Opis funkcji

Adobe Sign zapewnia opcję wysłania zwykłych wiadomości e-mail z przypomnieniem do odbiorców, którzy mają aktualnie do wykonania akcję związaną z umową. Przyszli odbiorcy będą powiadamiani dopiero wtedy, gdy staną się bieżącymi uczestnikami obiegu podpisywania.

Przypomnienie zawiera miniaturę dokumentu, określany przez użytkownika komunikat oraz łącze do umowy.

Przypomnienia można utworzyć podczas procesu wysyłania lub na stronie, Zarządzaj po wysłaniu umowy.

Usługi klasy Enterprise i Business pozwalają na tworzenie domyślnego przypomnienia i wiadomości na poziomie konta i grupy, eliminując konieczność ich konfiguracji przez nadawcę.

Przypomnienia cykliczne są wyzwalane regularnie przez cały okres ważności przypomnienia (na podstawie czasu cyklu) lub do momentu, gdy odbiorca wykona wymaganą czynność.

Przypomnienia dla wielu odbiorców wyzwalają nowy cykl/okres ważności przypomnienia dla każdego odbiorcy w obiegu pracy w momencie, gdy stanie się on bieżącym aktywnym odbiorcą.

Przypomnienia ad hoc można tworzyć tylko na stronie Zarządzaj, jak również wysyłać jednorazowe przypomnienie dowolnemu uczestnikowi powiązanemu z umową. Przypomnienia jednorazowe można nawet skonfigurować tak, aby były wysyłane po wykonaniu czynności przez odbiorcę lub po pomyślnym wypełnieniu umowy.

Co nowego

W wydaniu wrześniowym dodano dodatkowe opcje do listy wyboru częstotliwości.

Oprócz powtórzeń dziennych i tygodniowych, dostępne są teraz także opcje:

  • Każdego dnia roboczego (poniedziałek-piątek)
  • Co drugi dzień
  • Co trzy dni
  • Co pięć dni
sept_-_reminder_frequency

Okres ważności wszystkich nowych opcji to 60 dni.

 

Korzystanie

Ustawianie przypomnienia podczas procesu wysyłania

Użytkownicy, dla których grup lub kont nie skonfigurowano domyślnego przypomnienia, mogą je zdefiniować podczas procesu wysyłania.

Przypomnienia te są zawsze cykliczne i dotyczą wszystkie odbiorców umowy. Tylko nadawca definiuje okres iteracji, który będzie wywoływać przypomnienie. Dostępnych jest sześć opcji:

  • Codziennie
  • Co tydzień
  • Każdego dnia roboczego
  • Co drugi dzień
  • Co trzy dni
  • Co pięć dni
reminder_frequency

Po początkowym wysłaniu umowy z przypomnieniem do pierwszego odbiorcy dostarczana jest wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie. To zdarzenie uruchamia licznik czasu dla pierwszego przypomnienia.

Jeśli przypomnienie skonfigurowano tak, aby było wysyłane np. co trzy dni, pierwsze przypomnienie zostanie wyzwolone dokładnie 72 godziny po dostarczeniu wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie.

Gdy odbiorca zakończy wykonywanie swojej czynności dotyczącej umowy, zegar przypomnienia dla tego odbiorcy zostanie zakończony.

W przypadku kilku odbiorców następny odbiorca w obiegu otrzyma wiadomość e-mail z prośbą o podpisanie bezpośrednio po tym, jak poprzedni odbiorca ukończy swoją akcję. Zegar przypomnienia dla nowego odbiorcy jest uruchamiany na podstawie czasu dostarczenia do niego wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie (a nie początkowego znacznika czasowego).

Ten proces przechodzi cyklicznie przez wszystkich odbiorców umowy, dopóki nie zostanie ona w pełni wykonana.

Uwaga:

Wszystkie przypomnienia cykliczne mają swój okres ważności, po którym zostaną automatycznie zakończone.

Przypomnienia wywoływane codziennie mają 10-dniowy okres ważności.

Wszystkie pozostałe przypomnienia mają 60-dniowy okres ważności.

 

 

Ustawianie przypomnienia ze strony Zarządzaj

Przypomnienia tworzone po procesie wysyłania są konfigurowane na stronie Zarządzaj.

Interfejs strony Zarządzaj ma kilka dodatkowych opcji, niedostępnych na stronie Wyślij:

  • wybór konkretnych odbiorców, do których ma zostać wysłane przypomnienie; projektowanie przypomnienia dla jednego, niektórych lub wszystkich odbiorców;
  • wybór procesu przypomnień cyklicznych, takich jak na stronie Wyślij;
    • w przypadku dodania odbiorcy do przypomnienia cyklicznego, po ukończeniu przez niego akcji dotyczącej umowy użytkownik nie otrzyma kolejnych przypomnień;
  • tworzenie przypomnień jednorazowych (ad hoc), wysyłających wiadomość e-mail „Już teraz” lub w „Określonym dniu”.
    • Przypomnienia można ad hoc konfigurować dla uczestników, którzy wykonali już swoją akcję związaną z umową
    • Przypomnienia ad hoc można również konfigurować po zamknięciu i podpisaniu lub zarchiwizowaniu umowy.
  • Musisz załączyć wiadomość. Jest to pole wymagane w przypadku tworzenia przypomnienia na stronie Zarządzaj

 

reminder_from_themanagepage

 

Jeśli dla umowy skonfigurowano już inne przypomnienia, zamiast interfejsu Utwórz przypomnienie wyświetlana jest lista umów.

Interfejs Utwórz przypomnienie można otworzyć, klikając łącze Utwórz w prawym górnym rogu okna przypomnienia:

select_create_onthemanagepage

 

Sposób wyświetlania przypomnień

Wszystkie przypomnienia skonfigurowane dla danej umowy można wyświetlić w następujący sposób:

  • Przejdź do strony Zarządzaj
  • Kliknij jeden raz umowę, którą chcesz sprawdzić
  • Kliknij kartę Przypomnij w prawym panelu
select_remind_onthemanagepage

Jeśli dla danej umowy skonfigurowano przypomnienia, ich pełna lista zostanie wyświetlona na karcie Przypomnij.

Przypomnienia są uporządkowane na podstawie kolejnego przypomnienia do wyzwolenia.

Anulowane/wygasłe przypomnienia znajdują się pod aktywnymi.

canceled_reminderinthelist

 

Po kliknięciu łącza Pokaż zostanie wyświetlone okienko z wiadomością wysłaną odbiorcy:

reminder_show_link

 

Sposób anulowania przypomnień

Aby anulować przypomnienie:

  • Zaloguj się jako użytkownik, który utworzył zgodę
  • Przejdź do strony Zarządzaj
  • Kliknij odpowiednią umowę jeden raz, aby ją zaznaczyć
  • Kliknij kartę Przypomnij w panelu po prawej
  • Wyszukaj przypomnienie do anulowania i kliknij je jeden raz
  • Kliknij ikonę usuwania (kosz na śmieci)
select_delete_onthemanagepage

Uwaga:

Odbiorcy mogą zakończyć wysyłanie przypomnień z poziomu wiadomości e-mail z przypomnieniem. Jest to wymagana funkcjonalność i nie można jej wyłączyć.

 

Przypomnienia i interfejs API REST

Interfejs API REST v6 umożliwia bezpośredni dostęp do obiektów przypomnień za pomocą czterech operacji:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – tworzy przypomnienie dla określonych uczestników umowy, określonych przy użyciu identyfikatorów użytkownika w ścieżce
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – pobiera przypomnienia powiązane z umową, określoną przy użyciu identyfikatora umowy w ścieżce
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – pobiera określone przypomnienie powiązane z umową
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – aktualizuje istniejące przypomnienie dla danej umowy

 

 

Przypomnienia i karta Historia/raport kontroli

Przypomnienia nie są rejestrowane na karcie Historia ani w raporcie kontroli dla umowy.

Raporty historyczne i kontroli powinny rejestrować charakterystyczne punkty odniesienia procesu podpisywania dokumentów. Punkty te obejmują pierwsze powiadomienie odbiorcy (prośbę o podpisanie), ale nie powtarzające się prośby o podpis tego samego odbiorcy (przypomnienia).

Dostęp do historii przypomnień można uzyskać za pomocą interfejsu API (dostępnego dla klientów klasy Enterprise)

 

Sposób włączania/wyłączania funkcji

Wszystkie poziomy usług mają dostęp do:

  • tworzenia cyklicznych przypomnień
    • podczas procesu wysyłania
    • ze strony Zarządzaj
  • tworzenia przypomnień cyklicznych i ad hoc ze strony Zarządzaj

Usługi na poziomie indywidualnym i grupowym nie mają możliwości automatyzowania lub wyłączania funkcji przypominania.

 

Opcje klasy Enterprise i Business

Usługi na poziomie Enterprise i Business pozwalają na selektywne odkrywanie opcji przypomnienia podczas procesu wysyłania lub włączanie automatyzacji powtarzania i komunikatu przypomnienia dla kont/całych grup.

Te dwa ustawienia można włączyć/wyłączyć poprzez:

 

Dostępne są dwie opcje:

  • Zezwól nadawcom na ustawianie przypomnień na stronie wysyłania – po jej włączeniu na stronie wysyłania wyświetlana jest opcja konfiguracji przypomnienia. Gdy opcja ta jest wyłączona, na stronie wysyłania nie będzie dostępnej opcji konfigurowania przypomnienia
  • Ustaw domyślne przypomnienie dla umów tworzonych przez użytkowników w tym koncie – po włączeniu tej opcji administrator może tworzyć domyślne powtórzenia przypomnienia oraz domyślny komunikat dla wszystkich wysyłanych umów. Ustawienia te można konfigurować na poziomie konta i/lub grupy. (Ustawienia na poziomie grupy zastępuje ustawienia na poziomie konta)
navigate_to_the_remindersettings

Uwaga:

Włączenie opcji Ustaw domyślne przypomnienie dla umów tworzonych przez użytkowników w tym koncie wyłączy możliwość ustawiania przypomnień na stronie Wyślij.

Przypomnienia nadal można konfigurować na stronie Zarządzaj.

Opcje  konfiguracji

Opcje, które można skonfigurować dla przypomnień zależą od momentu utworzenia przypomnienia.

W przypadku utworzenia przypomnienia na stronie Wyślij jedyną dostępną opcją jest ustawienie odstępu czasu wyzwalania przypomnień (codziennie, co drugi dzień itd.). Wszyscy odbiorcy załączeni do umowy generują przypomnienia raz na wybrany odstęp czasu.

 

W przypadku utworzenia przypomnienia na stronie Zarządzaj można skonfigurować trzy elementy:

  • iterację przypomnienia
  • komunikat przypomnienia
  • odbiorców, którzy powinni zostać uwzględnieni przez przypomnienie

 

Podczas konfigurowania domyślnego przypomnienia na poziomie konta/grupy można ustawić trzy elementy:

  • iterację przypomnienia
  • komunikat przypomnienia

wszystkich odbiorców, uwzględnionych przez przypomnienie, określonych ustawieniami na poziomie konta/grupy.


Niestandardowe szablony wiadomości e-mail

Klienci klasy Enterprise mają możliwość tworzenia własnych szablonów wiadomości e-mail dla przypomnień. 

Jeśli zainteresowały Cię niestandardowe szablony wiadomości e-mail, zapoznaj się z tym przewodnikiem.

 

Kwestie, o których należy pamiętać

  • Okres ważności przypomnień cyklicznych:
    • Przypomnienia dzienne wygasają po 30 dniach
    • Wszystkie inne przypomnienia cykliczne tracą ważność po 60 dniach
  • Przypomnienia ad hoc
    • Wyzwalane tylko raz
    • Można je skonfigurować tak, aby wysłały przypomnienie uczestnikom, którzy wykonali już swoją akcję dotyczącą umowy
    • Można je konfigurować po zakończeniu lub zarchiwizowaniu umowy
      • Przypomnień nie można konfigurować w przypadku umów anulowanych, odrzuconych lub wygasłych
  • Przypomnienia są wywoływane o tej samej godzinie, o której wysłano wiadomość e-mail z prośbą o podpisanie
    • W obiegu pracy obejmującym wielu odbiorców, gdy odbiorca wykona wymaganą akcję, a procedura przejdzie do kolejnego uczestnika obiegu, zegar przypomnienia zostanie zresetowany do danej godziny
    • Zastąpienie bieżącego sygnatariusza poprzez stronę Zarządzaj nie wyzeruje zegara przypomnienia
  • Odbiorcy maja prawo anulować przypomnienie. Nie ma opcji odmówienia im takiej możliwości

 

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online