Konfigurowanie obiegów podpisywania

Szukaj

Ostatnia aktualizacja Nov 14, 2022 03:37:26 PM GMT

Narzędzie Projektowanie obiegu pracy służy do tworzenia obiegu pracy, dostosowanego do konkretnych wymagań biznesowych. Dzięki temu nowemu narzędziu administratorzy mogą w łatwy sposób opracowywać szablony obiegów pracy i zarządzać nimi za pomocą intuicyjnego w obsłudze edytora z funkcją przeciągania i upuszczania. Pozwala on w łatwy sposób określić: dokumenty zawarte w umowie, cechy uczestników (wliczając wstępnie zdefiniowane nazwy i role oraz wysyłanie), pola formularzy wypełniane wstępnie przez nadawcę, wiadomości e-mail do przesłania uczestnikom, datę wygaśnięcia umowy, opcje hasła itp.

Obieg pracy pozwala tworzyć łatwe w obsłudze procedury wysyłania dostępne dla użytkowników, zapewniając spójny obieg pracy za każdym razem. Nadawcy używający szablonu obiegu pracy są prowadzeni przez proces wysyłania za pomocą indywidualnie dostosowanych instrukcji i pól, przez co proces wysyłania staje się prostszy w użyciu i rzadziej pojawiają się w nim błędy.

Obejrzyj film

Tworzenie własnego obiegu pracy

Tylko administratorzy mogą tworzyć obiegi pracy. Administratorzy kont mogą tworzyć obiegi pracy dla całego konta lub dla konkretnych grup w ramach konta. Administratorzy grupy będą mogli zobaczyć wszystkie obiegi pracy, ale mogą edytować tylko te w ich grupie.

Tworzenie obiegu pracy składa się z definiowania następujących informacji:

Informacje na temat obiegu pracy — zdefiniowanie obiegu pracy, w tym nadanie mu nazwy, wprowadzenie własnych instrukcji dotyczących korzystających z niego nadawców i przyznanie uprawnień do jego używania.
Informacje o umowie — zdefiniowanie i dostosowanie informacji o umowie, które mają być wyświetlane na stronie Wyślij.
Odbiorcy — utworzenie przekierowania poprzez dodanie odbiorców (sygnatariuszy oraz osób zatwierdzających) w żądanej kolejności podpisywania.
Wiadomości e-mail — określenie wiadomości e-mail, które mają zostać wysłane do różnych użytkowników na różnych etapach procesu podpisywania.
Dokumenty — określenie, który dokumenty mają zostać zawarte w obiegu pracy.
Pola danych wejściowych nadawcy — zdefiniowanie pól, których nadawcy mogą użyć do wprowadzania danych podczas wysyłania umowy. Wysyłane dane wejściowe są scalane z umową przed jej wysyłką do osób zatwierdzających i do sygnatariuszy.

Pola wymagane są oznaczone czerwoną gwiazdką. Niektóre etykiety pól są edytowalne, o czym informuje ikona ołówka,
na przykład „Nazwa umowy”:

Kliknij ikonę ołówka, aby wpisać własną etykietę. Ta etykieta pojawi się na stronie Wyślij, jeśli obieg pracy zostanie użyty do wysłania dokumentu. Aby przywrócić oryginalną etykietę, kliknij ikonę odwrócenia.

Uwaga:

Jawnie zdefiniowane ustawienia niestandardowego obiegu pracy zastąpią domyślne ustawienia grupy lub ustawienia poziomu konta (jeśli są skonfigurowane).

Zaloguj się jako Administrator konta i przejdź do pozycji: Konto > Obiegi pracy

Kliknij przycisk Utwórz nowy obieg pracy, aby otworzyć narzędzie Projektowanie obiegu pracy.

Zostanie otwarte narzędzie Projektowanie obiegu pracy i wyświetli się panel Informacje o obiegu pracy:

Na banerze narzędzia Projektowanie obiegu pracy zostanie wyświetlona domyślna nazwa obiegu pracy (np. Nowy obieg pracy).

Kropka obok nazwy wskazuje, czy obieg pracy jest szkicem/nieaktywny (szara kropka) lub aktywny
(zielona kropka).

Następujące elementy sterujące znajdują się po prawej stronie:

Zamknij — kliknij, aby zakończyć obieg pracy.
Zapisz — kliknij, aby zapisać zmiany.
Aktywuj/Dezaktywuj — kliknij, aby aktywować (lub dezaktywować) obieg pracy dla wybranej grupy.

Na stronie Informacje o obiegu pracy wprowadź następujące informacje:

Nazwa obiegu pracy — wprowadź nazwę dla obiegu pracy. Ta nazwa jest wyświetlana na banerze narzędzia Projektowanie obiegu pracy, w menu rozwijanym Użyj obiegu pracy na stronie głównej oraz w górnej części strony Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy.
Instrukcje dla nadawcy — wprowadź instrukcje korzystania z obiegu pracy. Te instrukcje są wyświetlane w górnej części strony Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy.

Uwaga:

Instrukcje można dodawać z wykorzystaniem znaczników HTML. Następujące znaczniki html i ich atrybuty mogą być używane w sekcji instrukcji: , , , , , <ul>, <ol>, <li>, <img src=”pełna ścieżka”>, and <a href=”pełna ścieżka”>.

Jeśli planowane jest użycie ścieżek src albo href, ścieżki muszą znajdować się na dozwolonej liście. Wyślij adresy URL do menedżera ds. sukcesów klienta.

Kto może używać tego obiegu pracy — określanie, kto może korzystać z tego obiegu pracy. Dostępne są następujące opcje:
- Wybrana grupa — pole rozwijane, które wyświetla wszystkie grupy, do których twórca ma dostęp.
  - Jeśli wybrana jest tylko jedna grupa, każdy użytkownik będący członkiem tej grupy ma dostęp do wysłania umowy.
  - Gdy dla konta jest włączona opcja Użytkownicy w wielu grupach, administratorzy na poziomie grupy mogą tworzyć obiegi pracy dla dowolnej grupy, do której należą (nie tylko dla swojej grupy podstawowej).
  - Administratorzy na poziomie grupy mają uprawnienia do edytowania każdego obiegu pracy udostępnionego grupie, w której mają uprawnienia administracyjne. (Administratorzy konta mają również uprawnienia do edytowania udostępnionego obiegu pracy grupy, ponieważ mają uprawnienia we wszystkich grupach.)
- Dowolny użytkownik w mojej organizacji — każdy użytkownik konta Acrobat Sign może korzystać z obiegu pracy.
  - Administratorzy na poziomie konta mogą edytować każdy przepływ pracy udostępniony na poziomie konta.

Poniżej znajdują się przykładowe informacje o obiegu pracy:

Kliknij pozycję Informacje o umowie po lewej stronie

2. W sekcji Informacje o umowie zdefiniuj informacje o umowie tak, jak mają zostać wyświetlone na stronie Wyślij dla nadawcy:

Nazwa umowy — wprowadź nazwę umowy. Ta nazwa jest wyświetlana na stronie Wyślij, gdy obieg pracy jest używany do wysyłania umowy, oraz w nagłówku wiadomości e-mail „Proszę podpisz/zatwierdź”. To pole jest wymagane, a jego etykieta jest edytowalna.
Wiadomość — wpisz wiadomość dla odbiorców. Ta wiadomość pojawi się na stronie Wyślij, jeśli obieg pracy zostanie użyty do wysłania umowy. To pole jest wymagane, a jego etykieta jest edytowalna.
DW — jeśli zachodzi taka potrzeba, wprowadź adresy e-mail osób, do wiadomości których chcesz wysłać kopie. Adresy e-mail muszą być oddzielone przecinkiem lub średnikiem.
- Minimum — określ minimalną liczbę adresów e-mail, do których można wysłać kopię DW.
- Maksimum — określ maksymalną liczbę adresów e-mail, do których można wysłać kopię DW.
- Edytowalne — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcom na edytowanie adresów na stronie Wyślij, na które mają zostać wysłane kopie DW obiegu pracy.
Język odbiorcy — nadawca może użyć tej opcji, aby ustawić język odbiorcy. To ustawienie określa, czy na stronie Wyślij, wyświetlany jest selektor języka, a jeśli tak, jaki domyślny język powinien zostać wyświetlony.
Opcje wysyłania
- Ustaw hasło, aby otworzyć pobrany plik PDF — włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy określenie hasła dla pobranego pliku PDF.
  - Ustawienie tej opcji spowoduje również ustawienie opcji Uwierzytelnienie sygnatariusza na wartość Hasło oraz użycie takiego samego hasła.
  - Wymagane — włącz tę opcję, aby zawsze żądać podania hasła przy pobieraniu pliku PDF. Jeśli ta opcja jest włączona, nadawcy nie mogą jej wyłączyć na stronie Wyślij i muszą podać hasło.
- Termin sfinalizowania — włącz tę opcję, aby umożliwić określanie ostatecznego terminu sfinalizowania na stronie Wyślij.
  - dni do sfinalizowania umowy — wybierz domyślną liczbę dni, w ciągu której odbiorcy muszą zakończyć proces podpisywania. Podana liczba dni jest zawsze edytowalna na stronie Wyślij.
- Zezwól na tworzenie dokumentów przed wysłaniem — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcom na modyfikowanie pól formularza dokumentu w środowisku sposobu tworzenia za pomocą opcji Podgląd na stronie Wyślij.
  - Włącz tworzenie domyślne — włącz tę opcję, aby automatycznie włączyć opcję Podgląd na stronie Wyślij.

Poniżej znajdują się przykładowe informacje o umowie:

Kliknij pozycję Odbiorcy po lewej stronie, aby przejść do sekcji Wysyłanie do odbiorców

W sekcji Wysyłanie do odbiorców można dostosować odbiorców i kolejność przekierowywania do własnych wymagań. Można tworzyć bardzo złożone obiegi pracy z szeregowym, równoległym, hybrydowym lub zagnieżdżonym hybrydowym przekierowywaniem. Poniższe instrukcje podkreślają funkcjonalność dostępną dla opcji Wysyłanie do odbiorców.

Aby dodać kolejnego odbiorcę przed lub po istniejącym odbiorcy:
- Kliknij ikonę dodawania.
- Wybierz rolę (dostępne będą wszystkie role upoważnione dla danego konta) do wstawienia.

Aby określić równoległe odgałęzienie, kliknij ikonę dodawania nad odbiorcą i wybierz opcję Równoległe odgałęzienie.

Aby usunąć odbiorcę, najedź kursorem na pole odbiorcy, a następnie kliknij ikonę usuwania.

Aby dostosować odbiorcę, najedź kursorem na dane pole, a następnie kliknij ikonę edytowania.

Podczas edytowania odbiorcy możesz skonfigurować następujące ustawienia:

Etykieta odbiorcy — dostosuj etykietę odbiorcy. Można na przykład zmienić domyślną etykietę Odbiorca na Kupujący.
- Etykiety dla odbiorców muszą być niepowtarzalne w obrębie obiegu pracy.
E-mail — wprowadź adres e-mail odbiorcy.
Ten odbiorca jest nadawcą — po zaznaczeniu tej opcji nadawca zostanie wprowadzony jako odbiorca.
Oznacz jako grupę odbiorców — po zaznaczeniu tej opcji do obiegu pracy dodawana jest grupa odbiorców zamiast standardowego wpisu adresu e-mail odbiorcy. Grupa odbiorców może pozostać pusta lub zostać wypełniona jednym lub kilkoma adresami e-mail z pola E-mail (rozdzielonymi przecinkami).
Rola — zaktualizuj rolę odbiorcy (sygnatariusz lub osoba zatwierdzająca).
Wymagany — włącz tę opcję, jeśli podpis odbiorcy jest wymagany.
Edytowalne — włącz tę opcję, aby zezwolić nadawcy na aktualizowanie adresów e-mail tego odbiorcy na stronie Wyślij.
Uwierzytelnienie tożsamości — wybieranie, jaki rodzaj uwierzytelnienia tożsamości jest wymagany w przypadku sygnatariusza.
- Dostępne opcje to: Brak, Acrobat Sign, Telefon, Uwierzytelnianie oparte na wiedzy, Hasło i Tożsamość internetowa.
- Widoczne będą tylko te opcje, które zostały włączone dla danego konta Acrobat Sign.

Uwaga:

Włączenie hasła jako uwierzytelnienia tożsamości spowoduje dodanie tego samego hasła do zabezpieczeń dokumentu, zapobiegając wyświetleniu pliku PDF bez wprowadzenia hasła.

Nie zapomnij o kliknięciu przycisku Zapisz, aby zapisać zmiany dokonane w konfiguracji odbiorców.

Poniżej znajdują się przykładowe informacje o odbiorcach i przekierowywaniu, gdzie etykiety dla sygnatariuszy (Nabywca i Kierownik sprzedaży) i osoby zatwierdzającej (Zastępca kierownika sprzedaży) zostały dostosowane.

Kliknij pozycję Wiadomości e-mail po lewej stronie, aby przejść do sekcji Wiadomości e-mail

W sekcji Wiadomości e-mail można kontrolować, które wiadomości e-mail będą wysłane podczas procesu podpisywania i zatwierdzania w oparciu o różnych zdarzenia.
Można na przykład określić, że powiadomienia e-mail będą wysyłane do odbiorców i osób określonych dla pola DW, gdy umowa zostanie anulowana.

Zaznacz pola wyboru dla zdarzeń, dla których chcesz inicjować powiadomienie pocztą e-mail

Kliknij pozycję Dokumenty po lewej stronie, aby przejść do sekcji Dokumenty

W sekcji Dokumenty można konfigurować następujące ustawienia

Tytuł dokumentu — wprowadź tytuł dokumentu. Ten tytuł będzie wyświetlany w obszarze Dokumenty na stronie Wyślij, jeśli do wysyłania zostanie użyty obieg pracy.
Pliki — kliknij ikonę Dodaj plik, aby załączyć dokument biblioteki Acrobat Sign. Dokument ten zostanie automatycznie załączony, jeśli do wysyłania zostanie użyty obieg pracy.
- Jeśli nie zaznaczono żadnego pliku, obieg pracy umożliwia nadawcy podanie pliku przed wysłaniem umowy.
- Jeśli dokument jest oznaczony jako Wymagany, zostanie dołączony automatycznie do umowy po zainicjowaniu obiegu pracy.
- Usuń plik — jeżeli załączysz nieprawidłowy plik, możesz kliknąć ikonę usuwania (X) obok nazwy pliku, aby go usunąć.
Nazwa dokumentu — wprowadź nazwę, która zidentyfikuje ten dokument dla nadawcy. Nazwa przesyłana do biblioteki dokumentów jest domyślna, ale można ją zastąpić.
Wymagany — określa, czy dokument jest wymagany.
Dodaj dokument — kliknij przycisk Dodaj dokument, aby dodać wiersze dla dodatkowych dokumentów.
- Tytuły dokumentów muszą być unikatowe.
Usuń wiersz — kliknij ikonę usuwania wiersza (X), aby usunąć cały wiersz.

Poniżej znajduje się przykład skonfigurowanej sekcji Dokumenty:

Kliknij pozycję Pola danych wejściowych nadawcy po lewej stronie, aby przejść do sekcji Pola danych wejściowych nadawcy.

Pola te są odwzorowywane w polach formularza zdefiniowanych w załączanych dokumentach (w ramach projektowania obiegu pracy lub gdy nadawca prześle plik).

Nadawca może korzystać z tych pól, aby wstępnie wypełnić zawartość przed wysłaniem umowy do odbiorcy.

Na panelu Pola danych wejściowych nadawcy kliknij pozycję Dodaj pole

Następnie dla każdego dodanego wiersza można skonfigurować następujące ustawienia:

Tytuł pola — wprowadź tytuł pola. Ta wartość zostanie wyświetlona na stronie Wyślij w celach referencyjnych dla nadawcy.
Nazwa pola dokumentu — wprowadź nazwę pola dla pola w załączonym dokumencie biblioteki.
- Wprowadzona nazwa pola musi być zgodna z nazwą pola formularza w dokumencie.
Wartość domyślna — wpisz domyślną wartość (jeśli dotyczy).
Wymagane — włącz tę opcję, jeśli wartość w tym polu musi zostać wprowadzona przed wysłaniem umowy.
Edytowalne — włącz tę opcję, aby umożliwić nadawcy umowy modyfikowanie wartości domyślnej.
Kliknij ikonę usuwanie wiersza (X), aby usunąć cały wiersz.

Poniżej znajdują się przykładowe Pola danych wejściowych nadawcy:

Wysyłanie przy użyciu niestandardowego obiegu pracy

Wysyłanie umowy z obiegiem pracy rozpoczyna się na Stronie głównej, wybierając przycisk Zacznij od biblioteki, a następnie wybierając żądany obieg pracy.

Po wybraniu obiegu pracy zmodyfikowana strona Wyślij wyświetla dostosowaną kolejność odbiorców, wszelkie niestandardowe instrukcje, załączone pliki itd.

1. Na Stronie głównej:

Wybierz Zacznij od biblioteki
Wybierz Obiegi pracy spośród opcji po prawej stronie
Wybierz obieg pracy, którego chcesz użyć
Kliknij przycisk Start

Pojawi się strona Wyślij:

Na przykładowej stronie Wyślij pokazanej powyżej zaprezentowano następujące ustawienia niestandardowe:

A. W sekcji Informacje o obiegu pracy:

○ nazwa obiegu pracy (Umowa o świadczenie usługi GlobalCorp <50 tys.) w górnej części;

○ instrukcje dla nadawcy (Ten obieg pracy jest stosowany w przypadku umów poniżej 50 tys...).

B. W sekcji Informacje o umowie:

○ niestandardowa nazwa umowy (Umowa o świadczenie usługi GlobalCorp na rok 2018);

○ wiadomość (W załączeniu przesyłamy umowę o świadczenie usługi...);

○ zabezpiecz hasłem podpisany dokument (dozwolone, ale nieokreślone).

C. W sekcji Odbiorcy:

○ niestandardowe etykiety dla odbiorców (Sygnatariusz i Kontrsygnatariusz) oraz dla certyfikowanych odbiorców (Zespół prawny);

○ adres e-mail jest ukryty, gdy nadawca jest jednym z sygnatariuszy, zamiast tego na liście umieszczona jest pozycja „Ja”;

○ adresy e-mail grupy odbiorców (Zespół prawny). Grupę odbiorców można pozostawić pustą, aby nadawca mógł ją wypełnić lub skonfigurować ją wstępnie w szablonie obiegu pracy.

D. W sekcji Dokumenty:

○ nazwa wstępnie załączonej umowy (Umowa o świadczenie usługi) wyświetlona w obszarze Dokumenty;

○ wyświetlona zostanie także nazwa pliku załącznika, który nadawca musi przesłać, Dokumentu referencyjnego.

E. W sekcji Pola danych wejściowych nadawcy:

○ zdefiniowane pola, wyświetlane w obszarze Pola;

○ wartość domyślna zostanie zaimportowana, ale można ją edytować.

2. Wypełnij pola, które są wymagane w przypadku danego obiegu pracy.

Na powyższym przykładzie są to:

Adres e-mail Zespołu prawnego
Wszystkie adresy e-mail, na które ma zostać wysłana kopia DW (opcjonalnie)
Prześlij plik Dokument referencyjny
Informacja o wymaganym polu (Produkt i Całkowity koszt)
Zabezpiecz hasłem podpisany dokument oraz Wyświetl/ustaw podpisy lub dodaj pola formularza, które są opcjonalne dla tego obiegu pracy

3. Kliknij opcję Wyślij.

4. Opcjonalnie, w środowisku tworzenia dokumentu, dokonaj modyfikacji stosownie do potrzeb, a następnie kliknij przycisk Wyślij.

Uwaga:

Niestandardowe obiegi pracy nie obsługują pisemnego typu podpisu.

Jeśli umowa zostanie utworzona za pośrednictwem interfejsu API REST z parametrem signatureType=Written, umowa nadal jest tworzona, ale wysyłana do podpisu elektronicznego.

Podpisanie umowy i zatwierdzenie umowy obiegu pracy

Umowa obiegu pracy zostanie wysłane w kolejności określonej w przekierowywaniu. Sygnatariusze i osoby zatwierdzające mogą podpisywać dokumenty za pomocą łącza w wiadomości e-mail Proszę podpisz/zatwierdź lub z własnej strony Zarządzaj, jeśli są zarejestrowanymi użytkownikami usługi Acrobat Sign. Opcja ta działa tak samo jak standardowy proces wysyłania.

Dostęp do historii i raportu kontroli dla umowy obiegu pracy można uzyskać ze strony Zarządzaj. Podczas gdy umowa jest przetwarzana, można dodać przypomnienia oraz wykonywać inne zadania.

Edytowanie własnego obiegu pracy

Zaloguj się jako Administrator konta i przejdź do pozycji: Konto > Obiegi pracy

Kliknij, aby wybrać dowolny obieg pracy z listy Obiegi pracy

W menu kontekstowym kliknij przycisk Otwórz. Zostanie wyświetlone narzędzie Projektowanie obiegu pracy.

Po otworzeniu narzędzia Projektowanie obiegu pracy można edytować wszystkie ustawienia obiegu pracy. Wszystkie sekcje można zmieniać według potrzeb, natomiast żadne zmiany nie zostaną zapisane przed kliknięciem przycisku Aktualizuj.

W narzędziu Projektowanie obiegu pracy można dokonać następujących zmian:

Opcje konfiguracji

Niestandardowe obiegi pracy zostały wzbogacone o znaczące ulepszenia dostępne poprzez elementy sterujące w menu administratora.

Klienci, którzy chcą aktywować obiegi pracy, powinni włączyć trzy pierwsze opcje poniżej, aby uzyskać najlepsze działanie dla użytkowników i odbiorców.

Funkcja musi być włączona, nawet aby można było skonfigurować obiegi pracy.

Przejdź do Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Niestandardowe obiegi pracy wysyłania i włącz dostęp dla swoich administratorów.

Konfigurowanie obiegów pracy, które mają być widoczne dla konta

Włączenie najnowszego obiegu pracy zbliża obiegi pracy do funkcjonalności ręcznego procesu wysyłania.

W ramach tej opcji dostępne są funkcje:

Układ strony z funkcją ponownego wlewania tekstu
używania podpisów cyfrowych w przypadku jednego lub kilku odbiorców;
konfiguracji odbiorców w celu ich uwierzytelniania telefonicznego (wiadomością SMS);
Konfiguracja grup odbiorców podczas procesu wysyłania
Załączanie dokumentów ze wszystkich dozwolonych źródeł podczas procesu wysłania

Aby włączyć najnowsze funkcje, przejdź do: Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Elementy sterujące niestandardowym obiegiem pracy

Konfigurowanie obiegów pracy w celu korzystania z nowego sposobu

Uwierzytelnianie telefoniczne odbiorcy

Wszystkie metody uwierzytelnienia dostępne w narzędziu Projektowanie obiegu pracy są wyświetlane w obiekcie odbiorcy.

Metody uwierzytelniania zostały zaktualizowane, tak aby wyświetlać się jako pola wyboru, dzięki czemu w ramach projektowania obiegu pracy można określić opcje dostępne dla nadawców.

Jeśli w narzędziu projektowania zostanie zaznaczonych kilka opcji, takie same opcje będą dostępne dla nadawcy podczas procesu wysyłania.

Nowa funkcja wysyłania dodaje opcję telefonu (wiadomości SMS) w narzędziu do projektowania.

Grupy odbiorców

Obiekty odbiorców w narzędziu projektowania można oznaczać jako grupy odbiorców. Pozwala to na wpisanie w pole E-mail tablicy adresów e-mail (rozdzielonych przecinkami), które są dopuszczone do podpisu w tym jednym kroku podpisu.

Na przykład jeśli kontrsygnatariuszem ma być jeden z pięciu kierowników, na liście możesz umieścić wszystkie pięć adresów e-mail, ale wymagane będzie złożenie podpisu tylko przez jednego z nich.

Konfiguracja grup odbiorców w szablonie obiegu pracy

Załączniki plikowe

Podczas procesu wysyłania dokumenty można załączać z dowolnego z dozwolonych przez program Acrobat Sign źródeł.

Środowisko użytkownika w „nowym” ustawieniu zostało zaktualizowane do nowoczesnego układu z funkcją ponownego wlewania tekstu, jak strona Wyślij.

Instrukcje, które wcześniej znajdowały się po prawej stronie listy odbiorców, zostały przeniesione na górę strony i umieszczone w zwijanym oknie.

Szablon definiujący przydział pól

Przydzielanie pól definiowane na podstawie szablonu ściśle wiąże listę odbiorców, zgodnie z definicją w narzędziu do projektowania obiegów pracy, z odpowiednimi przydziałami pól w formularzach.

Przykłady zastosowań:

(Klient) Sygnatariusz ma podpisać umowę jako pierwszy.
- Opcjonalnie współsygnatariusz może ją podpisać jako drugi.
Wewnętrzną kontrasygnatę składa przedstawiciel handlowy.

Tradycyjnie wymagałoby to dwóch formularzy ze względu na sposób indeksowania odbiorców na stronie Wyślij:

jednego dla scenariusza z jednym sygnatariuszem, który przypisywałby wewnętrzną kontrasygnatę jako wskaźnik drugiego sygnatariusza;
drugiego dla scenariusza ze współsygnatariuszem, gdzie do współsygnatariusza przypisany jest drugi wskaźnik sygnatariusza, a do kontrasygnaty — trzeci.

Zgodnie ze strukturą reguły „szablon definiujący” należy utworzyć jeden w pełni aktywny formularz ze wszystkimi możliwymi zdefiniowanymi polami odbiorcy.

Sekwencja wskaźników sygnatariuszy (jak zdefiniowano w narzędziu do projektowania obiegu pracy) jest przestrzegana bez względu na pola przypisane do pominiętych (opcjonalnych) odbiorców po wysłaniu umowy.

Dlatego w powyższym przypadku użycia współsygnatariusz jest zawsze sygnatariuszem o wskaźniku 2, jednak jeśli współsygnatariusz nie zostanie uwzględniony na etapie wysyłania umowy, pola signer2 są ignorowane, a kontrsygnatariusz (sygnatariusz o wskaźniku 3) nadal ma dostęp do pól signer3.

Nową funkcję można włączyć, otwierając kolejno Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Niestandardowy obieg pracy wysyłania > Włącz dodawanie podpisu na podstawie szablonu.

Konfigurowanie obiegów pracy w celu dodawania podpisu na podstawie szablonu

Uwaga:

Włączenie funkcji dodawania podpisu na podstawie szablonu wyłączy opcję autoryzowania umowy podczas procesu wysyłania.

Związek między odbiorcami i polami

Do każdego odbiorcy umowy zostaje przypisany wskaźnik sygnatariusza. Ten wskaźnik jest niezbędny do powiązania odbiorcy z polami, które może wypełniać zgodnie ze swoimi uprawnieniami (takimi jak pole podpisu).

Odbiorcy otrzymują wskaźnik na podstawie pozycji w stosie na stronie Wyślij. Odbiorca na górze stosu otrzymuje wskaźnik 1, kolejny odbiorca — wskaźnik 2 itd. Wskaźnik jest widoczny, gdy umowa zostanie skonfigurowana z wykorzystaniem ustawienia „Finalizuj w kolejności”, ale nadal występuje w obiegu pracy „Finalizuj w dowolnej kolejności”.

Podczas tworzenia przepływu odbiorców w narzędziu do projektowania obiegu pracy wskaźnik sygnatariusza jest przypisywany zgodnie z następującymi zasadami:

Od góry do dołu
- Od lewej do prawej

W poniższym przykładzie sygnatariusz i współsygnatariusz znajdują się na szczycie stosu.

„Sygnatariusz” to pierwszy odbiorca z lewej strony, więc otrzymuje wskaźnik 1.
„Współsygnatariusz” znajduje się również na górze stosu, ale na prawo od „Sygnatariusza”, więc otrzymuje wskaźnik 2.

W tym przypadku użycia nie ma znaczenia, kto pierwszy podpisze umowę, więc zostaje zastosowany równoległy obieg podpisów. Jednak porządek wskaźników jest przestrzegany, bo dzięki temu można mieć pewność, że sygnatariusz wpisze swoje dane w pola dla „Sygnatariusza”, a współsygnatariusz ma dostęp tylko do pól przeznaczonych dla „współsygnatariusza”.

„Przedstawiciel handlowy” podpisuje umowę jako trzeci, po „Sygnatariuszu” i „Współsygnatariuszu”.

W czwartym kroku, po uzyskaniu kontrasygnaty przedstawiciela handlowego, wymagane jest uzyskanie „Zatwierdzenia przedstawiciela kadry kierowniczej”.

Uwaga:

Nazwy odbiorców: „Sygnatariusz”, „Współsygnatariusz”, „Przedstawiciel handlowy” itp. nie mają wpływu na przydział pól. Są to tylko etykiety zdefiniowane przez administratora, które są używane w celu zachowania przejrzystości w szablonie obiegu pracy.

W przypadku zastosowania powyższego przepływu odbiorców zostanie wygenerowana strona Wyślij wyglądająca jak poniższa.

(Na stronie Wyślij porządek stosu jest wyraźniejszy, chociaż wskaźniki są niewidoczne).

(Podczas tworzenia formularza z polami każde pole jest jawnie przypisywane do wskaźnika podpisu (pola „Wszyscy” są w tej sytuacji ignorowane).

W środowisku tworzenia w Acrobat Sign realizuje się to poprzez wybranie uczestnika i dodanie pól dla tego uczestnika.

Każdy uczestnik jest oznaczony innym kolorem, aby zachować wizualne rozróżnienie między polami przypisanymi do każdego uczestnika.

W przypadku korzystania ze znaczników tekstowych sam znacznik zawiera parametr (np. :signer1), który wybiera odpowiednie pole na podstawie wskaźnika sygnatariusza.

Konta, które chcą ściśle egzekwować określone obiegi pracy dla wszystkich swoich dokumentów i usprawnić proces wysyłania, ograniczając do minimum ilość danych wejściowych wprowadzanych przez użytkownika, mogą w pełni zdefiniować wszystkie swoje obiegi pracy dokumentów i całkowicie ograniczyć użytkownikom możliwość wysyłania ad hoc.

Konta korzystające z użytkowników w wielu grupach mogą rozszerzać opcje konfigurowalne na poziomie grupy, zapewniając w ten sposób wymuszenie poprawności opcji podpisu i procesów powiadamiania.

Aby ograniczyć wysyłanie dokumentów tylko do zatwierdzonych obiegów pracy, przejdź do Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Obiegi pracy i zaznacz opcję Włącz wysyłanie umów wyłącznie przy użyciu obiegów pracy.

Konfigurowanie obiegów pracy jako jedynej metody wysyłania umów

Raportowanie błędów dla typowych problemów

Niektóre elementy starszego interfejsu obiegu pracy powodują błędy w nowym interfejsie, co wynika z ulepszonej kontroli i zabezpieczeń w najnowszym interfejsie. Zaimplementowano dodatkowe moduły wykrywania błędów, dzięki którym wszelkie napotkane problemy są od razu wyświetlane razem z objaśnieniem.

Jeśli konto jest skonfigurowane do korzystania z nowej funkcji Wyślij i zostanie uruchomiony problematyczny obieg pracy, użytkownikowi wyświetla się czerwony baner wskazujący błąd:

Jeśli konto jest nadal skonfigurowane do domyślnego korzystania z klasycznej wersji interfejsu, obieg pracy może nadal działać przy tych regułach.

Nowoczesne środowisko od razu wyświetla wykryte błędy.

W przypadku wykrycia więcej niż jednego problemu, wszystkie wykryte błędy zostaną wymienione.

Aby przepływ pracy był prawidłowy w ramach nowego zestawu reguł interfejsu, administrator musi edytować przepływ pracy i rozwiązać wykryte problemy:

W klasycznym zestawie reguł ciągi wiadomości e-mail mogą być zniekształcone lub niewłaściwie oddzielone (na przykład spacją lub przecinkiem).

Po wygenerowaniu tego błędu administrator powinien sprawdzić:

Czy adresy e-mail w polu DW są poprawnie rozdzielone

Wszystkie zdefiniowane ciągi adresów e-mail odbiorców, aby upewnić się, że są poprawnie skonstruowane
- (np. nazwa@domena.tld)
- Nowoczesny widok akceptuje przecinki lub średniki.

Nowa wersja wymaga unikalnych wartości dla wszystkich tytułów dokumentów na stronie Dokumenty narzędzia do projektowania obiegu pracy.

Dodatkowe informacje na temat tego błędu można znaleźć tutaj.

Podczas projektowania przepływu pracy administrator może dołączyć szablon dokumentu o ograniczonym zakresie dostępu.

Gdy użytkownik znajdujący się poza tym zakresem próbuje wczytać obieg pracy, nie można dołączyć dokumentu i zostaje naruszone bezpieczeństwo.

Na przykład administrator może utworzyć nowy szablon dokumentu z właściwościami, które ograniczają dostęp tylko do właściciela. Administrator może dołączyć ten dokument do obiegu pracy, ponieważ jest jego właścicielem.

Żaden inny użytkownik systemu nie jest właścicielem dokumentu, więc znajduje się poza zakresem.

Po wyświetleniu tego błędu administrator będzie musiał dostosować właściwości dołączonego szablonu dokumentu.

Instrukcję przeglądania i edytowania właściwości szablonu można znaleźć tutaj.