Udostępnianie konta innemu użytkownikowi

Funkcja Udostępnianie konta jest dostępna dla usług na poziomie Small Business, Business i Enterprise.

Omówienie udostępniania treści/zawartości konta przez użytkownika

Domyślnym założeniem usługi Adobe Sign jest zabezpieczanie treści/zawartości konta użytkownika przed wszystkimi innymi użytkownikami, którzy nie otrzymali wyraźnego zaproszenia do wyświetlania lub interakcji z tą zawartością.

Umowy domyślnie obejmują wszystkich odbiorców.  Dokumenty w bibliotece są jawnie udostępniane we właściwościach szablonu.

Jednakże w większości organizacji istnieją role, które wymagają nadzoru nad transakcjami bez bezpośredniego zaangażowania obserwatora lub grupy pod nadzorem agentów, którzy muszą mieć ogólny wgląd do wszystkich transakcji w swojej grupie.

Udostępnianie zawartości konta/treści przez użytkownika umożliwia użytkownikowi lub grupie użytkowników udostępnianie zawartości innemu użytkownikowi lub grupie.

Dostępne są dwa typy udostępniania zawartości przez użytkownika:

  • Podstawowe – tylko widok użytkownika
  • Zaawansowane – widok użytkownika lub podgląd grupy z opcjonalnym modyfikowaniem i wysyłaniem
    • Gdy użytkownik A udostępni zawartość swojego konta użytkownikowi X:
    • Grupowe udostępnianie jest włączone
      • Gdy użytkownik A udostępni swoją zawartość grupie N:
        • Wszyscy członkowie grupy N mogą wyświetlić całą zawartość na stronie Zarządzaj należącej do użytkownika A
        • Wszyscy członkowie grupy N posiadają nadane przez użytkownika A uprawnienia do podpisywania, wysyłania i/lub modyfikowania udostępnionej zawartości
      • Gdy grupa N jest udostępniana użytkownikowi A:
        • Użytkownik A ma podgląd całej zawartości należącej do wszystkich użytkowników w grupie
        • Użytkownik A ma uprawnienia do podpisywania, wysyłania i/lub modyfikowania umów (zgodnie z konfiguracją) dla wszystkich członków grupy N

Udostępnianie zaawansowane jest obecnie dostępne tylko dla kont na poziomie Enterprise. Administratorzy, którzy chcą włączyć udostępnianie zaawansowane, powinni skontaktować się z działem obsługi klienta w celu przekonwertowania konta.

Uwaga:

Po przekonwertowaniu konta na udostępnianie zaawansowane nie będzie możliwe przywrócenie udostępniania podstawowego. Jest to proces jednokierunkowy.


Dostępność

Udostępnianie podstawowe jest dostępne dla wszystkich pakietów Small Business, Business i Enterprise.

  • Udostępnianie podstawowe ma limit 100 kont „udostępnionych innym” i 100 kont „udostępnionych mnie”

Udostępnianie zaawansowane jest dostępne tylko dla klientów korporacyjnych.

  • Udostępnianie zaawansowane ma domyślnie ustawioną wartość 500 kont, które można „udostępnić innym”, oraz 500 kont, które mogą zostać „udostępnione mnie”
    • Jeśli potrzeba więcej niż 500 udostępnień w którąkolwiek ze stron, należy skontaktować się z menedżerem ds. sukcesów

Program Acrobat Pro dla zespołów i wszystkie plany pojedynczych użytkowników nie obsługują udostępniania konta użytkownika.


Interfejs użytkownika

Udostępnianie podstawowe

Użytkownicy korzystający z podstawowego modelu udostępniania mogą tworzyć, przeglądać i anulować swoje udostępnienia w sekcji Preferencje osobiste. Wszyscy użytkownicy (w tym administratorzy) mają takie same możliwości.

Istnieją dwie dedykowane strony: jedna dla udostępnień przychodzących (Wyświetl inne konta) i druga dla udostępnień wychodzących (Udostępnij moje konto):

Interfejs użytkownika dla udostępniania podstawowego

Użytkownicy proszę o udostępnienie, klikając ikonę plusa i wprowadzając adres e-mail użytkownika, któremu chcą udostępnić zawartość.

Udostępnianie podstawowe – prośba o wyświetlenie

Po wystąpieniu z prośbą o udostępnienie dokument przechodzi w stan „Oczekujący” do momentu zaakceptowania lub odrzucenia zaproszenia przez wskazanego użytkownika.

Interfejs podstawowy – prośby oczekujące


Zaawansowane udostępnianie (dostępne tylko dla usług na poziomie Enterprise)

Po przekonwertowaniu konta na tryb udostępniania zaawansowanego interfejs użytkownika zmienia się z dwóch dedykowanych stron na jedną stronę z kartami o nazwie Stanu udostępniania:

Udostępnianie zaawansowane – przechodzenie do menu

Obie karty są dopasowywane do dwóch stron używanych w ramach podstawowych reguł udostępniania:

  • Moje konto udostępnione = Udostępnij moje konto
  • Udostępnione dla mnie = Wyświetl inne konta

Użytkownicy udostępniają treść, klikając ikonę plusa, co powoduje otwarcie wyskakującego okienka, które umożliwia użytkownikowi wprowadzenie adresu e-mail lub wybranie użytkowników lub grup użytkowników z listy obiektów bieżącego konta użytkownika i grupy.

  • Strzałka po prawej stronie nazwy grupy powoduje jej rozwinięcie w celu wyświetlenia użytkowników
  • Ikona plusa służy do dodawania użytkowników/grup do prośby o udostępnienie (w górnym polu wprowadzania)
Udostępnianie zaawansowane – grupowe udostępnianie

 

Po zidentyfikowaniu użytkowników/grup dla udostępnienia osoba wnioskująca może zdefiniować uprawnienia, które mają zostać zastosowane do udostępnienia (Podpisz, Wyślij i/lub Modyfikuj istniejące umowy):

Udostępnianie konta

Administratorzy konta mają uprawnienia do tworzenia udostępnień między użytkownikami w obrębie ich konta Adobe Sign bez konieczności zatwierdzania.

Administratorzy grupy mają uprawnienia do tworzenia udostępnień między użytkownikami w obrębie ich grupy bez konieczności zatwierdzania.

Administratorzy grupy, którzy podejmą próbę udostępnienia zawartości użytkownikowi lub grupie spoza ich grupy, utworzą udostępnienie w trybie oczekującym.  Drugi użytkownik musi w sposób jawny zatwierdzić (zaakceptować) prośbę o udostępnienie, które ma zostać ustanowione.

  • Prośby o udostępnienie grupie generują wiadomości e-mail wysyłane do administratora grupy, który akceptuje lub odrzuca oczekujące udostępnienia.

Użytkownicy inni niż administratorzy mogą poprosić o udostępnienie (na podstawie skonfigurowanych uprawnień), które pozostanie w trybie „Oczekujące”, dopóki druga strona nie zaakceptuje lub nie odrzuci prośby o udostępnienie.

Udostępnianie zaawansowane — prośby oczekujące


Udostępnianie grupowe

Administratorzy (zgodnie z regułami zaawansowanego udostępniania) mogą udostępniać grupę, której są administratorami, oraz zarządzać udostępnieniami powiązanymi z tą grupą (w porównaniu z ich użytkownikami).

Udostępnianie grupowe działa w taki sam sposób jak udostępnianie poszczególnym użytkownikom, z tym że grupa jest większym kontenerem i dzięki udostępnieniu grupie użytkownik uzyskuje dostęp do wszystkich treści należących do wszystkich użytkowników w tej grupie.

Jeśli użytkownik zostanie usunięty z grupy, należąca do niego zawartość nie będzie już w niej widoczna.

Aby uzyskać dostęp do udostępniania na poziomie grupy jako administrator grupy:

  • Zaloguj się jako administrator grupy
  • Wybierz kolejno Grupa > Moja grupa użytkowników > Stan udostępniania
Przejdź do stanu udostępniania grupowego

Uwaga:

Grupę można udostępnić samej sobie, dzięki czemu wszyscy użytkownicy w grupie zyskują pełny widok wszystkich innych użytkowników w grupie bez konieczności definiowania poszczególnych udostępnień.

Administratorzy konta mogą zarządzać udostępnianiem dla wszystkich grup na koncie i mogą tworzyć udostępnienia między grupami bez konieczności akceptacji przez innych użytkowników.

Aby uzyskać dostęp do udostępniania grupowego jako administrator konta:

  • Wybierz kolejno Konto > Grupy > {Wybierz grupę, którą chcesz udostępnić}
Wybierz grupę

Po wczytaniu menu Grupa kliknij opcję Stan udostępniania

Udostępnianie grupowe – stan udostępniania grupowego


Dodatkowe elementy służące zarządzaniu udostępnianiem między kontami

Ponowne wysyłanie prośby o udostępnienie

Twórca „oczekującego” udostępnienia może ponownie wysłać do użytkownika docelowego prośbę o udostępnienie, wykonując następujące kroki:

  • Przejdź do interfejsu udostępniania
  • Kliknij jeden raz umowę, którą chcesz ponownie wysłać
  • Kliknij łącze Wyślij ponownie prośbę o udostępnienie
  • Do użytkownika docelowego zostanie automatycznie wysłana wiadomość e-mail
Ponowne wysyłanie prośby o udostępnienie

Akceptowanie lub odrzucanie udostępnień

Gdy użytkownik prosi o udostępnienie, użytkownik docelowy (lub administrator grupy w przypadku grup) otrzymuje wiadomość e-mail z łączem umożliwiającym zatwierdzenie udostępnienia:

Zaakceptuj lub odrzuć wiadomość e-mail z prośbą o udostępnienie

Użytkownik może również zaakceptować lub odrzucić prośbę w aplikacji, wykonując następujące kroki:

  • Przejdź do interfejsu udostępniania
  • Kliknij oczekującą prośbę, którą chcesz zaakceptować lub odrzucić
  • Kliknij przycisk Akceptuj lub Odrzuć
Akceptowanie lub odrzucanie prośby o udostępnienie

Anulowanie udostępnienia

Obie formy udostępniania umożliwiają każdej ze stron anulowanie udostępniania w dowolnym momencie:

  • Przejdź do właściwego interfejsu udostępniania
  • Zaznacz pojedynczym kliknięciem udostępnianie, które chcesz anulować
  • Kliknij łącze Anuluj udostępnienie
Anulowanie udostępnienia

Modyfikowanie uprawnień udostępniania (tylko udostępnianie zaawansowane)

Aby zmodyfikować uprawnienia utworzonego udostępniania między użytkownikami/grupami, wykonaj następujące kroki:

  • Przejdź do interfejsu udostępniania
  • Zaznacz pojedynczym kliknięciem udostępnianie, które chcesz edytować, aby u góry listy wyświetlić jego opcje
  • Kliknij łącze Modyfikuj uprawnienia
  • Edytowanie uprawnień
  • Kliknij przycisk Zapisz.
Uwaga:

Po modyfikacji uprawnień udostępniania efekty tych zmian widoczne będą po 30 minutach.

Modyfikowanie uprawnień udostępniania


Wyświetlanie udostępnionej zawartości

Zawartość udostępniona użytkownikowi zostanie wyświetlona na karcie Zarządzaj.

W lewym górnym rogu strony Zarządzaj, obok opcji Twoje umowy widoczna jest strzałka rozwijanej listy

  • Kliknij strzałkę, aby wyświetlić listę udostępnionych użytkowników/grup
  • Zaznacz użytkownika lub grupę, którą chcesz wyświetlić
  • Można również wybrać opcję Wszystkie udostępnione umowy, która wyświetla całą udostępnioną zawartość
Na swojej stronie Zarządzaj wybierz strzałkę listy rozwijanej

Strona zostanie odświeżona, aby wyświetlić zawartość strony Zarządzaj wybranego użytkownika lub grupy:

Nagłówek udostępnionego konta

Uwaga:

Filtry znajdujące się z lewej strony (W toku, Ukończone, Formularze internetowe) filtrują zawartość tak samo jak podczas wyświetlania zawartości.


Zaawansowane opcje udostępniania

Modyfikowanie udostępnionej umowy (tylko udostępnianie zaawansowane)

Zaawansowane udostępnianie umożliwia użytkownikowi modyfikowanie dokumentów i pól w umowach na współdzielonym koncie (o ile umowa nadal zachowuje ważność)

Aby zmodyfikować umowę:

  • Przejdź do strony Zarządzaj
  • Zmień widok na widok użytkownika, który jest właścicielem umowy przeznaczonej do modyfikacji
  • Zaznacz wybraną umowę pojedynczym kliknięciem
  • Rozwiń opcje, aby je wyświetlić
  • Kliknij operację, którą chcesz zrealizować:
Modyfikowanie udostępnionej umowy

Wysyłanie w imieniu udostępnionego użytkownika (tylko udostępnianie zaawansowane)

Udostępnianie zaawansowane umożliwia użytkownikowi wysłanie umowy w imieniu udostępnionego użytkownika.

Właścicielem tej umowy jest udostępnione konto, tak jakby została wysłana przez właściciela tego konta.

Tylko historia i dziennik kontrolny wskazują, że umowa została wysłana przez innego użytkownika za pośrednictwem konta udostępnionego.

Aby wysłać umowę z konta udostępnionego:

  • Zaloguj się na swoim koncie.
  • Kliknij swoje imię i nazwisko w prawym górnym rogu ekranu i wybierz opcję Zmień konto.
  • Wybierz użytkownika, w imieniu którego chcesz wysłać umowę.
    • Kliknij przycisk OK.
Udostępnianie zaawansowane – przełączanie kont

Strona zostanie odświeżona, aby wyświetlić ograniczony interfejs.

Baner na górze strony wskazuje, że jesteś na udostępnionym koncie, i identyfikuje użytkownika tego konta.

Po prawej stronie banera znajduje się łącze, które umożliwia powrót do swojego konta.

  • Kliknij kartę Wyślij
  • Skonfiguruj i wyślij umowę tak jak zwykle
Przełączono na konto

Dziennik Aktywności umowy wyraźnie wskazuje, że umowa została wysłana w imieniu użytkownika:

Dziennik kontroli podczas wysyłania w imieniu innego konta

Podpisywanie w imieniu udostępnionego użytkownika (tylko udostępnianie zaawansowane)

Udostępnianie zaawansowane umożliwia użytkownikowi podpisanie umowy w imieniu udostępnionego użytkownika.

Tylko raport kontroli wskazuje, że umowa została podpisana w imieniu danego odbiorcy przez innego użytkownika.

Aby podpisać umowę w imieniu udostępnionego użytkownika:

  • Zaloguj się na swoim koncie.
  • Kliknij swoje imię i nazwisko w prawym górnym rogu ekranu i wybierz opcję Zmień konto.
  • Wybierz użytkownika, w imieniu którego chcesz wysłać umowę.
    • Kliknij przycisk OK.
Udostępnianie zaawansowane – przełączanie kont

Strona odświeży się, aby wyświetlić strony konta współdzielonego.

Baner na górze strony wskazuje, że jesteś na udostępnionym koncie, i identyfikuje użytkownika tego konta.

Po prawej stronie banera znajduje się łącze, które umożliwia powrót do swojego konta.

  • Kliknij kartę Zarządzaj, aby uzyskać dostęp do umów, które mają status Oczekujące na działanie
  • Wybierz umowę, którą chcesz podpisać, klikając raz w nią. Po prawej stronie otworzy się panel operacji
  • Kliknij przycisk Wyświetl i podpisz.
Wyświetl i podpisz

Podpisz umowę tak jak zwykle:

Dziennik kontroli podczas wysyłania w imieniu innego konta

Pole podpisu, lista aktywności oraz raport kontroli wyraźnie wskazują, że umowa została podpisana w imieniu danego odbiorcy:

Raport kontroli


Elementy sterujące

Elementy sterujące administratora dotyczące udostępniania użytkowników można znaleźć w sekcji Ustawienia konta > Ustawienia zabezpieczeń > Udostępnianie konta.

  • Udostępnianie można skonfigurować na poziomie konta, rozszerzając ustawienia na wszystkie grupy.
  • Udostępnianie można również skonfigurować na poziomie grupy, zastępując wartości dziedziczone na poziomie konta.

Podstawowe elementy sterujące udostępnianiem informują, czy udostępnianie jest dozwolone, oraz określają metodę inicjowania udostępniania:

  • Nie zezwalaj na udostępnianie konta – interfejs udostępniania konta został usunięty z interfejsu użytkownika skonfigurowanego konta lub grupy.
  • Zezwalanie na żądanie udostępnienia konta – umożliwia użytkownikom skonfigurowanego konta (lub grupy) inicjowanie żądania wyświetlenia zawartości należącej do innego użytkownika.
  • Zezwalaj na udostępnianie własnego konta – umożliwia użytkownikom skonfigurowanego konta (lub grupy) udostępnianie konta innemu użytkownikowi.
  • Obie opcje – użytkownik może zarówno poprosić o udostępnienie, jak i zaoferować udostępnienie.
Elementy udostępniania w menu administratora

Zaawansowane udostępnianie umożliwia korzystanie z dodatkowego zestawu uprawnień:

  • Konta zewnętrzne — gdy ta opcja jest włączona, użytkownicy mogą udostępniać widok zawartości swoich kont użytkownikom na innych kontach Adobe Sign.
    • Udostępnianie do konta zewnętrznego nawiązuje relację tylko do odczytu
  • Konta wewnętrzne – gdy ta opcja jest włączona, użytkownicy mogą udostępniać zawartość swojego konta innym użytkownikom na swoim (tym samym) koncie Adobe Sign.
    • Włączenie udostępniania kontom wewnętrznym umożliwia skorzystanie z trzech dodatkowych opcji:
      • Podpisywanie/zatwierdzanie — umożliwia stronie, której udostępniono treści, wysyłanie nowych umów w imieniu strony udostępniającej.
        • Raport kontroli wyraźnie wskazuje, że umowa została podpisana w imieniu strony udostępniającej
      • Wysyłanie – umożliwia stronie, której udostępniono treści, wysyłanie nowych umów w imieniu strony udostępniającej.
        • Historia i raport kontroli wyraźnie wskazują, że umowa została wysłana przez stronę, której udostępniono zawartość, w imieniu strony udostępniającej.
        • Umowa jest własnością strony udostępniającej i jest przez nią zarządzana, tak jakby strona udostępniająca sama ją wysyłała.
      • Modyfikowanie istniejących transakcji – umożliwia stronie, której udostępniono zawartość, modyfikowanie umów w toku.
Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto