Uwaga:
poniższy artykuł zawiera instrukcje dotyczące nowego interfejsu usługi Adobe Sign.
Kliknij tutaj, aby przejrzeć te same instrukcje dotyczące klasycznego interfejsu użytkownika usługi Adobe Sign.

 

Narzędzie Projektowanie obiegu pracy służy do tworzenia obiegu pracy, dostosowanego do konkretnych wymagań biznesowych. Dzięki temu nowemu narzędziu administratorzy mogą w łatwy sposób opracowywać szablony obiegów pracy i zarządzać nimi za pomocą intuicyjnego w obsłudze edytora z funkcją przeciągania i upuszczania. Pozwala on w łatwy sposób określić: dokumenty zawarte w umowie, cechy uczestników (wliczając wstępnie zdefiniowane nazwy i role oraz wysyłanie), pola formularzy wypełniane wstępnie przez nadawcę, wiadomości e-mail do przesłania uczestnikom, datę wygaśnięcia umowy, opcje hasła itp.

Obieg pracy pozwala tworzyć łatwe w obsłudze procedury wysyłania dostępne dla użytkowników, zapewniając spójny obieg pracy za każdym razem. Nadawcy używający szablonu obiegu pracy są prowadzeni przez proces wysyłania za pomocą indywidualnie dostosowanych instrukcji i pól, przez co proces wysyłania staje się prostszy w użyciu i rzadziej pojawiają się w nim błędy.

 

Obejrzyj film


Co nowego...

Wydanie: grudzień 2018 r.

W wersji z grudnia 2018 r. dodano trzy nowe elementy do obiegu pracy:

  • Szablon definiujący przydział pól
  • Możliwość przełączania dostępu do nowej funkcji Wyślij na poziomie użytkownika
  • Naprawiono błąd raportowania częstych problemów związanych z obiegami pracy

 

Szablon definiujący przydział pól

Ta nowa opcja wiąże listę odbiorców, zgodnie z definicją w narzędziu do projektowania obiegów pracy, z odpowiednimi przydziałami pól w formularzach.

Przykłady zastosowań:

  • (Klient) Sygnatariusz ma podpisać umowę jako pierwszy.
    • Opcjonalnie współsygnatariusz może ją podpisać jako drugi.
  • Wewnętrzną kontrasygnatę składa przedstawiciel handlowy.

Tradycyjnie wymagałoby to dwóch formularzy ze względu na sposób indeksowania odbiorców na stronie Wyślij:

  • jednego dla scenariusza z jednym sygnatariuszem, który przypisywałby wewnętrzną kontrasygnatę jako wskaźnik drugiego sygnatariusza;
  • drugiego dla scenariusza ze współsygnatariuszem, gdzie do współsygnatariusza przypisany jest drugi wskaźnik sygnatariusza, a do kontrasygnaty — trzeci.

Zgodnie ze strukturą reguły „szablon definiujący” należy utworzyć jeden w pełni aktywny formularz ze wszystkimi możliwymi zdefiniowanymi polami odbiorcy.

Sekwencja wskaźników sygnatariuszy (jak zdefiniowano w narzędziu do projektowania obiegu pracy) jest przestrzegana bez względu na pola przypisane do pominiętych (opcjonalnych) odbiorców po wysłaniu umowy.

Dlatego w powyższym przypadku użycia współsygnatariusz jest zawsze sygnatariuszem o wskaźniku 2, jednak jeśli współsygnatariusz nie zostanie uwzględniony na etapie wysyłania umowy, pola signer2 są ignorowane, a kontrsygnatariusz (sygnatariusz o wskaźniku 3) nadal ma dostęp do pól signer3.

 

Nową funkcję można włączyć, otwierając kolejno: Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Niestandardowy obieg pracy wysyłania > Włącz dodawanie podpisu na podstawie szablonu.

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

Uwaga:

Włączenie funkcji dodawania podpisu na podstawie szablonu wyłączy opcję autoryzowania umowy podczas procesu wysyłania.

Do każdego odbiorcy umowy zostaje przypisany wskaźnik sygnatariusza. Ten wskaźnik jest niezbędny do powiązania odbiorcy z polami, które może wypełniać zgodnie ze swoimi uprawnieniami (takimi jak pole podpisu).

Odbiorcy otrzymują wskaźnik na podstawie pozycji w stosie na stronie Wyślij. Odbiorca na górze stosu otrzymuje wskaźnik 1, kolejny odbiorca — wskaźnik 2 itd. Wskaźnik jest widoczny, gdy umowa zostanie skonfigurowana z wykorzystaniem ustawienia „Finalizuj w kolejności”, ale nadal występuje w obiegu pracy „Finalizuj w dowolnej kolejności”.

signing_index

 

Podczas tworzenia przepływu odbiorców w narzędziu do projektowania obiegu pracy wskaźnik sygnatariusza jest przypisywany zgodnie z następującymi zasadami:

  • Od góry do dołu
    • Od lewej do prawej

W poniższym przykładzie sygnatariusz i współsygnatariusz znajdują się na szczycie stosu.

  • „Sygnatariusz” to pierwszy odbiorca z lewej strony, więc otrzymuje wskaźnik 1.
  • „Współsygnatariusz” znajduje się również na górze stosu, ale na prawo od „Sygnatariusza”, więc otrzymuje wskaźnik 2.

W tym przypadku użycia nie ma znaczenia, kto pierwszy podpisze umowę, więc zostaje zastosowany równoległy obieg podpisów. Jednak porządek wskaźników jest przestrzegany, bo dzięki temu można mieć pewność, że sygnatariusz wpisze swoje dane w pola dla „Sygnatariusza”, a współsygnatariusz ma dostęp tylko do pól przeznaczonych dla „współsygnatariusza”.

four_recipients_-workflowdesignerflow

„Przedstawiciel handlowy” podpisuje umowę jako trzeci, po „Sygnatariuszu” i „Współsygnatariuszu”.

W czwartym kroku, po uzyskaniu kontrasygnaty przedstawiciela handlowego, wymagane jest uzyskanie „Zatwierdzenia przedstawiciela kadry kierowniczej”.

Uwaga:

Nazwy odbiorców: „Sygnatariusz”, „Współsygnatariusz”, „Przedstawiciel handlowy” itp. nie mają wpływu na przydział pól. Są to tylko etykiety zdefiniowane przez administratora, które są używane w celu zachowania przejrzystości w szablonie obiegu pracy. 

 

W przypadku zastosowania powyższego przepływu odbiorców zostanie wygenerowana strona Wyślij wyglądająca jak poniższa.

(Na stronie Wyślij porządek stosu jest wyraźniejszy, chociaż wskaźniki są niewidoczne).

four_recipient_workflowsendscreen

 

(Podczas tworzenia formularza z polami każde pole jest jawnie przypisywane do wskaźnika podpisu (pola „Wszyscy” są w tej sytuacji ignorowane).

W środowisku tworzenia w Adobe Sign odbywa się to poprzez wybranie uczestnika i dodanie pól dla tego uczestnika.

Każdy uczestnik jest oznaczony innym kolorem, aby zachować wizualne rozróżnienie między polami przypisanymi do każdego uczestnika.

authoring_four_recipients

 

W przypadku korzystania ze znaczników tekstowych sam znacznik zawiera parametr (np. :signer1), który wybiera odpowiednie pole na podstawie wskaźnika sygnatariusza.

text_tag_four_recipients

 

Możliwość przełączania dostępu do nowej funkcji Wyślij na poziomie użytkownika

Użytkownicy, którzy domyślnie wczytują interfejs „Klasycznego” obiegu pracy, w prawym górnym rogu ekranu zobaczą łącze „Wypróbuj nowoczesny widok”.

Uwaga:

Na kontach, na których włączono nową funkcję Niestandardowy obieg pracy wysyłania (patrz wersja z lipca poniżej), łącze będzie niewidoczne.

classic_experience

 

Kliknięcie tego łącza powoduje przełączenie użytkownika do nowego interfejsu, ale tylko dla jednej transakcji.

W górnym prawym rogu znajduje się łącze, które umożliwia szybki powrót do klasycznego interfejsu.

modern_experience

Uwaga:

Łącze do przełączania się między interfejsami można wyłączyć, kontaktując się z menedżerem ds. sukcesu klienta.


Naprawiono błąd raportowania częstych problemów związanych z obiegami pracy

W wyniku poprawy kontroli i bezpieczeństwa procesu obiegu pracy niektóre elementy starszych obiegów pracy spowodują pojawienie się błędów w nowym interfejsie.  Zaimplementowano dodatkowe moduły wykrywania błędów, dzięki którym wszelkie napotkane problemy są od razu wyświetlane razem z objaśnieniem.

Jeśli konto jest skonfigurowane do korzystania z nowej funkcji Wyślij i zostanie uruchomiony problematyczny obieg pracy, użytkownikowi wyświetla się czerwony baner wskazujący błąd:

v3_error_message

 

Jeśli konto jest nadal skonfigurowane do domyślnego korzystania z klasycznej wersji interfejsu, obieg pracy może nadal działać przy tych regułach. 

Jednak łącze Wypróbuj nowoczesny widok wyświetli znak zapytania w kółku, wskazujący, że znaleziono błąd.

Kliknięcie znaku zapytania powoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie:

v2_error_message

 

W przypadku wykrycia więcej niż jednego problemu, wszystkie wykryte błędy zostaną wymienione.

Aby przepływ pracy był prawidłowy w ramach nowego zestawu reguł interfejsu, administrator musi edytować przepływ pracy i rozwiązać wykryte problemy:

InvalidEmails

W klasycznym zestawie reguł ciągi wiadomości e-mail mogą być zniekształcone lub niewłaściwie oddzielone (na przykład spacją lub przecinkiem).

Po wygenerowaniu tego błędu administrator powinien sprawdzić:

  • czy adresy e-mail w polu DW są poprawnie rozdzielone.
    • Nowoczesny widok akceptuje tylko przecinki lub średniki.
  • wszystkie zdefiniowane ciągi adresów e-mail odbiorców, aby upewnić się, że są poprawnie skonstruowane
    • (np. name@domain.tld).

DuplicateDocumentTitles

Nowa wersja wymaga unikalnych wartości dla wszystkich tytułów dokumentów na stronie Dokumenty narzędzia do projektowania obiegu pracy.

Dodatkowe informacje na temat tego błędu można znaleźć tutaj.

InAccessibleLibraryDocuments

Podczas projektowania przepływu pracy administrator może dołączyć szablon dokumentu o ograniczonym zakresie dostępu.

Gdy użytkownik znajdujący się poza tym zakresem próbuje wczytać obieg pracy, nie można dołączyć dokumentu i zostaje naruszone bezpieczeństwo.

Na przykład administrator może utworzyć nowy szablon dokumentu z właściwościami, które ograniczają dostęp tylko do właściciela.  Administrator może dołączyć ten dokument do obiegu pracy, ponieważ jest jego właścicielem. 

Żaden inny użytkownik systemu nie jest właścicielem dokumentu, więc znajduje się poza zakresem.

Po wyświetleniu tego błędu administrator będzie musiał dostosować właściwości dołączonego szablonu dokumentu.

Instrukcję przeglądania i edytowania właściwości szablonu można znaleźć tutaj.



Wydanie z czerwca 2018 r.

Wydanie z czerwca 2018 roku wprowadza kilka zmian w narzędziu Projektowanie obiegu pracy, przybliżając je do funkcjonalności ręcznego procesu wysyłania.

Nowe funkcje obejmują możliwość:

  • używania podpisów cyfrowych w przypadku jednego lub kilku odbiorców;
  • konfiguracji odbiorców w celu ich uwierzytelniania telefonicznego (wiadomością SMS);
  • konfiguracji grup odbiorców podczas procesu wysyłania;
  • załączania dokumentów ze wszystkich dozwolonych źródeł podczas procesu wysłania.

 

Wszystkie powyższe funkcje zostaną wprowadzone po wyrażeniu zgody na nowy proces Niestandardowego obiegu pracy wysyłania.

Nowy proces wysyłania jest wyświetlany na nowej stronie z funkcją ponownego wlewania tekstu, podobnej do strony Wyślij, i można go aktywować, wybierając kolejno: Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Niestandardowy obieg pracy wysyłania.

ui_controls_for_v3sendpage

Wszystkie metody uwierzytelnienia dostępne w narzędziu Projektowanie obiegu pracy są wyświetlane w obiekcie odbiorcy.

Metody uwierzytelniania zostały zaktualizowane, tak aby wyświetlać się jako pola wyboru, dzięki czemu w ramach projektowania obiegu pracy można określić opcje dostępne dla nadawców. 

Jeśli w narzędziu projektowania zostanie zaznaczonych kilka opcji, takie same opcje będą dostępne dla nadawcy podczas procesu wysyłania.

W tym wydaniu do narzędzia projektowania została również dodana opcja telefonu (wiadomości SMS).

workflow_phone_authentication

Obiekty odbiorców w narzędziu projektowania można teraz oznaczać jako grupy odbiorców.  Umożliwia to nadawcy skonfigurowanie zestawu adresów e-mail upoważnionych do złożenia podpisu w danym etapie.

Na przykład, jeśli kontrsygnatariuszem ma być jeden z pięciu kierowników, na liście możesz umieścić wszystkie pięć adresów e-mail, ale wymagane będzie złożenie podpisu tylko przez jednego z nich.

workflow_recipientgrouppair

Uwaga:

Odbiorcy w projektowaniu obiegu pracy mogą być zidentyfikowani jako grupa odbiorców, ale nie są konfigurowani w ramach projektowania obiegu pracy.

Grupa odbiorców jest dostępna do konfigurowania tylko podczas procesu wysyłania.

Podczas procesu wysyłania dokumenty można teraz załączać z dowolnego z dozwolonych przez program Adobe Sign źródeł.

workflow_librarypair

 

Interfejs użytkownika dla widoku obiegu pracy wysyłania został zaktualizowany do nowoczesnego narzędzia z funkcją ponownego wlewania tekstu, podobnego do strony Wyślij.

Instrukcje, które znajdowały się wcześniej po prawej stronie listy odbiorców, zostały przeniesione na górę strony i umieszczone w zwijanym oknie.

new_workflow_sendexperience


Tworzenie własnego obiegu pracy

Tylko administratorzy mogą tworzyć obiegi pracy. Administratorzy kont mogą tworzyć obiegi pracy dla całego konta lub dla konkretnych grup w ramach konta. Administratorzy grupy będą mogli zobaczyć wszystkie obiegi pracy, ale mogą edytować tylko te w ich grupie.

Tworzenie obiegu pracy składa się z definiowania następujących informacji:

  • Informacje na temat obiegu pracy — zdefiniowanie obiegu pracy, w tym nadanie mu nazwy, wprowadzenie własnych instrukcji dotyczących korzystających z niego nadawców i przyznanie uprawnień do jego używania.
  • Informacje o umowie — zdefiniowanie i dostosowanie informacji o umowie, które mają być wyświetlane na stronie Wyślij.
  • Odbiorcy — utworzenie przekierowania poprzez dodanie odbiorców (sygnatariuszy oraz osób zatwierdzających) w żądanej kolejności podpisywania.
  • Wiadomości e-mail — określenie wiadomości e-mail, które mają zostać wysłane do różnych użytkowników na różnych etapach procesu podpisywania.
  • Dokumenty — określenie, który dokumenty mają zostać zawarte w obiegu pracy.
  • Pola danych wejściowych nadawcy — zdefiniowanie pól, których nadawcy mogą użyć do wprowadzania danych podczas wysyłania umowy. Wysyłane dane wejściowe są scalane z umową przed jej wysyłką do osób zatwierdzających i do sygnatariuszy.

Pola wymagane są oznaczone czerwoną gwiazdką. Niektóre etykiety pól są edytowalne, o czym informuje ikona ołówka.
Na przykład Nazwa umowy:

editable label

Kliknij ikonę ołówka, aby wpisać własną etykietę. Ta etykieta pojawi się na stronie Wyślij, jeśli obieg pracy zostanie użyty do wysłania dokumentu. Aby przywrócić oryginalną etykietę, kliknij ikonę odwrócenia.

Uwaga:

Jawnie zdefiniowane ustawienia niestandardowego obiegu pracy zastąpią domyślne ustawienia grupy lub ustawienia poziomu konta (jeśli są skonfigurowane).  

  1. Zaloguj się jako Administrator konta i przejdź do pozycji: Konto > Obiegi pracy 

    2_nav_to_workflow
  2. Kliknij przycisk Utwórz nowy obieg pracy, aby otworzyć narzędzie Projektowanie obiegu pracy.

    Create New
  3. Zostanie otworzone narzędzie Projektowanie obiegu pracy i wyświetli się panel Informacje o obiegu pracy:

    workflow_-_workflowinfo

    Na banerze narzędzia Projektowanie obiegu pracy zostanie wyświetlona domyślna nazwa obiegu pracy (np. Nowy obieg pracy).

    Kropka obok nazwy wskazuje, czy obieg pracy jest szkicem/nieaktywny (szara kropka) lub aktywny
    (zielona kropka).

    Następujące elementy sterujące znajdują się po prawej stronie:

    • Zamknijkliknij, aby zakończyć obieg pracy.
    • Zapisz — kliknij, aby zapisać zmiany.
    • Aktywuj/Dezaktywuj — kliknij, aby aktywować (lub dezaktywować) obieg pracy dla wybranej grupy.

     

    Na stronie Informacje o obiegu pracy wprowadź następujące informacje:

    • Nazwa obiegu pracy — wprowadź nazwę dla obiegu pracy. Ta nazwa jest wyświetlana na banerze narzędzia Projektowanie obiegu pracy, w menu rozwijanym Użyj obiegu pracy na stronie głównej oraz w górnej części strony Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy. 
    • Instrukcje dla nadawcy — wprowadź instrukcje korzystania z obiegu pracy. Te instrukcje są wyświetlane w górnej części strony Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy.

    Uwaga:

    Instrukcje można dodawać z wykorzystaniem znaczników HTML. Następujące znaczniki html i ich atrybuty mogą być używane w sekcji instrukcji: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src=”pełna ścieżka”>, and <a href=”pełna ścieżka”>.

    Jeśli planowane jest użycie ścieżek src albo href, ścieżki muszą znajdować się na dozwolonej liście. Wyślij adresy URL do menedżera ds. sukcesów klienta.

    • Aktywuj dla — pozwala określić, kto może korzystać z obiegu pracy. Dostępne opcje to Wszystkie grupy lub grupy na danym koncie.

     

    Poniżej znajdują się przykładowe informacje o obiegu pracy:

    Workflow Info

  1. Kliknij pozycję Informacje o umowie po lewej stronie

    workflow_-_agreementinfo
  2. 2. W sekcji Informacje o umowie zdefiniuj informacje o umowie tak, jak mają zostać wyświetlone na stronie Wyślij dla nadawcy:

    • Nazwa umowy — wprowadź nazwę umowy. Ta nazwa jest wyświetlana na stronie Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy, oraz w nagłówku wiadomości e-mail „Proszę podpisz/zatwierdź”. To pole jest wymagane, a jego etykieta jest edytowalna.
    • Wiadomość — wpisz wiadomość dla odbiorców. Ta wiadomość pojawi się na stronie Wyślij, jeśli obieg pracy zostanie użyty do wysłania umowy. To pole jest wymagane, a jego etykieta jest edytowalna.
    • DW — jeśli zachodzi taka potrzeba, wprowadź adresy e-mail osób, do wiadomości których chcesz wysłać kopie. Adresy e-mail muszą być oddzielone przecinkiem lub średnikiem.
      • Minimum — określ minimalną liczbę adresów e-mail, do których można wysłać kopię DW.
      • Maksimum — określ maksymalną liczbę adresów e-mail, do których można wysłać kopię DW.
      • Edytowalne — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcom na edytowanie adresów na stronie Wyślij, na które mają zostać wysłane kopie DW obiegu pracy.
    • Język odbiorcy — nadawca może użyć tej opcji, aby ustawić język odbiorcy.  To ustawienie określa, czy na stronie Wyślij, wyświetlany jest selektor języka, a jeśli tak, jaki domyślny język powinien zostać wyświetlony.
    • Opcje wysyłania
      • Ustaw hasło, aby otworzyć pobrany plik PDF — włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy określenie hasła dla pobranego pliku PDF.
        • Ustawienie tej opcji spowoduje również ustawienie opcji Uwierzytelnienie sygnatariusza na wartość Hasło oraz użycie takiego samego hasła.
        • Wymagane — włącz tę opcję, aby zawsze żądać podania hasła przy pobieraniu pliku PDF. Jeśli ta opcja jest włączona, nadawcy nie mogą jej wyłączyć na stronie Wyślij i muszą podać hasło.
      • Termin sfinalizowania — włącz tę opcję, aby umożliwić określanie ostatecznego terminu sfinalizowania na stronie Wyślij.
        • dni do sfinalizowania umowy — wybierz domyślną liczbę dni, w ciągu której odbiorcy muszą zakończyć proces podpisywania. Podana liczba dni jest zawsze edytowalna na stronie Wyślij.
      • Zezwól na tworzenie dokumentów przed wysłaniem — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcom na modyfikowanie pól formularza dokumentu w środowisku sposobu tworzenia za pomocą opcji Podgląd na stronie Wyślij.
        • Włącz tworzenie domyślne — włącz tę opcję, aby automatycznie włączyć opcję Podgląd na stronie Wyślij.

     

    Poniżej znajdują się przykładowe informacje o umowie:

    Agreement Info

  1. Kliknij pozycję Odbiorcy po lewej stronie, aby przejść do sekcji Wysyłanie do odbiorców

    workflow_-_recipients
  2. W sekcji Wysyłanie do odbiorców można dostosować odbiorców i kolejność przekierowywania do własnych wymagań. Można tworzyć bardzo złożone obiegi pracy z szeregowym, równoległym, hybrydowym lub zagnieżdżonym hybrydowym przekierowywaniem.  Poniższe instrukcje podkreślają funkcjonalność dostępną dla opcji Wysyłanie do odbiorców.

    • Aby dodać kolejnego odbiorcę przed lub po istniejącym odbiorcy:
      • Kliknij ikonę dodawania.
      • Wybierz rolę (dostępne będą wszystkie role upoważnione dla danego konta) do wstawienia.
    recip1

     

    • Aby określić równoległe odgałęzienie, kliknij ikonę dodawania nad odbiorcą i wybierz opcję Równoległe odgałęzienie.
    Recip2

     

    • Aby usunąć odbiorcę, najedź kursorem na pole odbiorcy, a następnie kliknij ikonę usuwania.
    Recip4

     

    • Aby dostosować odbiorcę, najedź kursorem na dane pole, a następnie kliknij ikonę edytowania.
    recipient_properties

    Podczas edytowania odbiorcy możesz skonfigurować następujące ustawienia:

    • Etykieta odbiorcy — dostosuj etykietę odbiorcy. Można na przykład zmienić domyślną etykietę Odbiorca na Kupujący.
      • Etykiety dla odbiorców muszą być niepowtarzalne w obrębie obiegu pracy.
    • Adres e-mail — wprowadź domyślny adres e-mail odbiorcy.
    • Ten odbiorca jest nadawcą — po zaznaczeniu tej opcji, nadawca zostanie wprowadzony jako odbiorca.
    • Oznacz jako grupę odbiorców — po zaznaczeniu tej opcji podczas procesu wysyłania odbiorca będzie wyświetlany dla nadawcy jako pusta grupa odbiorców.  Nadawca musi skonfigurować adresy e-mail dla grupy odbiorców.
    • Rola — zaktualizuj rolę odbiorcy (sygnatariusz lub osoba zatwierdzająca).
    • Wymagany — włącz tę opcję, jeśli podpis odbiorcy jest wymagany.
    • Edytowalne— włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcy na aktualizowanie adresów e-mail tego odbiorcy na stronie Wyślij.
    • Uwierzytelnienie tożsamości — wybierz, jaki rodzaj uwierzytelnienia tożsamości jest wymagany w przypadku sygnatariusza.
      • Dostępne opcje to: Brak, Adobe Sign, Telefon, Uwierzytelnianie oparte na wiedzy, Hasło i Tożsamość internetowa.
      • Widoczne będą tylko te opcje, które zostały włączone dla danego konta Adobe Sign.

    Uwaga:

    Włączenie hasła jako uwierzytelnienia tożsamości spowoduje dodanie tego samego hasła do zabezpieczeń dokumentu, zapobiegając wyświetleniu pliku PDF bez wprowadzenia hasła.

  3. Nie zapomnij o kliknięciu przycisku Zapisz, aby zapisać zmiany dokonane w konfiguracji odbiorców.

     

    Poniżej znajdują się przykładowe informacje o odbiorcach i przekierowywaniu, gdzie etykiety dla sygnatariuszy (Nabywca i Kierownik sprzedaży) i osoby zatwierdzającej (Zastępca kierownika sprzedaży) zostały dostosowane.

    Recip Example

  1. Kliknij pozycję Wiadomości e-mail po lewej stronie, aby przejść do sekcji Wiadomości e-mail

    • W sekcji Wiadomości e-mail można kontrolować, które wiadomości e-mail będą wysłane podczas procesu podpisywania i zatwierdzania w oparciu o różnych zdarzenia.
    • Można na przykład określić, że powiadomienia e-mail będą wysyłane do odbiorców i osób określonych dla pola DW, gdy umowa zostanie anulowana. 
    workflows_-_emails
  2. Zaznacz pola wyboru dla zdarzeń, dla których chcesz inicjować powiadomienie pocztą e-mail

  1. Kliknij pozycję Dokumenty po lewej stronie, aby przejść do sekcji Dokumenty

    workflows_-_documents
  2. W sekcji Dokumenty można konfigurować następujące ustawienia

    • Tytuł dokumentu — wprowadź tytuł dokumentu. Ten tytuł będzie wyświetlany w obszarze Dokumenty na stronie Wyślij, jeśli do wysyłania zostanie użyty obieg pracy.
    • Pliki — kliknij ikonę Dodaj plik, aby załączyć dokument biblioteki Adobe Sign. Dokument ten zostanie automatycznie załączony, jeśli do wysyłania zostanie użyty obieg pracy.
      • Jeśli nie zaznaczono żadnego pliku, obieg pracy umożliwia nadawcy podanie pliku przed wysłaniem umowy.
      • Jeśli dokument jest oznaczony jako Wymagany, zostanie dołączony automatycznie do umowy po zainicjowaniu obiegu pracy.
      • Usuń plik — jeżeli załączysz nieprawidłowy plik, możesz kliknąć ikonę usuwania (X) obok nazwy pliku, aby go usunąć.
    • Nazwa dokumentu — wprowadź nazwę, która zidentyfikuje ten dokument dla nadawcy. Nazwa przesyłana do biblioteki dokumentów jest domyślna, ale można ją zastąpić.
    • Wymagany — określa, czy dokument jest wymagany.
    • Dodaj dokument — kliknij przycisk Dodaj dokument, aby dodać wiersze dla dodatkowych dokumentów.
      •  Tytuły dokumentów muszą być unikatowe.
    • Usuń wiersz — kliknij ikonę usuwania wiersza (X), aby usunąć cały wiersz.
  3. Poniżej znajduje się przykład skonfigurowanej sekcji Dokumenty:

    Document Info

  1. Kliknij pozycję Pola danych wejściowych nadawcy po lewej stronie, aby przejść do sekcji Pola danych wejściowych nadawcy.

    Pola te są odwzorowywane w polach formularza zdefiniowanych w załączanych dokumentach (w ramach projektowania obiegu pracy lub gdy nadawca prześle plik).

    Nadawca może korzystać z tych pól, aby wstępnie wypełnić zawartość przed wysłaniem umowy do odbiorcy.

    workflow_-_senderinputfield
  2. Na panelu Pola danych wejściowych nadawcy kliknij pozycję Dodaj pole

    input firld record

    Następnie dla każdego dodanego wiersza można skonfigurować następujące ustawienia:

    • Tytuł pola — wprowadź tytuł pola. Ta wartość zostanie wyświetlona na stronie Wyślij w celach referencyjnych dla nadawcy.
    • Nazwa pola dokumentu — wprowadź nazwę pola dla pola w załączonym dokumencie biblioteki.
      • Wprowadzona nazwa pola musi być zgodna z nazwą pola formularza w dokumencie.
    • Wartość domyślna — wpisz domyślną wartość (jeśli dotyczy).
    • Wymagane — włącz tę opcję, jeśli wartość w tym polu musi zostać wprowadzona przed wysłaniem umowy.
    • Edytowalne — włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy umowy modyfikowanie wartości domyślnej.
    • Kliknij ikonę usuwanie wiersza (X), aby usunąć cały wiersz.

     

    Poniżej znajdują się przykładowe Pola danych wejściowych nadawcy:

    Sendere Input fields


Wysyłanie przy użyciu niestandardowego obiegu pracy

Możesz wysłać umowę, korzystając z obiegu pracy. Po wybraniu obiegu pracy na stronie Wyślij zostaną wyświetlone pola zdefiniowane przez użytkownika, takie jak niestandardowe instrukcje, domyślni odbiorcy itp.


Podpisywanie umowy i zatwierdzanie umowy obiegu pracy

Umowa obiegu pracy zostanie wysłane w kolejności określonej w przekierowywaniu. Sygnatariusze i osoby zatwierdzające mogą podpisywać dokumenty za pomocą łącza w wiadomości e-mail Proszę podpisz/zatwierdź lub z własnej strony Zarządzaj, jeśli są zarejestrowanymi użytkownikami usługi Adobe Sign. Opcja ta działa tak samo jak standardowy proces wysyłania.

Dostęp do historii i raportu kontroli dla umowy obiegu pracy można uzyskać ze strony Zarządzaj. Podczas gdy umowa jest przetwarzana, można dodać przypomnienia oraz wykonywać inne zadania.


Edytowanie własnego obiegu pracy

  1. Zaloguj się jako Administrator konta i przejdź do pozycji: Konto > Obiegi pracy

    24_nav_to_workflow
  2. Kliknij, aby wybrać dowolny obieg pracy z listy Obiegi pracy

    workflows
  3. W menu kontekstowym kliknij przycisk Otwórz. Zostanie wyświetlone narzędzie Projektowanie obiegu pracy.

    Po otworzeniu narzędzia Projektowanie obiegu pracy można edytować wszystkie ustawienia obiegu pracy. Wszystkie sekcje można zmieniać według potrzeb, natomiast żadne zmiany nie zostaną zapisane przed kliknięciem przycisku Aktualizuj.

     

    W narzędziu Projektowanie obiegu pracy można dokonać następujących zmian:

    workflow_header

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online