Vastaanottajien roolit dokumentteja lähetettäessä

Adobe Sign - Business ja Adobe Sign - Enterprise -tilien asetuksilla on mahdollista laajentaa sopimuksen vastaanottajien (muidenkin kuin allekirjoittajan) rooleja työnkulun vaatimusten mukaisiksi. Roolit, jotka voidaan tällä hetkellä ottaa käyttöön:

  • Allekirjoittaja (aina käytössä kaikille asiakkaille)
  • Hyväksyjä (Enterprise ja Business)
  • Hyväksyjä (vain Enterprise)
  • Sertifioitu vastaanottaja (vain Enterprise)
  • Lomakkeen täyttäjä (vain Enterprise)
  • Delegoija (vain Enterprise)

Kun rooliasetukset ovat käytössä, sopimuksen kunkin vastaanottajan roolin voi määrittää erikseen. Oletusrooli on allekirjoittaja.

Voit ottaa rooliasetukset käyttöön tai poistaa ne käytöstä kirjautumalla tilin järjestelmänvalvojana ja seuraamalla polkua Tili > Tilin asetukset > Lähetä asetukset > Sallitut vastaanottajaroolit

Lähetysasetukset -sivulla on asetukset lisäroolien käyttöönottoon

Allekirjoittajat (kaikki tilien tasot)

Allekirjoittajilta edellytetään vähintään yhtä allekirjoitusta sopimukseen. Tämä rooli on vastaanottajan oletusarvoinen rooli. Kullakin tapahtuman allekirjoittajalla on vähintään yksi määritetty allekirjoituskenttä. Jos järjestelmä ei löydä allekirjoittajalle allekirjoituskenttää, se luo automaattisesti dokumentin loppuun allekirjoituskentän.

Allekirjoituskentän näkyminen on hyvä merkki siitä, ettei allekirjoituskenttää ole määritetty oikein.

Allekirjoittajan roolin näyttäminen vastaanottajavalikossa

Hyväksyjät (Business ja Enterprise)

Hyväksyjien ei tarvitse allekirjoittaa tai käyttää mitään kenttää. Hyväksyjän on vain lisättävä nimensä ja lähetettävä sitten tapahtuma allekirjoittajille. Hyväksyjille voidaan määrittää kenttiä ja, jos nämä kentät ovat pakollisia, ne on täytettävä.

Hyväksyjän rooli sopii tilanteisiin, joissa jonkun on hyväksyttävä dokumentti, ennen kuin se lähetetään allekirjoittajalle.

Hyväksyjän roolin näyttäminen vastaanottajavalikossa

Hyväksyjä (Enterprise)

Tunnustajien ja hyväksyjien tehtävät muistuttavat toisiaan, koska kummankaan allekirjoituksia ei tarvita. Jos tunnustajille on määritetty kenttiä, ne on täytettävä.

Tunnustajan rooli sopii tilanteisiin, joissa vastaanottajan haluaa tunnustaa sopimuksen sisällön mutta ei antaa sille muodollista hyväksyntää.

Tunnustajan roolin näyttäminen vastaanottajavalikossa

Sertifioitu vastaanottaja (Enterprise)

Valtuutetulle vastaanottajalle voi olla määrittämättä lomakekenttiä. Allekirjoitusvaiheessa valtuutettua vastaanottajaa pyydetään delegoimaan, hylkäämään tai tunnustamaan sopimus.

  • Delegointi siirtää valtuutetun vastaanottajan roolin henkilölle, jolle sopimus delegoidaan.
  • Hylkääminen päättää sopimuksen
  • Sopimuksen tunnustaminen johtaa allekirjoitussyklin jatkumiseen
Valtuutetun vastaanottajan roolin näyttäminen vastaanottajavalikossa

Lomakkeen täyttäjä (Enterprise)

Lomakkeen täyttäjän rooli on tarkoitettu erityisesti sellaisia asiakkaita varten, joiden on täytettävä lomake allekirjoitusprosessin aikana, mutta joilla ei ole järjestelmiä muokattujen dokumenttien ohjelmalliseen luomiseen tai sisällön tuomiseen tietokannasta lomakkeeseen.

Lomakkeen täyttäjiä voidaan määrittää allekirjoitussykliin, mutta heidän ei tarvitse allekirjoittaa mitään. Lomakkeen täyttäjälle voidaan määrittää kaikkia kenttätyyppejä, tarvittaessa myös allekirjoituskenttiä.

Lomakkeen täyttäjän roolin näyttäminen vastaanottajavalikossa

Delegoija (Enterprise)

Valtuuttajan rooli on tarkoitettu sellaisille työnkuluille, joissa henkilön on tehtävä lopullinen päätös siitä, kenelle asiakirja lähetetään allekirjoitettavaksi tai hyväksyttäväksi.

Valtuuttajan rooli ei korvaa allekirjoittajan/hyväksyjän mahdollisuutta delegoida osallistumisensa tapauskohtaisesti. Sen sijaan rooli on tarkoitettu sellaisiin tilanteisiin, joissa sopimus edellyttää ihmisen tekemää tarkastusta, ennen kuin työnkulku voidaan aloittaa ja kaikki vastaanottajat ovat tiedossa. 

Valtuuttajan roolin näyttäminen vastaanottajavalikossa

Kun valtuuttajan rooli on valittu, toinen kuvake/valikko tulee saataville.  Tämän valikon avulla voit valita, mikä delegoinnin vastaanottavan tahon roolin tulee olla.  Oletusasetus on allekirjoittaja.

Delegoinnin vastaanottajan rooli ei voi olla valtuuttaja.

Valtuuttajan roolin toinen taso

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö