail) na podpisanie dokumentu w imieniu użytkownika. Delegowanie nie usuwa praw dostępu pierwotnej strony. Sprawia ono jedynie, że inny użytkownik może podpisać dokument.

    Zazwyczaj zaleca się maksymalne uproszczenie procesu podpisywania, co oznacza też zezwolenie na delegacje. W niektórych przypadkach ważne jest jednak, by dokument podpisała wskazana osoba.

Uwaga:

Należy pamiętać, że ustawienie to odnosi się do użytkowników na konkretnym koncie usługi Adobe Sign (nie zaś wszystkich osób w firmie). Możliwe, że sygnatariusze nie mają identyfikatora użytkownika usługi Adobe Sign na danym koncie użytkownika. Osoby te nie zostaną objęte tą opcją.

  • Upoważnienie do podpisania
    To ustawienie pozwala określić domyślny typ dostępu wymagany od użytkowników na koncie usługi Adobe Sign do podpisania dokumentu.

    Na ogół zaleca się, aby domyślnie umożliwić podpisywanie wszystkim osobom. Jeżeli usługa Adobe Sign będzie wykorzystywana w celach związanych z działaniami na polu HR, należy zezwolić wszystkim osobom na podpisywanie.
    Jeśli domyślnie odbierzesz wszystkim użytkownikom możliwość podpisywania, konieczne będzie nazwanie konkretnych sygnatariuszy, których podpis jest wymagany.

    Wskazówka: administrator nie jest automatycznie traktowany jako sygnatariusz. Dlatego też, jeśli konieczne jest podpisanie dokumentów, a uprawnienia do podpisywania są domyślnie wyłączone, kolejną rzeczą, jaką należy zrobić, jest przejście do Grup użytkowników, kliknięcie adresu e-mail użytkownika i włączenie uprawnień do podpisywania.

  • Delegacje dla użytkowników spoza mojego konta
    Działa tak jak powyższe ustawienie, z tym, że funkcja ta ma zastosowanie tylko wobec użytkowników spoza konta usługi Adobe Sign użytkownika.

  • Ustaw strefę czasową, która będzie używana w przypadku umów tworzonych przez użytkowników w tym koncie
    To ustawienie pozwala wybrać strefę czasową, która będzie stosowana dla datowników w transakcjach.

  • Ustawienia związane z administratorem grupy
    klienci usługi na poziomach Business i Enterprise mogą mieć utworzone grupy, a w takim przypadku pożądane może być wyznaczenie administratorów grup.

    Te dwa ustawienia pozwalają nadać lub odebrać administratorom grup możliwość dodawania nowych użytkowników lub zmiany ustawień ich grupy (ustawienia te są w większości takie same jak te w sekcji Ustawienia ogólne).

Uwaga:

Usługa Adobe Sign opiera się o model relacji element macierzysty-potomny, a grupy są potomnymi elementami dla konta. Oznacza to, że nowa grupa dziedziczy właściwości konta. Oznacza to też, że zmiany na poziomie grupy spowodują pominięcie ustawień skonfigurowanych dla konta.

Konfiguracja strony Wyślij

Opcje zawarte na stronie „Ustawienia wysyłania” dotyczą funkcji dostępnych dla nadawców na karcie Wyślij. Niniejsza sekcja poświęcona jest wszystkim ustawieniom dostępnym na stronie.

Podobnie jak w przypadku Ustawień ogólnych, konfiguracja zależna jest od indywidualnych przypadków stosowania funkcji.

Ten fragment jest też stosunkowo długi. Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania.

  • Nowa funkcja Wyślij
    To ustawienie spowoduje włączenie nowej funkcji Wyślij. Można również zezwolić użytkownikom na przełączanie się między nową i klasyczną funkcją Wyślij.

  • Pokaż stronę Wyślij po zalogowaniu 
    To ustawienie powoduje przekierowanie użytkowników na kartę Wyślij po zalogowaniu się do usługi Adobe Sign (zamiast strony głównej).

    Jeżeli podczas pierwszego logowania użytkownik doświadcza irytującego opóźnienia, możliwe, że jeden ze skryptów wykonywanych na stronie głównej aktualizuje wskaźniki tak, by wyświetlały precyzyjne dane. Jeżeli użytkownicy pragną od razu przejść do procesu wysyłania bez przeglądania danych na stronie głównej, funkcja ta jest doskonałym rozwiązaniem.

  • Wyślij dokumenty do zatwierdzenia
    Czy procedura podpisywania wymaga zatwierdzenia przez jedną lub więcej osób, ale nie wymaga ich podpisu? Jeśli tak, należy włączyć tę funkcję.

Uwaga:

Formularze można projektować tak, by wymagały wypełnienia pól przez osobę zatwierdzającą, która nie podpisuje dokumentu.

  • Załączanie dokumentów
    To ustawienie pozwala włączyć różne kanały umożliwiające użytkownikowi załączanie dokumentu. Jeżeli istnieje potrzeba obsługi różnych wersji dokumentów, należy wyłączyć wszystkie opcje oprócz biblioteki, gdzie przechowywane są bieżące wersje.

  • Uzupełnij automatycznie nazwę dokumentu
    Opcja ta pozwala zaoszczędzić czas poprzez automatyczne wypełnienie nazwy dokumentu. Należy jednak pamiętać, że dokument zastosuje nazwę pierwszego z załączonych plików. Jeżeli opcja ta zostanie włączona, należy rozważyć umożliwienie nadawcy zmiany nazwy dokumentu. Tak na wszelki wypadek.
  • Języki
    To ustawienie pozwala użytkownikom na konfigurację języka podpisywania zewnętrznych sygnatariuszy na stronie Wyślij.
  • Szablony komunikatów
    Opcja pozwalająca zaoszczędzić dużo czasu osobom wysyłającym dużą liczbę dokumentów. Szablony komunikatów pozwalają ustawić domyślną wiadomość oraz zdefiniować wybór innych, niestandardowych szablonów komunikatów. Jeżeli te same dokumenty są wysyłane wielokrotnie w ciągu dnia z tą samą wiadomością, warto poświęcić chwilę na skonfigurowanie tej opcji.

  • Wiadomości prywatne do odbiorców
    Opcja ta umożliwia zawieranie prywatnych wiadomości dla poszczególnych odbiorców.

  • Dopuszczalne typy podpisu
    Domyślnie włączony jest tylko podpis elektroniczny. Na świecie jest jednak sporo osób, które wolą wydrukować dokument i przesłać go z powrotem za pośrednictwem faksu. Jeżeli masz klientów, którzy mogą preferować takie rozwiązanie, włącz opcję Podpis faksu.

  • Ustawienia podpisu nadawcy
    Ustawienia te zaprojektowano z myślą o przypadku, gdy nadawca będzie kontrsygnatariuszem dokumentu. Jeżeli chcesz umożliwić nadawcom kontrasygnowanie, warto określić domyślne ustawienie dla procedury podpisywania, w celu minimalizacji czasu dostosowywania opcji transakcji przez nadawców.

  • Przypomnienia
    Jeżeli procedury wymagają skonfigurowania przypomnień, ustawienie to umożliwia konfigurację wiadomości oraz liczby powtórzeń przypomnienia, dodatkowo zmniejszając czas poświęcany na to przez nadawców.

  • Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu
    Włączenie tej opcji sprawi, że użytkownik będzie musiał podać hasło, zanim będzie on mógł otworzyć podpisany plik PDF lub wyświetlić go w Internecie.

    Wydłuża to pracę, ale zwiększa też bezpieczeństwo.

  • Weryfikacja tożsamości sygnatariusza na moim koncie
    Usługa Adobe Sign umożliwia korzystanie z kilku sposobów poświadczania tożsamości sygnatariuszy za pomocą drugorzędnych metod. W zależności od przypadku zastosowania można włączyć jedną lub kilka opcji oraz zdecydować, czy nadawcy mogą wybierać własną metodę.

Uwaga:

Można wybrać dowolną lub wszystkie z opcji, ale do włączenia opcji Uwierzytelnianie telefoniczne konieczne będzie wcześniejsze włączenie opcji Zezwalaj nadawcom na konfigurowanie opcji weryfikacji tożsamości sygnatariusza dla każdego odbiorcy.

  • Wygaśnięcie dokumentu
    Jeśli przypadek użycia uwzględnia specjalne okazje, takie jak specjalna cena, dostępna tylko przez następne XX dni, można określić ramy czasowe i wymusić wygaśnięcie dokumentu, jeżeli nie zostanie on podpisany w określonym przedziale czasowym.

    W przypadku włączenia tej opcji zaleca się rozważenie włączenia również opcji Zezwalaj na modyfikację ustawień ważności po wysłaniu dokumentu. Nie trzeba wydłużać ostatecznego terminu, ale warto mieć taką możliwość.

  • Nowy sposób podglądu i tworzenia
    Włącza nową metodę tworzenia. Zezwala również użytkownikom na przełączanie się między nowym i klasycznym sposobem tworzenia.

  • Wyświetl/ustaw podpisy lub dodaj pola formularza
    Jeśli do dokumentów na szybko dodawane są pola formularzy, warto rozważyć domyślne włączenie narzędzia do dodawania pól z funkcją przeciągania i upuszczania. W przypadku pracy z dokumentami objętymi obsługą wersji, dobrym rozwiązaniem może być wyłączenie opcji umożliwiającej użytkownikom dostosowywanie pól.

  • Kolejność podpisywania
    Większość dokumentów, z którymi mamy na co dzień do czynienia, podpisywanych jest przez sygnatariuszy w odpowiedniej kolejności i taka też jest domyślna wartość tej opcji. Jeżeli jednak większość procedur firmy wykorzystuje podpisywanie równoległe, podczas którego wszyscy sygnatariusze są proszeni o złożenie podpisu w tym samym czasie, można skonfigurować to w tym ustawieniu.

    Można też zezwolić nadawcy na wybranie, która procedura jest najlepsza dla danej transakcji, jeśli wykorzystywane są obie opcje.

Przesyłanie nagłówka/stopki wiadomości e-mail

Więcej brandingu!

Wybierz kolejno Konto > Ustawienia poczty e-mail, a wyświetlone zostaną następujące ustawienia:

Stopka wiadomości e-mail — jest to globalne ustawienie konta, które pozwala ustawić wiadomość tekstową w dolnej części wiadomości e-mail. Jest to doskonałe miejsce na umieszczanie informacji marketingowych oraz uwag prawnych.

Zezwalaj użytkownikom na posiadanie własnych stopek e-mail – to ustawienie pozwala pojedynczym użytkownikom na ustawienie własnej zawartości podpisu.

Obrazy nagłówka i stopki — nagłówki i stopki wiadomości e-mail są jak logo, tylko że większe. Sprawia to, że branding w wiadomościach e-mail jest skuteczniejszy oraz informuje klienta o nadawcy wiadomości.

Tak jak w przypadku logo, obsługiwane typy plików to JPEG, GIF i PNG. 

Skorzystaj z obrazu o wysokości 200 pikseli oraz szerokości 600 pikseli.

Dla każdego z obrazów zostanie wyświetlone łącze Przekaż nowy obraz. Pozwala ono odszukać obraz w lokalnym systemie. Kliknij przycisk Zapisz.

 

Branded Email2

Konfiguracja ustawień zabezpieczeń

Ustawienia zabezpieczeń usługi Adobe Sign łączą ogólne ustawienia haseł dla różnych zastosowań z kilkoma ustawieniami dotyczącymi dokumentów.

Aby skonfigurować zabezpieczenia, wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia zabezpieczeń.

  • Ustawienia pojedynczego logowania
    Czy użytkownicy logują się za pomocą danych użytkowników Adobe lub Google? Jeżeli tak, należy włączyć odpowiednie ustawienie oraz wyłączyć te, które nie będą używane.

  • Ustawienia zapamiętywania
    Pozwala skonfigurować zapamiętywanie danych logowania użytkownika przez określony czas. Wybierz okres czasu z listy rozwijanej.

  • Zasady dotyczące hasła logowania
    Ustawienie to określa, jak często należy zmieniać hasło oraz jak wiele starszych haseł ma być zapamiętywanych w usłudze Adobe Sign w celu uniknięcia powtarzania haseł.

  • Siła hasła logowania
    Wymagana siła haseł jest kluczem do zapewnienia bezpieczeństwa konta. Zaleca się ustawienie najwyższej wartości tolerowanej przez użytkowników.

  • Typ szyfrowania PDF
    Kluczem do ustawienia odpowiedniego poziomu szyfrowania dokumentu PDF jest znajomość wersji programu Reader zainstalowanego na komputerach sygnatariuszy. Bardziej zaawansowane szyfrowanie wymaga korzystania z nowszych wersji programu Reader.

    Jeżeli docelowy sygnatariusz choć nieznacznie zwraca uwagę na kwestie techniczne, można bezpiecznie ustawić typ szyfrowania na 128­bitowy AES. Program Acrobat 7 został wydany na początku 2005 r., a większość użytkowników zdążyła od tamtej pory dokonać aktualizacji.

  • API
    Pozwala niecertyfikowanym aplikacjom partnerskim na dostęp do danych na koncie. Zezwala także użytkownikom, którzy nie są administratorami konta, na tworzenie aplikacji korzystających z interfejsów API Adobe Sign.

  • Dopuszczalne zakresy IP
    Jeżeli obawiasz się dostępu osób trzecich do kont użytkowników, ograniczenie zakresu adresów IP jest doskonały środkiem zaradczym. Należy się tylko upewnić, że nikt z pracowników nie musi pracować z domu lub na urządzeniu mobilnym poza siecią firmową.

  • Udostępnianie konta
    Udostępnianie konta to wyjątkowa funkcja służąca do zarządzania podległymi pracownikami. Rozsądne może być jednak kontrolowanie tego, komu udostępniają oni swoje konta. Wielu administratorów decyduje się udostępnić konto tylko podczas tworzenia nowych użytkowników oraz wyłączyć opcję udostępniania na całym koncie.

  • Weryfikacja tożsamości sygnatariusza
    Czy przed podpisaniem użytkownicy powinni się logować? W zależności od przypadku zastosowania dobrym pomysłem może być ustawienie zabezpieczeń.

  • Hasło podpisywania umowy
    Umożliwia zastosowanie zasady hasła w przypadku ochrony podpisywania lub wyświetlania dokumentu.

  • Siła hasła podpisywania umowy
    Określa siłę hasła.

  • Uwierzytelnianie oparte na wiedzy
    Możesz ograniczyć liczbę prób weryfikacji tożsamości sygnatariuszy przed anulowaniem umowy.

Włączanie API w razie potrzeby – tylko dla firm

Czy zamierzasz korzystać z API? Jeśli zatrudniasz deweloperów i chcesz integracji usługi Adobe Sign z istniejącym systemem CRM (lub innymi aplikacjami korzystającymi z API), należy rozważyć skorzystanie z tej opcji.

Adobe Sign obsługuje interfejs REST API:

Wybierz kolejno Konto > Adobe Sign API.

Użycie interfejsów API Adobe Document Cloud w celu uzyskania dostępu do danych użytkownika wymaga tokenów OAuth.

Możesz utworzyć klucz integracji, jeśli masz starszą aplikację, która nie obsługuje OAuth.

Jeżeli łącze służące do utworzenia klucza integracji jest niewidoczne, skontaktuj się z obsługą techniczną.

Na tej stronie można znaleźć również

Dodatkowo po włączeniu API po lewej stronie widoczne będzie nowe łącze Dziennik żądań API. Dziennik ten zawiera przychodzące pliki XML dla zapytań API i może przydać się podczas rozwiązywania problemów związanych z kodem.

 

Interfejs API REST jest dostępny za pośrednictwem opcji Aplikacje API.

Po przejściu do strony kliknij łącze Utwórz nową aplikację, podaj nazwę aplikacji, a następnie kliknij przycisk Utwórz aplikację.

Nowy identyfikator i sekret aplikacji zostaną natychmiast wygenerowane i wyświetlone.

Konfigurowanie grup – usługi na poziomie Business i Enterprise

Podział użytkowników na grupy funkcyjne może być przydatny, szczególnie w przypadku, gdy grupy te mają różne wymagania dotyczące podpisów lub posiadają struktury raportowania, których należy przestrzegać.

Na szczęście tworzenie grup w usłudze Adobe Sign jest niezwykle łatwe. Po prostu wybierz kolejno
Konto > Użytkownicy lub Konto > Grupy.

 

Na stronie Grupa kliknij symbol + w prawym górnym rogu strony i wprowadź nową nazwę grupy w polu.

Na stronie znajduje się również łącze pozwalające skonfigurować ustawienia grupy. Kliknij dany wiersz, aby wyświetlić łącze Ustawienia grupy. Ustawienia te są niemal identyczne do Ustawień ogólnych skonfigurowanych na poziomie konta, ale ponieważ grupy są elementami potomnymi konta, ustawienia grupy zastąpią ustawienia konta.

Można też zauważyć, że nazwę grupy można zawsze zmienić, dlatego też, gdy zaistnieje taka konieczność, nie będzie to stanowić problemu.

Dodawanie użytkowników – usługi na poziomie Team, Business i Enterprise

Czas dodać użytkowników!

Istnieją dwie metody tworzenia nowych użytkowników w usłudze Adobe Sign:

Po jednym

lub

Tworzenie masowe za pomocą pliku CSV

Proces dodawania pojedynczego użytkownika jest bardzo łatwy. Wybierz kolejno
Konto > Użytkownicy, a następnie kliknij przycisk + na pasku narzędzi wyświetlonym obok pola wyszukiwania. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Utwórz.

 

Wprowadź w polach adres e-mail, imię oraz nazwisko nowego użytkownika, a następnie zgodnie z potrzebą wybierz grupę, do której ma on zostać przydzielony.

Dostępne będzie również pole wyboru Pokaż ich umowy. Opcja ta sprawi, że konto nowego użytkownika zostanie udostępnione administratorowi. Jeśli konieczne jest monitorowanie transakcji nowego pracownika, należy zaznaczyć to pole.

W przeciwnym razie udostępnienie można nadal skonfigurować. Wystarczy skorzystać z funkcji Udostępnianie konta.

Po utworzeniu użytkownika pod podany adres e-mail zostanie wysłana wiadomość z prośbą o ustawienie hasła. Po wykonaniu tej czynności konto użytkownika będzie aktywne i gotowe do wysyłania dokumentów.

Poniżej opisano metodę masowego tworzenia użytkowników: wybierz kolejno Konto > Użytkownicy, a następnie kliknij przycisk + na pasku narzędzi wyświetlonym obok pola wyszukiwania. W oknie dialogowym Utwórz kliknij przycisk Utwórz wielu użytkowników.

 

Proces polega na stworzeniu pliku CSV z kolumnami zawierającymi przynajmniej adres e-mail, imię oraz nazwisko. Dokładne informacje o właściwym formacie zawiera przykładowy plik CSV — kliknij łącze Pobierz przykładowy plik CSV. Przygotuj plik w określonym formacie. Gdy plik będzie gotowy, kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz plik.

Jedyną wadą tego procesu jest brak możliwości udostępnienia konta użytkownika administratorowi.

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online